Organisation de nos réunions

Hello,

Lors de la réunion du 02/05/19 on a fixé des objectifs, des règles et ouvert des questions en rapport avec l'organisation de nos réunions :

• Objectifs de nos réunions : s'organiser/se coordonner --> prendre des décisions / répartir les tâches ; informer --> produire des documents ; …).

• Besoin de savoir comment on se décide → pas assez en réunion pour décider → empêche de passer à l’action.

• Sujets à traiter : différents sujets, les actions et le côté administration de l’asso.

• Différents types de réunions ? Certaines où il faut la plupart des membres, d’autres où ce n’est pas nécessaire.

• Les tâches récurrentes : fixer les rôles / fixer une heure de fin / fixer les modalités de la prochaine réunion (date, lieu, ou manière de choisir) / relire et valider le précédent compte rendu / fixer l’ordre du jour.

• Rôles à attribuer pendant les réunions : cf. mon message du 17/06/19

• Prises de décisions ?
  Trop tôt pour fixer la manière de prendre des décisions → à voir au cas par cas.

• Quelle fréquence de réunion ? Entre 15 jours et 3 mois, mais à définir au cas par cas.

Ce qu'on fait aussi (mais on peut faire autrement hein, je répertorie juste) :

• Ordre du jour de nos réunions : pour le moment on utilise un pad pour lister les sujets dont on voudrait parler : https://annuel.framapad.org/p/chatours_atraiter

• Pour chaque réunion on crée une discussion sur le Framavox avec la date, le lieu et l'horaire.

• Compte-rendus de nos réunions : on les poste sur la discussion de la réunion.

[edit du 01/10/19 : nouveau pad parce que l'autre allait expirer]

Et à la réunion du 02/05/19 on s'est dit qu'on allait créer des discussions par sujet pour pouvoir avancer avant la réunion et permettre aux personnes absentes d'exprimer leur avis avant la réunion.

Salut,

Par soucis de clarté, je reprend dans ce message les rôles qu'on a décidé de se répartir à chaque réunion :

Organisation de la réunion suivante :

• Faire en sorte, au cours de la réunion, de définir la date et le lieu de la réunion suivante ;
• Annoncer sur Framavox la réunion à venir en créant une nouvelle discussion avec les informations utiles ;
• Collecter les points de l’ordre du jour (en reprenant les points à traiter du pad et en reportant les différentes idées postées sur Framavox).

Prise de note :

• Noter les choses importantes au cours de la réunion.
• C'est mieux si ce n'est pas la personne qui a pris les notes qui met en forme le CR. Ça permet de croiser les informations.

Mise en forme du Compte Rendu (CR) :

• Mettre en forme les notes après la réunion (repérer les oublis, corriger l'orthographe, la syntaxe...) ;
• Diffuser le CR à tous les membres en postant le CR sur la discussion de la réunion concernée.

Précisions :

• Animation (rôle facultatif) : annoncer l’ordre du jour et veiller à son suivi.

• Dissocier Scribe et Animateur : faire attention à ce que ce ne soit pas la personne qui prends les notes qui s'occupe de l'animation (car elle a l'ordinateur et que nos ordres du jour sont sur l'ordinateur). Ça serait plus simple si c'était deux personnes différentes.

• Rôles évoqués mais non traités : gestion du temps, facilitateur de communication, gestion du volume sonore…

Salut,

Suite à la réunion du 14/08/19 (compte-rendu ICI) on s'est dit que ça serait bien de :
- Diffuser le CR de la dernière réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la prochaine réunion ;
- Créer une discussion Framavox pour la prochaine réunion le plus tôt possible et maximum 15 jours avant la réunion en question ;
- Si la personne en charge de l'organisation de la prochaine réunion a un empêchement, elle prévient sur Framavox et sollicite quelqu’un pour prendre la relève ;
- Définir les rôles en amont de la réunion pour ne pas perdre de temps en début de réunion ;
- Les réunions sauf contre-ordre se tiennent le 1er mercredi du mois au Pas-Sage ;
- On peut proposer de changer la date en créant un sondage sur Framavox et en faisant le suivi de ce sondage.

Moins d'une semaine pour cette réunion d'octobre, désolé (et merci @eliot pour m'avoir rafraichi la mémoire :) )

• Pad pour la Prise de Notes pendant nos réunions : https://annuel.framapad.org/p/chatours_pdn à nettoyer après que le compte-rendu ait été mis en forme et diffusé sur notre Framavox

• Visioconférence si une personne veut participer à une de nos réunions mais ne peut pas se déplacer : https://framatalk.org/chatours

Documentation : ici
Conseils : utiliser un micro-casque ; couper la vidéo.