Organisation de nos réunions

Discussion pour améliorer l'organisation de nos réunions.

Eliot ! June 10th, 2019 16:47
Ce qu'on fait aussi (mais on peut faire autrement hein, je répertorie juste) :
Ordre du jour de nos réunions : pour le moment on utilise un pad pour lister les sujets dont on voudrait parler : https://annuel.framapad.org/p/chatours_atraiter
Pour chaque réunion on crée une discussion sur le Framavox avec la date, le lieu et l'horaire.
Compte-rendus de nos réunions : on les poste sur la discussion de la réunion.
[edit du 01/10/19 : nouveau pad parce que l'autre allait expirer]

Eliot ! June 10th, 2019 16:49
Et à la réunion du 02/05/19 on s'est dit qu'on allait créer des discussions par sujet pour pouvoir avancer avant la réunion et permettre aux personnes absentes d'exprimer leur avis avant la réunion.

Eliot ! June 17th, 2019 13:42
Salut,
Par soucis de clarté, je reprend dans ce message les rôles qu'on a décidé de se répartir à chaque réunion :
Organisation de la réunion suivante :
- Faire en sorte, au cours de la réunion, de définir la date et le lieu de la réunion suivante ;
- Annoncer sur Framavox la réunion à venir en créant une nouvelle discussion avec les informations utiles ;
- Collecter les points de l’ordre du jour (en reprenant les points à traiter du pad et en reportant les différentes idées postées sur Framavox).
Prise de note :
- Noter les choses importantes au cours de la réunion.
- C'est mieux si ce n'est pas la personne qui a pris les notes qui met en forme le CR. Ça permet de croiser les informations.
Mise en forme du Compte Rendu (CR) :
- Mettre en forme les notes après la réunion (repérer les oublis, corriger l'orthographe, la syntaxe...) ;
- Diffuser le CR à tous les membres en postant le CR sur la discussion de la réunion concernée.
Précisions :
Animation (rôle facultatif) : annoncer l’ordre du jour et veiller à son suivi.
Dissocier Scribe et Animateur : faire attention à ce que ce ne soit pas la personne qui prends les notes qui s'occupe de l'animation (car elle a l'ordinateur et que nos ordres du jour sont sur l'ordinateur). Ça serait plus simple si c'était deux personnes différentes.
Rôles évoqués mais non traités : gestion du temps, facilitateur de communication, gestion du volume sonore…

Eliot ! September 21st, 2019 15:24
Salut,
Suite à la réunion du 14/08/19 (compte-rendu ICI) on s'est dit que ça serait bien de :
- Diffuser le CR de la dernière réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la prochaine réunion ;
- Créer une discussion Framavox pour la prochaine réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la réunion en question ;
- Si la personne en charge de l'organisation de la prochaine réunion a un empêchement, elle prévient sur Framavox et sollicite quelqu’un pour prendre la relève ;
- Définir les rôles en amont de la réunion pour ne pas perdre de temps en début de réunion ;
- Les réunions sauf contre-ordre se tiennent le 1er mercredi du mois au Pas-Sage ;
- On peut proposer de changer la date en créant un sondage sur Framavox et en faisant le suivi de ce sondage.

Sebbaz September 27th, 2019 18:05
Moins d'une semaine pour cette réunion d'octobre, désolé (et merci @eliot pour m'avoir rafraichi la mémoire :) )

Eliot ! October 1st, 2019 12:54
- Pad pour la Prise de Notes pendant nos réunions : https://annuel.framapad.org/p/chatours_pdn à nettoyer après que le compte-rendu ait été mis en forme et diffusé sur notre Framavox

Eliot ! November 6th, 2019 08:13
- Visioconférence si une personne veut participer à une de nos réunions mais ne peut pas se déplacer : https://framatalk.org/chatours
Documentation : ici
Conseils : utiliser un micro-casque ; couper la vidéo.
Eliot ! · June 10th, 2019 16:37
Hello,
Lors de la réunion du 02/05/19 on a fixé des objectifs, des règles et ouvert des questions en rapport avec l'organisation de nos réunions :
Objectifs de nos réunions : s'organiser/se coordonner --> prendre des décisions / répartir les tâches ; informer --> produire des documents ; …).
Besoin de savoir comment on se décide → pas assez en réunion pour décider → empêche de passer à l’action.
Sujets à traiter : différents sujets, les actions et le côté administration de l’asso.
Différents types de réunions ? Certaines où il faut la plupart des membres, d’autres où ce n’est pas nécessaire.
Les tâches récurrentes : fixer les rôles / fixer une heure de fin / fixer les modalités de la prochaine réunion (date, lieu, ou manière de choisir) / relire et valider le précédent compte rendu / fixer l’ordre du jour.
Rôles à attribuer pendant les réunions : cf. mon message du 17/06/19
Prises de décisions ?
Trop tôt pour fixer la manière de prendre des décisions → à voir au cas par cas.
Quelle fréquence de réunion ? Entre 15 jours et 3 mois, mais à définir au cas par cas.