Revoir notre façon d'élaborer le programme des interventions ?

Je vois un contre-argument possible au fait de placer soi-même sa proposition dans le programme. Outre le fait qu'il faut garantir que les changements dans le doc soient vus en temps réel par tous, le fait qu'une équipe orga établisse le programme ça permet de prendre en compte un certain nombre de soucis logistiques : jeux bruyants vs jeux silencieux / salle cracra ou salle avec tables et chaises pour se poser... ça permet aussi d'équilibrer pour que tout le monde trouve son compte un peu tout le temps et que la répartition des items permettent à un max de gens d'être occupés tout au long des journées

Je suis pas fan de l'inscription en amont, et pas non plus sur une inscription numérique, surtout si ça continue sur place...
Parce qu'il y a toujours des gens qui seront sur le qui vive pour s'inscrire et ceux qui n'ont juste pas le temps, pas l'accès etc. Et sur l'aspect numérique, clairement si je peux me passer d'un ordi pendant une semaine, je suis super heureux...

Je pense que si inscription en amont il y a, il faut compter un truc comme 50% de places réservées d'office à l'inscription sur site.

Avec, à titre informatif, une liste ouverte de personnes intéressées (pas une liste d'attente), qu'iels le soient pour s'inscrire à une réédition ou pour donner un coup de main en renfort.

J'ai une vision peut être particulière mais en sortant de LaboGn j'ai une grosse envie c'est de partager ça .. de convaincre les personnes qui me sont proche de venir aussi ... Et je me sent encore complètement Newbie. Cette année fut assez pauvre en table ronde/ Ateliers, alors oui j'imagine qu’après de multiples éditions beaucoup de sujet ont été traité. Mais voila ne serait il pas bon d’éventuellement revenir sur ces sujet: pour les newbie et aussi pour ré-ouvrir certaines questions. Dans un monde parfait, j'aimerais dresser une liste exhaustive de table ronde / atelier que je peux organiser sur lesquelles j'ai envie de discuter, de partager, ensuite les gens votent et j'organise ce qui intéresse le plus de monde. le vote n'est en aucuns cas une inscription ou un engagement.

Aujourd'hui réu de rentrée associative avec des copains. Grosse discussion autour du concept de planning collectif autogéré. Plein d'idées à explorer! Je vous fais tourner ça au plus vite. :)

Ca sert à quoi de réserver des places en avance ?

Pour moi ça sert aux organisateurs, pour voir si leur truc a un succès fou ou fait un gros bide, pour leur permettre de gérer une réédition / modification en conséquence.

Donc. Avec les amics de Sainté on a ouvert il y a un an un bar associatif à programme ouvert, qui a vocation à accueillir plein d'ateliers organisés par différentes personnes. Jusqu'à maintenant on tenait des permanences réparation vélo deux jours par semaine, et on attendait que des gens nous proposent des trucs pour les caler au programme. Ça n'a pas très bien fonctionné (il y a eu peu de propositions, quasiment toutes portées par les gens de l'orga, et les permanences sont vite devenues contraignantes pour le peu de personnes qui s'en occupaient).

Du coup on a décidé de changer de méthode. On aura un grand planning affiché dans le bar et visible de l'extérieur, que tout le monde pourra voir et remplir. Ce sera à la fois un outil d'orga et un outil de communication. Chacun.e choisit la régularité de ses ateliers, le jour où les porter, la place nécessaire, et demande éventuellement l'aide d'autres personnes (pour ledit atelier ou juste pour tenir le bar pendant son déroulement). Une fois par mois on prend en photo le programme, et on en diffuse des photocopies qui rendent compte du programme à un instant T.

Pas mal de ces idées son venues de discussions tenues ici, et je dois dire que je suis assez contente du format que l'on a mis en place.

J'ai réfléchi à comment cette idée de planning ouvert pouvait circuler entre un format numérique et un format physique, à ce que les gens de l'orga pouvaient faire pour faciliter l'utilisation d'un tel outil, à comment laisser VRAIMENT la main aux participant.e.s.

Je me dis que le fait de laisser des propositions ouvertes avec appel à aide peut aider les gens à se lancer dans quelque chose même s'ils n'osent pas proposer leur propre atelier. Et que ça peut permettre d'envisager des ateliers d'ampleur différente!
(EXEMPLE: Je veux organiser un atelier macramé tous les matins à 7h, j'ai besoin de deux personnes chaque jour pour m'aider. Je le cale dans le planning de la semaine, et dès que j'ai trouvé mes deux aides pour le lundi, le lundi est validé. Bon, le mardi tout le monde a des trucs à faire et je n'ai pas trouvé d'aide... Tant pis, je ne suis pas forcée de confirmer mon atelier)

Je pense que ça permet de désinhiber énormément la participation, et d'équilibrer l'énergie que chacun.e met dans sa semaine.

Et un tel format me semble rendre compte bien plus justement de la réalité du planning de LaboGN, qui est fluide et en évolution permanente.
Je pense qu'on peut commencer le planning sur le net, en en imprimer une graaaande version avant d'arriver sur place. Ou le reproduire sur un tableau velleda. Ou un panneau en liège sur lequel on punaise les descriptions imprimées. Bref, y'a des idées à trouver.

Quant aux inscriptions préalables, peut-être qu'on peut se contenter d'un système de sondage pour jauger des envies des participant.e.s.

Que pensez-vous de ces trucs? Avez-vous des idées?

En version LaboGN, le boulot en amont consisterait à établir un squelette de programme: salles disponibles avec description précises desdites salles et des possibilités qu'elles offrent (fonctionner dans ce sens évitera de devoir rentrer au chausse-pied des activités mal adaptées à la disposition du site), horaires des activités en commun, etc. Et après on lâche ça à tout le monde.

Alors le problème de connaître les salles en amont, c'est que si on change de site tous les ans, on ne les connaît pas justement. à chaque fois les orgas avaient une idée générale mais ils ont tout découvert sur place. Raison pour laquelle je trouvais intéressant de retourner dans un endroit qu'on connaît déjà et de tous les endroits qu'on a faits jusqu'à présent, celui de cette année était vraiment le mieux mais avec des défauts relous. Du coup je pense qu'il vaut mieux penser à une solution programme qui soit décorrélée de la connaissance du site en amont.

On peut pas se dire que le premier truc à faire est de trouver le site et d'aller le voir? On peut s'y mettre tout de suite.

Bien entendu il y aura plein de choses qu'on ne pourra pas voir à l'avance, mais on peut quand même s'en faire une idée assez précise, non?

Si on ne trouve rien de satisfaisant on lance un vote sur les sites des années précédentes.

j'imagine que le problème qu'il y a eu jusqu'à présent c'est que les personnes chargées de trouver le site n'étaient pas celles chargées de faire la répartition des salles ni celles qui réfléchissaient aux flux de circulation. Du coup peut-être qu'il faut surtout sensibiliser les gens qui cherchent le site à ces problématiques dès le début.

D'un point de vue perso, je suis incapable de me faire une idée d'à quoi ça ressemble sur plan et sur photo, j'ai besoin de voir en vrai. Par contre à titre perso encore, si gérer le planning, la répartition des salles, la circulation des gens sur site me motive et que je suis prête à le faire volontiers, je ne chercherai jamais de site. C'est vraiment un truc qui me gave et les relations avec les responsables de site plus encore.

Si ce n'est qu'une question de gestion via plan, je peux le faire, c'est un peu mon métier de lire un plan :)
Et comme j'ai quand même une petite idée de comment se passe la gestion des salles sur LaboGN, je peux regarder, sur les plans qu'on me fournira, si ça convient à notre utilisation

OUAIIIIS! Bon, ben ça c'est top.

Je précise aussi que pour le truc de Sainté on avait la volonté de ne pas passer par du numérique pour élaborer les choses. Parce qu'on est une majorité à ne pas suivre nos mails avec assiduité, et que ça nous saoule de passer trop de temps sur le net. :)

Donc là c'est un peu différent, mais y'a moyen de combiner. Parce qu'il va falloir que ce support évolutif fonctionne aussi bien sur le net à distance, que physiquement une fois sur place. Et c'est bien de penser cette contrainte dès le départ.

J'arrive après la bataille, mais concernant les questions soulevées par Lucie quant à l'harmonisation du planning, je pense qu'on peut, de façon empirique (en reprenant les activités des années passées), voir quelles sont les caractéristiques des activités à prendre en compte. On permettrait ainsi aux auteurs / animateurs de "tagger" leur activité et, avec des guidelines mettant en avant les incompatibilités / contraintes à prendre en compte, leur faire confiance pour qu'ils n'y contreviennent pas.

@remisan : du coup je reviens sur ce thread. Tu sais quel outil on pourrait utiliser pour faire un planning évolutif en ligne à compléter comme ça ?

Nope :(

Un tableau partagé peut fonctionner pour le placement libre des items, mais pas pour gérer l'intérêt ou les inscriptions en amont...
En tout cas même si on décide de faire un tableau partagé, je pense qu'un appel à programme classique est nécessaire, à la fois pour le programme papier & pour inciter les gentes à définir précisément leur item et leurs besoins associés.

je me demande si c'est pertinent de fonctionner par placement libre des items. L'année dernière quand j'ai fait le planning j'ai pris en compte des questions d'équilibre : s'assurer de mettre en parallèle des activités qui pourront occuper une majorité des participant-e-s, équilibrer en fonction des thèmes (proposer en parallèle aussi bien du craft, que du jeu ou de la théorie pour intéresser un maximum de monde), etc, plus charger le début de la semaine que la fin pour laisser de l'espace aux ateliers spontanés, ce genre de choses... je ne suis pas persuadée qu'un placement libre des items pourra garantir ça.

Je ne suis pas persuadée non plus (et j'ai effectivement procédé de la même manière que toi les années où j'ai géré le programme), mais en relisant cette discussion, j'avais l'impression qu'il y avait un courant qui allait dans ce sens. Je pense aussi qu'on ne le saura pas sans essayer - mais ça veut pas dire qu'on est obligé·e·s d'essayer cette année. Je pense cependant que les gentes peuvent aussi prendre en compte ces paramètres, et qu'il est même possible d'expliciter les choses avec un texte qui accompagne le tableau si un moment on fait ce choix.

On peut aussi envisager les deux. Proposer aux gens de remplir le questionnaire classique, ou de remplir le tableaux. Ainsi, si on a des inscriptions classiques on pourra s'en servir pour equilibrer le tableau.

Jarim : dans ce cas je pense qu'il serait bon que tout le monde remplisse le formulaire, mais qu'il y ait une question qui permette de choisir :
- je souhaite placer mon item moi-même sur le planning
- je souhaite laisser l'équipe orga placer mon item

Si on fait un tableau à remplir par les participant-e-s, on peut faire des colonnes spécialisées, afin que sur chaque créneau horaire il y ait à la fois des jeux, des ateliers manuels et des ateliers théoriques ou tables rondes.

Ensuite, je vois deux problèmes :
- Les participant-e-s qui vont attendre le dernier moment pour placer leur activité car iels ne veulent pas la placer en même temps qu'un truc qui les intéresse (perso j'aurais cette tentation car les deux années précédentes, mes activités tombaient à chaque fois en même temps que les trucs qui m'intéressaient le plus et ça m'a frustrée).
- C'est difficile de savoir quelle grille de programme mettre en place tant qu'on ne sait pas quelle quantité d'activités va être proposée.

Très bonne première remarque de Zandera, je n'y avais pas pensé, mais effectivement, ça risque de poser problème.
Après, dans le principe organisation horizontale, avoir un programme vide que les participants remplissent est aussi une bonne chose. Un truc avec effectivement les horaires de menus, de zone libre.
On peut alors définir un truc du genre (c'est un exemple à définir ensemble) : pour chaque tranche horaire, il y a deux jeux, une table ronde et deux ateliers. Et derrière, une ou deux personnes responsables qui modifient si les consignes de bases ne sont pas respectées...

Il faudrait aussi évoquer le mode d'inscription

Les programmes sont des points compliqués, on aura jamais 100% de satisfaction, et comme l'as si bien dit Zandera, des inscriptions (d'ateliers, jeu, etc...) libre risque de provoquer des changement de la part des organisateur-trice. ce qui risque de faire des changements compliqués jusqu'au bout, et provoquer de la frustration encore une fois...

J'ai discuté de la question de la programmation avec quelques personnes ce weekend. Tout d'abord, l'idée de laisser les personnes qui proposent des ateliers choisir leurs créneaux est reçue de façon très positive, même en faisant part des potentiels problèmes que j'ai soulevé précédemment. Dans une démarche d'horizontalité, cela apparait comme indispensable d'impliquer d'autres personnes que les orgas dans la programmation. Une personne m'a même dit qu'elle, elle n'aurait pas envie de proposer une activité si elle n'a pas la possibilité de choisir elle-même son créneaux.

Par rapport au problème des personnes qui pourraient être tentées d'attendre le dernier moment, j'y ai reréfléchis, et je pense qu'il y a aussi des personnes qui pourraient à l'inverse se dépêcher de choisir pour être sûres d'avoir le type de créneau qu'elles préfèrent (en début de semaine / le soir / etc.), et au final il y a des chances que les deux tendances se compensent.

Mais on m'a aussi suggéré une autre façon de faire le programme. Mon premier réflexe a été de me dire que ce serait trop compliqué, mais après y avoir réfléchit, finalement je pense que cela mérite d'être examiné. L'idée, ce serait que les activités seraient communiquées à l'avance pour que leurs descriptions soient dans le programme imprimé, comme les années précédentes, mais que le planning soit décidé sur place, le premier jour, lors d'une réunion avec les personnes qui proposent des activités.

Je vois de nombreux avantages à cela :
- Les créneaux seraient attribués de façon bien plus satisfaisante pour les personnes qui animent les activités.
- La météo pourrait être prise en compte pour les activités en extérieur.
- Le planning imprimé n'avait de toute façon pas vraiment de valeur ces dernières années tant il était modifié en cours de route.
- Les années précédentes, les participant-e-s se prévoyaient souvent un programme personnel à partir du planning imprimé, mais finalement ne pouvaient jamais le suivre, entre les changements de planning, les activités à places limités, etc. et cela générait de la frustration. Là, les participant-e-s auront une idée des activités proposées mais ne pourront pas faire de plan sur la comète, iels verront sur place, à partir d'un planning à jour.

Points faibles :
- En termes de communication, cela donne une image moins organisée.
- Cela rajoute du travail sur place le premier jour.
- Il faudra trouver un moyen d'arbitrer tout ça à la fois pour départager les personnes qui voudraient utiliser le même créneau pour des activités concurrentes (qui nécessitent les mêmes salles et/ou mobilisent beaucoup de monde), et pour obtenir un programme global équilibré.

En note finale : c'est une façon de faire qui a l'air assez aventureuse, mais LaboGN est un lieu d'expérimentation, alors je trouve ça cool d'expérimenter aussi un nouveau mode de planification.

Sur le fait que les gens posent eux mêmes leurs interventions sur le planning, je pense que c'est effectivement faisable. Ça nécessite que l'on explicite bien les catégories d'items en amont (pour pouvoir mettre des pastilles plus lisibles dans le programme) et que 2 personnes de l'orga fassent un check régulier pour vérifier qu'il n'y a pas de collisions. Je pense aussi qu'il faut mettre dans le programme tous les événements sociaux au préalable avant de partager le programme aux intervenants pour qu'ils le remplissent (en tout cas ceux qui sont un peu institutionnalisés et qu'on n'a pas envie de voir disparaître). Je pense que le plus efficace est de déterminer par avance les plages horaires (avec une certaine marge de liberté malgré tout) pour garantir que les interventions commencent et finissent en même temps et éviter autant que possible les chevauchements. Par contre je ne suis pas du tout favorable à constituer le programme le 1er jour. Les réunions de travail avec beaucoup d'intervenants sont très pénibles et comme il y a plein de paramètres à prendre en compte pour se placer (ne pas être en même temps que tel ou tel truc que l'on veut faire notamment) cela risque d'être vraiment beaucoup trop long (temps pendant lequel tous ceux qui ne proposent pas d'items perdent 1/3 des participants orgas compris. Pour le 1er jour je trouve ça pas terrible).

Je suis entièrement d'accord avec Lucie : laisser un programme avec uniquement les trucs sociaux, j'ajouterai éventuellement une restriction de type d'activité par plage horaire, et clairement, commencer laboGN par une réunion, ça m'angoisse déjà, et j'ai vraiment, mais alors vraiment pas envie d'avoir à faire ça... ;)

Je me propose d'envoyer dans les prochains jours un mail à tous les inscrits actuels pour les inciter à réfléchir à des choses à proposer pour le programme à moins que vous y voyiez un inconvénient ?

Lucie, je propose d'attendre d'avoir au moins validé les inscriptions des places solidaires, et en plus, tant qu'on a pas décidé du fonctionnement du programme et créé un formulaire, je ne vois pas trop l'intérêt d'envoyer un mail juste pour dire de réfléchir.
Enfin, je ne comprends pas pourquoi tu décides de t'occuper de ça alors que ce n'est pas ton mandat, est-ce qu'en fait tu as envie de t'en charger ?

Faire un mail, cela relève de la com' sur laquelle elle est mandatée, non ?

@leila2 je pense que c'est bien de prévenir le plus en amont possible les participant-e-s. Ceux qui ne sont jamais venus n'ont aucune raison de savoir qu'il est très encouragé de proposer une intervention, même quand c'est la première fois qu'on vient. Je pense aux messages personnalisés qu'on avait envoyé avec Jarim l'année dernière où on proposait un accompagnement pour aider les gens à trouver des idées s'ils ou elles galéraient.
Et pour répondre à ta question : quand je pense à un truc à faire, je propose de le faire (et de le faire vite sinon j'oublie) plutôt que de donner du travail aux gens. Ça me paraît largement plus efficace et fluide. Mais si la personne mandatée pour ça veut s'en charger à ma place, aucun problème, je pense juste vraiment important que ce soit fait.

D'acc, merci ! Bah du coup si tu fais ça cette semaine, tu peux profiter pour annoncer dans le mail qu'on a repoussé le tirage au sort jusqu'à vendredi soir ?
[edit : d'ailleurs, c'est possible de dire qu'à priori, en l'état, y aura même pas besoin de tirage au sort et que toutes les personnes qui l'ont demandé auront un tarif solidaire]
[edit 2 : en fait, ce serait un mail newsletter ça non ?]

non ce sera pas via la NL parce que les inscrits de la NL ne sont pas forcément inscrits à l'édition 2018 et tous les inscrits 2018 ne sont pas forcément inscrits à la NL. Ok je parlerai des places solidaires (on préviendra les gens par mail individuellement pour leur confirmer que c'est bon pour eux je pense ?) - j'essaye de faire ça demain

Y'a eu un message de fait ou pas alors ?

Non, j'ai pas pris le temps, je le fais tout de suite

Salut, ce serait bien qu'on prenne des décisions sur cette question parce que mine de rien le temps file : dans les discussions générales il semblait important de garder le programme papier pour garder une trace et avoir la descriptions des items proposés en matériel. Cela semble rendre toujours pertinent l'utilisation d'un formulaire de soumission (je ne sais pas si on a encore le google form, peut-être qu'il faudra le recréer ?), la question est donc avec quel outil met-on en place l'inscription sur le programme par les intervenant-e-s eux-mêmes (google drive ?) et avec quelles modalités ?

Je pense qu'il est important de faire une notice de bonnes pratiques sur la bonne répartition des items d'un programme, qu'on définisse les catégories et qu'on liste bien les salles avec leurs contraintes. Après ça, un planning en sous forme de google sheet peut le faire.

Etape 1: on définit quels sont les éléments fixes du programme. Au premier abord, je dirai le programme du dimanche d'arrivée, du samedi de départ, les repas, les débriefs, les évènements collectifs comme le grand jeu et le cabaret, et éventuellement des créneaux libres imposés pour laisser de la place pour ce qui sera crée sur place. Y a t'il autre chose ?

Etape 2: les conseils/consignes pour le planning. Qu'est ce que l'on veut, ou que veut on éviter ? On peut par exemple donner des consignes uniquements par rapport aux salles, ou être plis précis. Par exemple faire attention au nombre de participants cumulés sur des activités ayant lieu en même temps, plutot remplir d'abord le début de la semaine, délimiter des créneaux pour éviter par exemple qu'une activité se termine à 11h15 alors que toutes les autres activités de fin de matinée commencent à 11h.

Etape 3: l'outil. Un google drive devrait marcher. Le choix de l'outil dépendra peut être de l'étape 2.

Est-ce que vous voyez des consignes ou contraintes pour l'étape 2?

Je pense en effet qu'il faut demander aux personnes qui inscrivent leur activité d'être attentif/ve non seulement au nombre d'activités déjà présentes sur un créneau mais aussi au nombre de participant-e-s de chacune. Ainsi ce n'est pas grave d'avoir plein de d'activités s'adressant à un nombre de participant-e-s très limité en même temps (tant qu'il y a suffisamment de salles) mais il vaut mieux éviter de cumuler deux activités susceptibles d'attirer beaucoup de monde.

Il faut aussi être attentif à la diversité des activités sur un même créneau horaire. On avait évoqué l'idée de faire des colonnes thématiques : par exemple, pour chaque créneau, on pourrait mettre des emplacements pour un jeu, un atelier théorique/table ronde, un atelier manuel, une activité autre. On pourrait ensuite débloquer des emplacements supplémentaires au fur et à mesure.

Je propose un fonctionnement intermédiaire entre une autogestion complète du planning, et une gestion par une équipe organisatrice.

-On propose un squelette de planning, avec les éléments fixes, les créneaux disponibles pour les ateliers avec les salles (on les numérote), et les consignes de gestion.

-Pour inscrire une activité dans le planning, un formulaire doit être renseigné, avec la description, la durée, le nombre de participant·e·s, etc. Comme les années précédentes.

-Dans le formulaire, l'organisateur ou l'organisatrice indique le ou les créneaux (disponibles) qu'il ou elle souhaite pour son activité (ou si ça lui est égal)

-Un·e gestionnaire du planning, à mesure qu'il ou elle reçoit des formulaires remplis y cale les activités avec comme règle "premier·e arrivé·e, premier·e servi·e".

-Le planning à jour est visible de tout le monde.

-Si un organisateur ou une organisatrice a un problème avec le planning, par exemple il ou elle souhaite proposer une activité demandant un type d'espace très particulier ou un créneau atypique, il ou elle peut l'indiquer dans son formulaire et discuter avec le ou la gestionnaire du planning pour trouver une solution.

-> Si je résume, ce sont bien les participant·e·s qui font le planning, en passant toutefois par un ou une gestionnaire de planning pour s'assurer d'un minimum d'organisation (exemple: qu'il n'y ait pas d'activité de calée dans le planning sans au moins une description et un nombre de participant·e·s)

-> Il y aurait donc un rôle/mandat de gestionnaire de planning qui, au moins en amont de LaboGn se chargerait de collecter et mettre à disposition les informations sur les salles, les créneaux, etc. et de gérer le planning jusqu'au début du LaboGn.

Je suis partisane de plus d'autogestion que ça pour tendre le plus possible vers l'organisation horizontale. Je préfère donc un planning que les gens remplissent elleux-mêmes. Pour que cela marche, il suffit de définir des règles les plus claires et exhaustives possibles. Il y aura sans doute une ou deux erreurs mais ce n'est pas grave, il suffira de contacter la personne pour rectifier avec elle.

Mais parallèlement il faut en effet donner un formulaire à remplir afin d'avoir la description de chaque activité à mettre dans le livret imprimé.

Il nous faudra une liste des différentes salles et espaces extérieurs avec leurs caractéristiques à communiquer à tout le monde pour que les gens puissent choisir dans quelle salle placer leur activité. @oaken ?

Je rejoins Zandera, je serai plus favorable à laisser les gens inscrire eux-mêmes leur intervention dans le doc mais avec tout de même un mandat de gestionnaire de planning (suppléé) pour faire une passe régulière sur le planning et vérifier que tout se passe bien (et contacter les intervenant·es si besoin)

D'accord avec Lucie et Zandera, mais aussi avec Mathieu sur les éléments à mettre en place en amont.
En fait, les gens devront remplir deux trucs : le planning pour mettre leur activité en place. Le questionnaire pour décrire leur activitée.
Pour les salles, on a déjà fait deux descriptions, une ici et une sur FB, on peut reprendre ce descriptif pour définir le type de salle : silencieuse, spacieuse, Black Box, etc. Il y en a pas mal, mais j'imagine qu'on ne devrait pas toutes les décrire... Il y aura beaucoup de salle "classique"

Est-ce qu'on a a dispo le planning de l'année dernière ? C'est normalement Leïla qui gère le planning, avec Pauline et moi-même en soutien, est-ce que c'est le même poste celui du suivi du remplissage, ou est-ce qu'on en crée un autre ?

je pense que ça peut être le même poste, non ?

J'ai le formulaire de soumission de l'année dernière ici : https://docs.google.com/forms/d/1RaMgqkLHuVMqIT4Fs3Dfe2_JYVH8-QMOmoH7ehUAVyI/edit?usp=sharing
et le doc du programme de l'année dernière (les différents jours sont dans des onglets différents) : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OBRmK9EBWzO8cTWM3inoDjv8xq6kWm9DwdPz5sjm8uE/edit?usp=sharing

J'ai ouvert un brouillon dans le Google Drive pour rassembler les infos à mettre dans le mail des propositions d'activités afin que ce soit plus facile à retrouver : https://docs.google.com/document/d/1NHCwvBRTVsNVWkmYeUUZS-pq4BG0y3KEfhASFN6YQFw/edit?usp=sharing

En me basant sur le fichier précédent, j'ai refait un fichier excel adapté à ce qu'on aura comme site.
Il est vide pour le moment, et faudrait ajouter la manière de le remplir.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/12nIUuhFwwg05HaSNhW-g1aXsTC5-SwRRLuz4TotBLmk/edit?usp=sharing

Super !

Je vais supprimer le fichier de liste des salles qui j'avais commencé dans l'autre conversation, il fait doublon.

J'avais vraiment mal compris Frama, je découvre tout un pan de discussions hyper importantes que je n'avais jamais vues :/
Bref, je suis d'accord avec vous tous et dispo pour aider.

J'ai fais une copie du questionnaire de l'année dernière, en changeant les dates, et un peu le descriptif du début. Quand on valide une proposition, on a le lien vers le fichier Google Sheets avec le programme complet de la semaine. Ainsi on peut entrer la proposition directement sur le programme.
Je pense qu'il faudrait ajouter une manière de procéder directement sur le fichier, à la page du samedi, en dessous du descriptif des salles.
Les gens sont sont obligés de remplir le questionnaire pour leur proposition, mais pas obliger de remplir le programme, qu'on pourra faire dans un deuxième temps.
Si personne ne veut faire le descriptif, je pourrai le faire, avec comme élément à faire apparaître :
- Caler vos activités correctement dans les plages horaires
- Essayez d'équilibrer en fonction des autres activités déjà proposées
- Mettez vos activités plutôt en début de semaine, la fin de semaine est souvent remplit durant la semaine.
- Prenez en compte vos besoins niveau salles.
- Si il y a déjà de nombreux activités similaires dans la plage voulue (jeux, atelier, table ronde), choisissez en une autre...

Voilà un peu pour les éléments auxquels je pense, si vous en avez d'autres, n'hésitez pas à me le dire. Si l'un.e d'entre vous veut le faire, iel peut aussi, je m'en occcuperai sans doute demain, dans tous les cas...

Le questionnaire est dans le dossier programme de laboGN 2018, je ne sais pas si tout le monde y a accès ici

Bon voilà, j'ai fait un petit récap, les deux sont dispos donc pour le mail de vendredi

Super, merci. J'ai ajouté quelques détails au mode d'emploi.

Il reste à définir où sont la salle lounge et la bibliothèque. Il y a une conversation sur le sujet ici : https://framavox.org/d/xCp5PIvW/contraintes-du-site-pour-le-squelette-du-programme

@luciechpt : ça a toujours été fait au dernier moment parce qu'on a jamais eu assez d'infos pour le faire bien en amont, mais en fait c'est cool de pouvoir prévoir l'implantation en avance, entre autres pour créer le programme en sachant quels espaces on a et à quoi il sont dédiés et en pouvant donner des infos sur ledits espaces.

@jarimlafourche @linettedukolkhoze
Je suis désolée, je suis complètement à la bourre sur la question du programme, j'ai pas tout lu et je peux pas rattrapper avant le 10 juin. Je peux à nouveau être dispo ensuite, mais j'imagine qu'il serait pertinent de communiquer dessus avant donc ne vous occupez pas de moi si vous devez prendre des décisions (ou sinon @jarimlafourche, peut-être qu'on pourra en discutant en live un moment dans la semaine. Encore désolée de pas avoir été présente sur le sujet.

J'avais tout gérer, questionnaire + le programme dispo, avec description de la manière de le remplir, je pensais qu'on enverrai le lien vers le questionnaire en même temps que pour la deuxième partie du paiement...
Mais du coup, on peut envoyer le lien du questionnaire à tous...

On peut attendre la clôture des inscriptions pour ouvrir les soumissions au programme en laissant un mois pour le remplir (jusqu'au 15 juillet). Ce qui laisse ensuite le temps de s'occuper de l'impression du programme papier

Au fait, le grand événement social proposé par @mathieulabiche , on le place quand dans le programme ? C'est la soirée d'accueil du dimanche soir @jarimlafourche ?

Et est-ce qu'on prévoit une soirée cabaret jeudi soir comme les années précédentes ?

d'habitude le grand événement est le lundi soir, ça me paraît bien de le laisser ce jour-là. Je ne suis pas allée regarder, mais est-ce que vous avez remis la plage "ateliers libres" après déjeuner pour les propositions spontanées d'activités ? Cette plage m'arrange personnellement pour pouvoir mettre la plage récurrente de la compagnie en pyjama sans que ça entre en conflit avec d'autres éléments du programme

Oui, le grand événement est en général le lundi.
Il y aura bien une soirée cabaret, je ne sais pas quand, mais le jeudi c'est pas mal :)
Sinon, oui, il y a la plage libre après le repas.

Le lundi soir, il n'y a rien de prévu de formel, c'est plutôt soirée cool, informel, mais on peut proposer des trucs si des gens sont motivés...

Lucie, ça a été remis oui les ateliers libres.
Lundi et jeudi sont pas mal pour le gros event et le cabaret je trouve.

Lucie : oui, il y a un créneau atelier libre de 13h30 à 15h30. Revoici le lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/12nIUuhFwwg05HaSNhW-g1aXsTC5-SwRRLuz4TotBLmk/edit?usp=sharing
Mais le reste de l'après-midi ne faisant que 4h, il y a des chances que des jeux mordent un peu dessus (ce sera probablement le cas du Dortoir des papillons qu'on organise avec Nadia et qui devrait faire 5h).

Est-ce que ce ne serait pas pertinent de déplacer le grand événement sociale au dimanche soir ? Je trouve que ce que propose @mathieulabiche se prête bien à une soirée d'introduction de la semaine, et cela laisserait plus de soirées de libre pour les jeux les autres soirs. Il y a deux ans, j'avais trouvé que soirée informelle dimanche + grand jeu lundi + cabaret jeudi, ça faisait beaucoup.

Autre sujet de réflexion : j'ai remarqué l'an dernier que la présence du cabaret le jeudi soir, conjugué à l'effet fin de semaine, avait entrainé l'annulation de toutes les activités ou presque du vendredi matin. Est-ce qu'on acte ça en déconseillant de placer des activités le vendredi matin ? Est-ce qu'on déplace la cabaret à un autre soir où il aura peut-être un peu moins cet effet ?

Quoiqu'on fasse pour le vendredi matin, les gentes seront fatigué·e·s ^{^} On ne peut pas lutter contre le rythme d'une semaine comme ça (et si le cabaret n'est pas à ce moment là les gentes trouveront d'autres raisons de rester debout).

@jarimlafourche : tu peux mettre le cabaret dans le programme dans le lieu qui te semble le plus propice ? Thanks !

Dans ce cas je suggère qu'on écrive sur la plage horaire de vendredi de 9h30 à 11h qu'il est déconseillé de placer des activités à cet endroit car les nouveaux/elles ne sont pas au courant de tout ça et ce serait assez frustrant pour elleux de prévoir un truc où personne ne viendra.

Plus que déconseiller, je préfèrerais juste prévenir qu'il y a beaucoup de désistements sur ces créneaux et que ça peut être bien de penser des activités douces / chill sur cette place là :)

Pour le grand jeu on peut le mettre dimanche soir mais je ne sais pas si c'est une bonne idée. Il y aura eu beaucoup de trucs sociaux tout l'après-midi et les gens qui ne se sont pas vus depuis longtemps auront sans doute envie de se retrouver et d'être libres de leur soirée plutôt que de commencer direct avec un truc collectif. ou peut-être pas. En tout cas à titre perso je ne pense pas que j'aurais envie d'y participer, mais c'est difficile d'en tirer une règle générale

C'est ce que je me serais dit aussi pour un grand jeu comme celui d'il y a deux ans, mais ce que propose @mathieulabiche est plus libre, de ce que j'en comprends ce sont plutôt plusieurs petites animations et lieux avec des ambiances différentes, cela m'a l'air compatible avec des retrouvailles tout en posant l'ambiance de la semaine :

"Ici et là le décor change, le monde s'adoucit. Par petits groupes nous partageons un songe. Ici, on raconte des histoires d'aventure. Là-bas, on se raconte des histoires pour se faire peur. Plus loin, on danse laissant filer les cinq rythmes. Dans un coin, on dessine ensembles. Plus proche, on glisse ses mains dans les cheveux de l'autre, libérant les tensions d'une journée bien remplies, tandis qu'ailleurs simplement on discute, assis sur des coussins, sirotant une infusion aux fleurs de cerisiers. Tout à coup, plus d'agitation, alors que des polochons volent, ou que des percussions résonnent.
Les groupes se font et se défont, tandis que parfois les esprits nous empruntent notre voix, déclamant une tirade, exprimant un compliment, nous racontant une pièce de leur vie. Leurs mondes nous semblent parfois familiers, nous rappellent Miyazaki, des contes japonais ou peut-être les mille et une nuits."

J'aimerais bien connaître l'avis de @mathieulabiche, s'il voit son projet plus comme une soirée d'ambiance assez libre ou plus comme une animation collective mobilisante.

Alors pour la soirée du dimanche soir, c'est vraiment informel, et si des gens veulent mettre des jeux, ça pourrait être envisagé, mais reste le problème de l'inscription.
Après, rien n'est obligatoire pour les gens, même pas le grand jeu :)
Pour le vendredi matin, je ne pense pas que le cabaret soit responsable de ça. Il a duré une heure ou une heure et demi grand maxi, en commençant vers 9h. C'est surtout la soirée qui a commencé à minuit et demi qui a réduit le nombre de gens debout le vendredi matin :)

En ce qui concerne le grand jeu, que je qualifierais plutôt de grand évènement social, j'aurais plutôt voulu le programmer le mardi soir. J'imagine un évènement social à ambiance, dont les éléments apparaitraient petit à petit au cours du temps entre le début de la semaine et la soirée à proprement parlée. Comme si le dimanche, le lundi et le mardi dans la journée le monde des esprit apparaissait par prémisses. Cela donne aussi un peu plus de temps sur place pour préparer l'espace sans trop de pression. Je trouverais aussi intéressant que les participants puissent créer/imaginer leur propre petits évènements/espaces pour la soirée, en accord avec le thème, en plus de ce qui sera prévu à l'avance. Du coup, le lundi, ça me semblerait un peu tôt, et plus tard que le mardi trop loin du début de la semaine et trop proche du cabaret.

J'aime beaucoup le côté "participez à la création de l'évènement", cela va bien avec notre philosophie générale d'organisation horizontale.