Organisation LaboGN 2021

Bonjour tout le monde,

Je me sens davantage d'attaque et viens de rattraper mon retard sur la conversation. D'excellentes propositions en effet.
J'avais déjà effectué la mise à jour du pôle gestion de crises en vue de l'an dernier, donc je suis libre pour assister sur d'autres pôles en vue de l'édition de cette année, si des personnes ont besoin de soutien ou s'il y a des tâches "non clamées" à effectuer.

La réservation du site est-elle effectuée ? Semble-t-il raisonnable de lancer les inscriptions dans les semaines à venir, ou cela semble-t-il prématuré ? Je peux par exemple me charger de mettre le site à jour en fonction des décisions prises ici par consensus, pour peu que des personnes passent derrière moi pour vérifier :).

Belle journée à vous,
Axiel

Oh, ça serait cool si tu t'occupais du site oui !!

Je gère ça alors ! Où sont les accès ? :)

Je t'ai envoyé un MP avec les infos de connection. Je ne m'en suis jamais occupé, donc j'espère que ça va fonctionner...

Alors pour répondre à Axiel, mais aussi pour vous tenir informé de là où on en est...

Pour le moment, nous sommes deux à gérer l'organisation de laboGN de cette année, Marie et moi. Ce n'est pas par volonté d'écarter qui que ce soit, mais il s'avère que pour trouver un site et un cuistot, on n'a pas non plus besoin d'être nombreux. Cela dit, le site a été choisi et confirmé depuis un moment, et j'ai aujourd'hui deux contacts pour la cuisine, avec les devis associés.

Je vais faire un dossier sur le drive de LaboGN pour vous mettre tous les devis (ceux des cuistots et celui du site). Dans l'idée, nous avons plusieurs possibilités pour la cuisine, je ferai un sondage à part pour avoir votre avis. L'idée est de pouvoir lancer les inscriptions pour cette année courant semaine prochaine pour que les gens puissent se projeter un peu.

J'imaginais gérer la billetterie, mais si quelqu'un.e est partant pour prendre la relève, qu'iel se manifeste ! Après, ça ne me pose pas de problème de le faire.

Au vu des différentes options, avec le coût du site qui est bien moins cher que l'année dernière, la PAF classique pourrait être de 200 à 220 euros pour 8 jours, soit moins cher pour plus longtemps que l'année dernière et ça pour 60 personnes. Plus on a de monde, plus on pourra baisser la PAF.

Je vais refaire une discussion pour la PAF, et une pour la cuisine. Je vous invite à consulter les devis sur le Drive, car là, je ne suis pas sûr de pouvoir les donner...

Bonjour :)

Super pour les mesures sanitaires discutées en amont, le test PCR, le respect des gestes barrière, privilégier le plein air et le système de badges amendé par Julien.

Le site est magnifique :)

Je suis bien partante pour m'impliquer cette année.
La billetterie pourquoi pas mais il faudra me former un peu.

Sinon il y avait un tableau des tâches qqpart pour les autres années il me semble ? Est-ce que quelqu'un a le lien sous la main ?

J'ai trouvé !
https://drive.google.com/drive/folders/1pesPAtynMTXdXt10sMrXGYRGcEhPoR8U

Je n'arrive pas à trouver si l'on a arrêté un début samedi ou dimanche. Du 14 au 21 août ou du 15 au 20 ? :)

Alors c'est du samedi 14 au samedi 21 août !
L'idée est celle-ci : tout le monde arrive dès le samedi (contrairement aux années précédentes ou une équipe réduite arrivait pour mettre en place le site) et tout le monde participe à la mise en place.
Les ateliers et briefing de la semaine commence dès le dimanche matin, et les activités débutent alors dès le dimanche après-midi. On gagne ainsi une demi-journée d'activité, avec une organisation un peu plus horizontale !

Nickel merci !
Au passage, on a une facture de renouvellement du site. On a l'argent quelque part ?

Je viens de voir effectivement un mail de leur part dans la boite de l'asso. Je reprends doucement tout ce qu'il y a à faire, mais malheureusement, je n'ai pas du tout la main dessus.
Je vais demander à Leïla si elle peut s'occuper de ça, car je n'ai pas accès au compte de l'asso :/

Leïla va s'en charger cette aprem :)

Salut à tous,

Alors j'envisage de lancer les inscriptions pour l'édition de 2021 ! Le truc, c'est que j'ai l'impression de prendre toutes les décisions. Ca ne me pose pas vraiment de problème, car j'aime être efficace, mais c'est un peu contraire à la philosophie de LaboGN...

Voilà ce que j'envisage :

• Max 60 personnes pour permettre des chambres à 2/3 maxi et pour ne pas avoir trop de croisement dans les couloirs.

• PAF normale : 200 euros. Paf Solidaire : 160 euros. Paf Participative : 220 euros. J'ai compté dans mon budget 40/10/10 et ça passe. Il s'avère qu'on a quand même pas mal d'argent sur le compte, donc je serais d'avis de ne pas limiter les PAF solidaires...

• Inscription en deux vagues : la première où on demande une première partie de la PAF : 100/60/120 (en fonction des pafs que les gens veulent). La seconde où on demande les 100 euros manquant. On peut proposer éventuellement une troisième vague pour ceux qui veulent payer en 3 fois.

• La première et deuxième vagues dureront 1 mois et demi. La troisième 1 mois. Pourquoi cette durée ? Pour voir un peu où on va, mi-mai nous permettrait d'avoir une petite idée de l'évolution de l'épidémie, et donc sans doute avoir des personnes qui pourront se positionner sur cet été.

Ce que je ne suis pas capable de faire :

• Je suis nul en communication en dehors de FB. Il faudrait donc communiquer sur le site, et éventuellement faire une newsletter.

Et pour le moment c'est à peu près tout...

Voilà, est-ce que tout ce que j'ai notifié vous paraît cohérent ? Si vous avez des suggestions à me faire, je vous écoute. Je lancerai les inscriptions début semaine prochaine (sauf si il y a des gros problèmes dans ma méthode bien sûr)

Hello,

À première vue ça me paraît ok. J'ai commencé à éditer le site, ça peut être bien d'aller regarder. Il manque tout ce qui concerne les inscriptions, mais il me semble important de l'ajouter là avant de partager sur Facebook.

Tu veux que je te dises quoi mettre sur la rubrique inscriptions ? Ou tout ce que j'ai mis ici suffit ?

Voici le lien vers Helloasso : https://www.helloasso.com/associations/labogn/evenements/labogn-2021

Pour le fonctionnement, c'est un peu différent, il y a 60 places en tout (on pourra éventuellement augmenter si on a trop de monde à la porte, mais sans doute de 10, 15 grand Max).

J'ai mis la première partie jusqu'au 15 mai ! La deuxième jusqu'au 30 juin.

Dis moi si tu as besoin de plus d'infos

Avec le lien HelloAsso je pense que j'ai tout bon ! N'hésite pas à me solliciter si je n'ai pas fait ça d'ici ce week-end.

j'ai déjà fait les tickets si tu as besoin d'aide ou de relecture. je suis là.

ben tu peux jeter un oeil, via le lien, en te connectant à HelloAsso, tu auras accès à toute la configuration...

@Jarim Lafourche : je vois passer les messages et je suis très reconnaissant que tu te charges (efficacement) d'une bonne partie de l'orga ! Tu as ma procuration - sauf si tu renommes LqboGN en Dog Training Camp, auquel cas j'abboierai de contestation.

Merci d'avoir mis tout ça en place rapidement

Je suis nulle aussi pour la com sur les RS, mais je peux faire une newsletter régulière si vous pensez que ça peut être sympa et utile.

J'attends la suite pour voir si je peux me positionner sur une tâche où je serais compétente.

On a une liste de diffusion avec pas mal de mails (je ne pourrais pas vraiment aidé, car j'ai jamais géré ça) et je pense que l'annonce de l'ouverture des inscriptions par ce biais pourrait être cool en effet. Je ne sais pas si on a besoin d'une NL régulière, mais au moins une annonce, ce serait déjà bien. Ne serait-ce pour toutes les personnes qui ne sont pas sur FB...

Il y a une compte Newsletter Mailchimp avec une liste de mail globale pour annoncer l'ouverture de la billeterie. Je t'envoie le lien des informations pratiques.

Super, merci !

Le plan de la newsletter tel que j'y ai réfléchi :

1. (re)présentation de LaboGN

2. Détails pratiques 1 : lieu et dates

3. Détails pratiques 2 : mesures sanitaires

4. Détails pratiques 3 : nombre de places, PAF et infos associées (prix et date des versements notamment)

5. Autres : lien vers le site, le groupe FB, invitation à partager l'info, à s'impliquer dans l'organisation ?

Peut-être ne pas tout détailler tout de suite, chaque point pouvant faire un développement ultérieur dans d'autres newsletters.

Qu'en pensez-vous ? Vous voyez des trucs qui manquent, des trucs à rajouter ? Un ordre qui vous semblerait plus logique ?

Je trouve ça très bien !

Hello,

J'ai mis le site à jour mais j'ai sans doute raté des trucs/fait des erreurs, une relecture serait bienvenue ;). Merci à toustes.

J'ai jeté un oeil. J'ai vu deux choses :

Le fonctionnement des places participatives : avec 2 places pour une solidaires n'a plus lieu d'être car on financera les places solidaires quoiqu'il arrive.

Il y a une mention de tirage au sort pour les places solidaires qui là aussi n'a plus lieu d'être.

Sinon, ça me semble bien. J'ai pas regardé si il y avait des fautes par contre.

Peut etre précisé que le nombre de places réduit de cette année est là pour des raisons sanitaires pour faciliter les circulations...

Je modifie ça en soirée !

Une petite coquille sur cette page : https://www.labogn.org/%C3%A9dition-2021/

C'est le samedi 21 août et non le 20.

Sinon, j'ai parcouru et ça me semble très bien !

Merci d'avoir mis à jour :). Autre petit coquille sur le site : sur cette page, https://www.labogn.org/%C3%A9dition-2021/inscriptions/ le titre est "Inscriptions Labo-GN 2019" au lieu de 2021
Et sur la page https://www.labogn.org/%C3%A9dition-2021/infos-pratiques/, dans le paragraphe "Inscriptions", il faut également remplacer 2019 par 2021

Merci à vous deux, c'est corrigé !

Arf, j'avais pas regardé la partie "infos pratiques"
Il y a dans la rubrique inscriptions encore 2019 au lieu de 2021.
Pour les règles sanitaires, peut-être ajouté une mention comme quoi il y aura en place une salle Lounge où les règles sanitaires ne pourront pas être respectées...
Pour les repas, je ne sais pas si on pourra vraiment faire deux services, donc mettre le conditionnel serait plus indiqué...
Voilà sinon, tout le reste est nickel !!

Je me posais une question : ne devrions nous pas réserver des places pour des primo arrivants ?

Ça me paraît être une bonne idée, oui, vu la pression aux places. 6 (10%) ?

on a le temps de modifier tous les billets, sachant qu'il va falloir tout doubler?

j'ai pas compris Céssil :P
J'envisageais une dizaine, mais oui, 10% c'est bien...

La question est de savoir comme on garde de place pour des primo arrivant: on fait des billets séparés ou on garde les billets actuels avec une quesion sur ce sujet sachant que tout le monde peut s'inscrire, (si on atteint le seuil, est-ce que ça veut dire refuser des personnes après leur inscription)

On a pas rajouté les 2 places pmr aussi. je dois partir là mais je regarderai avec la personne qui fait les billets(j'ai pas vu hello asso encore)

Ah oui, c'est bon j'ai compris :P
Je pense qu'on peut exprimer la volonté de garder des places pour les primo arrivants, entre 6 et 10 disons. Et que si on n'a plus assez de places, en réouvrir pour ceux là uniquement.

Ca évite l'éceuil de devoir doubler tous les billets, et c'est plus facile à gérer. On peut espérer que de bases, nous ayons des primo-arrivants...

Ce qu'on peut faire niveau tarifs c'est :
- 100€ primo-arrivants (10)
- 100€ revenants (:D) (50)
- 60€ 2e paiement solidaire
- 100€ 2e paiement normal
- 120€ 2e paiement participatif
=> pas de limites de places pour les 2e paiements. Le désavantage c'est que ça demande 3 tarifs à 100€ et que ça "force" les gens à payer en deux fois (on peut prendre la première et la deuxième partie le même jour ça n'est pas un problème), l'avantage c'est que ça permet de gérer facilement le nombre d'inscriptions directement sur HelloAsso. On peut ouvrir plus de places standard et supprimer le tarif primo au besoin après le 15 mai.

Je rajoute une précision sur le site concernant les primo :)

L'autre possibilité aussi est de rajouter juste une option "primo-arrivant" qui sera gratuite, et que les gens primo cochent.

Besoin que je m'occupe des démarches concernant les goodies (Notamment les badges de gestes barrières) ?

Coucou Kyan
ça fait 2 années qu'on a décidé, pour des raisons écologiques ET économiques, de ne plus faire de goodies.
A moins qu'on ne revienne collectivement sur cette décision, je pense que ça va rester comme ça ?
L'asso possède suffisamment de porte badge pour ne pas avoir à en racheter je crois , surtout si celleux qui les ont gardé par mégarde les années précédentes peuvent les rapporter ( gros regard en direction de ma table de nuit où j'ai retrouvé mes badges de 2018 et 2019, oups ⁾

mais si tu te sens des talents de graphiste, on peut imaginer de pré-imprimer des étiquettes avec une signalétique concernant les gestes barrières (à définir), à personnaliser ensuite pour rajouter le nom d'usage, les pronoms et autres symboles que choisiront les laborantin.es ( http://laborantin.es ) ...

Le mar. 6 avr. 2021 à 12:07, Kyan (Framavox) notifications@framavox.org a écrit :

Ah en voilà une bonne nouvelle écologique et économique !

Je pensais qu'il était plutôt question d'un badge type pin's différent du porte nom mais c'est cohérent de joindre les deux (même si on a rarement assez de place pour tout noté)

Alors je pense que pour le coup, il faudra racheter des portes noms. On n'en avait déjà plus assez pour minilab...
On peut toujours demander aux gens de ramener les leurs (moi j'en ai au moins 3 ou 4, oups) mais en vrai, les gens n'y pensent pas systématiquement (moi le premier)... Un rachat de 100 porte badge à une dizaine d'euros, même si écologiquement c'est pas top, ça ne nous mettra pas dedans économiquement...

On pourrait peut-être envisager, plutôt que des badges, d'avoir des "autocollants" qu'on fixe sur notre porte nom... Avec 2 ou 3 symboles en fonction de certains éléments...

je confirme pour le porte badge, il faut en racheter.

J'ai une centaine de porte-badges, je peux tout à fait les prêter si jamais. Forcément j'aimerais en récupérer un maximum à la fin mais des pertes sont acceptables ^^

Les carnets LaboGN me manquent j'avoue haha

Après, rien n'est ancré dans le marbre.
On pourrait envisager, dans l'inscription, de faire des options carnets et/ou eco cup ! Perso, j'ai beaucoup trop de carnet laboGN encore vide que je n'utilise qu'assez peu, mais rien ne nous empêche d'en proposer à ceux qui le désirent... (quand au éco-cup, j'en ai beaucoup trop pour en vouloir encore)...

moi c'est les tote bag. J'adore les carnet mais ils sont toujours pas remplis

Si vraiment vous voulez regarder un peu pour des goodies, faites vous plaisir ! Regardez, faites des devis, et donnez les prix... On peut envisager de les proposer en option dans la deuxième partie d'inscription... Avec un prix moindre pour les solidaires éventuellement...

J'aime bien l'idée des options !

L'avantage des options c'est que ça règle le problème de l'enjeu économique, l'Asso au final n'avancera pas l'argent car cela proviendra des pré-commande. Partant de là je peux vous proposer une gamme de goodies allant du badge jusqu'au sweat-shirt en passant par les mugs, les t-shirts, les tote-bags... Restera qu'à trouver un graphiste parmis les laborantins ou passer par Fiverr ;)

Il y a deux ans, c'était Mathieu qui avait l'illustration. Les années précédentes Fany. Les deux seront présents à laboGN cette année, mais on peut faire une demande global aux graphistes (car il y a d'autres personnes qui dessinent bien qui sont inscrits) pour proposer quelque chose pour cette année, une personne motivée pour faire un design global, avec également les picto qu'on choisira pour les jeux pas covid proof par exemple.
Après, multiplier les goodies, c'est un risque d'avoir 3 tote bag, 2 carnet, 1 sweet, 6 stylos etc... J'aurai proposé un ou deux goodies, voir 3 et basta...

Je pense que je ferais la comm demain sur FB pour l'ouverture des inscriptions à laboGN 2021...
J'ai fermé la billeterie car déjà deux personnes se sont inscrites. Pour un peu plus de justesse, je ne la réouvrirais que demain...

Dans l'idéal, il faudrait pouvoir envoyer une NL demain également...

Ok, je prépare ça pour demain fin de matinée !

Super !
J'ai annoncé l'ouverture à 19h, donc tu pourras l'annoncer sur la NL, si elle part en fin d'aprem, ce serait parfait !

Comment je peux faire pour voir combien y'a déjà d'inscrits ? o:)

Sur le compte HelloAsso. 37 à l'heure actuelle dont 8 primo-participants...

J'ai pas les codes pour aller voir directement. Merci pour les chiffres. Tu penses pouvoir nous les donner ici régulièrement ? :)

40 avec 9 primo-arrivants...

Wait, les inscriptions sont ouvertes ? Arggh

Oui, mais c'est bon, il reste de la place pour toi :)
46 inscriptions avec 10 primo-inscrits (qui est mieux que primo-arrivants en fait)

Voilà la première newsletter : https://docs.google.com/document/d/1UUS_YQOeWEPRAIBJnux_MQL6fjfzo42zUrk8f7BEcPs/edit?usp=sharing

Toutes relectures et commentaires bienvenus d'ici 18H30 (je sais que c'est short, j'ai eu plein de soucis perso qui me sont tombés dessus, j'ai pas pu finir avant).

Comme j'avais dit, j'ai essayé d'aller à l'essentiel pour ne pas faire un pavé illisible, quitte à développer certains points dans de futures newsletters.

j'ai fait une relecture rapide et ça me parait bien :)

Il me manque le lien vers la billetterie, si qq1 peut me le donner ?

edit : j'ai trouvé, c'est bon !

Et voilà, c'est envoyé !

Merci pour vos relectures et commentaires <3

Il ne reste plus que 5 places et nous avons une quinzaine de primo inscrits, ce qui est cool ! Ça représente 25% des inscrits !!

Et voilà ! Les 60 places sont parties !

Dans la semaine, je vais envoyer un mail aux inscrits avec :
- la liste des inscrits (cela pour être sûr de ne pas avoir des participant.es qui se retrouvent face à une personne problématique).
- un questionnaire (si quelqu'un se sent de le faire) avec la description des activités que les participant.es voudraient proposer
- Et une explication sur la suite de l'organisation, avec les différents pôles dans lesquels les participants peuvent prendre part (là aussi, si quelqu'un se sent de faire un descriptif, ce serait cool)...

Voilà. Si vous avez quelque chose à rajouter, dites le moi ! Si quelque chose vous gêne aussi !

Je ne laisse pas totalement la porte des inscriptions fermées. Je laisse la possibilité aux gens de me contacter. D'une pour s'inscrire sur la liste d'attente en cas de désistement, et surtout pour voir combien de personne voulaient s'inscrire sans avoir pu le faire à temps. Car si on a 2/3 personnes, je me sens pas de les laisser à la porte. Les places sont parties très très vite, et pas tout le monde ne pouvait savoir en si peu de temps !

Je peux le faire pour les pôles. Je vais retrouver les anciens messages 😆. Est-ce que tu veux que je m'occupe de créer le groupe sur le Mailchimp? (c'est peut-etre déjà fais je ne sais pas)

Merci pour les pôles. Il faudrait aussi demander si une personne est partante pour faire les différents visuels, comme les logos pour les activités non covid proof etc.
Pour les mails, mailchimp est bien pour les NL, mais je ne sais pas si c'est indiqué pour une liste de diffusion pour permettre aux gens de répondre...

Je veux bien m'occuper du questionnaire pour les activités. Un gform ça peut être pas mal pour ça, non ? Ou un simple gsheet ? (sachant qu'un gform est éditable par ceux qui répondent et qu'on peut récupérer toutes les infos sous forme de gsheet au besoin)

Pour les éléments à demander :

• Nom/pseudo de l'organisateurice

• Type de l'activité

• Description de l'activité

• Temps prévu

• Nombre de participants

• Matériel requis

Vous voyez autre chose ?

Je peux faire ça rapidement mais n'hésitez pas à me donner une deadline, je fonctionne mieux avec.

@macalys pour ne pas que tu repartes de 0, je t'ai copié le questionnaire 2019 dans le drive LaboGN2021 https://docs.google.com/forms/d/1vThj2DgDigaNzYCS0wfPAK87Gh7odoye2tTrpOjjQX0/edit?usp=sharing

Il faudrait aussi que tu demandes quelles mesures sanitaires seront respectées pour l'atelier en question : distanciation physique, port du masque, ou aucune... Il doit y avoir encore des niveaux différents, mais déjà ces trois éléments donneront une bonne idée !
Il faut aussi demandé des spécifications sur le lieu : salle silencieuse, salle bruyante, possible de le faire en extérieur, salle avec de l'espace, en musique, son et lumière (donc en Blackbox) etc.

Merci ! ❤️ Ça va grandement me faciliter la tâche ! 🙏

C'est noté, je rajoute tout ça et ok pour jeudi ! Merci !

Du coup, Céssil, je veux bien que tu crées la mailing list sur mailchimp...
Tu as pu faire la liste des pôles ?

MailChimp, c'est bon. Le groupe 'Participant·e·s 2021' est créé. Je n'ai pas encore eu le temps pour la liste, ce sera pour demain

Pour la deadline, j'aimerai bien envoyer ça jeudi ou vraiment au plus tard vendredi matin...

Le questionnaire existant est déjà très bien fait, donc j'ai très peu de travail ^^

Pour les mesures sanitaires, @Jarim Lafourche tu avais cité 3 options : "distanciation physique, port du masque, ou aucune", j'ai rajouté "possibilité d'organiser l'activité en extérieur".

Pour les lieux, je n'ai pas proposé salle bruyante, je suis partie du principe que si les participants ne demandent pas une salle silencieuse, par défaut l'activité peut se faire dans une salle non isolée.

J'ai converti les durées en minutes en heures en précisant que les lieux devront être libérés 5 minutes avant pour laisser la place à l'activité suivante, ça me semblait plus clair comme ça.

Est-ce que je rajoute un bloc sur la sécurité émotionnelle ? (j'ai précisé dans la présentation de l'activité que des TW ou CW sont bienvenus)

Pour la présentation du questionnaire (et l'organisation) j'ai besoin de savoir si cette année les organisateurices des activités devront aussi remplir le tableau des activités ?

Et enfin la deadline pour le rendu reste-t-elle la même (le 15 juillet au soir, ce qui me semble tout à fait bien) ?

Alors pour les mesures sanitaires, c'était surtout pour indiqué aux participants, via des petits symboles, à quel niveau on se trouve dans le respect des mesures sanitaires. Le fait d'organiser à l'extérieur, ce serait plutôt dans la section "specificité des salles qu'il faudrait le mettre".

Oui, c'est une solution

Ok pour les horaires.

Ah oui, c'est une bonne idée le bloc sécurité émotionnelle !

Alors oui, je ferai le tableau comme les années précédentes qu'ils devront remplir, mais il faudra ajouter qu'on pourrait être amené à modifier le programme en cas de besoin. Et mettre (si ce n'est pas déjà fait) de remplir plutôt le début de la semaine, plus que la fin...

Oui, 15 juillet c'est bien, cela nous laisse le temps de faire la mise en page et de le faire partir à l'impression !

Merci :)

Ok, tout est calé ou presque pour le questionnaire.

Pour les règles de remplissage du planning, il faudra plutôt les mettre sur le tableau je pense ?

Il faudrait que tu donnes le lien du planning quand il sera créé pour l'insérer dans le message de confirmation d'envoi du questionnaire (pour le moment le lien indiqué est celui du planning de LaboGN 2019).

J'ai coché l'option "collecter les mails" au cas où on veuille faire un groupe organisateurices d'activités pour la newsletter mais si ça vous semble trop intrusif, c'est juste une case à décocher. (en parlant de newsletter, on peut en faire une pour diffuser les questionnaire et le planning ?)

Tout est là : https://docs.google.com/forms/d/1vThj2DgDigaNzYCS0wfPAK87Gh7odoye2tTrpOjjQX0/edit

Remarques et relectures bienvenues (c'est très rapide à relire et en cliquant sur l’œil en haut à droite vous pouvez avoir un aperçu direct du questionnaire).

j'ai ajouté des heures possibles, et j'ai mis choix multiples pour les salles et les règles sanitaires... Sinon, rien à redire :)

Cool, merci ! C'est vrai que c'est tricky, tu peux cocher plusieurs cases si tu mets "cases à cocher" mais pas si tu sélectionnes "choix multiple". J'aurais dû tester le questionnaire au lieu de seulement le relire 😅

Ah et pour les mails, je pense qu'on peut éviter de les demander. On a déjà les mails de tous les participants, et si tu dois remplir plusieurs fois, ça va vite être lourd...

Et sinon, comme j'avais dit à Cecile, je vais faire un mail pour remplir tout ça avec aussi plein d'autres infos. J'avais dit que je pensais plutôt faire un mail en direct, mais en vrai, on peut envisager une NL avec juste les participants...
Si je te donne les points à évoquer, tu te sentirais de le faire ?

Sinon, j'ai fait le planning et mis le lien directement dans le questionnaire

D'ici jeudi c'est un peu serré pour moi...

J'ai repris la liste des mandats et supprimer les nom. Le nouveau lien:https://drive.google.com/file/d/1rfdO4-NN9-zaDFjocbXoA8NIuIQ283tY/view?usp=sharing

Je suis en train de regarder les fiches voir s'il y a des remarques. Vu que je les ai déplacé vers le dossier 2021, je dois avoir des modifications à faire.

Dans le questionnaire pour le couchage, je ne comprends pas la mention "Notez que les chambres (hors foyer) seront de 2 maxi" Je crois comprendre le sens en relisant le mail d'organisation, mais je pense qu'il faudrait expliciter + cette phrase dans le paragraphe du formulaire :)

Hey, pouvons nous, nous sentir légitime de prendre un mandat dans ce joli tableau ? :)

oui, bien sur :)

Je suis partant pour m'occuper de l'accueil J1 si vous voulez :) J'ai lu l'ordre de mission et je pense que c'est complètement gérable ! Si des petites mains ont envie de me filer un coup de patoune, vous êtes les bienvenues <3

Coucou,
Alors je n'ai pas relu l'ordre de mission, mais au vu de la configuration cette année, il est fort probable que la mission en elle-même change. En effet, contrairement aux autres années, tout le monde arrivera en même temps. Je pense alors que l'accueil doit fusionner avec l'installation J-1 car il va falloir donner des directives à tout le monde le jour de l'arrivée pour aider à la mise en place du site. La mise en place de l'accueil fait également partie de ça...
Donc peut-être réfléchir à comment faire pour que tout ceci soit fluide :)

Hello ! @Kyan tu n'as pas rempli le tableau des mandats il me semble du coup je me suis inscrite dans Installation J-1 et Accueil J1 parce que l'installation collective était ma proposition il y a deux ans et que j'ai déjà des idées sur la mise en place. Je me suis aussi mise en renfort sur le planning et la gestion des bénévoles au quotidien. Pour info @Jarim Lafourche dans le mail envoyé à tout le monde après l'inscription, le lien du tableau des tâches et mandat est celui du doc excel et non pas du tableau directement modifiable, ce qui explique peut-être qu'il soit pour l'instant si peu rempli.

Ah merde... oui ça peut expliquer effectivement...

Oui le document n'était pas modifiable et je n'avais pas accès au bon, ce qui explique que je n'ai point pu m'y inscrire :) Si effectivement tu as des idées de mise en place et que tu bosse sur ce projet depuis un moment, il me semble tout à fait cohérent que tu en ai la charge ! Force à toi !

Pour le document, il y a un 'Ouvrir avec' au dessus qui permet de le modifier:

Mais est-ce que faire ça permet bien d'ouvrir la version modifiable par tout le monde ou est-ce que ça n'en ouvre pas une copie ?

Et je veux bien qu'on discute de cette histoire de goodies, si cette année ça nous tente, et si oui, vers quoi on a envie de se tourner (Comme j'ai cru comprendre qu'on avait envie de privilégier une petite quantité de goodies, genre 2)

On a évoqué la chose deux secondes durant l'AG, mais comme ce n'était pas le sujet, on a laissé tomber. Je pense qu'il faut discuter de ça. Actuellement, les goodies n'apparaissent pas dans le budget, mais au vu de l'argent qu'on a de côté, et la marge que l'ont a actuellement sur le budget (plus de 7%), il est très envisageable d'ajouter des goodies pour tout le monde.
Peut-être faire un sujet spécifiquement pour les goodies, voir quelle orientation on désire, et si on en prend, de quelle manière on les envisage (pour tous, à la demande, les faire payer en plus ou non etc.)

Coucou. J'essaye de me remettre doucement dans le bain de l'organisation malgré les problèmes psy qui m'ont bloqués jusque là.

Si je ne me trompe pas, le document des mandats et les fiches de mission 2021 ont été crées à partir de l'édition 2019. Pour l'édition 2020 qui a été annulée, j'avais mis à jour le document des mandats (réorganisation des pôles, demande de l'adresse mail des mandataires pour permettre qu'iels communiquent, etc.) et bon nombre de fiches de mission (mais pas toutes) avaient été complétées par de précédent·es mandataires.

Voici le lien : https://drive.google.com/drive/folders/1pesPAtynMTXdXt10sMrXGYRGcEhPoR8U?usp=sharing

Si vous pensez que le système 2020 est plus pertinent, je peux m'occuper de mettre à jour les docs 2021. En particulier les fiches qui sont plus détaillées.

Hello, ce document 2020 me paraît plus clair que celui que nous utilisons actuellement et effectivement les fiches plus détaillées valent d'être récupérées. Autant repartir sur le travail déjà effectué plutôt que de devoir tout refaire l'année prochaine.

Je viens seulement de voir la réponse (je ne suis présente sur internet que de façon sporadique). Je vais essayer de faire les mises à jour dès que possible.

Je viens de relire le mail d'infos générales de 2019 et on avait demander à tout le monde son numéro FédéGN. Je ne me rappelle pas qu'on me l'ait demandé cette année. Est-ce qu'on n'en a plus besoin pour l'assurance ?

Je n'ai pas demandé le numéro de fedegn car dans la paf est prévu de prendre le pass à 2euros. Beaucoup plus simple à gérer pour moi ;)

ça marche. En plus, cette année il n'y a presque pas eu de GN donc pas grand monde doit avoir la carte.

Bon, je ne sais pas où le mettre, mais j'ai juste besoin que vous me dites : tu as raison, ce sont des cons...
Voilà, actuellement, je me prends la tête avec le site, qui nous facture des produits de ménage, qu'ils étaient censé nous fournir, mais qui n'ont clairement pas fourni en assez grande quantité. Aussi, ça represente pas grand chose (environ 200 euros, ce qui me semble énorme pour 6 bouteilles de produit, mais passons), mais j'aime pas qu'on me prenne pour un con.
Voilà, après une première demande (sachant que j'ai accepté qu'on paye plus de forfait ménage qu'à la base) de ne pas payé certaines choses facturées, ils refusent sous prétexte qu'on s'est servi dans la réserve. J'ai renvoyé un nouveau mail moins cordial, précisant que nous n'aurions pas eu à le faire si ils avaient fournis assez de produits. Je ne pense pas que je finisse par avoir gain de cause, mais j'avais quand même besoin de montrer que non, je ne me laisserai pas faire.

Ca implique que la probabilité d'avoir de nouveau ce site l'année prochaine et faible, d'un autre côté, des gens qui essayent de nous entuber sur plein de trucs, j'ai pas spécialement envie de leur donner de l'argent.

Voilà, je ne pense pas que vous puissiez faire grand chose, mais juste un peu de soutien m'ira ;)

Des bisous

J'ajouterais qu'ils ne nous les ont pas fourni du tout, les produits d'entretien et que c'est pour ça qu'il a fallu qu'on aille en chercher dans la réserve. Tu as mon soutien, ce sont des cons. Et clairement en 6 ou 7 éditions de LaboGN, je n'ai jamais vu d'équipement de ménage aussi merdique dans aucun site. D'ailleurs, je ne vois pas bien comment ils peuvent demander aux locataires de faire du ménage avec aussi peu de matériel.

Soutien <3

Je me rappelle d'un lieu qui avait voulu nous facturer un ménage total alors qu'on avait fait ce dernier mais oublié de sortir la poubelle. Sur ce même site, un escalier en bois très mal entretenu m'a causé une chute qui m'a causé une blessure à l'épaule, épaule qui ne s'est jamais complètement remise. J'ai sous-entendu que je pourrais les poursuivre judiciairement à ce sujet et ils nous ont lâché.

S'ils sont vraiment relous, je peux creuser les critères nécessaires pour se déclarer lieu accessible PMR et voir s'ils sont en infraction. Je ne suis pas sure que ce soit le cas (le site n'a pas une bonne accessibilité dans les faits mais il me semble que la loi a des lacunes) mais si ça l'est ça nous donnerait un moyen de pression.

Bon, j'ai envoyé aujourd'hui un énième mail, comme quoi je refuse de payer certaines choses que nous n'avons clairement pas utilisé. Je ne suis pas sûr que cela fonctionne. On va régler ce qui me semble juste, et si ils veulent nous poursuivre, sans doute que je finirai par payer (notez qu'on a de quoi les payer, même avec un surplus pour la cuisine, nous ne sommes pas en négatif cette année), mais voilà, j'aime pas bien qu'on nous prenne pour des pigeons.

Une chose est sûre, et je leur ai dit, il n'est pas question qu'on retourne chez eux. Dommage car le site était vraiment pas mal...