Chaque Responsable de Lieu de distribution décrit comment elle-il organise la distribution (en amont de celle-ci, pendant, en aval)

POUR ZEST :
- en amont : 15 jours avant la distribution, j'envoie un message à tous les responsables de groupes, avec le lien du sondage annuel qui les invite à venir participer le mercredi. Avec les réponses, je constitue l'équipe pour le jour J. J'écris aussi des améliorations à envisager si il s'est passé quelque chose à la distrib précédente.
- jour J : avant, j'allais la veille préparer le lieu, maintenant, nous le faisons avant l'arrivée du camion, ou pendant le déchargement de celui-ci. Une 15aine de personnes sont nécessaires le mercredi matin.J'envoie un sms de confirmation la veille au soir. 4 s'occupent de décharger et stocker les fruits dehors, seuls les produits transformés rentrent dans le Jardin d'Alice (JA) : nous faisons une belle chaîne pour transporter les produits d'épicerie dans le box rouge où une équipe comptera l'ensemble, triera par famille et préparera par groupe les produits. Les volontaires se mettent au minimum par 2 pour préparer les groupes. La règle est de ne pas préparer pour son propre groupe ! Des petits cartons avec le nom de chaque groupe sont disposés dans l'espace, avec la fiche qui correspond. Les produits frais sont apportés à l'emplacement prévu. L'épicerie sera ajoutée après, préparée par l'équipe dans un autre espace. Les groupes qui repartiront en fin de tri sont placés sur le quai de déchargement, plus près de la rue, et sont faits en dernier pour une simple question de place. Des équipes de vérificateurs commencent à vérifier les commandes finalisées afin d'anticiper. Lorsque tous les groupes sont vérifiés, qu'il n'y a pas d'erreurs par rapports au comptage de l'ensemble, les groupes désirant partir me signent leur fiche (après une dernière vérification ensemble) et ils partent avec leurs commandes.
À partir de 15h, les groupes qui font leur distribution sur place peuvent venir faire leur préparation. Les groupes qui souhaitent retirer l'ensemble de leur commande peuvent aussi commencer à venir à cette heure là, mais la majorité viennent entre 17h et 20h30.
Je demande à 4 personnes d'être présentes pour participer à la gestion des voitures, le chargement des commandes dans les voitures, les re-vérifications avant enlèvement de la commande et la signature de la fiche qui est dans mon classeur. Les distributions sont aussi des moments de discussion, de rencontre entre les différents groupes, bien que beaucoup soient pressés par le temps. En même temps que notre distribution, au JA, a lieu la distribution d'une AMAP et l'ouverture du Hacker-Space et du bar. Un moment de rencontres possibles !
De manière générale : grande participation le matin, quelques difficultés le soir en début de saison, bonne participation sur la fin.
- en aval : parfois un groupe ne peut pas venir le jour J et je range sa commande dans le JA, et je reviens le lendemain ou après pour le retrait de la commande (c'est très rare ! mais c'est arrivé) Nous avons quelques soucis avec les déchêts (film plastique, cartons, caisses) et je me retrouve parfois seule à remettre le lieu en état le lendemain ou le soir tard.
Tous les groupes paient par virement. Quelques-uns ont un peu de retard, mais mis à part un groupe qui a eu des grandes difficultés et qui ne commande plus, il n'y a pas de réel problème sur ce sujet, juste un peu de travail pour Robert et moi ;)
Voila, en résumé comment ça se passe.
À vous lire
Alejandra

PANTIN
LE WEEK END précédant la livraison du MERCREDI envoi d un message de rappel des dispositions pour la livraison
le MARDI soir impression des bons de livraisons en doubles que ROBERT nous expédie
le Mercredi présence dès 11h45 pour réceptionner le camion en ayant au préalable installé les lieux a la BRASSERIE tables etc....
comptage et re comptage avec les représentants des groupes convoqués a partir de 12h ? Préparation des groupes sachant que l on ne prépare pas son groupe .
Vérification des préparations, enlèvements des groupes qui ne distribuent pas a la BRASSERIE
ayant soin de faire signer le bon de livraison par le représentant du groupe .
Distribution des cadeaux (oranges et citrons autres ) aux volontaires les plus assidus
installation pour les 6 ou 7 groupes qui répartissent et distribuent sur places
A 19h rangement des lieux avec les quelques volontaires qui restent , on boit une petite bière locale ;
le lendemain matin je viens prendre les cagettes qui n ont pas été prises pour laisser les lieux propres
Le vendredi mail de remerciement pour signaler comment s 'est passé la livraison sans oublier de rappeler que les payement doit se faire au + tard dans les 10 jours tous les groupes font des virements dans le temps , Robert se charge de me signaler les oublis que je relance avec fermeté ;
voila pour PANTIN sachant que nous avons des demandes de groupes ou de personnes qui veulent nous rejoindre .

ParisNord_Ecobox

Quelques jours avant la distrib' j'envoi un sondage pour renseigner qui viendra aider le matin et quels sont les groupes qui souhaitent partir avec leur commande (on les prépare plus près de la grille pour un accès plus facile aux voitures)

Le matin rdv à 9H au jardin, le camion est souvent là en avance.
on décharge puis on contrôle la quantité globale de la commande.
puis les binômes se mettent en place et préparent les commandes de groupe, on coche sur une fiche on fait les modifs si besoin, cette fiche et son double retourne dans le classeur pour être signée plus tard dans la journée lors de la réception de la commande par le groupe.
ça nous emmène vers midi, plus ou moins... puis les groupes arrivent petit à petit.
si il pleut c'est la cata... on ne peut pas mettre tout le monde à l'abris alors on met l'épicerie dans des sacs plastiques.
On allume un brasero pour se réchauffer et on boit un coup, ou deux... il y a toujours Cat avec ses vins de fruits - on a goûté deux nouveauté, vin de citron et vin de pamplemousse, un délice.
On range les caisses sur le coté pour pas trop gêner les jardiniers car elles seront récupérées le samedi par une adhérente que je retrouve au jardin et qui les stock une distib sur deux dans son garage, elles sont recyclées au près d'un maraicher.
La vérification des commandes et la signature du "bon de réception" est le moment pour faire passer les messages - AG, relances paiement, infos site... comme il y a des adhérents et pas forcement le responsable ça permet de faire circuler les infos autrement et de sensibiliser aux tâches qui peuvent être partagées au sein d'un groupe - encore trop de responsables sont seuls réellement actifs -

la distrb' se termine vers 20H30 / 21H

Voici par exemple le mail envoyé à ParisNord avant une livraison :
Bonjour à tous,

Mercredi 28 mars c'est l'avant dernière livraison de la saison : MERCI DE REMPLIR LE DOC EN FIN DE MAIL

INFOS IMPORTANTES :
* Un groupe récupère pour le maraîcher de leur Amap les caisses des agrumes.
MERCI de les regrouper pour faciliter l'enlèvement. UNIQUEMENT LES CAISSES, VOUS DEVEZ FAIRE DISPARAÎTRE VOS CARTONS ET NE PAS LES LAISSER AU JARDIN.

• Nous continuons à récolter exclusivement des agrumes pour l'association Quartier solidaire.

• Cat et ses super boissons bio maison sera là, elle a un message : " à ceux qui m'ont déjà acheté des boissons, merci de bien vouloir me rapporter les bouteilles vides et aussi,
  si vous avez chez vous des bouteilles d'une contenance de 50 cl, je suis preneuse car toutes mes bouteilles sont de la récupération."

Pour votre aide indispensable à la bonne organisation de la distrib' mercredi à ECOBOX et POUR ÊTRE PLACÉ PRÈS DE LA GRILLE QUAND ON VIENT CHERCHER LA COMMANDE DE SON GROUPE EN VOITURE

c'est ici :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12KsY-bocG5C18Iq2roOY37qFGkNdhNrevGNoNd1Uzxw/edit?usp=sharing

À MERCREDI

Isabelle pour Corto
https://www.corto-paris.org/

★ Ne doutez jamais qu'un petit groupe de gens réfléchis et engagés puisse changer le monde. En fait, c'est toujours comme cela que ça s'est passé.★ - Margaret Mead (1901 - 1978) - Anthropologue

BONJOUR A TOUTES ET TOUS MERCREDI 28 MARS ,
nous nous retrouverons pour la livraison des produits a la BRASSERIE GALLIA 31 RUE MEHUL 93500 PANTIN

a partir de 12 h ,heure d 'arrivée probable du camion, pour réceptionner les produits , préparer les commandes groupes (14 au total )
vers 14h 30 - 15h les adhérents des groupes qui distribuent sur place a PANTIN ;
Pour préparer les commandes 1 a 2 adhérents de chaque groupe est souhaité a partir de 12 h , sachant que pour cette commande nous avons pas mal d 'épicerie (pâtes etc......) ce qui nécessite plus d 'attention et de préparation .
Nous aurons la visite de Christophe de la FERME DE VASTEL qui viendra nous rencontrer et livrer ses "jus de bouleau ", nous avons eu aussi le plaisir de déguster et commander son cidre BIO et jus de pomme .
Un petit rappel pour votre venue a la BRASSERIE:
,l 'entrée se fait par l 'issue de secours a la BRASSERIE après la livraison et déchargement du camion ;
Les adhérents ,accompagnés d 'enfants ne doivent pas circuler dans la cour , ni entre les fûts entreposés.
Merci respecter cette consigne car nos amis Brasseurs travaillent et circulent avec de engins .
Bon dimanche et a MERCREDI

Bonsoir, je copie ici le mél écrit par Robert au sujet du dernier dispatch à Magny. Il n'a répondu que à Freddo, qui est en déplacement et m'a demandé de le faire.

Cela m'amène aussi à faire un petit bilan général sur la journée de mardi dernier car la perte de certains produits est la conséquence de plusieurs facteurs qui ont affecté le travail des volontaires :
- l'arrivée tardive du camion de pates. Cela etait indépendant de notre volonté et nous travaillons à améliorer le processus logistique avec les transporteurs. c'est à mon sens le problème majeur que nous avons rencontré et cet aléa est susceptible de se reproduire.
- le nombre important de palettes de pates et sauces, dû notamment à un nombre élevé de références de pates. Je veillerai à ne plus laisser une telle quantité de références en commande, en relation avec la le Comité Opérationnel de l'association.
- l'exiguité des locaux pour le dispatch des pates et sauces. Avec la meteo défavorable et l'arrivée tardive des palettes, il m'a été impossible d'organiser l'espace pour travailler dans la sérénité.
- vers 13h tout le mon est parti avec la sensation que tout était terminé : moi, je ne sui parti qu'à 16h avec Luc Cesar, a près avoir fini de rentrer les 40 palettes, avoir trié les palettes vides, avoir nettoyé le hangar et surtout après avoir vu des morceaus de commandes trainer sans avoir été mises en palette!

Mais il faut aussi regarder notre façon de travailler ensemble. Il m'a été reproché de ne pas être assez directif. Je prends volontiers cette remarque et essaierai à l'avenir de mieux coordonner les taches des uns et des autres.
- cela ne sera possible que si nous commençons tous à la même heure : nous étions moins d'une dizaine à 7h30 (le rdv est à 7h) et plus de 25 en milieu de matinée : comment passer des consignes claires si les gens arrivent au compte goutte ? Il n'est d'ailleurs pas possible de répéter indéfiniment les consignes.
Vous trouverez avec ce lein un memo pour les opérations de dispatch ( à envoyer à tous vos membres) : https://www.corto-paris.org/accueil/foire-aux-questions/participer-%C3%A0-la-r%C3%A9partition/
- Il faut séparer de manière claire et DEFNITIVE les taches de dispatch et de controle : en clair, je ne souhaite plus que ce soient les mêmes personnes qui constituent les palettes et qui comptent les produits.
- je demanderai à avoir un référent par lieu de livraison (Magny, Paris18e, Montreuil etc..) pour les agrumes et pour l'épicerie : ce sera à lui de valider le comptage final des produits mis en palette.
- Il faut aussi accepter de s'ennuyer, de travailler lentement pour ne pas se tromper : on ne partira pas plus vite en se précipitant. Et qd 20/25 personnes travaillent en même temps, il est normal que certaines n'aient rien à faire à certains moments.
- Enfin, je veillerai à ce que le partage des produits des groupes de Magny n'intervienne pas en même temps que le dispatch général. C'est source de confusion et donc d'erreurs (cf les produits manquants).
Je suis ouvert à vos suggestions car je n'ai évidemment pas tout vu et tout bien analysé.