La Compagnie des Tiers-Lieux

Fri 20 Sep 2024 6:15AM

Entériner les futurs statuts de la Compagnie, avant AG

AlexandreBV Public Seen by 36

Lors de la dernière Assemblée générale, le CA a demandé une extension de son mandat le temps de proposer de nouveaux statuts à l'association avec pour objectif d'y augmenter l'implication des tiers-lieux.

Le mercredi 25 septembre prochain, un CA est organisé pour entériner une proposition de nouveaux statuts, qui doit être envoyée avec la convocation de l'Assemblée Générale Extraordinaire. Les administrateurs aimeraient s'assurer que leur proposition ne rencontre pas l'obstruction des membres avant cette échéance. C'est pourquoi:

chacun.e est invité.e au CA du 25 septembre, 18h ;
Les statuts et leurs modifications sont publiés ici pour que les avis soient documentés en amont de la réunion.

Merci de noter ci-dessous votre avis sur la question après avoir lu les synthèses ci-dessous et parcouru les modifications précises proposées dans ce document (merci de ne pas le modifier et de reserver vos commentaires pour cet espace).

Synthèse des modifications proposées par le CA pour discussion avant stabilisation lors du CA du 25 septembre 2024 à 18h – puis mise au vote à l’AGE de l’association le 16 octobre 2024

Plus de tiers-lieux rejoignent le CA, leur pouvoir augmenté dans l’asso

* Le collège des tiers-lieux est invité à envoyer entre 3 et 6 membres au CA sur un total de 12 (contre 2 aujourd’hui sur un total de 10 aujourd’hui)

* La pondération de leur vote à l’Assemblée générale est augmentée : 40% contre 30% aujourd’hui

La gouvernance est simplifiée

4 collèges de membres contre 8 aujourd’hui

Les tiers-lieux (fusion des tiers-lieux et des opérateurs de tiers-lieux)
Les contributeurs et contributrices (salariés et contributeurs externes)
Les Sympathisant·e·s de la Compagnie des Tiers-lieux (fusion des membres ressources, des réseaux de tiers-lieux et des acteurs de la recherche)
Les financeurs des tiers-lieux

Le rôle du CA est réaffirmé

* Il est garant de l’évolution du projet associatif de l’asso et de son évolution

* Il est garant de la définition et du respect de la feuille de route annuelle

* Il peut s’appuyer sur le Cercle de Coordination pour opérationnaliser ces deux responsabilités

Le rôle de la supervision est défini

- Sur proposition du Cercle de Coordination, le CA désigne une ou plusieurs personnes en charge des liens entre lui et le Cercle de Coordination : l’équipe de supervision. Les membres de l’équipe de supervision participent aux conseils d’administration, sans pouvoir de vote. Le CA peut déléguer à l’équipe de supervision un rôle de direction de l’association pour assurer le suivi du travail des contributeurs et la mise en place d’une stratégie de ressources humaines. Cette délégation fait l’objet d’une résolution en Conseil d’administration, est limitée dans le temps et peut faire l’objet d’une révocation sur résolution.

Une sorte de « bureau exécutif » est institué

- Le Conseil d’Administration désigne au moins 1 et maximum 3 co-secrétaires qui sont les représentants légaux de l’association. Ils sont particulièrement en charge des liens opérationnels avec le cercle de coordo et assurent la fluidité du fonctionnement de l’association.

FAQ

Des questionnements ont d’ores et déjà été exprimés lors de la dernière coordo, voici par anticipation les raisons qui ont amenées à ces propositions

- Ne faudrait-il pas supprimer les collèges par soucis de simplicité ?

D’une part, l’expérience des 2 ans ne permet pas de dire que système de collèges est trop complexe, mis à part dans l’organisationnel de l’AG qui nomme les membres du CA. Certains sièges sont vacants, et donc le nombre de collèges est revu à la baisse.

D’autre part, le fonctionnement par collèges a été choisi pour représenter la diversité des parties prenantes du monde des tiers-lieux et en particulier encadrer la tension entre les lieux qui sont majoritaires au CA et les contributeurs qui sont la force motrice historique de l’asso. Ce fonctionnement évite à l’une des partie prenantes de faire cavalier seul.

- Pourquoi un collège de financeurs ? Ça ne sert à rien et les collectivités ne veulent pas devenir administrateurs

D’une part, le fonctionnement de la Compagnie permet la vacuité d’un ou plusieurs collèges. La proposition sur ce collège est avant tout symbolique : donner un poids aux partie prenantes indirectes des tiers-lieux : ceux qui ont un intérêt à financer pour qu’ils existent. Cet esprit de fonctionnement est celui des SCIC qui permettent de salarier au nom d’un intérêt collectif. Certains financiers apprécient de participer à la gouvernance des secteurs qu’ils contribuent à financer.

D’autre part, il n’y a pas que les collectivités qui financent. À l’avenir, avec la baisse des crédits publics sur nos sujets, il faut anticiper un retrait du public et aussi nouer des liens avec des fondations ou des philanthropes privés, plus enclins à participer.

- On n’a pas besoin que le CA s’occupe de l’opérationnel mais du projet politique de la Cie.

Le rôle du CA dans l’orientation du projet politique de l’asso a toujours été clair dans les statuts. Les administrateurs en poste pensent que les dysfonctionnement entre CA et coordo n’ont pas permis au CA de jouer pleinement son rôle. Le peu de temps disponible des administrateurs a été aspiré par des problématiques opérationnelles.

Par ailleurs, ce n’est pas parce que les prérogatives du CA sont principalement l’orientation du projet politique de l’asso qu’il ne doit pas avoir un oeil sur l’opérationnel. Les membres du CA sont avant tout représentants légaux de l’asso et doivent valider en confiance les initiatives laissées aux contributeurs, regroupés dans la coordo et représentés par la supervision et leurs administrateurs. Le fonctionnement des 2 dernières années sur les sujet RH et finance justifient de renforcer les liens entre ces instances pour fonctionner en confiance et transparence.

À cet égard, revoir les « décisions importantes » qui demandent une validation par le CA, via ses co-secrétaires pour les dépenses de plus de 3000 euros et non 30 000 euros est un rééquilibrage pour se mettre au niveau d’autres associations.

- Pourquoi faire entrer la supervision dans les statuts ?

La mise en place d’un rôle de « coordo de la coordo » a été le principal problème de la Compagnie dans les deux dernières années (en dehors du financement du projet européen, bien sûr). Le flottement autour de ce sujet a eu des impacts délétères sur l’équipe opérationnelle. Le rôle employeur du CA ne lui confère pas pour autant de conditions favorables au management opérationnel et les administrateurs ont besoin de relais durables.

Les administrateurs pensent que les autres outils juridiques de la Compagnie (framavox, CR séminaires, RI) ne sont pas assez solides pour se prémunir de problèmes futurs, la réécriture des statuts est une bonne occasion d’ancrer un meilleur fonctionnement. Ils proposent une institution a minima (le CA « peut » désigner et les prérogatives sont à géométrie variable, sur résolution du CA) qui permettra de corriger le tir en cas de nouveaux tâtonnements.

En miroir, le CA renforce le rôle des co-sécrétaire pour assurer la fluidité des opérations.

De Haas Fri 20 Sep 2024 7:49AM

Merci pour le travail et les propositions. Voici mes retours et arguments. Mais je peux vivre avec ces nouveaux statuts sans prise en compte de mes remarques 🙂 :

Je rejoins celles et ceux qui invitent à préciser les volets organisationnels dans le règlement intérieur dans l'optique de les faire évoluer régulièrement (tous les deux ans) en fonction des personnes et des échelles :

après le feder si on repasse à un budget annuel de 200,000 la coordo, la supervision évoluent de facto donc leur relation au CA aussi.
Inversement si on continue à enfler coordo et supervision peuvent aussi évoluer.
On peut aussi avoir un maintien des échelles mais un changement de personnes en supervision et au CA et donc des modes opératoires et relationnels qui changent.

Tu indiques que les membres du CA ne sont pas parvenus à jouer un rôle politique et de mobilisation des lieux dans l'écriture de la suite parce que la relation à la coordo dysfonctionne et que les membres du CA étaient aspirés dans l'opérationnel. Je crois comprendre que les nouveaux statuts cherchent à renforcer cette connexion à l'opérationnel (aspirant). J'identifie une contradiction et j'aimerais savoir comment vous imaginez à la fois renforcer la connexion opérations-CA et parvenir à coécrire la suite avec les adhérents ?

Le CA et la coordo partage un intérêt commun sur le bon fonctionnement et développement d'un réseau de tiers-lieux en HdF. Si on identifie des désaccords sur le comment, je serais d'avis de trouver des solutions entre personnes concernées hors de temps ouverts aux nouveaux. Si tensions (fécondes naturellement) il y a - comment éviter qu'elles ne perturbent la "convivialité" (toute relative j'en conviens) d'une AG ou n’éclipse le message "allez venez coopérer avec nous, on s'amuse bien", atmosphère que j'aimerais ressentir si je suis nouveau à une AG.

PLIHON Fri 20 Sep 2024 8:50AM

Hello . Merci pour tout ce travail, les questions de gouvernance, c'est toujours compliqué. idem que Benoit, je ne partage pas toutes les propositions, mais je pourrai vivre avec si elles sont adoptées finalement.

Pour les collèges : je suis d'accord avec l'enjeu d'affichage, mais la pratique nous a montré que la plupart des collèges restaient vides, donc ma proposition était de les supprimer. 1 membre = 1 voix permet de simplifier, à nous d'aller chercher les lieux pour les faire adhérer en tant que personne morale. Mais j'hésite parce que peu de collèges c'est bien aussi, donc bon... Pas d'objections sur le collège financeurs, même si la pratique montre qu'ils ne participent pas à la vie démocratique de l'asso, encore enjeu d'affichage, mais pourquoi pas...?

Rôle politique du CA : les CA dans lesquels je siège ne s'occupent presque pas d'opérationnel. Ils débattent de décisions importantes qui engagent l'association d'un point de vue politique et financier. Si on veut embarquer plus de lieux, un CA qui se réunit 4 fois par an et qui fait un point Projet / Finances / Prépa du projet 26-27 serait plus attractif à mon avis.

Je pense que les améliorations à apporter sont d'ordre organisationnel et opérationnel. Il y a eu surchauffe côté co secrétaires. Une solution serait d'introduire un bureau dans le CA, avec pourquoi pas 3 administrateurs.trices désignées pour représenter l'asso sur un volet plus opérationnel (nos besoins ont surtout portés sur la stratégie pol (j'ai eu de nombreux échanges avec Jean sur le sujet !) le RH et l'admin. Ce serait bien de continuer avec cette idée de collégialité, sans introduire de président etc... On peut aussi prévoir si besoin d'indemniser ces fonctions qui sont très chronophages. Il faudra aussi prévoir des délégations de signatures, à encadrer dans un réglement intérieur.

Supervision : Je rejoins les arguments de Benoît. Je suis mal à l'aise de voir le mot direction dans la proposition, alors qu'on fait tout pour éviter ce type de fonctionnement. En tout cas, je ne vois pas l'intérêt de le faire figurer dans les statuts, notre organisation est très mouvante.

Je n'ai pas le sentiment qu'il y ait eu de dysfonctionnements entre le CA et la coordo, il y a des choses à améliorer, mais j'entends que mon sentiment n'est pas partagé ;) J'ai le sentiment que les décisions importantes ont été prises avec le CA (écriture du nouveau projet, axes stratégiques et budget). Pour ma part, le CA m'a aidé pendant le conflit avec certains lieux picards pendant le REACT EU, c'est le CA qui a impulsé l'écriture du nouveau projet 24-25 et qui a été présent pendant toute la phase d'écriture.

Kaczmarek Mon 23 Sep 2024 7:42AM

Bonjour à toutes et tous,

Je partage les points remontés ci-dessus. Bien entendu, si ça reste en l'état, je pourrais faire avec... Je veux juste souligner, sur ce rapport à l'opérationnel, que j'ai fait 2 ans de contributions (et de présence en coordo) sans jamais comprendre tout le projet de la Compagnie. Tu penses comprendre, et la semaine suivante, tout le monde a déjà bougé, vite, très vite. Ils se sont adaptés, ont pivoté, ils récupèrent d'autres projets, en clôture certains... Bref, la vie. Pour moi, c'est illusoire de vouloir "contrôler"... En tout cas, si je retrouve de la lourdeur administrative (que j'ai trouvé dans d'autres entités / entreprises), on perd l'âme de la Compagnie... Enfin, ce n'est que mon avis, hein. Mais c'est ce qui m'a fait venir aujourd'hui. Souplesse, confiance et efficacité...

Ensuite, je trouve que ce seuil de 3000€ me va bien. Parce que je le trouve totalement arbitraire et n'est en aucun lien avec la réalité. Très peu de dépense sont de cet ordre... Donc pour moi, je ne vois pas l'intérêt. Si c'est seulement de vous contraindre et de vous faire "aspirer" par l'opérationnel...

Enfin, je n'ai pas une grande expérience sur la rédaction de statut, donc je vous remercie pour le travail. Clairement, je ne souhaiterais pas les réécrire tous les 6 mois... Donc, de ma fenêtre, j'essaierais de les faire les plus légers possibles. A vous de voir...

En synthèse, j'ai plutôt l'impression qu'il s'agisse de problèmes de communication et inter-personnelles, que de dysfonctionnement. Dispo pour en échanger de vive voix.

Muriel Mon 23 Sep 2024 9:57AM

Hello, je pense qu'il y a bien deux enjeux distincts :

D'une part, le CA doit répondre aux besoins opérationnels de l'association en assurant son rôle de responsable légal dans des délais raisonnables. Cela implique un meilleur processus de communication entre la coordination et les co-secrétaires, ce qui pourrait être facilité par la création d'une sorte de bureau (co-secrétariat) pour résoudre ce flottement.

D'autre part, il était crucial que la Compagnie simplifie ses statuts et intègre davantage de tiers-lieux dans sa gouvernance. Le CA ainsi formé doit accompagner la coordo sur des réflexions politiques et stratégiques, sans s'enliser dans des questions trop opérationnelles. OK avec ça.

Séparer clairement ces deux niveaux permettra de renforcer à la fois l'efficacité opérationnelle et la vision stratégique de l'association.

Je suis également d'accord avec Seb et Benoît sur le fait qu'il n'est pas nécessaire d'intégrer la supervision dans les statuts, surtout sachant que la situation pourrait encore évoluer dans un an et demi. Si des ajustements s'avèrent nécessaires, ils pourraient être intégrés dans le règlement intérieur de l'association, qui devrait d'ailleurs être adapté à chaque changement organisationnel majeur. Je vous encourage à examiner certains aspects sociocratiques intéressants à mettre en place, qui ne sont pas si évidents dans leur formulation actuelle.

Noémie Mon 30 Sep 2024 8:31AM

@AlexandreBV présente aussi

AlexandreBV Thu 26 Sep 2024 7:22AM

Bonjour à tous,

Le CA s'est bien réuni le mercredi 25 septembre, avec à l'ordre du jour la stabilisation de statuts à soumettre au vote de l'assemblée générale de l'association du 16 octobre 2024.

Étaient présents :

@Vindhya - visio
@Charlotte Fagot - visio
@Charles-Henri Decultot - visio
Benjamin Boypa - visio
@Thierry - visio
@Guillaume CTL - visio
@AlexandreBV - au Bazaar
Jean Karinthi - au Bazaar

Pour la supervision :

@PLIHON - au Bazaar
@Muriel - au Bazaar
@Diane - au Bazaar

Synthèse des échanges :

les participants et participantes sont d'accords avec la nouvelle composition du CA. Une adaptation est adoptée : le passage à un mandat de 3 ans pour les administrateurs, sans renouvellement partiel. Tout le CA sera donc renouvelé en même temps, les administrateurs étant par ailleurs réeligibles.
les participantes et participants sont d'accords avec la description du rôle du CA dans la proposition de nouveaux statuts
les participants et participantes sont d'accords pour remonter à 10 000 euros le montant de dépense à l'initiative de la coordo soumis à la délibération du CA, dans la mesure où ils respectent les processus de contrôle de gestion existant (pilotage par la RAF, qui rend compte au CA)
les participantes et participants sont d'accords avec le retrait de la mention de "la supervision" et de la mention d'un rôle de direction. En revanche, il est bien mentionné que le CA désigne, sur proposition de la coordo, des contributeurs en charge du lien entre coordo et CA. Le périmètre de responsabilité et de redevabilité de ce groupe est renvoyé à l'établissement de conventions conjoncturelles, limitées dans le temps et révocables.

En synthèse, vous trouverez en suivant ce lien un document PDF du texte final. Vous avez jusque dimanche midi pour y opposer un véto avant envoi lundi avec la convocation de l'AGE.

Poll Created Thu 26 Sep 2024 7:26AM

Je consens à la mise au vote des nouveaux statuts de la Compagnie Closed Sun 29 Sep 2024 10:00AM

Quelle est la décision que vous devez prendre ?

Consentir à la mise au vote en AG des statuts disponibles en suivant ce lien

Pourquoi est-ce important?

Parce que l'AG en a donné mandat au CA qui a piloté un long travail de lien avec la coordo pour aboutir à un document consensuel.

Que demandez-vous aux personnes dans cette proposition ?

De lire les statuts avant de voter

Si vous avez une objection, veuillez dire pourquoi et proposer un changement à la proposition qui la rend sûre.

N'oubliez pas que nous recherchons le consentement pour une décision « assez bonne » qui est « sûre à essayer », afin que nous puissions prendre une bonne décision pour notre organisation.