Potentielle nouvelles venues lundi : Catherine Krupowicz, Lisa Iona et Lorie, toutes invitées par Camille à nous rejoindre
Je serai pour ma part un peu en retard (arrivée vers 19h40)

Hello! Weekend assez productif de mon côté :

OUTILS :

FRAMABOARD :
* Organisation de Framaboard : 3 pincipaux boards (Gestion des évènements, Gestion des publications, Gestion des responsables de tâches)
* Ajout de Mode d'emploi et de tâches "Modèles" dans chacun de ces projets
* Transfert de tous les évènements du tableau Google Sheet de gestion des évènements (qui était à la racine du drive) dans Framaboard et archivage du google sheet dans le drive car devenu obsolète
* Transfert de toutes les solicitations du tableau Google Sheet de gestion des publications (qui était à la racine du drive) + celles de Framateam vers Framaboard et archivage du tableau Google Sheet car devenu obsolete.
* Ajout de quelques tâches

FRAMAVOX :
* Mise à jour du mode d'emploi général et des tags pour coller à notre organisation en 4 groupes (communication, coordination, projets et gouvernance) + tags pour les décisions collectives
* Nettoyage des sujets ouverts pour plus de clarté
* Création de fils de discussion et de renvoi vers framaboard et Slack

SLACK :
* Création de chaines dédiée au projet commerçant + 1 au projet sensibilisation événement
* Ajout de message épinglés renvoyant des Framavox pour sujets de fond et décisions et Framaboard pour gestion de tâches
* Mise à jour des objectifs des fils de discussion

OUTIL DE GESTION DE BASE DE DONNÉES D'ADHERENT ET COMPTABILITÉ :

• Etude des outils existants pour (1) gérer la comptabilité + (2) gérer la base de données sur nos adhérents en accord avec la nouvelle règlementation RGPD + (3) enregistrer les cotisations payées par CB + (4) automatisation des inscriptions / désinscriptions + (4) gérer la base de données et la segmentation en groupes (sympathisants, adhérents à jour, membres actifs, etc.)
• Je n'ai pas trouvé d'outil qui sache faire tout cela
• Mailchimp : fait le (2) (4) (5) et peut être couplé à Garradin qui permet de (1) gérer les cotisation et la comptabilité et à Hello Asso (3) qui permet d'enregistrer des les cotisations par CB et autorise la mise en place d'API avec Mailchimp pour que Mailchimp soit la base de données centrale
• En attendant de décider si nous utilisons ces outils, j'ai mis à jour le formulaire de Mailchimp pour enregistrer les futurs adhérents lors de la réunion de lancement
• Je peux ajouter des "users"avec différents droits dans Mailchimp ce qui permettrait de gérer plus facilement la base de donnée et la communication externe avec 1 responsable de Mailchimp qui pourrait modérer et valider l'envoi des emailing préparés par les groupes projets ou autres bénévoles. J'ai ajouté Antoine pour faire un test.

PREPARATION REUNION DE LANCEMENT :

• Validation avec Emilie de l'organisation de la réunion
• Création d'un formulaire pour inscription des adhérents via Mailchimp : http://eepurl.com/bRbI5v
• Mise à jour du post FB pour ajouter formulaire
• Vérification des méthodes de vote : à main levée : prévoir des cartons de couleur?

PROCESSUS D'ACCUEIL DES ADHÉRENTS ET BÉNÉVOLES :

• Création d'un document expliquant le processus d'intégration des nouveaux (adhérents ou bénévoles) (non terminé)
• Création du formulaire d'adhésion qui permet de mieux connaitre les bénévoles, leurs attentes,leurs motivations, et les projets qui les intéresse
• Cotisation à donner en présentiel lors de la RM ou réunion de lancement
• Préparation d'une présentation de ZWG à expliquer aux nouveaux lors de la RM (non terminé)
• Préparation d'un mémo à transmettre aux adhérents de ZWG lors de la RM (non terminé)
• Préparation d'un guide du bénévole pour ceux qui souhaitent devenir membres actifs (non terminé)
• Informer le coordinateur des nouveaux bénévoles pour qu'il donne accès aux outils pour les nouveaux bénévoles
• Préparation d'un email d'accueil pour les adhérents + 1 email d'accueil pour les bénévoles (non terminé)

RESTE À FAIRE :

• Réunion de lancement : vote à main levée : prévoir des cartons de couleur?
• Transfert Framaboard : Ajouter toutes les tâches du tableau situé à la racine de Google Drive (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yu6yOWv2bjPEqNgzrAYADhDxkMb5DFPMYHFHEWhUS98/edit#gid=1124875474) dans Framaboard et faire un mode d'emploi à ajouter dans la vue d'ensemble du board "Gestion des responsables de Taches" https://zerowastegrenoble.framaboard.org/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=5 + mettre en forme + revoir liste des tâches et ajuster + ajouter les tutos de tâches directement dans le détail des tâches si c'est court sinon mettre un renvoi vers le bon document.
• Vérifier les connexions entre hello asso, Mailchimp et Garradin et décider si on adopte ces outils
• Finir document expliquant le processus d'intégration des nouveaux (adhérents ou bénévoles) (non terminé) https://docs.google.com/document/d/1q3sfZ5MsUZNZZ8LtT6bTMhou-fywV4OfOhliYrS4hW0/edit
• Finir présentation de ZWG à expliquer aux nouveaux lors de la RM (commencée par Valentine non terminé) https://docs.google.com/presentation/d/1OKQNIDjQPdz_JFzRSM_57cKZgx4uxpH2ctDroSGOIOc/edit#slide=id.p21
• Finir mémo à transmettre aux adhérents de ZWG lors de la RM (non terminé) https://docs.google.com/document/d/1hwkYNMH2QHh9n-bL8t2SvqDpa_c0FOEl21900neWXOI/edit
• Finir guide du bénévole pour ceux qui souhaitent devenir membres actifs (non terminé) https://docs.google.com/presentation/d/1lJrBvYBY_sIjZM6NO8ACiV_7nwth20-gG2DACnx-xUk/edit#slide=id.g43719ecb9a_0_6
• Finir email d'accueil pour les adhérents + email d'accueil pour les bénévoles + email FAQ (non terminé) https://docs.google.com/document/d/1jecsNwHsEKvRynTBTWmD-r_ClkY4MWU6Nzl3apolTyU/edit et voir l'exemple très bien fait de ZW Paris sur Loomio (groupes locaux de ZW France : https://us13.campaign-archive.com/?u=90d7c189fb3e15f772889a4ac&id=71945adbed&e=8cc0822e50)
• Créer un document pour expliquer la gestion des accès par les bénévoles et la mise à jour chaque année aux outils de ZWG : Slack + Framavox + Framaboard + Garradin (?) + Hello asso (?) + Mailchimp + Facebook + Google Drive + Wix site web + Roundcube (emails)
• Créer des tutoriels pour apprendre à utiliser les outils et à mener à bien certaines tâches (gestion des publications, chemin d'une sollicitation, etc.)
• Donner accès à tous les outils aux bénévoles actifs

Si ça vous tente, vous pouvez prendre la liste des choses "restant à faire" ci-dessus et créer des tâches dans Framaboard (sur le board GOUVERNANCE - GT réorganisation : https://zerowastegrenoble.framaboard.org/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=7) puis ceux qui veulent gérer une de ces tâches peuvent se nommer en tant que responsable de tâche.

Ex: le bulletin d'adhérent est remis à l'occasion de la rencontre mensuelle ZWG

Coquille "je verse d'un" au paragraphe "adhérent"

Hello ! J'ai essayé d'aller voir le lien https://zerowastegrenoble.framaboard.org/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=7), mais je n'ai pas accès...