Installation + accueil J1 - LaboGN 2021

Pour la signalétique badge, voilà sur quoi je partirais bien : petit dessin de 2cm de côté ou 2,5cm de diamètre pour être assez visible (c'est bien toujours le même genre de name-tag en plastique ?)
Mais pas autocollant, plutôt cartonné à glisser dans le badge même (pour pouvoir le mettre/enlever si besoin ; et papier cartonné pour la longévité et la tenue). Je peux les imprimer et découper moi-même (pour gérer la question de l'épaisseur papier et pas être pressée par la deadline impression), et en apporter avec de la patafix pour si ça glisse du bagde ; et prévoir du rab pour qui les perdra pendant la semaine, à laisser avec la patafix à dispo.
Validation, remarques ? :D

Je suis totalement pour ! Cela règle la question de la production et en effet c'est bien qu'ils puissent être mis ou enlevé car les gens peuvent changer d'avis au cours de la semaine. Merci.

On va rester sur les mêmes name-tag en plastique le pense. Mais je ne sais pas encore qui va les acheter. @Méandrël : Est-ce que tu pourrais nous faire un modèle vierge pour le name-tag en incluant la place et la taille du badge ? ( en grisé par exemple ou directement avec ton design si des gens veulent l'imprimer en couleur chez eux? ) Je sais que certaines personnes apprécient de préparer leur tag à l'avance ( en le coloriant en amont ) et ça serait dommage qu'en rajoutant le badge à leur dessin/écrit ça cache le nom, les pronoms ou d'autres infos importantes qu'on veut mettre sur le papier :)

Je peux tout à fait, mais il faut que je connaisse la taille du name-tag du coup ; et même plutôt, la taille du papier qu'on met dedans. (Je pourrai alors par exemple faire une image à imprimer en 100%, avec l'emprise de la potentielle pastille-signalétique dessinée. C'est bien à ça que tu penses ?)
Et, pour les name-tag vides, est-ce qu'ils ne sont pas gardés d'une année sur l'autre ?

Tout à fait ! J'en ai un à la maison de l'an dernier, je prends une règle et mesure le truc :

Alors le porte badge fait du 90x57 mm

Les étiquettes qui sont dedans, pour LaboGN2018 (photo ci-dessous) c'était des étiquettes pré-imprimées avec le logo et des lignes pour les noms et prénoms, de 85x55mm

En 2019 on avait fait ça avec des papiers blancs (plus de place, de créativité et réduction du budget d'impression) qu'on avait découpé nous-même à l'arrivée, donc vraisemblablement les mêmes dimensions.

Super, merci ! Je vais donc me baser là dessus !
On sait déjà qui s'occupera du mail dans lequel ça pourrait partir (quelques jours avant ? ), que je lui fasse parvenir (et à temps idéalement :p )?

Euh, j'avoue que là je pèche, je ne sais pas qui est chargé de quoi ... peut-être @Lucie Chpt comme c'est lié à l'installation ? à moins que ça ne soit la com' qui s'en occupe et là faut voir sur le mandat éponyme ...

A priori c'est plutôt à la com de gérer les envois de mails. Il me semble que @Zandera a créé un document sur le drive pour mettre les besoins de communications diverses pour les centraliser (il faudra effectivement envoyer un laïus sur l'autogestion, que je dois rédiger). Très bonne idée la pastille non-autocollante @Méandrël

Du coup je rebondis à la discussion lancée au-dessus par Méandrël : est-ce qu'on prépare les badges avec les noms à l'avance ou bien on laisse les laborantin·e·s les faire eux même en leur mettant à disposition le porte badge et du papier ? (je penche pour les laisser les faire eux-mêmes pour les envies de personnalisation évoquées par @Marie Musicaa plus haut)

@Zandera : je réponds à ton mail ici par rapport à la question : "Tu dis qu'il faudra imprimer une feuille A3 à l'arrivée. Est-ce qu'on aura une imprimante qui permet ça ? Mandat matos technique ?"

Idéalement il faudrait que les premiers arrivés aient déjà le panneau imprimé avec eux pour pouvoir l'installer immédiatement. C'est vraiment la seule chose de l'installation qui nécessite d'être mise en place en tout premier lieu. Donc il faut que quelqu'un se dévoue, parmi les premiers sur place, pour faire imprimer le document chez un imprimeur avant de venir. Si besoin je battrai le rappel sur Facebook. Le but de l'installation collective le samedi étant bien que ce ne soient pas toujours le petit nombre des mêmes qui se tape tout le boulot, je pense qu'on peut se permettre d'aller mettre un peu de pression là-bas. :)

Si j'ai le document le jeudi , je serais en ville, je peux le faire imprimer et l'emmener ( je serais sans doute la 1ère sur place avec Kyan )

Ok, super. Je te l'envoie au plus tard le mercredi.

Je ne vois pas d'avantages à se donner du travail à préparer en avances alors que certain.e.s voir beaucoup voudraient faire elleux-mêmes ? Et pour celleux qui ne seraient pas à l'aise avec le fait de faire son badge, je me disais qu'en plus du modèle vierge+emplacement pastille, je pouvais en préparer un modèle avec en plus un petit cadre pour le nom, un petit cadre pour les pronoms ? (Autre chose à prévoir sur un modèle "base commune" ?)

je ne pense pas que ce soit nécessaire de s'embêter. L'équipe accueil indiquera les éléments minimaux à renseigner dessus et ça devrait suffire

il y a un mail de rappel dans le point materiel, je vais ajouter une note

Ce sera moi qui enverrai le dernier mail, avec toutes les dernières infos...

Oui, laissons les gens le faire eux-mêmes, ça peut même se faire en petit atelier, c'est un moment assez fun à partager, prévoir juste des feutres pour nous permettre de nous amuser.
Il y a en plus un élément utile : c'est que les gens mettront les surnoms qu'iels veulent !

Si c'est du N&B, je peux l'imprimer de chez moi, j'ai une imprimante A3... (et non, je ne peux pas la prendre pour labo, elle pèse une tonne). Après, je ne sais pas du tout quand je serais sur place par contre...

Dans ce cas il vaut mieux que Marie s'en charge parce qu'il faut vraiment que le truc soit installé très rapidement sur site pour que ça ait une utilité

Coucou, est-ce que ce serait possible d'avoir le numéro de téléphone de la personne qui gère le site svp ? C'est pour organiser la livraison de mon fauteuil roulant avant mon arrivée.

Alors tout le monde est en vacances, déjà je galère pour avoir le rdv de remise des clés mais dès que j'ai la personne je lui demande pour ton fauteuil. Il est censé arriver quand et comment ? Le contrat précise qu'on a le lieu le samedi à 14h, en tant qu'orga je vais essayer d'avoir les clés un peu avant midi - mais sous réserve qu'ils acceptent et que ça soit possible pour la personne qui est de garde - sur 2 sites éloignés- , bref ton fauteuil ne pourra pas arriver bcp avant toi du coup. Dis moi ce qu'il te faudrait et j'essaierais de l'obtenir :)

Le ven. 30 juil. 2021 à 16:06, Zandera (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

En fait la situation est assez bordélique. Mon agence locale ne sait pas si l'agence la plus proche de Noirétable est ouverte le samedi après-midi, voire le samedi tout court. Donc mon agence voudrait pouvoir donner à l'autre agence le numéro de téléphone de quelqu'un dans la zone pour éventuellement organiser la réception de mon fauteuil en avance, si samedi après-midi ce n'est pas possible.

Si tu arrives à prendre contact avec une agence sur Roanne et qu'ils sont ok pour me le laisser le vendredi aprem, je peux le récup et te l'apporter ...

Le ven. 30 juil. 2021 à 22:33, Zandera (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

Hello ! J'ai rempli autant que possible le tableau d'affichage pour préparer l'installation du site, mais il y a pas mal d'infos dont je ne dispose pas notamment sur l'installation de la blackbox ou de la bibliothèque/ludothèque. De même, nous aurons besoin d'un plan sur lequel sont inscrits les différents espaces qu'il y aura à installer. Je vous mets le tableau ici, n'oubliez pas d'aller le compléter. Pour info, il faut qu'il soit finalisé à la fin de la semaine pour pouvoir l'imprimer dans les temps : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sW-0sITGX_uuLINCnt4BQxixbAMaPa3wSff7lkphfB4/edit?usp=sharing

Sinon, j'ai aussi rédigé un topo sur l'autogestion et l'installation du site pour que les laborantin·es aient bien conscience qu'il sera attendu d'elleux qu'iels participent à l'installation à leur arrivée. Vous pouvez mettre des commentaires et compléments ici : https://docs.google.com/document/d/1tqlaE3A2ag3kvaStz4n4fbg4WsSe-myr3dpacB74zKE/edit?usp=sharing

je ne retrouve pas l'information, à quelle heure peut on arriver samedi?

qui imprime les feuilles avec les badges vides?

C'est normal que tu ne retrouves pas d'infos, je ne l'ai eu qu'hier ! :D

Officiellement , l'accueil du public ( cad des participants ) est à 14h car c'est l'heure fixée par la convention sur la location des locaux. J'ai négocié de mon côté d'avoir accès au site à 10h le matin afin justement de gérer l'apport de matériel, donner accès à l'équipe cuisine etc.

Donc le but n'est pas qu'on soit 65 à arriver à 10h , car même si nous sommes une organisation horizontale, une "équipe orga" est identifiée auprès des autorités.

Donc moi et Kyan on y sera pour 10h, et on pourra décharger les projos et le matos que j'apporte, le répartir et préparer le lieu d'accueil.
On pourra identifier les salles et les noter sur un plan pour que les laborantins puissent se répartir facilement les taches à leur arrivée :)

Je peux le faire avec une imprimante laser mais il me faut le PDF assez rapidement :)

De mon côté j'ai imprimé et découpé les pictos pour les badges, et j'essaierai d'arriver juste un peu avant l'heure officielle pour qu'ils soient tout de suite à dispo.
Pour les badges vides, j'ai donc un gabarit (un rectangle + l'emprise du potentiel picto en pointillés) ; c'est ça que tu voudrais imprimer, Kyan ? Je peux en faire une planche PDF d'ici ce soir ou dans la soirée :)

Est ce que vous avez prévu juste un gabarit vierge cet année ? Je sais que les années précédents il y avait des mentions dessus (Notamment le nom de LaboGN et l'année)

Alors c'était juste un gabarit vierge, je crois que plus haut on en est venu à "les gens feront comme ielles veulent" ; mais je crois pas qu'on avait évoqué le nom laboGN+l'année, je peux l'ajouter en petit quelque part pour qui garde son bagde en souvenir ?

Oui c'est important que les gens fassent comme ielles le souhaitent ! Je me posais juste la question pour avoir vu passer une illustration d'un ancien badge ;)

Allez du coup je partirai sur un "laboGN2021" discret je pense, en plus du gabarit vierge (si quelqu'un a une objection qu'iel le dise vite ou râle à posteriori :p )
Plus sérieusement, tu en as besoin pour quand pour pouvoir imprimer ? (c'est plus confortable pour moi de pouvoir faire ça ce soir et te le passer demain, voire faire ça demain pour te le passer lundi, mais je m'adapte :p )

Pas d'urgence, je pars jeudi vers Roanne !

Bon, j'ai eu le temps de faire la planche !
Je te fais parvenir ça comment ? Mail ? :)

ok 14h00 on est d'accord qu'il faut amener à manger pour le samedi soir aussi? je vais envoyer le dernier mail demain matin

Jarim confirmera mais je crois qu'un buffet d'ouverture est prévu.

Les repas sont budgétés du samedi soir au samedi matin ( petit dej/ brunch )

Le dim. 8 août 2021 à 20:47, Céssil (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

Il me semblait que Jarim avait dit qu'il s'occupait du dernier mail ?

Sinon, j'avais commencé à lister ce qu'il ne faudra pas oublier de mettre dans ce mail dans ce doc qui est stocké dans le dossier Communication du Drive 2021 : https://docs.google.com/document/d/1BEs1KaGe0C2XUnsiT4L5QT7mYKCY5OZOT3iE711qUbQ/edit?usp=sharing

il existe déjà un document https://docs.google.com/document/d/1VsMuByDAhH3OAzEMNomeiMYj8SJh2fwyJij8ebr77XE/edit?usp=drive_web&ouid=118404245714228621692

En fait j'avais créé ce doc avant ^^ Je ne sais plus où je l'avais annoncé et je savais pas que tu avais fait la même chose : je suppose que c'est le problème de ne pas avoir réellement de personne ni de forum dédiés au mandat communication pour centraliser tout ça.

Est-ce que tu pourras déplacer ton doc dans le dossier communication du Drive stp ? C'est là qu'on met les newsletters.

Pour l'heure d'arrivée, on m'a demandé s'il y avait une plage horaire plutôt qu'un heure "à partir de". Je pense que ce serait surtout intéressant de définir un heure de fin de l'accueil, après laquelle les gens devront aller chercher elleux-mêmes les mandataires accueil, afin que ces dernier/ères ne restent pas à faire les plantons jusqu'à dans la nuit.

J'ai écrit le dernier mail, j'attends encore le programme pour l'envoyer. Il devrait partir aujourd'hui...

Entre 14h et 15h ça serait pas mal, sinon pour le côté participatif, il n'y aura plus rien à faire...
Si des gens arrivent avant c'est possible mais il faudra qu'ils me contactent par téléphone car les portes ne seront pas ouvertes tout le temps. (je pense les ouvrir à 13h30 par exemple et jusqu'à 16h, après il faudra solliciter les gardien.nes des clés )

On peut le noter quelque part et je peux laisser mon tel si besoin ( pas sur le frama qui est public mais dans l'email )

Le lun. 9 août 2021 à 08:34, Zandera (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

Alors je peux mettre une plage dans le dernier mail. Mais plus que chercher pour les informations c'est surtout pour permettre d'entrer dans le collège qu'il faut des gens à l'accueil (et dans le parking) car sinon les 2 sont fermés...

Est-ce que tu peux mettre ta dernière version sur le Google doc ? J'ai fait un dossier quelque part avec tes illustrations. Comme j'ai mis le lien sur le dernier mail, si les gens veulent les travailler avant en version numérique ils pourront...

J'ai noté plutôt entre 14 et 16h car une plage d'une heure me paraît complexe, surtout pour le week-end du 15 aout qui risque de voir beaucoup de monde sur les routes et donc une arrivée précise assez complexe !
Sachant qu'on peut très bien commencer la mise en place qu'à partir de 16h pour toutes les salles...

Tu peux me mailer cela a : Lucas.hoffmann@live.fr

Il en faut en quelle quantité ? :)

En sachant que j'ai besoin de check les pass sanitaire avant l'accès au site !! Super important

Moi je mettrais même une plage de 14h à 18h pour l'arrivée. Pour avoir fait de la route ce week-end et avoir passé un temps infini dans les bouchons ça me paraît plus raisonnable. On recrutera du monde dans l''équipe accueil pour se faire relayer, que ce ne soit pas toujours les mêmes qui restent tout l'aprèm. Sinon @Jarim Lafourche tu penses envoyer le mail via Mailchimp ou par mail directement ? J'ai constaté que tout le monde ne recevait pas les mails via mailchimp et les gens ne pensent pas forcément à checker leur dossier spam, donc pour le dernier mail, je pense que c'est préférable de l'envoyer via ta boîte mail directement

Si on demande aux gens d'arriver à 14h pour participer à l'installation ça m'ennuie qu'on annonce que c'est jusqu'à 18h. Même si concrètement on sait qu'on ne laissera pas des gens dehors, ça permettra déjà de ne pas mobiliser des équipes jusque si tard et ensuite que tout le monde participe effectivement à l'installation. Il y aune différence entre se faire piéger dans un bouchon et de se dire, c'est bon on a jusqu'à 18h pour arriver ( les pieds sous la table ).

14/17 ça t'irait ?

Oui, je comprends ton point de vue. Annoncer que l'accueil sera ouvert de 14h à 17h me paraît bien.

Jarim oui, je pourrais si je trouvais le lien du google doc (après 15min de recherches brocouilles, je retourne au taff pour l'instant :p ) :D

Kyan Je t'envoie ça ! On est 60 si je ne me trompe pas, donc 60+un peu de marge ? :p

On est 63 + les 2 cuistots (mais ils 'n'auront pas besoin d'un badge)

Les badges sont imprimés et découpés !

Merci Kyan !

Le mer. 11 août 2021 à 17:20, Kyan (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :