"Publication" de la fiche d'inscription aux activités : Conditions à remplir pour proposer une activité

Hello, dans la série des discussions que je voulais vous proposer suite à l'AG et l'édition 2021 de LaboGN :

J'ai l'impression que cette année il y a eut au moins un bug issu des participants dans la publication des fiches d'activités pour le vendredi. Pour rappel le jeudi avec la panne électrique nous avons eut un retard conséquent pour les activités de l'après midi. Dans ce contexte jeudi en fin d'après midi plusieurs groupes d'organisateurs désiraient publier les fiches d'inscriptions pour leur jeu (en particulier pour les jeux issus de l’atelier d'écriture) avec en toile de fond la crainte si les inscriptions ouvraient trop tard de ne pas avoir assez de participants et devoir annuler les sessions de jeu.

Dans ce contexte un groupe à pris l'initiative de publier la fiche d'inscription sans l'accord et la présence de la personne titulaire du mandat programmation (je ne sais pas si c'est le nom exact, elle étais alors malheureusement indisponible du fait du retard des activités de l'après-midi mentionné plus haut) et une sorte d'effet domino c'est produit et les autres groupes ont également ouvert leurs inscriptions (j'en ai fait partie, principalement par méconnaissance des règles et enjeux du mandat programmation). Pour avoir brièvement échangé avec cette personne par la suite à ce sujet je sais que cet événement l'a saoulé et je pense que j'aurais été saoulé à sa place aussi. Et je suis profondément désolé pour avoir ma part de responsabilité là dedans.

Je pense qu'il serais nécessaire que les règles autour des publications de fiches d'inscriptions par les participants soient au besoin clarifiés mais surtout rappelés (en briefing en début d'événement, et avec une grande fiche explicative à côté du stand avec les fiches d'inscription "Comment proposer une fiche d'inscription") en insistant que seul les titulaires peuvent publier des fiches à heure "fixe" (et qu'en cas de retard du programme, publier les fiches d'inscription en l'absence des titulaires de ce mandat est proscrit) pour éviter de telles situation de frustration que cela a pu générer (à la fois pour la personne titulaire du mandat, et pour ceux qui comme elle étaient encore en activités lorsque les inscriptions pour certaines activités ont ouverte).