Choix du Site édition 2019

je pensais plutôt aux posts précédents, plus que le tiens Linette...

Je suis d'accord avec Jérôme pour dire qu'il s'agit de penser globalement à ce qui est mieux, même si bien sûr nos intérêts persos jouent dans nos opinions (mais clairement, ne sont pas des raisons de mettre des vetos par exemple ^). Mais pour l'instant, intérêts persos et collectifs semblent dans l'ensemble se rejoindre.

Je ne pense pas qu'il y ait d'autres dates envisageables que celles mentionnées ci-dessus.

Sur la cuisine, on a eu pire effectivement, mais je sais que l'an dernier il y a plusieurs personnes qui ont eu des problèmes parce que l'étiquettage n'était pas exhaustif (et je parle de vomir, pas de pas aimer le goût), donc je pense que ce sera un sujet important à rediscuter avec eux :)

Je suis un peu partagé entre les deux sites, pour différentes raisons:
-les dates: celles du 17 au 24 aout sont les moins risquées, parce qu'elles sont proches des dates habituelles, et sont pendant les vacances scolaire d'été. Toutefois, si pour un certain nombre de personnes ce n'est pas possible d'avoir une semaine de vacance en dehors des vacances scolaires, je suppose que le cas inverse existe, et que certaines personnes ne peuvent jamais avoir leurs vacances pendant cette période estivale. Du coup, choisir du 26/06 au 06/07 pourrait permettre à des personnes qui ne viennent pas habituellement de venir, mais au prix d'empêcher certaines personnes qui viennent habituellement de ne pas pouvoir venir (note: ce choix est nul parce que je vous aime).

-le site en lui-même: le site de l'année dernière, en dehors de l'accès aux personnes à mobilité réduite, était vraiment chouette je trouve, et il y a un côté pratique à être en terrain connu. Le nouveau, je ne sais pas. Les photos sont chouettes, et c'est aussi sympa de découvrir de nouveaux lieux, ça peut aussi être source de stimulation.

-l'accès aux personnes à mobilité réduite: c'est un point très important pour moi. Je penche du coup plutôt pour celui de Bonne Terre donc. Vu que celui de l'année dernière prévoit de faire des travaux, la balance n'est quand même pas loin de l'équilibre. Si on choisit celui de l'année dernière, je pense qu'il faudra suivre les travaux du plus près qu'il nous sera possible de le faire, et surtout de commencer à réfléchir le plus tôt possible à des solutions à mettre en œuvre pour améliorer l'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite dans le cas où les travaux ne seraient pas terminés.

Je n'arrive pas vraiment à choisir.

Sur l'argument avancé par Mathieu à propos des dates fin juin qui permettrait peut-être à des personnes différentes de venir : c'est une hypothèse valable, mais ce n'est pas certain, et nous n'avons pas de visibilité sur combien de personnes ça toucherait si c'était le cas. Du coup ça me semble un peu mince pour peser dans de la prise de décision, VS le fait qu'on sait que ça coupe d'une partie de la base de Labo-GN d'organiser hors vacances scolaires.

Par contre, ça peut éventuellement être intéressant de sonder du monde sur cette question pour une prochaine année.

En ce qui me concerne, les deux dates me vont, mais je pense aussi qu'il est préférable de ne pas organiser labogn hors des vacances scolaires.

C'est dommage que les personnes concernées par ces problèmes ne soit pas venues me voir, j'aurai pu en parler directement aux cuistots, qui aurait fait attention, j'en suis certain...

Pour les restrictions alimentaires , c'est présenté comment? Je pense que faire une différence entre les allergies et le reste (choix perso-goût) pour qu'il y est une attention accrue de la part des cuisiniers sur les aliments problématique.

Ben y a pas que les allergies qui sont importantes : y a des troubles alimentaires, et y aussi des personnes qui peuvent être profondément dégoûtées par un aliment sans être allergiques.

Hm, je me rend compte que ça fait un peu dérailler le sujet. Je propose de continuer la discussion là dessus après le choix du site, dans un topic sur la nourriture, comment on formule la question lors de l'inscription, et le rapport aux cuistots :)

Etant donné que ce sujet est un sujet important, est-ce qu'il ne serait pas opportun d'envoyer un mail à l'ensemble des membres du collège dirigeant pour les inviter à s'exprimer sur ce sujet ?

Qui est en possession de la liste de ces mails ? La liste des membres semble à jour dans le Google doc, mais sans les infos de contact.

Les deux me vont.
Par contre il faut faire attention à la date des travaux à Auguste Aymard , envisager un possible retard et voir si on risque d'avoir des travaux pendant laboGN.

Salut, pour ma part si l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite nous est garantie à Auguste Aymard, avec un engagement (potentiellement contractuel) de leur part que les travaux en ce sens seront réalisés et achevés au premier jour de notre location je pense que c'est la meilleure option (avec briefing au sujet des régimes alimentaires bien sur).

Sans engagement de leur part à tenir ce délais j'ai peur au "mieux" que l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite ne soit toujours pas présente (ce qui reste pour moi un des seuls point noir de ce site), et au pire que les travaux soient encore en cours pendant le séjour nous privant d'une partie des locaux et provoquant des situations complexes à gérer.

Je plussoie l'idée de contractualiser le rapport aux travaux !!

Alors je ne vois pas du tout comment on peut contractualiser ça. Et puis quoi, s'ils ne sont pas fait à temps, qu'est-ce qu'il se passe, on annule ?
La contrat existe déjà dans la réalisation de travaux, quand un projet est mis en place, entre le maître d'oeuvre et le maitre d'ouvrage. En cas de retard, il y a des pénalités de retard, qui sont assez rarement payé, même pour de très gros projets. Donc si vous trouvez un moyen d'amélioration ça, proposez, mais personnellement, je n'en vois pas, si ce n'est leur parole que ce sera fait à temps...

Ce qui est sans doute envisageable, c'est de demander l'absence totale de travaux quand on est sur place. Donc que si les travaux n'ont pas commencés, ou ne sont pas terminés, qu'il n'y en ai pas durant notre séjour.

Donc, on part sur quel site ? Il semble que pour les deux options, il y a des points négatifs, reste à voir lequel est le plus contraignant :
- Auguste Aymard : accès PMR
- Bonne Terre : La date

Nous sommes censés choisir ce soir. Il n'y a pas de véto, mais plus de voix qui semble être réfractaire à la date disponible de Bonne Terre. Part-on donc sur Auguste Aymard ?

Nous sommes le 1er février. Part-on sur le lycée Auguste Aymard malgré les risques de ne pas avoir l'accès PMR à temps ?

Si l'on comptabilise les différents points de vue exprimés et non exprimés, nous avons, si j'ai bien compté et bien compris:
-8 personnes plutôt pour Auguste Aymard
-3 personnes dont l'avis est partagé entre les deux sites
-14 personnes ne s'étant pas exprimées

Etant donné que tu as besoin d'une réponse rapidement, je pense que l'on peut partir sur Auguste Aymard.

Pour les 3 personnes dont l'avis est partagé, le point entrainant le plus d'hésitation semble être l'accès PMR et le risques de travaux.

J'ai envie d'insister sur l'accès PMR, très important pour moi. Je ne veux pas mettre de véto pour Auguste Aymard, parce que des travaux sont prévus, et qu'en termes de date il convient mieux pour de nombreuses personnes. Je souhaiterais toutefois, très fortement, que l'on soit prêt à envisager d'augmenter un peu le budget de l'évènement, et donc potentiellement la PAF, en prévision d'un éventuel retard, pour que l'on ait les moyens de rendre nous même le site plus accessible au cas où (je vais creuser cette question pour avoir des idées plus précises). Je ne ferai aucun blocage par rapport à ce point.

Cette discussion va clairement vers le choix d'Auguste Aymard, et je suis d'accord avec ce que dit Romain :)
Jérômé, c'est toi qui leur a demandé le devis cette année et qui est en communication avec eux ?
Sinon, qui ?

Je m'exprime tardivement, je m'en excuse, j'ai suivi les discussions et si je dois faire le distingo entre mes préférences personnelles (qui vont vers le lycée de Bonneterre), les dates pénalisent trop de monde pour que ce soit un choix réaliste. Auguste Aymard représente donc un choix par défaut, mais c'est bien aussi d'avoir le côté sécurisant de connaître les lieux, l'équipe avec qui on va échanger et d'arriver en terrain connu.
Je valide la proposition de Jérôme, que je trouve très pertinente, de contractualiser pour qu'il n'y ait aucun travaux pendant notre séjour, ça me paraît la meilleure chose à faire concernant cette situation un peu bancale.

Je ne me suis pas non plus exprimé mais j'ai suivi les discussions et n'avait rien de plus à ajouter. Je suis également pour Auguste Aymard cette année pour les points que sont les dates et la connaissance du lieu permettant de s'organiser bien plus efficacement. Je suis également pour le fait de demander l'absence de travaux durant notre présence ainsi que de voir ce qui est faisable côté cantine pour les régimes particuliers.

Coucou, même si je ne fais plus partie du conseil et que je ne suis pas sûre de venir cette année, je passe par là pour préciser un point : l'accès PMR, ce n'est pas juste les fauteuils roulants, c'est aussi le fait que des personnes qui ont du mal à marcher ou à rester debout puissent se mouvoir le plus facilement possible. Sur ce site, vu qu'il n'est pas possible en termes d'espaces de tout transposer au rdc, cela veut forcément dire un ascenseur pour se rendre aux salles de classe et aux dortoirs. Le seul bricolage possible, c'est d'installer une rampe sur les trois marches d'escalier qui mènent au foyer pour déplacer un fauteuil au cas où il y ait quelqu'un avec un profil semblable au mien qui soit là, mais cela empêche quand même les personnes pour qui le fauteuil est nécessaire en permanance de venir, et il reste toujours les escaliers qui mènent au étages qui posent problème à toutes personnes qui ont des difficultés à marcher.

Oui, c'est sûr que "bricoler" un accès PMR ne me semble pas envisageable en cas d'absence d'accès créé. Et même pour l'accès au foyer, il y a plus que 3 marches d'accès dans ma souvenirs. Seul le réfectoire est vraiment totalement accessible...
Sinon, je vais valider le Lycée Auguste Aymard, et on va rester optimiste en se disant que les travaux seront réalisés dans les temps et qu'on aura donc zéro problème ;)

Il est vrai qu'un accès PMR, ça ne se bricole pas. J'aimerais juste que l'on n'exclut pas tout de suite la possibilité de rendre le site plus accessible en cas de non réalisation des travaux. J'ai tout juste commencé à me renseigner sur ce qu'il est possible de faire, et je ne suis pas encore en mesure de dire si les premières solutions techniques seraient viables ou non. Je détaillerai en temps voulu, quand j'aurais pu creuser plus longtemps, mais il faut savoir, par exemple, qu'il existe des entreprises spécialisées louant du matériel permettant aux personnes à mobilité réduite de franchir une ou plusieurs marches, voir des escaliers dans certaines conditions. Il est possible que cela se termine en deadend, mais ça vaut le coup de vérifier.

Jérôme, tu peux me prévenir quand tu auras officialisé avec Auguste Aymard ?
Je relancerai la comm interne à ce moment là pour dire que c'est le moment de choisir ses tâches pour l'année et d'en commencer certaines.

Je vais mettre à jour la liste des membres pour savoir qui contacter, mais y a un truc relou c'est que les personnes qui nous on rejoint lors de l'AG, ben on a rien à part leur nom-prénom. Je vais aller à la pèche aux mails :/

Je vais les contacter dans la semaine pour confirmer, je reviens vers toi dès que c'est fait !

Pourquoi n'est-ce jamais simple du premier coup :/
Alors pour Auguste Aymard, c'est bon pour eux du 17 au 24 août sans travaux quand on sera là. Par contre, le cuistot (qui m'avait dit pour les travaux d'accessibilité) s'est planté, et ce ne sont pas du tout des travaux pour l'accessibilité qui sont prévus. Donc l'accès PMR n'est pas possible pour ce site.
J'ai quand même confirmer Auguste Aymard, mais il faut que je finalise via un mail. J'ai validé car malgré tout, et je vais être salaud en disant ça, mais on pénalise plus de monde en prenant l'autre site hors vacances scolaires que celui-là sans l'accessibilité PMR.
Toutefois, si vraiment ça vous emmerde, et que vous préférez l'autre site, dites le moi rapidement (d'ici demain en fait) pour qu'on annule Auguste Aymard et qu'on valide l'autre site.
J'ai pris cette décision aussi car j'avais l'impression qu'il y avait, malgré tout, plus de monde favorable à ce lycée.
J'espère que l'année prochaine, il y aura vraiment plus de site (qu'on peut chercher dès maintenant soi dit en passant)...

Merci pour tes démarches. Auguste Aymard reste malgré tout pour moi le meilleur choix par défaut pour les raisons que tu évoque. Il faudra se mobiliser plus en amont l'an prochain pour avoir d'autres alternatives (et je dit ça en étant le premier a ne pas m'être mobilisé pour la recherche de site :'( )

Me concernant, je ne suis pas opposé à ce que l'on garde Auguste Aymard, même s'il n'est pas accessible, l'alternative Bonne Terre posant effectivement pas mal de problèmes au niveau des dates, et je n'ai pas de troisième alternative à proposer. Je vais sans doute être du coup insistant sur le fait d'essayer de mettre en place nous même des solutions d'accessibilité sur ce site.

Merci à toi pour les démarches.

Ah zut ! Ce sont des travaux pour quoi du coup ?
Je pense que c'est bien de garder ce site, et en effet, on peut se dire que ça vaut le coup d'en cherche d'autres dès maintenant - et voir si l'été prochain, BonneTerre peut-être dispo pendant les grandes vacances.

Les travaux sont, si j'ai compris, pour les réseaux (eau notamment), donc ce ne sera pas vraiment visible.
Je vais communiquer alors pour la date choisie. Reste à réfléchir au prix des inscriptions, à comment on gère cette année la PAF solidaire, la communication, etc.
On s'y prend plus tôt que l'année dernière, et on a une idée précise du coût des cuistots et de la bouffe. Sauf qu'on prévoît une journée de plus, donc ce sera forcément plus cher...
Je vais entamer une autre discussion pour caler tout ça

Bonjour, j'ai prévenu le lycée Bonne Terre qu'on irait ailleurs. Ils restent ouverts pour éventuellement l'année prochaine, en les contactant plus tôt dans l'année il pourrait y avoir des disponibilités pendant les vacances scolaires.

@jarimlafourche : qu'en est-il du paiement des arrhes au site ? Quand est-ce qu'on doit le faire ?

Bonjour,
J'ai assez peu de temps en ce moment, mais ça devrait bientôt aller mieux.
J'ai le contrat du site avec 30% d'arrhes à payer.
Il y a pas mal de trucs à dire, mais là c'est la course, je reviens dès la semaine prochaine

Salut,
Me voilà enfin de retour.
J'ai mis dans le dossier la convention et le contrat pour la location.
Il y a donc les Arrhes à déposé, d'une valeur de 3381, 53 euros. J'imagine que nous n'avons pas cette somme sur le compte, faisons nous donc une fois de plus appel à des associations comme l'année dernière ?
Ou lançons-nous le plus vite possible les inscriptions pour pouvoir payer les arrhes ?
Je devrais retourner sur place, car contrairement au contrat que nous avions signé, nous avons utilisé à priori beaucoup plus que les 10 salles qui nous étaient réservées. Donc cela sera corrigé, je vais demander les salles qui m'avaient semblait indispensable l'année dernière, et les autres seront fermées et inaccessible.

Je pense qu'on devrait communiquer rapidement sur l'idée de déjà trouver un site pour 2020, nous offrant plus de choix de dates, et surtout plus de choix de lieu accessible PMR

Nous avons 1450 euros environ sur le site, donc c'est possible que l'asso paie une partie des arrhes, mais on a toujours besoin d'un emprunt.

Le Lycée nous offre la possibilité de payer les Arrhes que début Mai. Donc si on lance les inscriptions en avril, on pourrait déjà avoir l'argent nécessaire pour payer les Arrhes, en se débrouillant bien...

C'est vrai que ça semble un plan pas mal :)

Au pire des cas, eXperience devrait pouvoir avancer au moins la moitié des arrhes comme l'année dernière

Oui, je pense que RAJR aussi, mais si on peut être autonome sur ce coup, c'est encore mieux :)

Il faut payer les arrhes du site, qui a le chéquier et la signature ?

J'ai le chéquier, on voit les détails en privé :)

Je vais sur place mercredi, pour revoir un peu les salles disponibles et la gestion même du site.
Dites moi ici si il y a des choses auquelles je dois faire attention. Je dois déjà regarder l'accès au foyer, voir si il est possible de mettre en place une rampe d'accès, mais si vous avez d'autres trucs à regarder, dites moi vite :)

Si jamais l'équipe cuisine est présente à ce moment-là, ce serait cool d'en profiter pour parler avec eux des allergies et autres troubles alimentaires, maintenant qu'on a la liste complète, et d'essayer de faire passer le message que c'est vraiment très important.

Est-ce que tu pourras également évoquer l'aspect accès informatique ? Est-ce que ce sera dans les mêmes conditions que l'année dernière² ? Peut-on ajouter pour cette année l'accès (réseau) à une des imprimante laser du CDI ?
²Pour rappel, l'année dernière, ils nous ont fournir une liste de login-mot de passe qui nous donnaient accès à plusieurs ordinateurs, notamment au CDI et dans les salles pourvues d'ordi et permettant de gérer les vidéoprojecteurs.

Alors je suis allé au Lycée aujourd'hui. Je n'avais pas vu la question d'Aurélie, mais on a quand même abordé le sujet.
- Pour les salles :
Nous aurons accès : Aux dortoirs, à la lingerie (là où on avait mis la salle orga, dans laquelle on placera cette fois la chambre de Zandera), la salle EPS (à côté du préau), le foyer, le self, le CDI, les salles 11 (grande salle de classe), 12 (grande salle de classe avec vidéoproj), 13 (comme nouvelle salle orga), 14 (Black Box), la salle des profs (lounge), toutes au RDC ou premier étage, et donc accessible. Deuxième et au dessus : Salle 19, 26, 27 et P3 (pigeonnier). Si on veut une autre salle par rapport à une de celles-là, on peut demander, mais il n'y a guère plus de salle que ça. Les autres salles seront fermées et pas accessibles.
- Pour l'accessibilité :
Il y a une marche pour arriver au Self. Il est possible qu'ils aient à dispo une petite rampe, elle doit me confirmer ça, sinon, on essayera de la faire nous, j'ai pris les mesures. Cette marche permet l'accès au réfectoire et à la lingerie. Pour le premier étage, il existe une rampe de l'autre côté du bâtiment. Il y a une toute petite marche de 5 cm, à voir si il est nécessaire de faire quelque chose ou si ça passe. Pour l'accès au foyer, ça me parait très compliqué, il y a deux volées de marches, 4 et 7 marches, avec assez peu de largeur. Je ne vois pas comment mettre une rampe (j'ai tout de même pris les mesures), mais surtout, je me pose des questions en terme de sécurité incendie si on en place une. Car ce sera forcément une rampe raide (donc besoin d'une personne pour aider) et donc peu praticable en cas de fuite... Je ne suis pas hyper clair, mais je peux essayer de l'être plus si vous me demander.
- Les repas
J'ai donné la liste des régimes spéciaux et comme l'année dernière ils en prendront compte. J'ai cru comprendre qu'il y avait eu des problèmes l'année dernière, dommage que je n'ai pas eu de retour sur ça, j'aurai pu facilement pu l'évoquer, j'ai donc dit qu'il y avait eu des problèmes tout de même. J'ai alors proposé que des personnes viennent juste avant les repas, pour étiqueter au cas où les plats, pour être sûr de ce qu'il y a à l'intérieur. Sinon, ils feront les repas à partir du dimanche soir, j'ai donné les nouveaux horaires.
- L'informatique :
Ils nous donneront des codes comme l'année dernière. Ils ont à priori changé de réseaux, donc pas sûr de pouvoir proposer un système WI-fi comme l'année dernière. Mais voilà, on aura accès aux ordis du CDI, et si besoin aux ordis des salles avec vidéoproj (une seule salle en l'occurence).
- Autres :
Ils m'ont fait des retours sur l'année dernière, j'ai acquiessé pour certaines choses, mais je ne suis pas persuadé que nous étions responsables. Je parle par exemple de la benne de verres, dans la mesure où nous avions une tireuse, pas sûr que nous avions tant de verres que ça. Quelques trucs auxquels il faudra faire attention, notamment pour les lumières extérieures (à ne pas laisser toute la nuit), à des mégots qui ont été apparemment retrouvé dans la cour (et pas dans des cendriers). Bref, des petits détails.
Voilà, si jamais des points n'ont pas été abordés, il est toujours possible de les recontacter.

Coucou. Marushka et moi avions fait des retours l'an passé sur les allergies mais probablement mal ciblés ou pas assez formels. Merci d'en avoir reparlé effectivement déjà juste une etiquette avec la liste des allergenes presents serait top. Si besoin je peux m en occupper si tu me dis où acceder à la liste des allergies je ferai un tableau type à cocher avec les allergenes presents.

Grace aux mesures et photos prises par Jarim, j'ai pu demander à un artisan que je connais d'étudier la possibilité de faire des rampes en bois pour l'accès au réfectoire et au foyer en fauteuil roulant. Avec les dimensions de l'espace, ça ferait une pente trop forte pour une rampe descendant au foyer, se serait trop dangereux. Faire les rampes pour le réfectoire ne poserait par contre aucun soucis.