Framavox
June 10th, 2019 16:34

Organisation de nos réunions

Eliot !
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Discussion pour améliorer l'organisation de nos réunions.

Eliot !

Eliot ! June 10th, 2019 16:37

Hello,

Lors de la réunion du 02/05/19 on a fixé des objectifs, des règles et ouvert des questions en rapport avec l'organisation de nos réunions :

  • Objectifs de nos réunions : s'organiser/se coordonner --> prendre des décisions / répartir les tâches ; informer --> produire des documents ; …).

  • Besoin de savoir comment on se décide → pas assez en réunion pour décider → empêche de passer à l’action.

  • Sujets à traiter : différents sujets, les actions et le côté administration de l’asso.

  • Différents types de réunions ? Certaines où il faut la plupart des membres, d’autres où ce n’est pas nécessaire.

  • Les tâches récurrentes : fixer les rôles / fixer une heure de fin / fixer les modalités de la prochaine réunion (date, lieu, ou manière de choisir) / relire et valider le précédent compte rendu / fixer l’ordre du jour.

  • Rôles à attribuer pendant les réunions : cf. mon message du 17/06/19

  • Prises de décisions ?
    Trop tôt pour fixer la manière de prendre des décisions → à voir au cas par cas.

  • Quelle fréquence de réunion ? Entre 15 jours et 3 mois, mais à définir au cas par cas.

Eliot !

Eliot ! June 10th, 2019 16:47

Ce qu'on fait aussi (mais on peut faire autrement hein, je répertorie juste) :

  • Ordre du jour de nos réunions : pour le moment on utilise un pad pour lister les sujets dont on voudrait parler : https://annuel.framapad.org/p/chatours_atraiter

  • Pour chaque réunion on crée une discussion sur le Framavox avec la date, le lieu et l'horaire.

  • Compte-rendus de nos réunions : on les poste sur la discussion de la réunion.

[edit du 01/10/19 : nouveau pad parce que l'autre allait expirer]

Eliot !

Eliot ! June 10th, 2019 16:49

Et à la réunion du 02/05/19 on s'est dit qu'on allait créer des discussions par sujet pour pouvoir avancer avant la réunion et permettre aux personnes absentes d'exprimer leur avis avant la réunion.

Eliot !

Eliot ! June 17th, 2019 13:42

Salut,

Par soucis de clarté, je reprend dans ce message les rôles qu'on a décidé de se répartir à chaque réunion :

Organisation de la réunion suivante :

  • Faire en sorte, au cours de la réunion, de définir la date et le lieu de la réunion suivante ;
  • Annoncer sur Framavox la réunion à venir en créant une nouvelle discussion avec les informations utiles ;
  • Collecter les points de l’ordre du jour (en reprenant les points à traiter du pad et en reportant les différentes idées postées sur Framavox).

Prise de note :

  • Noter les choses importantes au cours de la réunion.
  • C'est mieux si ce n'est pas la personne qui a pris les notes qui met en forme le CR. Ça permet de croiser les informations.

Mise en forme du Compte Rendu (CR) :

  • Mettre en forme les notes après la réunion (repérer les oublis, corriger l'orthographe, la syntaxe...) ;
  • Diffuser le CR à tous les membres en postant le CR sur la discussion de la réunion concernée.

Précisions :

  • Animation (rôle facultatif) : annoncer l’ordre du jour et veiller à son suivi.

  • Dissocier Scribe et Animateur : faire attention à ce que ce ne soit pas la personne qui prends les notes qui s'occupe de l'animation (car elle a l'ordinateur et que nos ordres du jour sont sur l'ordinateur). Ça serait plus simple si c'était deux personnes différentes.

  • Rôles évoqués mais non traités : gestion du temps, facilitateur de communication, gestion du volume sonore…

Eliot !

Eliot ! September 21st, 2019 15:24

Salut,

Suite à la réunion du 14/08/19 (compte-rendu ICI) on s'est dit que ça serait bien de :
- Diffuser le CR de la dernière réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la prochaine réunion ;
- Créer une discussion Framavox pour la prochaine réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la réunion en question ;
- Si la personne en charge de l'organisation de la prochaine réunion a un empêchement, elle prévient sur Framavox et sollicite quelqu’un pour prendre la relève ;
- Définir les rôles en amont de la réunion pour ne pas perdre de temps en début de réunion ;
- Les réunions sauf contre-ordre se tiennent le 1er mercredi du mois au Pas-Sage ;
- On peut proposer de changer la date en créant un sondage sur Framavox et en faisant le suivi de ce sondage.

Sebbaz

Sebbaz September 27th, 2019 18:05

Moins d'une semaine pour cette réunion d'octobre, désolé (et merci @eliot pour m'avoir rafraichi la mémoire :) )

Eliot !

Eliot ! October 1st, 2019 12:54

Eliot !

Eliot ! November 6th, 2019 08:13

Documentation : ici
Conseils : utiliser un micro-casque ; couper la vidéo.