Charte de prise de son et d’images

Bonjour tout le monde.

Pour la tranquillité d’esprit de tout le monde il me semble important poser un cadre clair.
Mes idées en vrac (dont certaines ont fait leurs preuves l’an dernier)

1- plutôt que demander aux gens de signaler s’iels ne veulent pas être enregistré.e.s/filmé.e.s etc, leur demander si iels veulent l'être (ne pas considérer que le consentement est donné par défaut, ne pas oublier que la pression de groupe peut empêcher de lever la main pour signaler son désaccord, alors qu’il est bien plus simple de lever la main pour donner son accord).

2- ne jamais demander aux personnes refusant d’etre prises en photo/filmées de se justifier.

3- Que chaque personne comptant enregistrer/filmer/photographier placarde dés le premier jour un texte sur le tableau d’affichage afin d’expliquer sa démarche, comment seront diffusées les images/sons, le stockage prévu etc. Et invitant toute personne voulant plus d’info à venir la trouver.

Exemple : « je m’appelle XXX, je compte faire des photos souvenir. Celles-ci seront stockées sur mon drive afin que je puisse les partager en ligne, avec les personnes figurant dessus uniquement. Elles ne seront pas diffusées publiquement sans le consentement explicit de toutes les personnes figurant dessus. Les droits du drive seront ouverts afin que quiconque souhaitant supprimer une photo sur laquelle iel figure puisse le faire immédiatement, sans avoir à demander, se justifier ou attendre. N’hésitez pas à venir me parler, à demander à regarder les photos déjà prises, voire au demander qu’elles soient supprimées immédiatement. Je vous serai reconnaissante de m’aider à faire du bon boulot.
Si vous souhaitez me donner votre accord pour vous prendre en photo durant tout Labo Gn afin de gagner du temps, ou si au contraire vous souhaitez ne jamais être pris.e en photo, merci de venir me trouver afin que j’en prenne note (cette liste restera privée).
Il est possible que certaines photos servent par la suite à la communication de Labo gn, mais le consentement sera vérifié avant que soit fait. »

Dans une autre discussion il a été question d’inclure une clause de cession de droit à l’image dans le formulaire d’inscription. Je ne sais pas quoi en penser : d’un côté il semble important de réfléchir à la protection juridique de l’association. De l’autre imposer la cession du droit à l’image pour participer me semble aller contre les valeurs de Labo Gn, et contre mon éthique de photographe (même amatrice).

Hello @saki

Petit point technique vis à vis de l'application du RGPD les photographies étant reconnues comme données personnelles voir données sensible aux yeux de la loi (pour les détails c'est ici : https://aeonlaw.eu/droit-a-limage-et-donnees-personnelles-des-deux-faces-de-la-medaille/ )

En gros on as 2 alternatives :
* Faire pour chacun des participants un contrat avec LaboGN dont l'objet est la réalisation & la diffusion des médias où ils figurent réalisés à LaboGN ce qui nous fait littéralement contourner tous les impératif juridiques du RGPD (à mon sens c'est clairement abusif, même si je n'ai pas trouvé de jurisprudence en ce sens, la réalisation de média n'étant pas dans les objets de l'association LaboGN).

• Appliquer le RGPD c'est à dire :
  • Informer, préalablement les participants des éléments suivants :
    • Nature des médias collectés, possiblement avec l'identité des personnes physiques ou morales auteurs des médias
    • Durée de conservation des médias collectés par LaboGN (une date de fin est obligatoire !)
    • Liste exhaustive des utilisations prévues par LaboGN, des transmissions & délégation de traitements de données à des tiers (mettre des photos sur Google Drive, We Transfer, Dropbox, FramaDrop, Un album Facebook ... constituent par exemple une transmission de donnée).
    • Les modalités d'application des droits de vérification, consultation, rectification & de suppression des données doivent explicitement apparaître "Vous pourrez demander vérification, consultation, rectification ou suppression des données personnelles collectés par LaboGN en en faisant la demande par email à notre adresse mail ...@...fr ".
  • Demander le consentement préalable
    • Le consentement doit toujours être facultatif (ne pas conditionner l'accès au service ou en modifier ses conditions), en ligne comme sur papier il doit être demandé sous la forme d'une case à cocher non cochée par défaut.
    • Préciser, voir demander des consentements distincts, à chaque fois le cadre de cet accord d'utilisation en particulier "privé-restreint aux participants" / "public-a des fins de communication pour LaboGN ou d'autres associations" / "commerciale" (un cas récent d'une photo de Muriel ayant été diffusé sans son accord pour une utilisation commerciale, elle étant, de ce que j'ai compris de nos échange, d'accord pour des utilisations non-commerciale (exemple à des fins de promotion du GN par la des assos), je pense qu'il est important de dissocier ces 2 notions dans le consentement).
  • Assurer les droits de vérification, consultation, rectification & de suppression des données.
    • Pour moi prévoir un formulaire google forms ou des demandes par email reste le plus simple à mettre en oeuvre, en sachant que la réactivité à répondre à ces requêtes est vu aujourd'hui par le droit comme une obligation de moyen et non comme une obligation de résultat (exemple : si quelqu'un est chargé de vérifier la boite mail recevant ces requêtes toutes les 2 semaines, il est acceptable juridiquement qu'une demande ne soit pas traité en une semaine).

Du coup pour te répondre plus directement :

1- plutôt que demander aux gens de signaler s’iels ne veulent pas être enregistré.e.s/filmé.e.s etc, leur demander si iels veulent l'être (ne pas considérer que le consentement est donné par défaut, ne pas oublier que la pression de groupe peut empêcher de lever la main pour signaler son désaccord, alors qu’il est bien plus simple de lever la main pour donner son accord).

C'est totalement l'esprit du RGPD :

Le consentement [...] en ligne comme sur papier (il) doit être demandé sous la forme d'une case à cocher non cochée par défaut.

2- ne jamais demander aux personnes refusant d’etre prises en photo/filmées de se justifier.

Le RGPD ne le prévois pas mais en aucun cas il est requis que cela soit demandé, pour moi cela vas de soit et ça relève plus des principes de bienveillance de LaboGN. Je suis ok pour qu'on l'adopte et qu'on le mette dans des recommandations (dans le livret d’accueil par exemple).

3- Que chaque personne comptant enregistrer/filmer/photographier placarde dés le premier jour un texte sur le tableau d’affichage afin d’expliquer sa démarche, comment seront diffusées les images/sons, le stockage prévu etc. Et invitant toute personne voulant plus d’info à venir la trouver. [...]

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Dans une autre discussion il a été question d’inclure une clause de cession de droit à l’image dans le formulaire d’inscription. Je ne sais pas quoi en penser : d’un côté il semble important de réfléchir à la protection juridique de l’association. De l’autre imposer la cession du droit à l’image pour participer me semble aller contre les valeurs de Labo Gn, et contre mon éthique de photographe (même amatrice).

Premièrement :

Le consentement doit toujours être facultatif (ne pas conditionner l'accès au service ou en modifier ses conditions), [...]

Du coup il est impossible de conditionner l'inscription par le consentement, dans tous les cas.

Deuxièmement :
Pour moi je vois 2 stratégies d'application possible :
1. Demander le(s) consentement(s) à l'inscription, ce qui est le plus confortable pour les auteurs de médias, les consentements étant potentiellement différents (certains ok pour une diffusion publique, d'autres ok uniquement pour une diffusion auprès des participants) conserver un suvi de l'identité des personnes identifiables pour chaque media sera dans tous les cas nécessaire (j'y reviendrais dans un message suivant). Dans le cas d'un refus de consentement il serais préférable que les personnes ne désirant pas être photographiés par exemple s'identifient auprès des auteurs de médias (photographes, vidéastes) en début du séjour pour qu'ils puissent éviter de les avoir sur les captures.
2. Demander le(s) consentement(s) au cas par cas pour chacune des activités sur formulaire papier. Objectivement c'est une prise de tête sans nom en termes de suivi.

Le problème avec le fait de le faire sur place comme tu le propose @saki est que la prise d'engagement ne peut normalement pas être rétroactive à la captation des médias. Si on demandais aux participants, par exemple, de remplir un formulaire papier à leur arrivée sur site (ce que l'on ferais si une signature sur papier était nécessaire) ça ne poserais pas de problème, mais le fait de le demander a posteriori est problématique.

Merci Romain pour cette réponse très complète.
Il est mon sens important de demander les autorisations au cas par cas, et de laisser un moyen d’intervenir après coup, car en s’inscrivant on ignore à quoi on va participer exactement. Même, au cours d’une activité on peut se retrouver sans s’y être attendu dans une situation que l’on ne veut pas voir immortalisée, et dans ce cas il serait anxiogène de se dire qu’il est trop tard pour retirer son consentement, que légalement la personne ayant pris le son/l’image est en droit de refuser d’effacer ce contenu.

@saki : Sans tous les cas le consentement est toujours rétractable à posteriori : Il faut le demander préalablement et laisser à chaque participant un moyen d'exercer ces droits de vérification, consultation, rectification & de suppression des données que ce soit pendant LaboGN ou après, sans limite de temps durant toute la période de conservation de ses données personnelles.

Note : Pour la mise en oeuvre des droits de vérification, consultation, rectification & de suppression des données il faudra conserver pour chaque média :
* Identité des personnes identifiables sur le média.
* Liste exhaustive des copies du média, endroit ou ils ont étés publiés.

Enfin dernière chose sur laquelle il faut à mon sens communiquer aux participants : la fine barrière entre les médias "privés" ne relevant pas du RGPD et médias en relevant.

Au fond qu'est ce qui distingue les médias réalisés à LaboGN de ceux réalisés à ma soirée d’anniversaire (auxquelles le RGPD ne s'applique pas) ? La nature de l'événement : Événement privé sur inscriptions ouvertes au public. Le fait de payer une P.A.F. implique (aux yeux du droit) une relation contractuelle donc il faut que les modalités de captations de médias réalisés dans ce cadre fassent soit partie du contrat initial, soit soient définies dans un contrat annexes.

A ce titre toute participant muni d'un dispositif d’enregistrement (smartphone avec appareil photo, dictaphone ...) est un auteur de média tombant potentiellement sous le coup du RGPD. Sauf que ... si les médias concernent des proches de l'auteur les médias ne tombent pas sous le coup du RGPD. Tout ceci repose donc sur l'appréciation de ce qu'est un "proche". Beaucoup de participants pourraient, sans mentir, assurer qu'une part non négligeables des participants de LaboGN comptent parmi leur proches, mais pas tous.

Ainsi si les projets comme celui de @saki de faire un album photo pour tout LaboGN ou comme celle de @morganedocumentair sont clairement concernés par le RGPD, pour les médias pris sur le vif sans projet réfléchit derrière le RGPD ne s'applique pas uniquement si il s'agit de vos proches.

Bref je ne sais pas trop comment formuler cela pour le rappeler, je pense que dans tous les cas la règle : "Dans le doute si vous pensez que vos action ai le moindre risque de léser quelqu'un, demandez-lui préalablement." s'applique ici aussi.

On parlais d'enregistrer les tables rondes, pour pouvoir y revenir et noter les idées. Il faudrait aussi le mettre dans la fiche pour le consentement.

Oui, définitivement !