Un cadre pour le rôle des soucieuses-ieux ; les prises de réponsabilités individuelles et la solidarité collective dans le pilotage des projets.
Notre équipe est toute récente et pourtant on déchire tout. Nous tatonnons sur la bonne manière de nous organiser pour rester dynamiques et heureux, tout en étant ouvert et accueillant. Le cadre suivant vise à préciser ce que l'on entend par soucieux et pilotage de budget.
Le soucieux ou la soucieuse (il ou elle par la suite) est celui ou celle qui rend des comptes au collectif sur l'état d'avancement à la fois des actions réalisées mais aussi de l'évolution de son budget. On peut donc très bien être soucieux-euse uniquement d'une mission avec budget dédié (exemple ; Movilab.org au sein du chantier 2) ou d'un chantier complet (plutôt l'idée initiale)
En fin d'année, il ou elle prévoit son budget pour l'année suivante en tirant les enseignements de l'année précédente (ai-je besoin de plus ? de subventions ou puis-je aller chercher des produits complémentaires ? ai-je besoin de recruter, de communiquer, de financer ou d'accompagner ? quels ont été les coûts cachés que je souhaite rendre visibles ? les imprévus qui se reproduiront probablement l'année prochaine ? etc.)
Ce budget est discuté, partagé et stabilisé en 2 ou 3 allers-retours avec le collectif. Cette étape est une étape de négociation collective. Je veux être plus "subventionné" je me justifie sur l'importance de mes missions et sur la difficulté à aller chercher des financements complémentaires. On peut alors avoir des discussions du type "je souhaite un événement encore plus ambitieux VS je souhaite que nous investissions moins de fonds propres dans l'événementiel" > d'où les 3 allers-retours 😆
Ensuite elle ou il gère le pilotage de ses missions et son budget. En fonction des aléas (état ou pas état ? visio ou pas visio ? moins ou plus de produits qu'espéré ? explosion des contributions, etc.), il ou elle gère au sein de son chantier s'il reste suffisamment de fonds pour réallouer et "s'en sortir", si ce n'est pas possible, il ou elle amène sa problématique lors d'un temps de coordination avec des propositions et un éventuel appel à la solidarité. Naturellement l'information d'aléas pesant sur le collectif doit être partagée immédiatement lorsque il ou elle en prend conscience.
Plus important et délicat ; elle ou il gère et la mobilisation des contributeurs et prestataires. Informe des montants disponibles ou potentiellement disponibles et des attendus, s'assure que les contributrices-teurs se rétribuent convenablement pour leur travail. Il ou elle accueille et accompagne les nouveaux, les formes et les oriente vers la documentation de nos pratiques. Elle ou il est responsable du fait de devoir rémunérer les personnes impliquées si le message n'avait pas été clair à l'origine. Il ou elle peut très bien préciser aux contributeurs-trices que le budget est mouvant et que l'on est pas sûr de pouvoir se rémunérer à l'issue du travail (ainsi les risques peuvent être assumer collectivement.)
Il ou elle rassure le collectif en partageant son analyse de la situation et démontre ainsi avoir tiré les enseignements.
Les problématiques liées :
Celui ou celle qui va chercher les sous se retrouve pilote par défaut, c'est pas cool MAIS il est inconfortable de reprendre le pilotage lorsque les négociations contractuelles ont déjà eu lieu (parce que si les négociations ont été foireuses, on se retrouve à essuyer les plâtres d'un truc dont on n'est pas responsable c'est encore moins agréable). Comment trouver une solution plus satisfaisante qu'aujourd'hui ?
Comment abandonner le soucieurat sur une mission ou un chantier ? Comment assumer que l'on y arrive pas, que l'on souhaite faire une pause, que cela ne nous intéresse plus, etc.
De Haas Fri 13 Nov 2020 9:01AM
Vigilance sur le-la DAF, un poste qui peut facilement prendre le pouvoir dans les organisation ! Je trouve que la notion "d'assistance" est claire en terme de délibération.
Laurent C Fri 13 Nov 2020 9:04AM
pas dans une logique "entrprise libérée" où la fonction support est ... support. Il faut pas que son poste soit dépendant de fonds en particulier. autre point de vigilance : le fait d'être clair au moment du recrutement, c'est pas un "directeur" qu'on recrute. Clair pour lui-elle mais surtout pour nous !
PLIHON Fri 13 Nov 2020 8:53AM
Hello il y a beaucoup de choses sur lesquelles échanger.
il faudrait creuser l'adéquation entre notre système et celui des aides européennes. Je pense que c'est central : est ce qu'on considère que notre fonctionnement contributif est une étape dans le développement de la Compagnie ou bien est-il constitutif ? A mon avis, on tient un fonctionnement intéressant, il ne faut pas lâcher. Je propose de solliciter le laba qui nous accompagne sur le montage du React pour avoir son avis là-dessus.
Les chantiers doivent être animés par les soucieux, qui doivent aussi faire du reporting. On n'a pas réussi à le faire réellement, sauf peut être Benoît sur les communs. Je rappelle que le chantier 1 n'a pas de soucieux.
Pourquoi ne pas faire une distinction entre porteur de projet et soucieux ? Ca permettrait d'alléger la charge du soucieux qui a mon avis fait trop d'opérationnel et qui trouve souvent que c'est déjà pas mal, alors s'il faut en plus se taper le reporting et le budget...;)Le soucieux pourrait s'occuper seulement de la gestion budget, de faire le reporting et d'animer un temps ou 2 sur la stratégie du chantier (nos objectifs, est ce qu'on est bons, le vaccin était périmé, la 1/2 des contributeurs a perdu l'usage de la parole et nos presta sont partis dans des camps survivalistes, qu'est ce qu'on fait ...)
Ok avec Alex pour distinguer aussi la notion de chantier de la notion de projets.
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Le recrutement d'une personne en charge de l'admin me paraît inévitable, surtout que Benoît veut récupérer les codes de la CB... ça commence à être dangereux ;) Plus sérieusement, on n'a pas de vision suffisamment claire de la situation financière, donc on ne peut pas décider sereinement de lancer/reporter/annuler des choses. C'est une donnée essentielle si on veut rester réactif, ou "agile" comme dirait Bruno Lemaire.
Giret Séverine Mon 16 Nov 2020 9:45AM
Merci pour les échanges et les questions soulevées par Benoit.
Pour réagir à qq points :
- D'accord avec le point 1 d'Alex, besoin de clarifier le rôle du soucieux.se + besoin de passer un réel temps (2h me parait réalisable ?) avec le/la nouveau/elle contributrice pour une forme de passation quand il/elle récupère un chantier
+ Je ressens le besoin d'échanger sur la dernière question soulevée par Benoit : "Comment abandonner le soucieurat sur une mission ou un chantier ? Comment assumer que l'on y arrive pas, que l'on souhaite faire une pause, que cela ne nous intéresse plus, etc."
- Concernant les questions liées au budget global de la cie, à la rémunération des contributeurs/trices, aux financements à aller chercher pour un chantier : mon expérience au sein de la cie est trop jeune pour avoir un avis clair sur ces sujets encore nébuleux pour moi.
- Ok avec le point 3 d'Alex
-Sujet recrutement : Ok avec Fred
- Sujet REACT EU : pas clair pour moi sur impact, changement...
De Haas Mon 16 Nov 2020 10:02AM
Merci 😉 ! Sur le besoin de clarifier le rôle du soucieux ; c'est l'objet de ce frama et je pense qu'on aura pas mal avancer à l'issue de ces discussions. Au vu du boulot à produire le 11 décembre est-ce que ça te dit et à d'autre de réfléchir à des modalités d'abandon-transfert de soucieurat ? Moi ça me dit bien (le management c'est ma passion) > Je crée un doc partagé : https://docs.google.com/document/d/1K2YGO3rw5AaJUGTk7s3z7Ss9iMAbbItpd_QuW0QKnIs/edit?usp=sharing
Muriel MARANDOLA Tue 17 Nov 2020 6:17AM
Merci pour vos échanges. Je préfère également établir le cadre avant de voter.
En accord avec le point 6 d'Alex : ne peut on pas allouer en début d'année une part non négligeable pour les projets "imprévus" ou imaginés au fil de l'eau pour se laisser un peu de marge de manoeuvre ? Concernant la gestion du chantier 1, c'est un vrai sujet : pas sure que l'idée évoquée soit la bonne, mais elle me parait intéressante à creuser.
Très d'accord avec Fred sur l'embauche d'un DAF (qui ne soit que Daf, mais qui nous laisse la manoeuvre ;) )
D'accord avec Seb pour distinguer porteur de projet / soucieux.
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Concernant React EU, j'ai besoin d'éclairage. D'après ce que vous en dites tous, cette sub risque quand même remettre en question pas mal de nos modes de fonctionnement. Ne doit on pas déjà anticiper et s'organiser pour ne pas devoir tout déconstruire en juin prochain ?
marie-julie rock Fri 16 Apr 2021 1:06PM
Bonjour à toutes et à tous, voici en pièce jointe la synthèse de nos échanges lors de l'atelier sur les soucieux.ses. N'hésitez pas à faire part de vos commentaires/suggestions/like/enrichissements pour finaliser cette synthèse avant le vendredi 23 avril, merci et bon we :))
Poll Created Wed 21 Apr 2021 5:39AM
Etes-vous d'accord pour cette définition/contenu du rôle du soucieux.se? Closed Tue 27 Apr 2021 4:00PM
Results
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4 of 19 people have participated (21%)
Laurent C
Wed 21 Apr 2021 7:13AM
merci pour le travail. J'ajouterais que les autres soucieux s'interdisent de "passer par dessus" le soucieux ou d'entrer dans ses tâches sans lui en avoir parler préalablement (c'est arrivé)
Etienne Cerneau
Wed 21 Apr 2021 8:25AM
Ca me semble très clair !
Poll Created Mon 3 May 2021 9:20AM
La parole reste ouverte jusqu'au 10 mai, sans opposition particulière d'ici là, nous validerons ces missions du soucieux.se Closed Mon 10 May 2021 4:00PM
Results
| Results | Option | % of points | Voters | |
|---|---|---|---|---|
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Agree | 0.0% | 0 | |
| Abstain | 0.0% | 0 | ||
| Disagree | 0.0% | 0 | ||
| Block | 0.0% | 0 | ||
| Undecided | 0% | 18 |
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1 of 19 people have participated (5%)
marie-julie rock Mon 3 May 2021 9:21AM
Hello la Compagnie, Voici la synthèse des échanges que nous avons eus. J'ai rajouté les remarques de Laurent et de Séverine. La parole reste ouverte jusqu'au 10 mai, sans opposition particulière d'ici là, nous validerons ces missions du soucieux.se
Laurent C · Fri 13 Nov 2020 8:37AM
tout à fait d'accord sur le principe. sur le profil je pense qu'il faut quelqu'un qui tienne l'administratif mais aussi qui est capable de nous relancer (animation) et qui sait gérer des fonds européens. un-e DAF en somme. Un-e secrétaire ne sera pas suffisant.