COORDINATION EVENT

Je me suis inscrite en tant que conductrice de camion pour le pavoisement vendredi et Mardi. Je n'ai cependant pas de camion... si tu veux qu'on fasse des aller retours avec ton camion @Craky je suis dispo vendredi, j'aurais juste 1 run perso à faire dans la journée sans vraiment d'horaire précis par contre

plan XY : Je me rends dispo vendredi matin, on prend le camion de gogo pour le pavoisement et on fait sans sur le vendredi soir au garage...
Est-ce que c'est gérable avec des voitures pour remplacer le jumpy ? Est-ce que le pavoisement rentre dans le jumpy ?
Par contre il faut tjs qu'on soit 2 pour charger le vendredi matin...
Pas de solution pour mardi matin though...

En dernier recours, je pourrai rendre véhicule de loc + pavoisement mardi matin. @Craky si le plan d'Aleks convient pas, go pour la loc, je t'enverrai mon permis. Par contre, vendredi impossible pour moi.

Hello, je suis complètement d'accord avec vous que c'est chronophage et très compliqué voire impossible de faire ce qu'on avait prévu initialement. Je partage tous vos constats, même si mon ressenti n'est pas le même :)

On va réaliser cet évent qui sera à l'image de notre investissement, même si l'investissement n'est pas le même chez tout le monde. On fera un bon bilan, pas seulement de cet évent, mais peut-être lors d'un temps d'asso proche. Il va falloir qu'on re questionne aussi notre investissement assez rapidement en vue de l'orga de juin. Pour ce qui est de ce shut up, je suis contre une annulation, et contre l'absence de public. On va attendre la réponse de @Craky sur la proposition d'Aleks.

Concernant la désinstallation, il est évident que toutes les personnes présentes devront mettre la main à la patte. On ne vient pas juste jouer ou participer pour partir bien tranquille après :)

Allez, on se re mobilise un peu sur cet évent et s'il y a des choses à remettre au clair après, on le fera, là on fonce question logistique.

Il y a un mail de relance dans les tuyaux pour aller chercher des bénévoles "par la peau des fesses".
De mon côté j'ai l'impression que c'est un peu le fonctionnement habituel d'une part de devoir aller "chercher" les gens et d'autre part d'attendre le dernier moment. En tout cas pour le championnat j'avais le sentiment qu'il fallait aussi insister et que les tableaux ont mis du temps à se remplir.
Il ne me semble pas que ce soit spécifique à l'organisation d'events, mais que c'est une situation qu'on retrouve régulièrement par ailleurs dans l'asso et qui n'a pas l'air de déranger (?).
Pour l'organisation de ce shut up, je ne pense plus que ce soit un problème de compréhension du fonctionnement de framavox dans la mesure où on prend la peine de faire des mini-tutos par mail en remettant le détail des liens où cliquer directement. Si on compare avec le championnat ce qui nous manque ce sont les Chambér'hèynes qui s'étaient bien investies sur l'installation/désinstallation, mais aussi sur des runs stratégiques du type pavoisement (entre autres). Avec l'absence des marmots qui sont en week-end/vacances et celleux qui n'ont pas envie de s'inscrire le compte y est.
Pour ce qui est d'une annulation, est-ce à la com event sportif d'en décider ? Aux personnes qui coordonnent ? A quel moment et sur quels critères ? A ma connaissance ça n'a jamais été défini et c'est une décision qui porte à conséquence, je n'ai pas de réponse sur la manière de faire ni d'avis perso sur ce qu'il faudrait faire. On peut encore insister pour avoir des bénévoles, on peut laisser tomber tables et chaises et tout poser par terre, on peut décider de fermer l'event au public, on peut aussi tout annuler. Personnellement je ferai ce qu'on me demande mais pas l'impossible, je me sens blasée, fatiguée et vide.

[alerte com logistique . N°2]

J-3:

• Toujours pas de solution certaine pour le pavoisement. Le plan de louer un camion se heurte au pbm de "qui on déclare comme conducteur" en gros qui serai dispo vendredi matin et mardi matin ? Il faut également 1 passager.e pour aider.

• Le plan d'utiliser mon camion pour le pavoisement est un plan b et on prendre seulement ce qui rentrera. Je ne ferai pas d'aller retour. Je vais annuler mon programme perso mais je ne ferai pas ça seule. qui m'aide? je ne serai pas dispo mardi et mon camion non plus. Donc impossible de charger le pavoisement dimanche soir. Je trouve ça un peu préoccupant de prendre le pavoisement si on sait qu'on pourra pas le rendre. Non ?

• Il manque toujours des personnes pour les runs. On faut comment sans la bière et sans le drive ??

• Il manque beaucoup de personnes pour la désinstallation. On fait tout le rangement du gymnase a 7?!

La com logistique peut se charger de préparer des tableaux et des infos claire a l'avance. On ne peut pas aller chercher les bénévoles par la peau des fesses. On ne peut pas faire non plus comme si un miracle allait se passer tout seul a j-3. Bref, on fait comment ? On annule où on prépare à l'idée de s'organiser sans tables et chaises ? Désolée car c'est un pavé dans la marre mais rendu un stade j'ai envie de dire "a l'impossible nul n'est tenu"

@Léna // Beernard la Tenancière

@manon @Germaine

@Craky j'ai demandé à Adrien de te contacter pour le camion et il est dispo. Après, il peut prendre le camion que le vendredi et samedi.

Moi, je peux proposer ma voiture en backup pour mettre quelques affaires dedans si besoin (enfin elle est pas ben grande quoi)

Proposition à la zeub pour éviter une loc : Berlingo des hydrobio + Gigi pour vendredi matin, on récup tt le dimanche soir et on garde ça dans le garage chez moi, et @Elsa / Wheels Michel rend tout avec Bruno le mardi matin (+moi pour l'aider).

Ou on a ptet un camion pour le vendredi samedi grace à un super pompomboy, mais ca ne résoud la question qu'à moitié vu que pas de solution simple pour le dimanche soir.

On verra si il reste un camion disponible...

Hello!

Impossible pour moi aussi, je ne suis pas du tout dispo du week-end et mon camion non plus puisqu'il part avec moi dedans...j'espère que vous allez pouvoir éviter de louer quelque chose... Après tu ne crois pas que ça pourrait passer avec le tien en 2 fois ? Bien empilées les chaises ne prennent pas beaucoup de place, on aurait pu mettre le double dans mon camion la dernière fois...

Yo Craky, pour l'instant j'aimerais qu'on attende encore un peu pour valider définitivement une loc de véhicule. A la fin du fin, il faudra peut-être le faire, mais ce sera un dernier recours. Si on n'a pas le choix on le fera. Par contre on va partir sur le 280 € pas sur le 600 €, on est ok sur ça 😆 Je te propose de partir sur la loc jeudi si tu n'as pas de solution avant. Ok pour toi ? @Craky

Attention, on part sur un évent déficitaire, mais on peut se le permettre vus la situation financière de l'asso. Que tout le monde soit au courant quand même.

Qq1 avec un abo Citiz pourrait emprunter un mini bus ? (Mais si tt le monde a une caisse il nz doit pas y avoir masse d'abonné.es chez les Marmots...)

Hey! Impossible pour moi vendredi.. j’ai besoin de mon camion entre midi et deux..impossible d’y aller ou le prêter :/

[alerte COM LOGISTIQUE]

Nous voila a 4 jours de l'évènement et il nous manque un camion pour faire le chargement du pavoisement vendredi à 11h et le retour de pavoisement mardi matin.

Il faut un véhicule de la taille d'un trafic (vide de son aménagement) ou un plus gros. @Vio @Elsa / Wheels Michel @qui d'autre? 😱

Sans tables et chaises ca va etre un peu chaud.... ambiance camping... on se servira les bieres en rampant.... 😁

Plan B:

• J'ai demandé au pavoisement si exceptionnellement et en dernière minute ou pouvait être livrés mais ca semble très compromis et ce sera payant (j'attend de savoir le prix) mais ca peut être une solution mieux anticipée pour une autre fois...

Plans C :

• je récupère qu'une partie de la livraison, surtout les tables, avec mon trafic (aménagé) vendredi. Ca ne m'arrange pas du tout sur le plan perso mais ca reste une option

• ou @Lucie tu le fait avec ton camion si t'es dispo en journée ou si tu veux prêter les clés

Plan Z

• J'ai fait des devis pour des locations sur l'agglo qui vont de 280€ à 600€ (ce n'est pas une bague 😂) car nous avons besoin du vendredi matin au mardi midi. En gros sur le WE de 4 jours tout est réservé et ce qui reste est cher. @Léna // Beernard la Tenancière @Kass'Tord - Marie on valide une loc ou on se rabat sur un retrait partiel de la commande?

Je dirais entre 15 et 20 oui, et ça fait aussi que les gens présents auront moins le temps de manger (vu qu'on s'arrête vers 16h) et auront peut-être moins faim s'ils jouent moins de matchs...

Je fais le point sur la bouffe cet aprèsm, une équipe en moins ça fait 20 pax a peu près en moins?

mdr pour le moment oui, on s'est dit qu'on l'annulerait mercredi si on n'arrive pas à compléter l'UB...

L'after c'est OK 🙂 ! Ça sera au Commun des Mortels ❤️

Je m'occupe de la communication dans la journée.

Question : le match du samedi matin est maintenu aussi ?

Malgré les matchs en moins, pour l'instant il manque beaucoup de bénévoles pour que ça fonctionne même si on vise un fonctionnement minimaliste (il n'y a qu'une seule personne à la buvette et à l'entrée notamment...). Si tu fais une relance générale je veux bien que tu relances le formulaire aussi.

Il y aura juste 2 gros créneaux, qui permettent que les personnes investies seulement sur le match du matin puissent faire l'aprèm en bénévolat et inversement.

Salut ! Je m'occupe de la gestion de l'hébergement aujourd'hui ! je veux bien un petit mail de relance, notamment pour héberger le vendredi soir (sinon, on est bon !)

[ANNULATION DES MATCHS FRESHS CONTRE NANCY/LYON & POINT D'ETAPE]

Hello,

Les matchs freshs contre Nancy/Lyon sont annulés, en conséquence:

• les horaires ont changé : on prépare le gymnase pour dimanche le samedi vers 16h

• @Esther et @Craky : ça fait pour l'instant une équipe de moins (et ça enlève les horaires du goûter et de l'apéro) pour les commandes pour la buvette, s'il n'est pas trop tard pour ajuster ça, sinon tant pis

• @Virginie / Lady MacButt : est-il possible de modifier les infos sur l'event Facebook stp ?

• @Jess / CutCake ça fait un Balance Ta Roue en moins

• @Aleks // Grumpy Ghost et @Et Pim! / Cécile VIAL : plus besoin de bénévoles sur certains créneaux

• @Dodeck est-ce qu'on supprime des éléments ou ajuste les quantités pour le catering ?

Point d'étape :

• @tout le monde : l'onglet "installation/désinstallation" s'est transformé pour plus d'efficacité : il manque toutefois encore du monde pour que tout se passe bien

• @Férale des nouvelles de la Crique Sud (ou d'ailleurs) ?

• @manon et @Manu : il y a un déséquilibre entre les personnes volontaires pour héberger (sur votre tableau) et les personnes ayant besoin d'un hébergement (sur l'onglet "accomodation" du tableau doc d'orga général, que l'on transmet aux équipes), est-ce que vous avez besoin d'un mail général de relance ?

Oui c'est demandé, on attend la réponse.

Sans info, j'ai prévu une table entière pour les marmottes. Et une table a partager pour les autres équipes

Est-ce que quelqu'un s'est renseigné savoir si les autres équipes auraient du merch savoir si faut prévoir d'installer des tables ou pas? @manon

oui c'est suffisant comme nombre !

Je viens de penser que j'ai postulé en bénévole ET en NSO sur les mêmes créneaux, du coup je vais laisser la prio pour NSO car je crois qu'on en manque (à confirmer avec la com arbitrage peut-être ?)

Est-ce qu'on pourrait me confirmer que 2 personnes à la buvette + 1 pour les temps de rushs c'est suffisant svp. Je n'ai pas en tête qu'il y ait eu de retour en ce sens au debrief du dernier événement. @Joukie

Holàà!! @Craky @LuluRanium / Lucile G. j'ai remplis l'onglet buvette du doc d'orga mais j'ai pas encore eu le temps d'y mettre les formes et il y a encore des choses à préciser. J'ai vu que des infos avaient été mises aussi, merci! @Et Pim! / Cécile VIAL et @Aleks // Grumpy Ghost, pour le samedi, j'ai cru comprendre que 2 personnes par créneaux c'était bien et une 3e en renfort sur le créneau du midi n'était pas de trop. Pour le dimanche, une autogestion est prévue comme il n'y aura pas de public!

je ne sais pas où l'écire le mec de fulkit n'est pas dispo

Hello j'ai contacté fullkit pourle stand j'attends une réponse

catering ok, c'est bon pour moi :)

Salut, je vais essayer de contacter Marie-chicken stone et Cracky je vous tiens vite au courant

Dac, ma question portait aussi sur l'orga en amont (passer les commandes, organiser les runs...) : est-ce que vous vous en occupez ?

Salut je ne suis dispo que le vendredi fin d'aprem jusqu'à samedi aprem. Je peux donc aider sur le début d'événement pour la logistique

Yoyo cracky as tu vu pour le matos manquant côté catering genre un frigo des étiquettes sur pics et un ouvre boîte ?

Conter toute apparence la com logistique est dans les starting blocks 💪🎉

• les onglets "matos à prévoir" et runs sont complétés. On vous laisse faire l'appel général pour les inscriptions dans le mail commun.

• On attend la confirmation du menu et des qtt de la buvette pour commander le drive (deadline dimanche).

• les achats demandés suite au denier évent sont commandés (enrouleur, poches froids,...)

• la sono ira au paradis des sono une prochaine fois...

• Pavoisement et bière géré en lien avec le choupisson.

• le pavoisement n'a pas de chaises pour personnes en surpoids

• Je propose qu'on se penche ensemble sur le tableau bénévole d'installation/désinstallation pour optimiser le temps dédié. Je pense qu'on peut gérer une installe en 1h si on est bien organisé.e.s.

Une info que j'ai oublié de te donner hier : ce serait bien de préparer 2 exemplaires des tarifs de ce qu'on vendra à la buvette : un pour afficher à la buvette et un pour afficher à l'entrée. Merci !

ok, merci Germaine!

Hello, @Joukie s'est occupée de la buvette au dernier event mais elle ne souhaite pas le refaire, par contre je pense que tu peux voir avec elle pour les choses à préparer, la liste des courses etc.

Oui il y a normalement des bénévoles qui s'inscriront pour tenir la buvette pendant l'event donc ça ne devrait pas t'empêcher de jouer, je pense que c'est surtout un travail en amont puis au moment de l'installation et de la désinstallation mais tu peux voir avec Joukie ce qu'elle en pense.

Mince, j'ai effacé sans faire exprès le commentaire que j'avais mis. Je refais :

Coucou Germaine! J'ai retrouvé des discussions sur l'orga de la buvette du shut up d'il y a 2 ans, notamment une liste de course, mais j'avoue que j'aurais bien besoin d'un petit briefing, surtout pour la préparation en amont. Sais tu s'il y a une fiche ou une personne en particulier à qui je peux m'adresser? Aussi, j'ai vu dans le doc d'orga que @Joukie était aussi à la buvette, c'est bien ça?

Il y a toujours les crocs et les hot dogs? Je pourrai faire cuire des trucs la veille, pas de soucis.

D'autre part, j'aurais aimé jouer, y a-t-il bien une équipe de bénévole qui tiendra en partie la buvette?

Super ! Est-ce que c'est clair pour toi ce qu'il faut faire ? Il me semble qu'il faut notamment préparer rapidement la liste des courses à faire au drive pour la com logistique.

Je peux me mettre à la buvette!

Yes pour le Balance ta roue ! cf discussion dédiée

Coucou, c'est bon pour Manu & moi pour l'hébergement ! D'ailleurs le doc est là : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pAqBAIQDA2AaK8xQ9Su0A8H1c8SC56mAA8OhAgLBBjc/edit?usp=sharing

Hello! Non j'aimerai bien laisser la buvette à quelqu'un, ça m'a vidé la dernière fois et j'aimerai bien garder de l'énergie (je suis vraiment limite en ce moment) pour venir un peu aux entrainements et jouer.

Arbitrage yes. Pharma, je pense que c'est la com logistique maintenant. @Craky on est ok ?

Je confirme, je suis en période de rédaction de mémoire donc moins réactive pour la communication. Par contre, sur le week-end je serais bien présente donc je pourrais publier un peu sur les réseaux (je mettrais peut-être des gens à dispo pour faire quelques photos et me les envoyer pour les publications). Surtout si je joue et que je fais la formation REF.

Communication : On est toute la com com sur le coup ! L'événement sort d'ici ce weekend 😁

Par contre moi je serai pas là le jour J et Virginie rentre en période de rendu de mémoire donc on sera moins dispo que pour le précédent événement. Je reste joignable si y a besoin de publier des trucs au dernier moment.

Oui toujours sur le merch

Hello, hello, hello !

Le shut up arrive vite ! On a besoin de savoir où on en est des postes d'orga :

• 🏡 @manon et @Manu toujours sur l'hébergement ✅? Il devrait y avoir plus de monde que pour la championnat à héberger

• 🍔@Dodeck tu repars sur le catering ✅? Tu te synchronises avec Sophie ? Il y a @Gogo Givrée qui avait peut-être un plan mais il faut qu'on s'y prenne rapidement

• 📢@Candice Hection / Candice Pasquier et @Virginie / Lady MacButt vous gardez la com ?✅

• 💉@Léna // Beernard la Tenancière toujours sur l'arbitrage✅ et la pharma ?

• 🚚@Craky et @LuluRanium / Lucile G. toujours sur la logistique ?

• ✨@Jess / CutCake toujours sur les lots pour le Balance ta roue ✅?

• 💰@Et Pim! / Cécile VIAL toujours sur le merch ✅?

• 🍹@Férale toujours sur l'after ?

• @Glaire @Uté-Ricaine @Aleks // Grumpy Ghost on se synchronise vendredi pour l'inclusion 😊

  [En attente de confirmation: after et logistique]

Réunion 1 :

• Présentation sous-groupe : liens et infos utiles --> Léna ✅

• Définir et recruter les responsables ✅ et lancer le truc : priorité com et catering, puis les com en lien avec la logistique. Leur demander leurs dead line en fonction des points d'étapes qu'iels se fixent --> Germaine

• Créer les docs d'orga et les diffuser --> Léna ✅

  • 1 interne modifiable : frama

  • 1 à diffuser aux équipes et personnes de l'UB non modifiable : via la com évent

• Créer les tutos magiques de comment on organise à Ampère sur le Drive de la com Event --> toutes les deux

• Créer un plan de quelle zone sert à quoi dans Ampère --> dans le mail récap, qui est chaud.e

• Faire des fiches de missions pour l'instal le jour J pour + d'autonomie --> toutes les deux

• Faire un mail récap avec toutes les infos --> Léna ✅

N'hésitez pas si vous avez des questions ou commentaires ;)