fonctionnement du Conseil Syndical

source SoliHa, opérateur du POPAC ARC NORD Plaine Commune 2017-2020.
Document fourni lors de la formation à la MIC en septembre 2018.

Le conseil syndical a pour mission d’assister et de contrôler le syndic.

Ainsi, quelques points essentiels :

• Il désigne le président du CS parmi ses membres, qui devient l'interlocuteur principal du syndic. Il coordonne les différentes commissions du conseil syndical et centralise les infos.

• Il peut recevoir des mandats précis en AG (exemple: choix d’une entreprise, validation d’un devis…)

• Il rend compte de sa mission exécutée chaque année en AG

• Le CS peut travailler en différents groupes de compétences et se répartir les tâches dans un soucis d’efficacité

• Il peut faire appel à toute personne pour obtenir des conseils / une expertise

• Il travaille l’ordre du jour des AG en concertation avec le syndic

• Il participe à l’élaboration du budget prévisionnel

• Il a accès à tous les documents concernant la gestion de la copropriété (aucune restriction), peut suivre les dépenses toute l’année et réaliser le contrôle des comptes avant l’AG

• Il doit être consulté par le syndic lors de l’engagement de certaines dépenses (seuil de consultation)

• Il doit être informé des difficultés financières de la copropriété

Les conseils qui fonctionnent le plus efficacement ont des membres qui se répartissent les dossiers de préférence en fonction des compétences et des affinités de chacun: tel copropriétaire assurera le suivi de la comptabilité, tel autre le projet de rénovation de la chaufferie, ou le suivi des travaux en cours. Mais le président devra jouer son rôle de coordinateur, s'assurer que chacun s'acquitte bien de la tâche qui lui est assignée et en rende compte au cours des réunions. Pour respecter le caractère collégial des prises de position, même dans les petites copropriétés, il est préférable de ne pas se contenter de «conversations de palier» et d'organiser des réunions de conseil à intervalles réguliers ou lorsque se présente un aléa qui mérite concertation.

Le président convoque les conseillers avant chaque réunion, en établissant un ordre du jour précis. C'est également à lui qu'il appartient d'animer la réunion. La désignation d'un secrétaire, permanent ou de séance, permettra de s'assurer de l'établissement d'un compte rendu écrit.

Un membre du CS peut démissionner à tout moment (s'il se rend compte qu'il n'a plus assez de temps pour honorer sa mission, en cas d'absence prolongée, maladie, congés...).

Il est conseillé d'élire un nombre impair de membres du CS (pour éviter les égalités lors de décisions à prendre) et d'elire des membres actifs et déterminés à leurs tâches afin d'être efficace en situation d'urgence ou suivis laborieux.

Goletto Le role du conseil syndical est de prendre certaines décisions pour assurer le bon fonctionnement des bâtiments mais par transparence il est plus judicieux que les propriétaires soient tenus informés .

Afin que tout le monde puisse être au courant du rôle de ce dernier et éviter toute incompréhension , je suggère que nous demandions au syndic de nous faire une synthèse des droits et devoirs du conseil syndical et de l adresser à tous les propriétaires .

Comme nous tous je continue de penser que même si elle n est pas obligatoire , la communication reste Indispensable

LE BRIS il est dans les responsabilités du conseil syndical de vérifier la comptabilité (afin de soumettre une version sans erreurs à approbation de l'AG)

il est dans le rôle du syndic de mettre en concurrence tous nos prestataires et au conseil syndical de valider les devis qu'il aura choisi en concertation interne (il n'y a pas de besoin de soumettre a l'AG. cela surcharge les AG, Mr Crane nous l'a rappelé lors de sa venue dans le batiment B la dernière fois).

je suis d'accord avec Mr Goletto que le role du syndic et du conseil syndical semble très méconnu. Nous avons pourtant reçu une formation par le POPAC (et plusieurs documents).

Demander au syndic d'effectuer un document. je pense que cela engendrera une surfacturation, car "la formation des habitants" n'est pas comprise dans sa prestation.

on reparle de tout cela demain.

16/01 le bris

en PJ.voici le compte-rendu de notre réunion de ce jour. Bonne lecture à tous. y sont listées les choses que chacun s'est engagé à faire.

Tous les habitants y ont accès sur leur extranet du syndic. /onglet : réunions du conseil syndical.

Vos codes d'accès sont écrits sur vos appels de charges.
Vous pouvez donc orienter les habitants qui vous posent des questions sur les dossiers en cours.

voici le lien pour compléter collectivement le brouillon d'ordre du jour de la prochaine AG du 31 mars 2021.

écrivez puis fermez, l'enregistrement est automatique.

https://mensuel.framapad.org/p/odj-ago-31mars2021-9l96?lang=fr

09/12/2019 le bris a soliha

-quels sont les prestataires que l'on peut changer sans vote de l'AG, sur simple décision du CS. Cette année, le syndic voulait nous faire changer d'assurance et nous pensions que cela devait être voté.
Un avocat m'affirme que l'on peut changer d'avocat sur simple décision du CS et ne pas attendre l'AGO.

>La gestion du contrat des prestataires est de la responsabilité du syndic et n’a pas à être votée en AG en effet.

27/05/2021 fosse septique.
Goletto "Le rôle du conseil syndical se limite à être force de proposition mais les décisions restent de la compétences des copropriétaires qui devront s exprimer lors de l assemblée générale ( exception faite pour les travaux d urgence)"

20/07/2021 Gelican a propos amendemants dans le CR réu CS

Participant des propriétaires au réunion de conseil syndical:Selon la réglementation en vigueur,  tous les propriétaires ont le droit de participer à la réunion du CS s' ils le souhaitent et la demande de participation se fait par tout moyen. sauf erreur de ma part, lors de l'altercation, les propriétaires vous en informer qu'ils seraient là, mais vous avez refusé en leur disant qu'ils n'avaient pas le droit.  Au vu de ce qui s'est passé, je trouve que c'est légitime qu'ils interpellent le CS. Encore une fois  nous sommes une petite copropriété donc arrêtons de mettre des interdictions à tout va. ça reste mon avis. 

30/08/21 Goletto sur relances compta a faire au syndic (demandées par Le Bris et Gelican):

Au vu que le batiment B est associé sur certains sujets je suggère qu il doit associé dès le début et non pas mis en copie

De plus oublions Pas qu il n y a qu un SEUL conseil syndical même si les bâtiments sont gérés indépendamment

Merci à madame Gelican et vous même pour ce travail

27/09/21 le bris

-j'ai la confirmation que la protection des données individuelles - RGPD s'applique au sein de la copropriété. Même le syndic n'a pas à nous donner les mails ou téléphones des copropriétaires. C'est à chacun de les demander à ses voisins.

Le jour ou j'en ai le temps, j'appellerai tous mes contacts pour leur demander s'ils sont d'accord pour que soient transmis leurs numéros et mail a l'ensemble de leurs voisins et des copropriétaires bailleurs.

Je vous avoue que je viens de prendre conscience de ce partage de données personnelles qui est interdit, désormais, j'écrirai en copie cachée les mails des copropriétaires autres que le conseil syndical. Je suppose qu'en tant que conseil syndical, nous acceptons de fait que nos téléphones et mails soient diffusés à tous les copropriétaires et habitants.

Il faudra redemander le cadre légal au syndic, à l'occasion.

je pense qu'il est bien d'essayer d'être exemplaire dans l'activité de nos fonctions de conseillers syndicaux, de ne pas empiéter sur la vie privée de nos voisins, de respecter les lois qui s'appliquent à chaque niveau etc...

je ne sais plus comment faire pour proposer une date de réunion batiment A ou tout le monde pourra être là.

S16 ou D17 octobre ?

et pour le syndic ? même chose ? il attend depuis le 16 aout.

21/12/21 planifier chantier
le bris : Je pense que le syndic a transmis nos coordonnées a Novebat afin de planifier les travaux directement avec le conseil syndical, plus au fait des disponibilités des uns et des autres.

Je ne vois rien d'anormal a cela, c'est presque toujours comme ça que ça se passe.

C'est une des missions du conseil syndical d'accueillir les entreprises et de suivre les chantiers afin d'informer les habitants et de recueillir et remonter au syndic les soucis rencontrés par les coproprietaires.

Le syndic ne fait qu'appliquer les decisions du conseil syndical et de l'assemblée (signatures, reclamations, paiements etc...), deja, c'est la premiere fois qu'on a un syndic qui se déplace pour les livraisons de chantier.

Voila pour mon avis,

24/04/2021 Réunion n°1 du nouveau conseil syndical
je propose plusieurs outils de décisions collectives et un retro-planning :

-base d'images de référence/recherches entre nous (articles, lois, travaux chez les autres qui nous semblent adaptés...)

https://www.pearltrees.com/eaupubliqueisd/copropriete/id40692903

 - on essaye pour la prochaine réunion de la planifier avec un calendrier type Doodle.

-rédaction commune de l'ordre du jour de la prochaine réunion avec un document accessible sur internet "framapad" (ainsi que la liste de ce que fait le CS, le syndic et les événements récents). Mme Le Bris l'utilise, se joint à elle qui veut.

 -fréquence des réunions de CS : quand un conseiller syndical exprime un besoin. 
et ajouter les dates clés suivantes :
-juin : pré-correction des comptes, puisque nous avons tout a disponibilité sur l'extranet. 
- fin septembre : cloture des comptes par le syndic
-début de rédaction de l'ordre du jour de l'AGO et collecte des devis
-octobre : vérification des comptes / 
-octobre-novembre : envoi des convocations AGO (3 semaines avant)
-AG novembre/décembre