Un cadre pour le rôle des soucieuses-ieux ; les prises de réponsabilités individuelles et la solidarité collective dans le pilotage des projets.
Notre équipe est toute récente et pourtant on déchire tout. Nous tatonnons sur la bonne manière de nous organiser pour rester dynamiques et heureux, tout en étant ouvert et accueillant. Le cadre suivant vise à préciser ce que l'on entend par soucieux et pilotage de budget.
Le soucieux ou la soucieuse (il ou elle par la suite) est celui ou celle qui rend des comptes au collectif sur l'état d'avancement à la fois des actions réalisées mais aussi de l'évolution de son budget. On peut donc très bien être soucieux-euse uniquement d'une mission avec budget dédié (exemple ; Movilab.org au sein du chantier 2) ou d'un chantier complet (plutôt l'idée initiale)
En fin d'année, il ou elle prévoit son budget pour l'année suivante en tirant les enseignements de l'année précédente (ai-je besoin de plus ? de subventions ou puis-je aller chercher des produits complémentaires ? ai-je besoin de recruter, de communiquer, de financer ou d'accompagner ? quels ont été les coûts cachés que je souhaite rendre visibles ? les imprévus qui se reproduiront probablement l'année prochaine ? etc.)
Ce budget est discuté, partagé et stabilisé en 2 ou 3 allers-retours avec le collectif. Cette étape est une étape de négociation collective. Je veux être plus "subventionné" je me justifie sur l'importance de mes missions et sur la difficulté à aller chercher des financements complémentaires. On peut alors avoir des discussions du type "je souhaite un événement encore plus ambitieux VS je souhaite que nous investissions moins de fonds propres dans l'événementiel" > d'où les 3 allers-retours 😆
Ensuite elle ou il gère le pilotage de ses missions et son budget. En fonction des aléas (état ou pas état ? visio ou pas visio ? moins ou plus de produits qu'espéré ? explosion des contributions, etc.), il ou elle gère au sein de son chantier s'il reste suffisamment de fonds pour réallouer et "s'en sortir", si ce n'est pas possible, il ou elle amène sa problématique lors d'un temps de coordination avec des propositions et un éventuel appel à la solidarité. Naturellement l'information d'aléas pesant sur le collectif doit être partagée immédiatement lorsque il ou elle en prend conscience.
Plus important et délicat ; elle ou il gère et la mobilisation des contributeurs et prestataires. Informe des montants disponibles ou potentiellement disponibles et des attendus, s'assure que les contributrices-teurs se rétribuent convenablement pour leur travail. Il ou elle accueille et accompagne les nouveaux, les formes et les oriente vers la documentation de nos pratiques. Elle ou il est responsable du fait de devoir rémunérer les personnes impliquées si le message n'avait pas été clair à l'origine. Il ou elle peut très bien préciser aux contributeurs-trices que le budget est mouvant et que l'on est pas sûr de pouvoir se rémunérer à l'issue du travail (ainsi les risques peuvent être assumer collectivement.)
Il ou elle rassure le collectif en partageant son analyse de la situation et démontre ainsi avoir tiré les enseignements.
Les problématiques liées :
Celui ou celle qui va chercher les sous se retrouve pilote par défaut, c'est pas cool MAIS il est inconfortable de reprendre le pilotage lorsque les négociations contractuelles ont déjà eu lieu (parce que si les négociations ont été foireuses, on se retrouve à essuyer les plâtres d'un truc dont on n'est pas responsable c'est encore moins agréable). Comment trouver une solution plus satisfaisante qu'aujourd'hui ?
Comment abandonner le soucieurat sur une mission ou un chantier ? Comment assumer que l'on y arrive pas, que l'on souhaite faire une pause, que cela ne nous intéresse plus, etc.
Poll Created Wed 11 Nov 2020 2:21PM
Plutôt pour ou contre ce cadre Closed Mon 30 Nov 2020 2:00PM
Si vous êtes contre un cadre, si vous avez la flemme, si ce cadre est trop exigeant pour vous, si ce cadre est mal cadré, vous pouvez soit afficher votre désaccord mais le laisser s'instituer si la majorité est en accord, soit le bloquer afin d'empêcher que ce cadre fasse référence.
Results
| Results | Option | % of points | Voters | |
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Agree | 0.0% | 0 | |
| Abstain | 0.0% | 0 | ||
| Disagree | 0.0% | 0 | ||
| Block | 0.0% | 0 | ||
| Undecided | 0% | 9 |
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4 of 13 people have participated (30%)
De Haas
Wed 11 Nov 2020 2:47PM
bah je le trouve hyper bien ce cadre tu vois en fait
Laurent C
Thu 12 Nov 2020 1:01PM
je pense que, pour le rôle de soucieux, il faut que le soucieux prévoit TOUT DE SUITE son binôme pour lui supplée en cas de départ
Giret Séverine
Mon 16 Nov 2020 9:29AM
un cadre est nécessaire au bon fonctionnement et au développement de la cie
AlexandreBV
Sun 29 Nov 2020 9:03PM
Hello, puisque Framavox me relance sur l'échéance de ce vote je bloque la décision afin d'éviter qu'elle ne s'institutionnalise en l'état, même si je partage cet horizon avec @De Haas.
Vus les débats, il faudrait a minima.
distinguer le rôle de soucieux de celui de chef de projet et mieux définir ces rôles
creuser l'adequation avec react-EU /
On en parle le 11 décembre ?
AlexandreBV Wed 11 Nov 2020 4:18PM
Hello, merci d'ouvrir le débat mais je ne suis pas sûr de bien comprendre le processus : pour quoi vote-t-on ? Pourquoi est-ce que le débat n'a pas lieu sous ta proposition mais dans un document annexe?
Si on cherche à prendre la température afin d'outiller la discussion sur la forme que doivent prendre la gestion et la rémunération l'année prochaine (en vue du 11 dec), alors pas sûr que le vote semble le bon outil, il est plutôt là pour valider une décision finale non?
Je ne suis donc pas à l'aise pour voter mais je vais donner un avis long et chiant sur la question.
Je me projette tout à fait dans le système que tu décris mais il se frotte selon moi à plusieurs contraintes opérationnelles pour s'appliquer à la situation actuelle :
1 - il n'a pas pas été validé en ces termes avec tout le monde en amont. Je ne crois pas que la responsabilité du soucieux sur son budget, associée aux décisions à prendre sur les ajustements de rémunération en cas de baisse des montants dispos, ait été clairement établie. J'ai plutôt souvenir de la définition "le soucieux est responsable de s'assurer qu'il se passe quelque chose sur son chantier et il est rémunéré pour cette charge mentale".
2 - Il me semble que la constitution du budget 2020 n'a pas respecté cette vision entrepreneuriale : dans mon souvenir Seb et toi avaient unilatéralement revu les budgets demandés par les soucieux à la baisse pour rentrer dans la contrainte du montant total 2020 dispo. C'est normal mais ça demande peut-être une phase supplémentaire dans le process.
3 - Aujourd'hui on est soucieux d'un chantier créé par d'autres (quand je suis arrivé dans la Cie, les chantiers existaient et il n'a pas été question de les changer) et pas d'un projet que l'on apporte. Bien que cela fonctionne certainement avec le chantier 2 que tu façonnes (il y a plusieurs ressources à développer, plus il y a de rentrées financières, plus on peut développer les ressources), pour d'autres chantiers comme le "1 - maillage" ça me semble bancal. Il y a plusieurs sous-projets indépendants (genre un événement à 50K), difficile d'être comptable de l'ensemble. Or le chantier 1 est le plus important dans le budget - si le cadre n'est pas applicable au montant le plus important, il me semble difficile de le généraliser.
4 - J'ai peur qu'on se fourvoie un peu en pensant pouvoir appliquer ce cadre au fonctionnement 2021-22. REACT-EU est un projet utilisant des fonds FEDER qui vont nous forcer à un cadre bien rigide à base de fiches de postes et de personnes à payer à temps plein ou mi-temps minimum sur des rémunérations définies en amont. On peut certainement se ménager un espace de jeu à la marge en pré-fléchant de la presta et utilisant de vagues devis OPTEOS pour le justifier mais cela ne devrait pas nous permettre de généraliser la proposition pour autant. Il me semble donc important d'anticiper un cadre contributif contraint par un modèle de salariat qui ne serait externalisé à des CAE.
5 - Je pense que ce fonctionnement demande un maturité importante dans la compréhension de ce qu'est la Compagnie et ce qu'elle peut faire (y compris politiquement) : je pense que n'avais pas cette maturité en janvier 2020 - mais je l'aurais maintenant.
6 - Pour respecter ce cadre, il faudrait décorréler la construction du budget par répartition sur les chantiers et la proposition de "projets" au fil de l'année. Cela laisserait le temps aux contributeurs de faire émerger des idées, de les budgéter et qu'elles soient pertinentes : exemple des actions COVID - impossibles à prévoir en janvier donc pas budgétées et rémunérées erratiquement dans le chantier 7. Il faudrait aussi assumer que certains chantiers obligatoires (parce que conditionnant des subs) ne sont pas sexy, comme le chantier 1, et donc monter la rémunération/jour et passer en presta et pas contribution. Cela nous donnerait un montant total plus réaliste du budget contributif
Merci de faciliter le débat en tout cas. En revanche je n'ai pas vu de proposition de budget - on prend dans le chantier 2 du coup ;) ?
De Haas Wed 11 Nov 2020 5:18PM
Merci c'est cool. Je te propose de bloquer le vote. Voir si c'est nécessaire de reformuler les points auxquels répondre pour envisager de lever ce blocage.
Fred G Thu 12 Nov 2020 8:42AM
Bonjour à toutes et à tous,
Au regard de ces 2 années écoulées, de l'évolution de l'activité de la Compagnie, il me semble pertinent d'envisager l'embauche d'une personne sur la gestion administrative et financière de la Compagnie. Le fonctionnement actuel a pour moi des limites notamment en terme de réactivité, de visibilité de la situation financière des chantiers, de la Compagnie de façon actualisée.
Cette embauche devrait permettre de faciliter le travail des soucieux dans le pilotage et le suivi budgétaire en temps "réel" des chantiers et donc de pouvoir les adapter, les développer plus aisément. De même, la capacité de pouvoir avoir tout au long de l'année une image fidèle de la situation financière de la Compagnie faciliterait la prise de décisions, les choix stratégiques : Développement de nouveaux projets, dépenses à maitriser sur tel ou tel chantier, soutien au développement de nouveaux communs...
De Haas Thu 12 Nov 2020 8:27PM
Bien d'accord pour lancer un processus pour intégrer un.e assistant.e admin rapidement. Je pense qu'il faut l'intégrer au budget 2021, quitte à abandonner d'autres projets. Un quart temps avec Harmonium ou une embauche mutualisée avec Optéos ?
De Haas · Wed 11 Nov 2020 2:18PM
Pour rentrer dans le détail du texte et lier les situations évoquées avec des problèmes réels rencontrés, rendez-vous ici : https://docs.google.com/document/d/1ZSSujA7CYXnyRr4Icau6jjbzYK0CiMnowq8ISjhM9Ho/edit?usp=sharing