CR réunion administration et finances

Bonjour, ci-dessous le CR de notre réunion de la semaine dernière avec Mathieu :
Banque : il y avait un blocage à la Banque Postale pour l’ouverture du compte lié à l’absence de président de l’association ; le point devait en principe se débloquer suite aux derniers échanges avec la banque. A suivre rapidement
Assurance : sur la base des offres recueillies auprès de différentes assurances, nous avons retenu celle de la Banque Postale, dont le coût est de 143 € par an. Dès que le compte bancaire est ouvert nous pourrons souscrire. Les adhésions à ce jour permettront de couvrir ce coût (219 €) – voir ci-après sur le financement de nos coûts
Flux financiers entre Co-Village et La Cantine de Gaia :
Rentrées d’argent
Salon de thé
Pour structurer un peu mieux nos relations et éviter de faire courir un risque fiscal à la Cantine/Gaia et l’association, nous avons conclu que les consommations faites sur place lors des ateliers ou non devaient entrer dans le chiffre d’affaires de la Cantine et non pas dans celui de l’association. Ce n’est pas l’objet de l’association de faire salon de thé (risque de mise en concurrence avec les commerces autour => risque TVA & impôt sociétés pour Gaia et l’association). Nous pensons également que cela permet de résoudre le sujet d’un loyer éventuel entre Gaia/La cantine et l’association : comme l’association apporte du chiffre à Gaia en occupant les lieux, cela pourrait justifier l’absence de loyer. Ou alors un loyer minime.
Soirées thématiques comme « Demain Viroflay » :
- Les fonds collectés devraient revenir à l’association
- Le coût des marchandises utilisées pour les consommations sur place devrait être acquitté par l’association auprès de Gaia
Il faut que nous ayons le recul de la première session pour voir si les fonds collectés sont suffisants pour couvrir ces frais. Sinon il faudra peut être envisager un prix minimum pour couvrir l’apéro dinatoire proposé.
Fonds collectés via Hello Asso pour le compte des intervenants en ateliers : nous devons recevoir une facture de la part des intervenants pour leur reverser les fonds. A ce stade il y a la conférence communication non-violente qui représente 125 €

Dépenses
Consommations faites par Co-Village lors de ses évènements périodiques (afterwork, Co-Village Party) : nous devrions acquitter auprès de Gaia le prix des matière premières ayant servi à faire les crêpes/gâteaux etc et servir les boissons et recevoir une facture

La question de ces flux financiers soulève celle du financement des besoins en fonds de roulement de l’association : Il pourrait être utile de communiquer sur le fait que les adhésions servent à financer les coûts fixes telle l’assurance et les quelques manifestations périodiques gratuites comme Co-Village Party #1.

Merci Pascale pour ce CR détaillé et les alertes identifiées. OK pour en parler rapidement au retour des vacances. A bientôt

CR réunion Finance du 12/04/20 :
Bonjour à tous, comme convenu lors de notre dernière réunion de collège, nous nous sommes réunis avec le cercle ⭕️ finance pour calculer la partie que nous pourrions reverser à La Cantine de Gaïa. Nous pensions vous soumettre notre proposition à la prochaine réunion de collège mais comme elle est dans plus de 2 semaines et pour éviter de perdre trop de temps pour Matthieu sur un sujet dont nous parlons depuis longtemps, vous trouverez ci-dessous notre feuille de calcul avec notre preco en bas en jaune.
Nous restons à votre disposition Pascale, Mathieu et moi pour répondre à vos questions de clarification.
Si pas d’objection sur notre proposition d’ici demain 18h, je propose que Matthieu envoie sa facture sur l’adresse mail de Co-Village.
Process moins fluide qu’en réunion mais nous nous étions engagés sur la mi avril vis à vis de Matthieu.
N’hésitez pas nous questionner si besoin de clarification ou si objection.
Bon we !

Hello ! Merci pour le CR très complet. :thumbsup: Est-il possible de clarifier la partie concernant : "la promotion des activités Co-village" dans la préconisation ? Excepté ce point, je n'ai pas d'objection sur le montant à reverser à la Cantine de Gaïa. :slight_smile:

Un point serait à discuter : c'est la part à reverser à la Cantine de Gaïa pour la mise à disposition du lieu. Pouvons-nous nous mettre d'accord dès maintenant sur ce que l'association doit à la Cantine de Gaïa ? Cela nous permettra d'éviter d'avoir à discuter tous les trimestres de ce que nous faisons de nos deniers.
Pour être dans une logique de transparence entre La Cantine de Gaïa et Co-Village, je propose que Matthieu (@buet) : tu nous partages le montant du loyer et des charges pour le local. Qu'en penses-tu ?
Cela nous permettra aussi de provisionner une somme en vue de la part à reverser La Cantine de Gaïa.

Sur le loyer je suis ok dans le principe mais on s'est dit lors de notre point avec Sabine et Matthieu que pour l'année civile 2020 qui est non seulement l'année de lancement mais également celle du confinement, nous étions dans une situation exceptionnelle qui rendait difficile de prévoir des montants fixes. Nous pensions refaire le point en fin d'année et formaliser ensuite ce point. La partie "promotion des activités" concerne toute la communication faite par la Cantine en son sein pour promouvoir les activités et l'association depuis le mois de janvier. Nous pourrons un peu mieux le clarifier dans le document mis en place en fin d'année pour documenter les services et la rémunération. Qu'en pensez tu ?

J'ajoute en effet que par "promotion des activités" on entend toutes les com' /Affiches/ Visuels réalisés par Matthieu / La Cantine (et qui nous servent pour les newsletters) + les relais d'info sur Linkedin, Facebook ou au sein de la Cantine lorsqu'elle était ouverte qui permettent de générer du trafic et donc des recettes pour Co-Village.