la proposition d'Elise peut être considérée comme incluant une période de test de ce fonctionnement

En lisant les différentes propositions, je réalise qu'en fait il serait peut-être judicieux de commencer par définir l'objet des différentes réunions et s'y tenir :

• échange d'informations / domaines de compétences

• discussion, travail sur un ou plusieurs thèmes dans tel ou tel domaine de compétence

• élaboration de projet

• prise de décision

• ...

Cela pourrait éviter la dispersion et permettrait à chacun de savoir si sa présence à telle ou telle réunion est indispensable, souhaitable... ou non.

Ainsi toutes les réunions du mardi pourraient être ouvertes à l'ensemble de la liste, chacun décidant en adulte responsable de sa présence en fonction de son niveau d'implication par rapport à l'objet.

En ce qui concerne les votes, je pense qu'ils doivent être réservés aux seuls élus puisque ce sont eux qui portent ensuite les projets et votent au CM.

J'ai envoyé un message sur le canal dem participative. Je pense qu on perd du temps encore une fois si on ne determine pas en amont l objet de la réunion !!! Il doit y en avoir de 4 types différents je refuse qu on continue de parasiter des réunions décisionnelles (à 25) ou des réunions de coordination hebdomadaires (nécessairement en groupe restreint pour moi) par des questions de régulation qui doivent être traitées par ailleurs.

J aimerai qu on précise comme je l ai demandé hier de quel type de réunion on parle (son objet et nos besoins)

Pour moi, il ne s'agit pas de réunion de régulation. Ce sont des rdv dédiés à la gestion de la commune . A la préparation des CM. Aux prises de décisions que nous seront amenés à prendre. Le temps de régulation et d'organisation en interne se fera sur d'autres temps, notamment avec les facilitateurs si l'on s'accorde sur cet accompagnement.

Je souhaite qu une réunion de régulation soit proposée chaque mois.

Concernant les autres réunions je me répète mais elles n ont pas toutes le même objet.

Des réunions telles que proposées entre adjoints et CD pour se coordonner et s informer n ont pas à avoir d ordre du jour !

Il faut finir ce travail de remettre en question la détermination du contenu des réunions c est urgent! Ensuite on parlera de leur forme.

Pour exemple une réunion de préparation du conseil municipal peut elle être ouverte à un élu minoritaire indépendant qui travaille des sujets avec nous ? Marine par exemple

Peut-on alors imaginer un CM tout les 1 mois et demi, ce qui permettrait de caser 1 reunion de tt les élus pr prep CM + 1 reunion régulation + 2 voir 3 reunions Adj et CD certains mois quand il n'y a pas le CM.

En juin par ex : 2/06 prep CM le 9/06 CM le 16/06 et 23/06Adj+CD le 29/06 reunion de regulation.

J'ai l'impression qu'on s'égare par rapport à la question de départ. Chacun doit donner son propre point de vue sur la question : "Une réunion hebdomadaire est prévue pour échanger des informations et ajuster nos positionnements.

Hier la question a été posée de savoir si cette réunion hebdomadaire peut être ouverte à l'ensemble des conseillers élus de notre liste ?"

sans chercher à convaincre dans cette première phase. Chacun explique sa problématique, son point de vue etc...

la question du contenu des réunions, de leur fréquence etc... on a dit que ça devait être travaillé en sous-groupe démocratie participative pour faire une proposition

Selon moi tout ne peut pas se faire à 25 ni même à 18 (réunion et décision). Il faut en effet distinguer les sujets :

• Fonctionnement interne : je préconise une participation et décision la plus large (25)

• Sujets ayant attrait au traitement "courant" d'une délégation (ex. : gestion quotidienne des travaux de l'école ou choix des modalités de fonctionnement de la rentrée des classes avec les directeurs d'école) : préparation du sujet dans la ou les délégations concernées, simple information de l'état d'avancement à tous en réunion à 25 (charge à chaque délégation de mettre ses sujets à l'ODJ d'une réunion lorsqu'elle considère qu'il y a besoin d'informer le groupe)

• Décisions majeures liées à des dossiers thématiques (liés à une ou plusieurs délégations) pour définir en amont une orientation majeure (exemple fictif : la maison des 4 vents si on avait le choix d'orientation à prendre entre faire un immeuble classique ou une résidence réservées aux séniors à faibles revenus) : préparation du sujet dans la ou les délégations concernées puis je préconise une participation la plus large aux discussions (25) mais une décision des élus uniquement (même si les non élus peuvent avoir un vote symbolique, voire plus bas pourquoi) -> sachant que cela doit s'intégrer aussi dans la démocratie participative sur 1 des 4 niveaux présentés par Roland !!! Il faudra donc décider aussi et même avant du niveau (1 à 4) lors de la réunion et potentiellement mettre la décision en stand-by de notre côté. ATTENTION IL NE SERA PAS TOUJOURS POSSIBLE DE PROCÉDER AINSI EN FONCTION DU CONTEXTE : par exemple dans des Comités de Pilotage avec des élus et/ou avec la Métropole Béatrice (ou un autre élu représentant la commune) devra potentiellement être obligée de décider sur le moment des orientations à prendre, il faudra à ce moment que la personne explique en réunion pourquoi elle a été amenée à le faire.

• Décisions qui doivent faire l'objet d'une délibération au prochain CM : participation de tous (25) et décision des élus uniquement (même si les non élus peuvent avoir un vote symbolique, voire plus bas pourquoi)

• Coordination : je pense que Béatrice a besoin d'un point régulier qui donne un second temps dans la semaine avec seulement les adjoints et les conseillers déléguées, qui doit servir à Béatrice pour être au courant de l'avancée courante des dossiers et pour faire redescendre aussi des informations. Pour être efficace il me semble pertinent de le faire en groupe réduit (10), charge au représentant d'une délégation de relayer l'information. On parle bien ici d'information seulement et non de décision. Les sujets qui méritent une orientation majeure ou un passage en CM passeront de toute façon dans les processus cités précédemment.

• Point avec la DGS/DGA : Béatrice aura forcément des points réguliers avec eux, il faudra qu''elle voit l'intérêt d'y associer (à certains ou à tous) des adjoints/conseillers délégués et éventuellement de les fusionner avec le point précédent.

2 précisions :

• pourquoi un vote uniquement des élus : en CM nous aurons 18 voix (+ 5 de l'opposition). Si en préparation les 25 votent et qu' on arrive à 13 voix POUR (dont 5 non élus) et 12 voix CONTRE (dont 2 non élus) on va se retrouve au conseil municipal, si chacun respecte son vote, à 8 voix POUR et 10 voix CONTRE...

• choix du rythme des réunions : on ne peut pas décider à l'avancer du rythme des CM, ça dépendra de l'actualité et des urgences peuvent imposer un CM juste après un autre ou au contraire ne pas avoir besoin de faire de CM pendant 2 mois (la loi impose 1 par trimestre minimum). Sinon je préconise de laisser 1 soir fixe par semaine à 25 (sauf si CM) et de rajouter sur autre temps une réunion hebdo en journée (ou en soirée si pas possible) entre Béa et les adjoints/conseillers délégués (2h). En dehors de ces temps, chaque délégation s'organise à sa façon pour avancer les dossiers.

c'est intéressant mais ça rajoute des réunions Adjoints /CD et je crains que ça surcharge l'agenda; Si je comprends bien 2 réunions par semaine + toutes celles liées aux GT

Cette proposition de Thomas est intéressante et détaillée. J'ajouterais un partage très transparent de l'agenda de toutes les réunions (date, lieu ou lien visio, objet, participants et si possible ordre du jour) avec la possibilité si quelqu'un le souhaite de s'ajouter aux participants. La colonne "invités" pourrait comprendre un groupe restreint. Une colonne "souhaite se joindre à la réunion" permettrait à quelqu'un qui le souhaite ou qui a quelque chose à apporter au sujet de se joindre. (mais là encore on est plus large que la question posée...)

En lisant les diverses propositions je trouve que c'est difficile de répondre à la question de départ sans connaitre les sujets traités dans ces réunions. De plus une réunion par semaine pour les 25, ça me parait beaucoup trop lourd et inefficace. Je maintiens le fait que seuls les élus votent car ce sont eux les décideurs qui ont à assumer leur position devant les habitants. Les soutiens participent à des temps de réflexion et donnent leur position. Attention à ne pas multiplier les réunions et à ne pas s'épuiser rapidement. En gros je rejoins plus ou moins la position de Thomas.

d'accord avec l'idée d'ouvrir nos réunions hebdos à tous et que ce ne soit que les élus qui votent. En lisant tous vos échanges, je trouve cela très intéressant car il y a forcément des idées que nous n'avons pas tous. Je comprends également Béa qui a besoin dé réunions restreintes pour un simple passage d'informations. Les réunions pleinières toutes les semaines, c'est beaucoup trop à mon avis et peut-être pas vraiment utile, c'est dur de se projeter tant qu'on ne l'a pas vécu et qu'on n'a pas encore l'objet de chaque réunion! Je pense qu'il est possible de garder des réunions restreintes et d'autres pleinières sans pour autant nous surcharger de réunions...

Bref, en clair, je suis assez d'accord avec la proposition de Thomas.

Alors j'ai vu plusieurs points ce jour, David Ravella me proposait d'être présent sur les temps de réunion jusque là "adjoints" pour apporter un éclairage complémentaire lors des échanges et répondre immédiatement à des questions qu'on se pose (règlementaires, partenariales ou autre)

Cela me semble indispensable, c'est aussi ce qui se pratique par ailleurs. Il est ok si les réunions se font le soir

L'équipe précédente demandait aussi à la DGS d'être présente pour la réunion d'échange préalable au CM elle m'a demandé si on souhaitait sa présence je lui ai dit pas forcément puisqu'on aura déjà vu l'ordre du jour avec elle avant

Nous ne pouvons pas ouvrir les réunions à tous à chaque fois mais c'est important de réfléchir à la façon dont nous prendrons les décisions

Il y aura les préparations de conseil municipaux , ( le rythme est à choisir et ce sera en fonction de l'actualité, 1 tous les deux mois ? ). Effectivement si tout le monde est présent , comment tenir compte des avis des 25 s'il n'y a que les 18 qui votent au CM?) DGS présent ou pas , c'est lui qui prépare le dossier technique du CM.

Les réunions de travail qui permettent de rendre compte de l'avancée des dossiers des différentes délégations ( régulation , information, ). il est important que chaque groupe ou sous groupe dans une délégation travaille de concert et ait le même niveau d'information . Il n'est peut être pas nécessaire que tous les membres soient présents aux réunions , il faut se faire confiance.

Enfin , des réunions à 25 c'est important pour la vie du groupe . Cela permet de garder une implication ( petit aparté : on avait parlé de l'observatoire de la démocratie participative, qui en fera partie ?) Pour envisager et discuter des sujets importants . Soit qu'elle concerne des sujets qui engage plusieurs délégations , avec des prises de décisions impactant durablement la commune . Le Plu-H , La voirie , le projet de la maison des 4 vents.... . Reste à déterminer à quel rythme elle a lieu

intéressant effectivement de lancer observatoire de la vie participative.

Conseil municipal à 18

Commission générale la semaine d'avant 18 + 5 colistiers non élus ou démissionnaires même si les 5 ne votent pas, on va avoir le nez dans le guidon et un regard extérieur me paraît intéressant

Comme on devrait ne pas faire de CM tous les mois , mais 2 par trimestre, ce n'est pas trop pour les 5

Réunions préparatoires à des assemblées communales 23 (18+5)

Reunion hebdomadaire dit bureau, attention présence DGS nécessaire et même indispensable pour arbitrage des activités de salariés, certains salariés travaillent pour plusieurs délégations, à minima Béatrice, 6 adjoints, les 3CMD.

Les autres conseillers, pourquoi pas, mais pour les binômes ou trinomes, vous pouvez avoir l'info par votre adjoint ou CMD, on décide en bureau, sur des sujets de fonctionnement interne de la mairie.

L'intérêt du 23 pour les réunions préparatoires assemblées communales et commissions générales, c'est le partage de l'information, possible de porter l'info auprès des citoyens

La présence des 5 colistiers aux commissions générales ne les dédouanent pas de ne pas venir au CM

Décider à 18+ 5 en commission générale, oui mais on sera que 18

à voter, avoir le consentement des 23...oui, consentement : supprimer les dangers (ou sa notion de danger) cf les élus du futur

Partage de l'information : ce sera le plus difficile, à minima un reporting vers Béatrice, homogénéisation d'un partage, on est pas à l'armée et ce qui va à Véronique n'ira pas à Pascal.

On perd du temps et l'ennemi c'est le manque de temps

Les bureaux seront chargés et remonter ce qui se passent dans les délégations en bureaux, pas de temps

Donc on intègre un nouveau type de commission, les commissions interne, par exemple Urbanisme. Sont invités des membres permanents dont des salariés (vous oubliez les soirs et les samedis matin), Béatrice, les binômes ou trinomes et ceux qui veulent et peuvent. Si ils le souhaitent, on peut demander des présentations aux salariés, ils auront ainsi une valorisation nouvelle

Bye

Je trouve la proposition de Thomas très intéressante et je suis assez d'accord. Les nouvelles propositions sont différentes puisqu'elles limitent le pouvoir de décision au "bureau" lors de ses réunions hebdomadaires. Si le bureau demeurait fermé aux autres conseillers, notre mode de fonctionnement interne ne nous distinguerait guère du fonctionnement "classique" de toute autre mairie, ce qui me semble bien éloignée de notre ambition affichée.

et complétée par les propositions précédentes, commission générale à 25, réu bureau ouverte à participation facultative des autres colistier sur inscription

Bjr,
Dans vos commentaires, ce serait d'indiquer à quels commentaires vous répondez, en tout cas avec ma version je ne vois pas.
Il ne reste plus qu'à faire un tableau comparatif.
bye

Le sam. 30 mai 2020 à 10:33, afchagib (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

Ok avec tous les commentaires qui demandent à ce que l'on se fixe bien l'objectif de la réunion à 25. Un peu sur le modèle de ce que l'on a proposé pour les assemblées, je pense qu'il faut la restreindre à :

• une présentation rapide des sujets importants du moment

• une restitution rapide du travail fait en groupe une fois que celui-ci est mature

• le lancement des idées qui seront portée par les groupes (que ça soit les groupes qui présentent ce qu'ils vont faire ou d'autres qui proposent)

• éventuellement un débat puis décision sur un seul sujet urgent, il n'y a pas le temps de faire plus et on fait un autre point avec ceux qui le souhaitent si nécessaire.

Le reste se passe en sous-groupe mais tout ceux qui sont intéressés par un sujet peuvent y participer. Pour ça on doit être ouverts à tous, pour le reste plutôt en sous groupe et la question est déplacée vers un sujet compliqué aussi :

• savoir qui fait quoi et quand pour pouvoir s'y associé

• avoir accès à une synthèse de ce qui a été fait

Je suis conscient que ce que je décris là n'est pas la réunion de préparation du conseil municipal. Il faut probablement plusieurs types de réunions et alterner. (Des instances d'échanges, des instances de décision mais qui ne dureront pas 2h, ...)

Une remarque, Framavox permet de déporter ce qui peut l'être hors du temps de réunion.

• Ça n'est pas une corbeille pour mettre ce que l'on ne veut pas prendre le temps de décider (attention avec l'ironie là dessus)

• Ça ne doit pas demander une décision "Est-ce que vous êtes d'accord pour un framavox ?", On y met le sujet si il n'y a pas une contrainte qui l’empêche sans perdre de temps et on le traite ici.

pour répondre à la question de Vincent -Davohbit, , l'intérêt de s'inscrire avant pour les réunions hebdomadaires est qu'on ne se retrouve pas trop nombreux pour conduire ces réunions sereinement et les anticiper. surtout au début, où on est en phase de lancement ... ce qui permet aussi de lever le blocage de Béatrice sur la partie "une réunion où on est plus de 15" . On peut même se dire qu'on limite le nombre de personnes

Le principe de limiter le nombre de personnes alors qu'on prône la démocratie participative. La proposition de jean-louis du 27 mai : "réunion doit être ouverte à l'ensemble de la liste (donc les 25), libre à ceux qui veulent y participer de le faire" me semble bien plus dans l'esprit de notre liste.

Si des décisions urgentes sont à prendre, je suis d'avis qu'elles doivent en effet être prises par un groupe restreint. Par contre, pour ce qui est plus long terme, je pense qu'il faut laisser le temps de débattre ceux qui le souhaitent et donc ouvrir à tous, même si chacun choisi ou non d'y participer.

Oui Vincent, les réunions en nb restreints dites de Bureau servent à prendre des décisions urgentes et il y en aura toutes les semaines ! Ce qui doit être débattu, proposé, réfléchit sur du "long terme" se fera sur le temps de reunion "information/échanges" + sur les temps de travail en sous-groupe ( ce qui permet d'approfondir un sujet et de le soumettre/ présenté à l'ensemble)

pour intégrer la bonification de Sophie Pitchoco ;-) la réunion de bureau ouverte à tous (qui ressemble à la "Commission générale d'avancement et de préparation du Conseil Municipal (ouverte aux 25, vote de 18), pour débats et décisions collectives. " de la proposition de Thomas pourrait effectivement se faire sur un rythme hedbomadaire sauf lorsqu'il y a une réunion d'informations et d'échanges

Avec la présence obligatoire de DGS/DGA, les affaires courantes à traiter parfois en urgence, je ne vois pas comment envisager des débats et décisions collectives sur ce créneau ? ça ne me paraît pas être tenable d'autant que l'on ne pourra se préparer aux débats n'ayant pas d'ODJ sur ce type de réunion. Voir mes commentaires plus bas.

Pour répondre à Thomas , il y a bien 2 instances pour prendre des décisions : lors des réunions de bureau ( Maire, adj etc ...) et en prep de CM. Les réunions d'informations et d'échanges se feront en alternance avec la réunion sur le fonctionnement interne. Ce qui laisse 2 réunions hebdo de "bureau". Il faut prendre en compte le fait que nous rajouterons des temps de travail sur le fonctionnement interne via les " rdv" avec facilitateurs.

Peux-t-on imaginer que sur le temps de réunion du "bureau", il y ait des choses qui puissent être annoncées, ce qui permet d'ouvrir à d'autres participant si concernés mais qu'une part des sujets n'est pas annoncés car urgents et imprévus ?

Après relecture de tous les commentaires et oppositions, il me semble qu'il faille distinguer 2 grands type de réunions :

• les réunions hebdomadaires dites réunion de bureau dont l'objectif est de traiter les affaires courantes avec DGS/DGA qui par définition peuvent difficilement faire l'objet d'une information préalable et ne peuvent concerner l'ensemble des élus (cf. com Philippe). Ce type de réunion nécessiterait qu'une délégation de pouvoir soit accordée par l'ensemble du groupe (confiance) à un groupe restreint. Cela n'est nullement contraire à un fonctionnement en démocratie ouverte ( cf les éléments dans teams)

• les réunions de fond avec ordre du jour qui concernent l'ensemble du groupe (ouverte aux 25, vote de 18) et qui sont intitulées

  • d'une part réunions d'informations et d'échanges en alternance avec réunion de fonctionnement interne dont la fréquence avait été fixée à l'essai une fois par mois

  • d'autre part Commission générale de préparation du Conseil Municipal. La récurrence de cette dernière est difficile à fixer car elle est liée aux besoins de réunir le CM qui peuvent être très variables.

    Si je comprends bien, Thomas propose d'élargir la 2ème pour avoir un lieu de décisions collectives avec une Commission générale d'avancement et de préparation du Conseil Municipal à un rythme hebdomadaire en alternance avec les réunions d'informations et d'échanges ou réunion de discussion sur le fonctionnement interne.

    Je pense qu'il faut veiller à ne pas s'épuiser et être attentif à fixer un rythme supportable pour pouvoir fonctionner avec le plus grand nombre.

avec cette précision (réu d'info distincte de réu de fonctionnement) je veux bien lever mon bloque mais je ne vois pas où et comment faire...

Attention Annie, je ne suis pas sûre que ce que tu proposes reformule vraiment l'avis de tous, je suis d'avis de laisser le groupe de travail dédié faire une synthèse et faire une nouvelle proposition

Je n'ai de loin pas la prétention de considérer que ma synthèse est exhaustive et représente tous les avis, ce qui, dans le cas présent, serait d'ailleurs impossible étant donné que nous nous retrouvions face à 2 positions antagonistes pour la réunion de bureau. Très modestement mais avec mon expérience de recherche de compromis, et aussi parce que j'avais du temps à y consacrer, ce qui bien évidemment n'est pas le cas de tous, j'ai essayé de proposer quelque chose qui reprenne les positions et propositions de plusieurs colistiers qui enrichissaient et/ou clarifiaient notre proposition de départ et permette surtout de lever les 2 blocages particulièrement problématiques du fait qu'ils émanaient de Béatrice et Thomas, parmi les élus les plus impliqués dans le futur fonctionnement de l'équipe.

De plus, il me semble que je fais partie depuis plusieurs semaines du groupe de travail dédié, que je me suis également impliquée sur le fonctionnement d'une démocratie ouverte participative dont la base est la prise en compte de tous les points de vue.

Bonjour,

Il semble y avoir un soucis :

• le lien d’A-Françoise « OutilsSaintGermain Réunion hebddomadaire » que j’ai reçu le 27/05 donne accès à notre outil de travail + au vote avec des commentaires fournis.

• le lien de Roland vous a invité à voter…...que j’ai reçu le 30/05 donne accès au vote + à des commentaires succincts.

Suivant le lien que l’on prend, les informations pour le vote ne sont pas les mêmes. C’est gênant.

J-Louis

Copie Roland

J'approuve le dernier commentaire d'Annie. J'ajoute que l'inscription préalable des colistiers pour participer à une réunion me parait inutile et que la précision d'Anne-Françoise "dans la mesure du possible" me semble à retenir . Attention à ne pas tomber dans le piège du Marathon des réunions à tenir, travers dans lequel semble être tombé l'ex-municipalité de Saillans d'autant plus que des colistiers ont prévenu être peu disponibles.