Site et cuisinier

Ok, ben je nous inscrit à la fédé dans la foulée alors, j'espère que ça ira vite !

Il faut un délégué principal et on peut renseigner deux délégués secondaires, je propose de prendre les premières personnes qui se signalent vu que ça a peu d'importance (je peux me mettre dans les délégués donc j'ai besoin de deux autres personnes, dont une pour le principal parce que comme je suis déjà sur l'URSAFF je trouve ça cool que ça tourne administrativement, c'est aussi une manière de garantir l'horizontalité)
@luciechpt @batistecarpinetty @jarimlafourche @remisan, vous qui êtes sur cette discussion, qui est volontaire ?
J'ai besoin de prénom, nom, mail, téléphone, profession. Vous pouvez m'envoyer les infos en MP sur facebook pour qu'elles soient pas publiques.

tu peux m'y mettre ;)

Je veux bien aussi

Tu peux me mettre en secondaire si nécessaire.

Sinon, on fait quoi pour les cuistots. Car avant de voir avec eux, je préfère voir avec vous.
Je peux faire un sondage si vous voulez...

Jérôme, moi honnêtement j'ai pas tellement d'avis. Je trouve toute cette histoire beaucoup trop compliquée et je regrette qu'on ait choisi ce site, mais puisque c'est fait, les solutions bricolages me semblent acceptables.

Jérôme, tu disais pas que tu voulais voir avec le site comment ça se passait d'habitude pour que ce soit légal ?

J'ai crée le compte sur le site de la Fédé (avec Lucie, Rémi et moi comme délégués, Jérôme j'avais pas ton tel) et entamé la démarche d'adhésion, mais comme je n'ai pas tout fait d'un coup, impossible d'arriver finalement sur la page de paiement, je ne sais pas pourquoi. Du coup pas d'accès à l'attestation d'assurance (sur la page correspondante il y a écrit qu'elle sera accessible lorsque l'adhésion sera réglée, ce que je ne peux pas faire...) du coup j'ai contacté la fédé par MP via facebook en postulant que ce serait le plus rapide, je vous tiens au courant.

Sandrine de la Fédé a transmis notre demande d'attestation à l'assureur, elle me dit que ça va prendre quelques jours.
Je vais payer la cotisation de 40€, j'ai le RIB de la fédé, j'avance on me remboursera plus tard.

Adhésion payée !

On a reçu l'attestation d'assurance, je l'ai uploadée sur le drive de l'asso.
@jarimlafourche, tu peux transférer au site :)

Coucou,
C'est la semaine où on avait dit d'après le planning prévisionnel de la dernière réunion qu'on finalisait les trucs avec l'URSAFF et les cuisiniers : Jérôme, tu peux nous donner des nouvelles, qu'on voit si on peut lancer une première comm' dans la semaine comme prévu ou non :) ? Merci !

Pour l'URSSAF, on attend encore les accès aux dernières nouvelles (@batistecarpinetty tu as reçu des docs courrier ou pas ?)

Désolé, j'ai eu une semaine un peu chargée, avec en plus de mon orga de ce week-end, de trucs pro à gérer, j'ai un peu laissé laboGN.
Je vais envoyer un mail aux cuistots, et j'envoie l'attestation pour le site.

J'ai l'impression de ne pas avoir accès à tous les drive de l'asso, car je ne trouves pas tous les docs, dont l'attestation :(

je t'ai rajouté au dossier laboGN 2018, tu étais déjà dans celui de l'asso

Bonsoir.

Alors, cette semaine j'ai reçu :
- Une enveloppe du lycée Auguste Aymard contenant 4 exemplaires de la convention d'occupation de locaux, ainsi que la facture d'arrhes à régler avant la fin du mois [de mars]
Je scanne les documents genre de suite et je vous les mets en ligne sur le Drive.
Edit, les documents en ligne :

bordereau d'envoi : https://drive.google.com/file/d/1J-aXhj_xbfahczFB5TfIFFD7A2ZwuYRR/view
titre exécutoire : https://drive.google.com/file/d/1lUpaX3327IgKY43IZDUWKjF39FX-SvvD/view
convention d'occupation des locaux : https://drive.google.com/file/d/15YwKpE5iWt7WR5YHf9MCqmwSZ1LRhxsY/view
Les conventions sont à remplir, signer et renvoyer avec la photocopie de l'attestation d'assurance, ainsi que "la partie assurance de la convention remplie (n°de police, compagnie)
La facture d'arrhes s'élève à 3381,53 euros. Je vous laisse voir avec l'une des deux assos disposées à avancer les frais pour la mise à disposition de cette somme ?

• la facture de la République Française qui me confirme la publication au Journal Officiel de la création de l'asso. Idem, je scanne (et je vais payer par virement) la facture et je vous la mets à disposition (edit, la voici : https://drive.google.com/file/d/1h41oytyzoAPWB8zWNqLXqtdlRESkUotO/view). L'attestion quant à elle est déjà sur le Drive ici : https://drive.google.com/file/d/1yvGfUjx_wRZ3hEqeyOJKHYkAYzDU8sDO/view

Et c'est tout pour le courrier.

Oui, alors la convention, c'est ce qu'il faut retourner au plus vite.
Pour le chèque d'accompte, elle m'a dit pouvoir attendre que nous ayons les fonds, mais avant mi-mai tout de même...

@jarimlafourche : ça me semble plus pertinent de ne faire qu'un chèque de caution au site plutôt que deux. Ce qu'on propose à eXperience c'est de faire un virement à RAJR pour que vous puissiez faire le chèque. Pour qu'on ait des comptes clean il faut que l'asso LaboGN émette un document pour RAJR et un document pour eXperience indiquant qu'elle demande une avance de fonds pour le paiement des arrhes. Suite à quoi eXperience pourra faire le virement à RAJR (il nous faudra donc votre RIB) et RAJR pourra envoyer le chèque. Jérôme est-ce que tu peux valider ça avec le CA de RAJR ?

@batistecarpinetty : est-ce que tu t'occupes du renvoi de la convention au site ?

Oui, je remplis les quatre exemplaires et j'envoie ça lundi :wink:

Alors j'ai eu une réponse du cuisinier. Je lui ai proposer les différentes solutions que j'ai évoqué avec vous.
Ok pour 60 heures, mais du coup il n'y aura pas de goûté le dimanche aprem. Sinon, faut rajouter 3h. Il y a plus pour le samedi, car ils ont tout le rangement à prévoir.
Il est ok pour avoir une partie payer au black. Je ne sais pas dans quelle mesure on peut entrer ça dans les comptes, mais c'est sans doute la solution la plus simple. Ils n'ont pas de troisième cuisinier en tête.
Payer une partie au black nous permettra de gagner un peu d'argent, car moins de charge à notre compte.
Voilà.
Reste à avoir accès au simulateur de l'urssaf pour savoir combien de charge on aura à gérer...

Merci ! On survivra sans goûter ^{^}
Du coup on peut considérer la question du site validée et faire de la comm, en attendant d'avoir le simulateur pour finaliser le budget et lancer les inscriptions.

Ok. Pour les comptes, je ne sais pas trop, "défraiement spécial cuisinier" ?

Je voulais dire quelque chose de très important: MERCI, vous gérez tout ça comme des ouf! j’adhère a tout ce que vous proposez, et je suis de retour pour bosser avec vous !

Ou alors on se démerde avec, peut-être la monnaie du bar, ou encore en prenant quelques inscriptions en liquide pour ne pas voir ça apparaître sur les comptes, pour éviter tout problème...
Merci Remy :)

@jarimlafourche : on a besoin d'une réponse d'RAJR, est-ce que ça vous convient de faire comme j'ai proposé plus haut ? (auquel cas vous pouvez nous envoyer le RIB à experiencegn@gmail.com ? + mon adresse au cas où ce soit pas la bonne adresse...)

@batistecarpinetty : ça en est où ? tu as renvoyé la convention ?

l'inertie de RAJR est telle qu'il faut un peu de temps pour avoir la réponse. Ceux qui ont répondu sont plutôt d'accord, donc je pense que je vais t'envoyer le rib rapidement...

Bonsoir.
Oui, j'ai rempli et signé les quatre exemplaires de la convention et renvoyé le tout avec un exemplaire imprimé de l'attestation d'assurance qui se trouve dans le Drive :slight_smile:

@jarimlafourche , est-ce que tu as assez d'infos pour préciser combien vont coûter les salaires et charges du personnel stp ? J'ai mis une ligne "défraiement cuisiniers" pour le moment, on pourra dissimuler ça ailleurs plus tard.

Non, il faut le simulateur de l'urssaf, et on y a accès quand on aura notre numéro Siret. Du coup, Remi ça en est où ?

@batistecarpinetty toujours pas de nouvelles de l'URSSAF au courrier ?

Ok. Et pour la partie réglée au black, ce sera à quel tarif horaire ? J'imagine que ce sera un peu plus que les 13€ légaux pour compenser l'absence de cotisation. Pour le moment j'ai mis 15€/h mais c'est complètement au pif.

Je n'ai rien reçu, non.

non, on reste sur 13 euros de l'heure, même au black

Concernant le règlement des arrhes de 3 381,53 €, il faut faire un papier émanant de l'asso LaboGN pour dire qu'elle emprunte la somme de 1 690, 50 € à eXperience et 1 691,03 € à RAJR (ou l'inverse pour les montants). A priori on est tous en mesure de faire ce papier en tant que membre du Collège dirigeant, mais est-ce qu'il y a des trucs spécifiques à mettre dessus ? @remisan quand on en avait parlé tu avais l'air de savoir comment le faire ?

Je vais les faire. Je pense que le mieux c'est de faire des reconnaissances de dette qui stipulent l'utilisation des fonds. Je m'en occupe ce soir.

J'ai fait un squelette de reconnaissance de dettes : https://docs.google.com/document/d/1sDRGnVpM4bxRF8S7HkNROHBuvJC1vbkOv-dyc8fnje4/edit# , on le remplira avec les bonnes infos quand ce sera le moment, et j'aurai besoin de vos signatures pour le signer (j'ai pour l'instant mis le nom de tous les membres à jour de cotisation, mais on est pas obligé de tous signer)

eXperience a fait le virement à RAJR hier de 1 690, 50 € donc RAJR peut se charger du paiement des arrhes au site. Et on peut préparer les deux reconnaissances de dette

Super !
De mon côté, toujours rien au courrier :'( @remisan , je suis supposé recevoir quoi de la part de l'URSSAF ?

On est censé recevoir le SIRET et les accès pour le site de l'URSSAF

c'est automatiquement par courrier ça ? ce n'est pas aussi par mail ?

Oui, c'est du traitement humain, à la fin de l'inscription ils disaient qu'on allait recevoir ça par courrier

Est-t-il possible que le courrier se soit perdu ? Est-ce que quelqu'un peut contacter l'URSAF pour avoir des nouvelles ?

J'ai appelé les chèque emploi associatif, et elle a retrouvé notre numéro Siret.
Je m'occupe donc de l'adhésion au service des CEA

Et j'ai noté le siret sur le fichier adéquat dans le groupe

Bon me manque un RIB

Je vais relancer ma banquière pour savoir où ça en est. Mais au vu des délais annoncés, je pense que ce sera plutôt pour la semaine prochaine...

ça me paraît assez bizarre de ne pas avoir de RIB tout de suite. J'ai ouvert un compte bancaire pas plus tard que tout à l'heure et j'ai eu un RIB illico

Dossier à remonter pour validation, etc. La procédure pour une association est plus complexe que pour un compte particulier, j'imagine.

ça me paraît quand même super long. Pour avoir créer un compte il n'y a pas longtemps pour une asso, c'était plus rapide que ça...

Alors, j'ai eu un coup de fil ce matin : pas pas rapport à la banque mais je pense par rapport au courrier qui nous permettra de calculer les charges exactes. Il était revenu, on a confirmé ensemble que c'était la bonne adresse indiquée par Batiste, mais du coup on a rajouté son nom sur l'enveloppe (elle m'a dit que ça pouvait être que le nom de l'asso n'était pas sur la boîte aux lettres). Bref, le courrier devrait partir lundi...

Du coup @batistecarpinetty ça peut être bien de rajouter LaboGN sur ta boîte aux lettres

Bonsoir. Je l'ai rajouté (une omission malencontreuse). Je préviens quand ça arrive.

Salut, est-ce qu'on peut faire un petit point de où ça en est ? @jarimlafourche est-ce que le chèque d'arrhes a été envoyé au site ? @batistecarpinetty est-ce qu'on a le RIB et le truc qu'on attendait pour calculer les charges (c'est peut-être le RIB d'ailleurs) ?

Le chèque est parti oui, et il manque que le RIB je crois...

Manque aussi le RIB pour faire valider notre compte à Hello Asso et commencer à récupérer l'argent :)

C'est moi où c'est quand même inhabituellement long l'obtention de ce RIB ?

Oui, là ça commence à être un peu chiant

Bonsoir, et désolé pour mon silence :confused:
Alors, en ce qui concerne le memento fiscal de l'association, je l'ai scanné et rajouté dans le Drive : https://drive.google.com/open?id=1V8ES9y8QvDHIIJYDRUjkjS_wwXGhSbGD

Pour ce qui est du compte bancaire, j'ai harcelé ma conseillère cette semaine et laissé un message de doléances avec mes coordonnées, sans réponse pour l'instant.
Je suis passé à mon agence jeudi pour forcer la rencontre et... l'agence est en travaux jusqu'à cet été. Les concours de circonstance qui font toujours plaisir :disappointed: Par acquis de conscience, je suis allé vérifier dans la boîte mail mais pas de message non plus.

Mais bon, ne paniquons pas : j'ai bon espoir que demain matin elle me réponde enfin et m'explique comment avoir accès aux infos, parce oui c'est long donc le dossier doit déjà être validé quelque part.

Ok, c'est bon, elle m'a finalement rappelé et je lui ai transféré le procès verbal de l'AG constitutive qui semblait manquer pour le service financier de la banque.
Mon analyse : les associations avec plusieurs président·es, ça les perturbe.

Quoiqu'il en soit, je lui ai transmis le caractère urgent de la finalisation de notre dossier, affaire à suivre.

Voilà, adhésion au Chèque emploi associatif fait, l'adhésion devrait être effective rapidement.
Il faut contacter l'organisme de retraite complémentaire pour adhérer. Et j'ai rempli des trucs en essayant au maximum de comprendre, mais ce n'est pas évident. Je pense que si j'ai des soucis par la suite, j'appelerai l'urssaf pour corriger mes erreurs...

Alors il faut connaître rapidement le régime alimentaire des gens qui iront sur le jeu. Du coup, si il y a une communication de faites bientôt aux inscrits, il faudrait leur demander ce qu'ils veulent, sachant que si ils ne répondent pas dans le temps donné, ils auront forcément un repas normal.
Est-ce que vous êtes ok avec ça ?

"Rapidement", c'est jusqu'à quand ? On a annoncé que les inscriptions étaient ouvertes jusqu'à mi-juin car la dernière fois qu'on a évoqué la question de la nourriture il était question de commande à faire fin juin.

Ensuite, est-ce qu'on pose juste la question, ou est-ce qu'on fait un questionnaire avec des questions prédéfinies avec les régimes, intolérances et allergies les plus courantes plus un espace libre afin de faciliter le comptage ? Je peux m'occuper de préparer un questionnaire.

Moi je pense qu'il faut mettre cette question dans le 2e formulaire de paiement de Hello Asso (date butoir qu'on avait fixée au 15 juin) avec une case libre "régime alimentaire particulier / allergies". On ne peut pas trop multiplier les formulaire à remplir non plus, parce que 1/ on va s'y perdre, 2/ c'est chiant pour les gens - @leila2 tu pourras rajouter cette question dans le formulaire Hello Asso ?

Ah oui, très bien de le mettre dans le deuxième formulaire, et je suis d'accord qu'il ne faut pas multiplier les formulaires...

Coucou, on en est où du calcul des charges avec l'URSAF ? Est-ce que je peux faire quelque chose à ce sujet ?

Début juin on lancera la vente de la deuxième moitié des payements et d'ici là il faut qu'on ait le budget définitif pour voir si on baisse le tarif de cette deuxième moitié (ainsi que les places pleines vendues en une fois).

Ton message me fait penser Zandera que du 3 au 10 juin on sera plusieurs membres du Collège Dirigeant à ne pas trop pouvoir gérer Labo GN (cela concerne moi, Rémi, Leïla et Jérôme) il faut donc peut-être qu'on s'organise en conséquence pour la 2e vague d'inscriptions.

Moi je pensais début juin = 1er juin, et préparer la billeterie vendredi matin (du coup si pas d'infos d'ici là, je garde les tarifs prévus). Du coup, si @zandera assure le suivi ensuite, ça devrait aller :)

Oui je peux assurer le suivi. Outre gérer un fichier avec la liste de toutes les personnes qui ont payé la première partie pour cocher quand elles auront payé la seconde + le suivi budgétaire que je fais déjà, est-ce qu'il y aura d'autres choses à faire ?

C'est à ça que je pensais :)
Éventuellement passer voir si y a pas une ou deux questions par mail relative aux inscriptions dans la semaine.

Ok, je l'ai noté dans mon agenda pour ne pas oublier.

Bon, je n'arrive pas à avoir un coût avec le simulateur, va falloir que j'appelle l'urssaf.
Ca commence à vraiment me saouler cette histoire... La prochaine fois, on prendra un site avec cuistot inclu, je ne pensais pas que ça pouvait être si merdique...

Aujourd'hui, j'ai appelé l'Urssaf, ou plutôt la branche qui s'occupe des chèques emploi associatifs. Si je n'ai pas pu faire les simulations, c'est qu'à priori j'ai demandé d'adhérer qu'à partir du 1er aout... J'ai demandé à changer l'adhésion au 1er juin, mais du coup la femme que j'ai eu au téléphone n'avait pas main mise sur ça, mais en général, faut compter 2 jours ouvrés. Bref, cette histoire n'est pas encore gérée... Mais je suis toujours sur le coup.
Deuxième point, j'ai l'école qui m'a appelé (mais m'a pas eu), ils demandent les régimes alimentaires + le nombre de personne. Si je compte tout ceux qui ont payé la première partie, je tombe à 71 personnes. Par contre, je n'ai pas encore le total des menus spécifiques... Nous avons pour l'instant 45 personnes qui ont payé la seconde partie... Il leur reste jusqu'à dimanche pour payer, ou au moins pour qu'on sache leur menu... Je vais rappeler l'école pour leur demander de me laisser jusqu'à lundi, après quoi tant pis pour ceux qui n'ont rien prévu...

D'après mes comptes nous sommes actuellement 69 participant-e-s dont 42 qui ont payé la deuxième partie, 3 paiements complets en une fois et 24 qui n'ont pas encore payé leur deuxième partie (tous les détails sont dans le doc Budget prévisionnel). Comment arrives-tu à 71 ?

Dans le mail de relance je les ai prévenu qu'iels n'avaient que jusqu'à dimanche 17 pour payer, ou au moins pour envoyer leurs infos. Je pense envoyer un dernier mail de rappel vendredi.

Moi si j'en crois la liste, j'en compte 70 (55+15)...

@zandera : ce serait pas mal d'ouvrir l'appel pour le programme vendredi alors, vu qu'il faut le faire cette semaine, autant tout mettre dans un seul mail :) (et l'idée ce serait de prévenir qu'il faut proposer les trucs avant le 8 juillet minuit, pour ensuite laisser le temps de faire la maquette et l'impression du programme sans rush).

Je me charge de fermer la billeterie dimanche à minuit.

Leïla : ok.

Rémi : 55+14. Pascale n'a pas encore payé, elle hésite.

J'ai compté Nicolas, alors qu'il ne viendra finalement pas... Ca serait bien que Pascale se décide, pour que si finalement elle ne vient pas, on remette aussi la place solidaire en vente...

Ah zut je n'ai pas pensé à ça et je lui ai dit hier qu'elle avait jusqu'au 17. Les choses ne sont pas simples pour elle en ce moment.

Au passage, mauvaise nouvelle : Stéphane Rigoni ne viendra pas.
Voici son message :

"Je vais malheureusement annuler pour cette année. J'offre à l'association le montant déjà versé (pour la black box ! ;-) je blague, faites comme vous voulez :-) )

Amicalement et ludiquement,

Stéphane"

oh non :(

Oh :'(

:'(

Par contre, ça pose la question du "remboursera-t-on les désistements si on est dans la capacité de la faire après l'événement ?" qui méritera probablement son propre sujet

On l'avait déjà évoqué que c'était plutôt l'idée, de rembourser, tout ou partie des désistements, dans la mesure du possible après l'event...
Pour Stéphane, en plus, on le sait même avant de valider le nombre de gens, donc je serai pour le rembourser, sauf qu'il dit faire un don... du coup, je sais pas...

il fait un don donc on ne le rembourse pas. Pour les autres désistements éventuels, on statuera à la fin de l'événement à la clôture des comptes pour voir si on peut se le permettre ou pas; Je crois que la communication a été faite en ce sens

Lucie a raison, c'est ce que nous avions dit : nous voyons après l'évènement si nous sommes en mesure de rembourser.

Je confirme, il y a écrit sur la page des inscriptions "Nous ne pouvons pas garantir de remboursement. Si vous devez vous désister, nous verrons après l'événement ce qu'il est possible de faire, en fonction du solde restant. ". Mais Stéphane n'est pas concerné puisqu'il a dit qu'il faisait don de sa participation.

J'avais zappé si on avait eu cette conversation :)

Pour le moment nous sommes 71 de confirmé-e-s et ayant fourni les infos sur les contraintes alimentaires.

Je n'ai pas encore eu de réponse de Nicolas Penel / Bri Aeros qui avait demandé qu'on lui réserve une place parce qu'il n'arrivait pas à payer directement sur HelloAsso.

@jarimlafourche, est-ce que tu as déjà contacté le lycée ? Si non, est-ce que tu comptes les contacter demain, auquel cas si on n'a pas de nouvelles de Nicolas d'ici là, tant pis pour lui ?

Je viens d'envoyer un mail, avec la liste des restrictions alimentaires, en précisant que nous étions 71, potentiellement 72. Je pense pas qu'une personne change vraiment la donne :)
Si il nous prévient rapidement, ça devrait le faire :)

L'état des lieux du site se sont très bien passé. Il y a juste eu une affiche sur la vitre de la poste d'entrée du Hall (où il y avait la cabane) qui ne s'est pas enlevé correctement, laissant une grosse trace, mais la personne qui a géré l'état des lieux a dit qu'elle arriverait sans soucis à l'enlever, de manière très souriante. Elle m'a dit avec un grand sourire :"on se revoit l'année prochaine ?" Je lui ai dit qu'on verrait, elle m'a dit de les mettre quand même dans la liste des choix :)
Mon retour sur le site :
Je le trouve vraiment chouette, le foyer est un gros ++ pour moi, il y a plein de salles de dispo, et les dortoirs sont chouettes.
Le gros - reste la cuisine. Même si c'est pas un critère pour moi, c'est la critique la plus souvent reçue durant cette semaine. Dans l'idéal, il faudrait pouvoir engager une autre équipe cuisine durant la semaine, à voir si c'est possible...
Qu'avez vous pensé du site vous ?

Je trouve que c'est le meilleurs des sites qu'on ait eu jusqu'à présent (mais j'ai pas vu celui de St Affrique). Pour moi, les deux défauts principaux mais non rédhibitoires sont le manque d'accessibilité (pas mal d'escaliers, la salle silencieuse et le deuxième étage sont hauts) et une accoustique pas idéale (le bruit des gens la nuit devant l'espace inscriptions qui montent beaucoup aux dortoirs situés juste au dessus, et j'ai trouvé que les gens - y compris moi parfois - faisaient pas assez gaffe à aller ailleurs ou à baisser le volume, c'était parfois relou).
Le foyer est super cool, j'ai adoré avoir la rivière à côté avec son bruit doux.
Pour la cuisine, je pense qu'il y aura toujours des critiques et qu'on ne trouvera pas de solutions idéales avec des trucs de cuisine collective classique. Je pense qu'il faut se préparer mentalement à ce que ce soit pas ouf, prévenir les gens dans la communication en amont peut-être ? Franchement, c'était vachemennt mieux qu'en 2016 ^{^} (au moins niveau végé y avait de vraies alternatives et pas des omelettes au fromage tous les jours) même si c'était pas génial. Y a eu plusieurs repas vraiment ok pour moi.

Ma conclusion, c'est que je suis pour garder ce site à moins de trouver mieux en terme d'accessibilité, et c'est là dessus que je pense qu'il serait intéressant d'axer la recherche.

Le manque d'accessibilité était en effet très galère pour moi et je suppose aussi pour Marie-Anne. Cette année ce n'était pas insurmontable mais si ma santé venait à se dégrader d'ici l'année prochaine, ce site deviendrait rédhibitoire pour moi.

Mais c'est vrai que le nombre de salles, leur variété et les extérieurs sont vraiment très bien.

J'ai aussi trouvé l'acoustique problématique, pas tant entre l'extérieur et les dortoirs que dans le réfectoire et sous le préau : ça résonnait, c'était assourdissant, pour moi et pour quelques personnes qui m'ont dit être également sensibles à ça c'était insupportable, on y restait le moins longtemps possible quand il y avait du monde (jeu d'intro pour le préau et repas pour le réfectoire).

J'ai trouvé les repas vraiment mieux que ceux de 2016 et 2017. Bien sûr ce n'est pas ouf, cela reste de la cuisine de collectivité qui essaye de trouver des compromis entre des tas de régimes alimentaires très différents. Comme le dit Leïla, c'est peut-être quelque chose dont il faut parler dans la com' car la plupart des adultes n'ont plus l'habitude de ce genre de nourriture mais je ne suis pas sûre qu'on puisse trouver mieux à moins d'aligner l'argent.

Ce qui a vraiment posé problème avec la cuisine, c'est de devoir faire nous-mêmes les contrats et l'autre truc dont on ne peut pas parler ici.

En conclusion : je suis pour qu'on cherche quand même un autre site, en essayant de trouver aussi bien en termes de sales et d'extérieur, mais en plus accessible. Si on ne trouve pas, alors on pourra envisager de retourner à Auguste Aymard, en mettant comme condition que le lycée gère lui-même les contrats du personnel. Et en ayant conscience qu'on propose un événement peu accessible aux personnes à mobilité réduite, ce qu'il faut assumer moralement et sur quoi il faudra communiquer.

Hello, vous avez tout dit, j'ai le même avis que vous, le site n'est pas parfait, mais les gens me sachant concerné, m'en ont plusieurs fois parlé, ils l'ont plutôt aimé, à comparé par rapport à d'autres site qu'on as pu avoir, il est plutôt bien,
Le bémol soulevé par Leïla, à propos des chambres vers la partie accueil peut être réglé par la non occupation de celles ci, on as laaaargement la place de mettre ds gens plus loin/de l'autre coté.

Bref, même si ce site a un gros coté souvenir pour moi, et que je l'aime bien pour ça aussi, c'est je pense le meilleur qu'on ai eu jusqu'à présent.
Il est évolutif, on avais plus de salle que besoin, et laaaaargement plus de chambre que nécessaire.

Pour les tache ménage j'ai pas trop eu de retour négatif, il faut organiser au début de laboGN le premier repas avec la team Ménage je pense, pour que les gens voient et n'oublient pas avec qui ils sont, et ça permet de faire se rencontrer des gens qui n'en auraient pas forcement eu l'occasion.

Pour les repas, c'est un truc collectif avec des alternatives Végé, même si il y a surement mieux a faire, c'était pas si mal, Bulle (@llex elle n'est pas sur frama) disait qu'elle avais contact avec des gens/asso/autre dans la région qui pourraient faire de la cuisine pour ce genre d’événement; à voir si on peux pas prendre le site et gérer de notre coté sans eux la cuisine, après tout faire des contrats de travail ou payer une presta, pour moi c'est la même.

Pour la question de la mobilité, j'en ai parlé avec la dame qui gère les lieux, elle m'as dit que des travaux d'accessibilité sont prévu, NORMALEMENT, dans l'année. ils sont obligés de se mettre aux normes, ils attendent d'avoir les moyen. du coup, dans l'avenir ça vas être géré...

S'ils construisent un ascenseur, alors ce site deviendrait top et ce serait difficile de trouver aussi bien.

Reste ensuite la question de la position géographique : les gens du nord et de l'ouest vont sans doute avoir envie qu'on ne soit pas tous les ans au même endroit pour avoir moins de route à faire. Il me semble juste de les laisser proposer des sites à mettre au vote comme on l'a fait cette année.

Vous avez tout dit je n'ai rien à ajouter sur le site :) Bulle a effectivement des contacts cuisiniers qui peuvent être engagés pour une presta ponctuelle, à voir si on peut négocier avec le site pour ne pas passer par leurs cuistots.
Après pour la localisation, c'est vrai que c'est dommage de toujours le faire au même endroit car ça favorise et pénalise toujours les mêmes. Je suis pour qu'on cherche un autre site pour l'année prochaine et qu'on reste en contact avec Auguste Aymard pour passer par eux si on ne trouve rien de concluant.

J'ai bien aimé le site.

Je trouve celui de Saint Affrique plus beau mais je suis contente d'avoir eu moins d’escalier à monter. J'ai régulièrement du faire des pauses l'année dernière.
Quelque raté dans la cuisine quantité ou plat mais vu que c'est de la nourriture de cantine je m'attends pas à ce que soit exceptionnel. J'ai bien aimé le fait qu'il y ai un brunch le samedi puisque tout le monde ne se levait pas en même temps. Par contre les cuisiniers n’avaient pas précisé tout de suite qu'il n'y avait pas de repas le midi. Donc quand tu mange à 9h00, il fallait penser au petit en cas à midi.
Pour les chambres, j'étais juste au dessus du préau, je n'ai pas été gênée, sans doute du à mon état de fatigue, j'ai entendu du monde le vendredi à 4h00 du matin. On n'a pas tous les même sensibilités. Vu qu'on connait le lieu si on doit y retourner l'an prochain on peut demandé aux personnes concernés si elles souhaitent être un peu éloigné dans la longueur des dortoirs.

Pour les salles, j'ai trouvé ça varié, la salle d'EPS était pratique, le lounge pour la piste de dance, des espaces verts accessible rapidement.
Le plus: pas de ménage à faire derrière, j'ai trouvé que le rangement c'est bien passé et a été rapide.

Pour les menus, on peut se faire un retour dessus et si on a des idées pour l'année prochaine les inscrire dans un autre onglet.
J'ai eu du mal à manger chaud donc j'étais contente qu'il y est la partie salade.

Ce site a effectivement beaucoup de points positifs, que vous avez évoqués. Je pense aussi qu'il serait + juste de tourner sur le territoire français, mais on peut effectivement le garder dans notre liste de choix.
Un élément que je préférait dans le site de l'année dernière, c'était la proximité physique des espaces réfectoire, foyer, coins détente/papotte extérieur, jeux de société en libre accès, salle calme... Il me semble que les gens qui étaient "off" étaient plus concentrés géographiquement et que les échanges en étaient facilités.

J'aime beaucoup l'idée d'inciter les gens à faire leur premier repas avec leur team ménage.
Peut-être créer une team technique&informatique qui ne serait pas en team ménage, vu qu'elle occupe ces mêmes rares créneaux de dispo pour résoudre les problèmes infos et les installations ?

++ pour la presta ménage final. N'avoir à faire que le rangement était top, après cette semaine intense et la fatigue accumulée.

L'année dernière, il n'y avait pas de foyer, c'était le réfectoire, et la salle de jeu, on nous a reproché qu'elle était trop bruyante.
En fait, de manière général, comme nous sommes toujours dans un collège ou lycée, les espaces sont toujours très étendues, on donc on a tendance à se perdre et parfois avoir du mal à trouver les gens... Peut-être qu'on peut mettre une puce gps sur chaque personne pour facilement les repérer :D

Je ne suis pas favorable à changer systématiquement de site si on a quelque chose qui nous satisfait, juste pour faire varier la proximité géographique.
En effet, se réadapter chaque année à un nouveau site est coûteux en énergie, alors qu'avec des sites déjà connus, on peut se servir de l'information dont on dispose pour améliorer l'édition, car on sait où sont les points forts et les défauts à l'avance.

Ce sont effectivement des arguments à prendre en compte @leila2. Pour moi ça fait partie de la question de l'accessibilité de pouvoir proposer des lieux qui ne favorisent pas toujours les mêmes personnes, d'une part pour que ça ne soit pas toujours les mêmes qui galèrent niveau transport, d'autre part pour que ça ne soit pas toujours les mêmes qui aient à gérer les trucs à faire à proximité.

J'entends bien que c'est confortable d'avoir trouvé un site satisfaisant, on peut partir sur le faire l'an prochain au même endroit et proposer un défi à partir de l'année prochaine : on partage les critères d'acceptation du site de LaboGN (budget, nombre de salles, gestion de la bouffe etc), on demande aux laborantins s'ils veulent chercher un site correspondant dans leur région et on se décide en fonction des différentes propositions?

C'est déjà ce qui a été fait pour cette année, je trouve ça bien de le refaire tous les ans. Personnellement et même si j'ai trouvé le site très bien, je suis quand même favorable à chercher un lieu moins cher.

Pareil, mettre en opposition les différents sites, avec le maximum d'information sur chacun, comme on a pu le faire cette année, je trouve que c'est une bonne solution, qui permet d'avoir un maximum de possibilité. Dans les choix possibles, je garderais ce site mais également Saint Affrique, et ce sera alors au vote qu'on choisira, comme on a pu le faire cette année. Si Auguste Aymard obtient une nouvelle fois le maximum de vote, très bien :). Et si c'est un autre site, ce sera aussi très bien :)

Y a un truc qui me gêne :
pourquoi on procéderait au vote alors que c'est pas sensé être notre processus décisionnel ? Ça me va pas du coup.

Parce que pour faire un choix parmi plusieurs options, on a pas de processus décisionnel fixé... il faut ptet en parler... parce qu'autant, faire un premier vote pour sonder l'adhésion, c'est une bonne idée, autant ne se limiter qu'à ça me gêne un peu, au cas où il y aurait des trucs rédhibitoires pour certains qui seraient ainsi invisibilisés. Par exemple, je pense qui si on ne s'était pas cantonné au simple vote cette année, en deuxième tour, on aurait probablement viré le site d'Espaly à cause de la gestion de la cuisine...

Ca pose de grosses questions ces dernières remarques : comment on fait pour prendre une décision si ce n'est pas par vote? On doit avoir l'unanimité à chaque prise de décision?

il me semble que dans les statuts les décisions se prennent au consensus oui. Je ne les ai pas relus récemment, mais de mémoire c'est plutôt bien défini

Coucou :
Petit point technique : pour moi cette conversation digresse (légèrement) et mériterais d'être scindée pour rendre les échanges plus lisibles :
* ASSO Faut-il privilégier le changement de site pour les éditions de LaboGN où capitaliser sur la connaissance et l'habitude des sites connus ?
* ASSO Faut-il privilégier le changement de région géographique du site pour chaque éditions de LaboGN pour "couvrir toute la France" ?
* LABOGN 2018 Retours sur l'utilisation du site.

Au sujet du site, tout ou presque a déjà été dit. Quelques points spécifiques à mes mandats que je peut ajouter :
* Blackbox(es) :
* * Avoir assez de salles pour faire 2 Blackboxes est un plus (mais c'est assez courant à la vue des éditions précédentes), sous réserve d'avoir le matériel et le besoin on pourrais en envisager une 3ème sur ce site.
* * Les 2 salles choisies pour les Blackboxes étaient faciles a obstruer (camoufler la lumière du jour) c'est un vrais plus en termes de matos.
* * A titre perso j'ai trouvé les 2 blackboxes un peu petites, mêmes si aucun orga ne m'a remonté ce point lors du séjour.
* Informatique
* * Les PC mis a notre disposition au CDI étaient en état de fonctionnement et la connexion internet correcte.
* * Les comptes qui nous ont étés générés étaient valables sur tout leur intranet ce qui nous as permis de déporter des postes fixes ce qui était fort utile (Blackboxes, postes fixes pour salles avec vidéoprojecteurs)
* * L’infrastructure de leur réseau interne est relativement propre et bien structurée, ce qui m'a permis d'y ajouter sans difficulté notre réseau wifi, nos postes personnels et nos imprimantes, avec très peu de modifications et sans en compromettre la structure ou la stabilité. Tant qu'il restera ainsi il sera très facile de faire ou dé-faire la même opération (dans l'état maintenant je peut installer un wifi là bas en 2 clics).

Je suis un peu gênée (= mal à l'aise) Alex par ta question, parce que ça me donne l'impression que du coup tu as rejoins quelque chose sans faire attention aux processus de prise de décision (et pour moi la question du consensus est super importante).
Du coup faudrait peut-être faire quelque chose à l'adhésion pour communiquer plus clairement là-dessus, inciter plus à lire les statuts, avoir un espace pour discuter-expliquer le fonctionnement au-delà de ce qui est écrit dans les statuts s'il y a des questions ?

Mais bon ça fait un sujet en plus qui dévie, je pense qu'il faudrait rapatrier ça dans la comm interne à l'asso.

Moi aussi j'ai été gêné par ta réponse Leïla, parce que j'ai pris le temps d'éplucher les statuts et le règlement intérieur avant de m'impliquer et que je ne comprenais pas pourquoi on n'était pas raccord sur le consensus.
J'ai voulu prendre le temps de relire les statuts et le RI avant de te répondre, et je m'excuse de continuer la discussion ici mais c'est en lien direct avec le message de Leïla ci-dessus et c'est important de garder ce contexte.

Les statuts et le RI détaillent le processus décisionnel, mais honnêtement, le lire est une chose, l'appliquer en est une autre. Quand j'ai lu les statuts et le RI j'avais tout compris et j'étais d'accord avec tout ce que j'ai lu. Puis j'ai observé des processus de prise de décision sur Framavox par exemple, et il y était demandé une participation d'au moins la moitié des membres pour que le vote soit valide. Ca ne m'a pas choqué parce que j'étais d'accord, par principe, avec les status rédigés avant mon arrivée, et je ne me suis même pas posé la question : "est-ce que le processus décisionnel respecte ce qui est écrit dans les statuts?"
Mais aujourd'hui, après les avoir relus et avoir vécu des processus de prise de décision, je me pose des questions qui pour moi sont fondamentales : dans le cas d'un vote à distance, qu'est-ce qu'on fait de ceux qui ne s'expriment pas? Qu'est-ce qu'on fait de ceux qui ne sont pas au courant qu'une décision est en train d'être prise? Qu'est-ce qui est mis en place pour informer les membres du conseil dirigeant qu'un vote est en cours?

Ces situations-là ne sont pas détaillées dans le fonctionnement de la prise de décision. Pourquoi considérerait-on que tous les votes non exprimés sont défavorables? Comment fait-on pour distinguer les votes défavorables des votes non exprimés? Pourquoi n'enverrait-on pas un mail à tous les membres du conseil dirigeant quand il y a une décision à prendre par vote à distance? Que fait-on pour éliminer la discrimination des outils numériques? Ce sont des questions qui ne se posent pas lors d'une AG physique car les gens présents peuvent s'exprimer ou ne pas s'exprimer puisqu'ils savent qu'un processus décisionnel est en cours. Mais ça me gêne énormément qu'on empêche des gens de prendre part aux décisions simplement parce qu'ils n'étaient pas là au bon moment si on n'a pas au moins fait l'effort de leur donner la possibilité de s'exprimer.

Je sais que ça rajoute du boulot et que c'est pénible de devoir courir après les uns et les autres pour recueillir les suffrages, qu'ils s'expriment ou non. Mais dans les status il n'y a rien à ce sujet et ça, ça me gêne énormément. Parce que lorsqu'on parle de consensus, ça veut dire que tout le monde est impliqué. Et si je ne sais pas quelles décisions sont en train d'être prises, je ne peux pas m'exprimer alors que j'aurais peut-être des choses très pertinentes à dire sur le sujet ou que je mettrais mon veto. Il faut qu'on détermine comment sont soumises les décisions au vote à distance, en plus de la méthode de suffrage, sans quoi les votes n'ont aucune valeur.

Coucou,
Merci pour ta réponse Alex, elle me rassure. Je trouve que ce sont vraiment de bonnes questions, et qu'il faut effectivement se les poser.
Pour moi, c'est tout l'objet du travail sur la comm interne, qu'on a pas vraiment commencé. On a des process de communication à mettre en place, au service de nos modes de fonctionnement. Je sais pas encore exactement quoi, justement, faut travailler dessus ^{^}
Pour moi les enjeux seront de respecter les modes de fonctionnement définis dans la mesure du possible, tout en ayant un système d'information qui roule bien, et qui ne devienne pas bureaucratique (parce que sinon ça va rentrer en conflit avec les principes d'autonomie et d'incitation aux prises d'initiative).
Je ne dis pas que c'est facile, mais je dis qu'on a pas encore vraiment essayé :)