Répartition des tâches et mandats 2018

Hello, en ce moment moi aussi je suis un peu blindée et je n'ai pas trop la tête à m'occuper de LaboGN (d'autant que le fait que l'on soit aussi peu de bénévoles me démotive franchement, je vous le dis tout net). Je déteste VRAIMENT toutes les démarches administratives donc l'ouverture de compte bancaire, la prise en charge de personnel à rémunérer ça me file des boutons.

Par contre on n'est pas "pressés" pour lancer les inscriptions via Hello Asso puisque RAJR et eXperience peuvent ensemble avancer les sous pour payer les arrhes du site. Prenons le temps de nous poser pour définir le budget, mieux vaut ne pas nous précipiter pour cette partie je pense.

Pour la com' externe je peux aussi filer un coup de main. On pourrait faire des points hebdo sur le groupe fb pour tenir au courant des discussions et inciter les gens à venir grossir nos rangs déjà non ?

C'est vrai qu'on n'est pas nombreux/ses. J'ai mis un message sur la page FB pour essayer d'attirer du monde.
Mais le fait qu'on utilise Framavox joue peut-être un rôle répulsif : c'est vrai que c'est très pratique pour conserver les conversations, mais il faut prendre le temps de découvrir l'interface et de prendre connaissance des sujets qui ont déjà été abordés avant de pouvoir s'impliquer.

Zandera, je pense que la question de Framavox est un faux problème. Participer à l'organisation de quoi que ce soit suppose d'utiliser un outil de partage d'informations et d'archivage et suppose de toute façon un moment de raccrochage des wagons quand on prend le truc en cours. S'impliquer ça suppose de mettre les mains dans le cambouis à un moment de toute façon.

Lucie : Quand j'ai décidé de m'impliquer dans l'orga de cette année, j'étais motivée pour faire des trucs concrets (j'ai ainsi contacté 11 sites potentiels). Mais il m'a fallu plus d'un mois avant de prendre le temps d'apprivoiser Framavox : à ma première visite, ça m'a paru compliqué, et j'avais pas mal de soucis en tête qui faisaient que je n'avais pas de ressources de cerveau disponibles pour apprendre quelque chose de nouveau.

mais finalement tu l'as fait.

Pour rebondir sur la question soulevée par Zandera : je ne pense pas du tout qu'il s'agisse d'un faux problème. L'utilisation de framavox plutôt que de google drive par exemple est évidemment plus éthique mais elle relève aussi d'une démarche ésotérique : rendre l'accès au savoir compliqué pour tester la motivation.
J'ai dû galérer pour pouvoir poster ce commentaire et je n'ai toujours pas trouvé comment le modifier en cours d'écriture (je suis sur mon portable).
L'enjeu de la motivation ("seuls les vrais suivront") me gêne parce qu'il suppose une forme d'élitisme.
Ça ne me semble pas non plus une bonne stratégie si on veut intégrer plus de gens à l'organisation.
En ce qui me concerne en tous cas, pour donner un exemple, l'effort mental et technologique que ça suppose est conséquent. Surtout quand on travaille fréquemment de son téléphone comme c'est mon cas.
(Et ce message a vraiment été compliqué à taper. ⁾

Je suis assez sensible à la question d'accessibilité. Le truc, en fait, c'est qu'on a pas encore trouvé d'alternative satisfaisante à Framavox pour discuter et organiser les discussions (tu parles de Drive, c'est bien pour les docs, mais pas pour discuter - je pense d'ailleurs qu'on va réinvestir drive pour se partager les documents, les alternatives étant désastreuses). Je rejoins Lucie sur l'impossibilité d'utiliser facebook, les algorithmes de mise en avant des posts sont un vrai casse-tête, et les fonctionnalités de vote ici sont plus adaptées. Je ne la rejoins pas sur l'intérêt sous-jacent de la barrière à l'entrée, tout en étant d'accord avec l'argument "organiser une truc ensemble présuppose forcément une adaptation de chacun aux contraintes de l'exercice"

Comme pour le reste, comme ma situation est très aléatoire en ce moment, je préfère m'occuper de tâches ponctuelles et limiter les responsabilités.
Ceci étant dit, je pense que je dois pouvoir gérer la bibliothèque. Je peux aussi être là en soutien sur d'autres trucs, comme la com externe.

@batistecarpinetty y'a moyen que tu nous mettes les docs de création de l'asso à disposition quelque part ?

@jarimlafourche tu veux te charger de l'aspect URSSAF ou tu préfères que je le fasse (ou mieux, on le fait à deux) ?

Ben si tu peux inscrire l'association à l'urssaf, ça m'arrange :)
Après, je pourrai gérer l'aspect contrat

OK, je m'occupe de l'URSSAF pour le SIRET ;)

Je suis peu étonnée du fait qu'on soit pour l'instant en petit comité mais je ne trouve pas ça inquiétant du tout. Nous sommes dans le processus de lancer l'association, quand ce sera formalisé il sera à mon avis plus simple de rassembler des gens en expliquant comment faire.
Par ailleurs, il est tout à fait envisageable d'avoir un collège dirigeant réduit ET de faire appel à des bénévoles pour certaines tâches précises de l'orga en demandant sur le groupe facebook par exemple.

Pour ce qui est des outils, je suis d'accord avec Rémi. Il ne s'agit en aucun cas de tester la motivation, c'est simplement un choix pragmatique beaucoup plus approprié pour discuter et qui n'implique en rien de se passer de Drive qui sera utile autrement.

Pour ma part, je trouve Framavox moins accessible et moins clair qu'un forum, qui remplit en gros les mêmes fonctions : notifications des nouveaux posts, possibilité de faire des sondages, une lecture claire des sujets traitées. Tout en imposant les mêmes restrictions : devoir aller sur un site dédié, devoir s'inscrire.
Après, je commence à m'habituer à Framavox, mais effectivement, l'interface est très reboutante, et je suis évidemment pas d'accord avec la question de sélectionner les plus motivées. Chacun a des compétences différentes, et il serait dommage de se passer des compétences utiles d'une personne sous prétexte qu'elle ne maîtrise pas l'outil informatique.

Lucie je comprends que tu puisses être stressée à cause du point 2, cependant avancer dessus ne dépend pas beaucoup de l'équipe pour l'instant mais surtout des réponses extérieures qu'on attend. Discuter d'autre chose ne ralentit pas le processus et si des personnes avaient besoin d'exprimer leur inquiétude sur la question de l'accessibilité, ça me semble bien qu'elles aient pu le faire. Par contre, cette discussion a déraillé sur l'utilisation des outils à la place de la répartition des tâches, et je propose qu'on arrête là cet aspect pour ouvrir un sujet dédié sur les outils de communication internes à l'asso, pour celleux qui désireraient la poursuivre :)

Vous pouvez me dire à quel moment j'ai dit que le but était de sélectionner les plus motivés ? Ce que je dis c'est que c'est secondaire. J'aime pas particulièrement framavox,c'était même pas mon idée et je me contrefous de l'outil qu'on utilise du moment qu'il est pratique ce que n'est vraiment pas facebook. De toute façon il y aura toujours une barrière : certaines personnes ne sont pas actives sur fb (en ce qui me concerne j'aimerais m'éloigner le plus possible de ce réseau social), certaines personnes n'ont pas de compte gmail. Il y aura TOUJOURS des objections et TOUJOURS des difficultés, mais je trouve ça assez relou que l'on passe mille an à discuter de l'outil du moment alors que 1/ personne n'a proposé d'alternative satisfaisante, 2/ pour le moment on n'a pas de site validé et donc pas de date, ce qui me semble un problème vraiment plus urgent à régler.

Pour la déclaration URSSAF, ils demandent forcément un président, qui veut en assumer le rôle auprès de cet organisme ?

Ça me dérange pas (si ça implique pas que je fasse des choses liées à l'URSAFF pour autant).

a priori, non, donc je passe en privé pour te demander plein d'infos sur toi ;)

Bonjour, la déclaration URSSAF a été faite : https://drive.google.com/open?id=1zgh940NOPg8SS4hE_tg0CWUyTe09ANK2

Bisous

Et le compte jimdo a été créé, les infos de connexion sont dans le doc partagé. @luciechpt si tu veux commencer à regarder, tu peux. Pour le moment, c'est en compte gratuit, mais dès qu'on a un premier contenu et le nom de domaine, je le passerai en compte payant.

Ok, je me note de m'en occuper ce weekend

@remisan j'ai mis du contenu sur le site. J'ai pas eu le temps de trop développer, mais à mon avis tu peux te charger de la mise en ligne dès maintenant. J'ai ajouté une discussion spécifique sur le site internet dans la catégorie communication de framavox

Super ! J'ai commandé le nom de domaine et profité d'une promo pour avoir un an d'offre PRO à -40%, j'ai mis à jour le fichier de dépenses avec ça. Demain, labogn.org devrait répondre correctement.

Il est tout beau, il est tout chaud : https://www.labogn.org/

@batistecarpinetty on en est où de l'ouverture du compte, tu as pu t'en occuper ?

Coucou,
Je me suis inscrite pour l'installation et l'accueil dans le tableau.

Nadia

Hello, je viens seulement de vous rejoindre, très honnêtement uniquement parce que frama me file des boutons d'un point de vue pratique, et qu'il me manque souvent la rigueur pour assumer les inconvénients pratique de mes positions éthiques (qui pour le coup approuvent frama!)

J'ai très peu de temps en journée donc penser à visiter plusieurs plate-formes est impossible pour moi.

Maintenant d'expérience il y a toujours ce double problème : l'outil de com interne est crucial, mais aucun outil n'est parfait.

Perso j'ai géré pendant plusieurs années plusieurs pôles orga dans mon asso de derby. On avait 3 entraînements par semaine, 80 adhérents, et plusieurs fois par an des événements à plus de 300 personnes. Et toute l'orga et la com interne se faisaient sur Facebook.

Mon propos n'est pas "allons sur fb" (je pense plutôt qu'il faut tenir une ligne au moins pour cette année avant de changer). C'est juste que tout est faisable avec les bonnes utilisations. Sur fb on utilisait des groupes multiples, des balises, épingles et règles de publication pour gérer le problème principal: la visibilité.

Ici les défauts de l'outil semblent être la communication vers ceux qui ne l'utiliseront pas, et la prise en main. Que peut-on faire? Peut être une team qui fait un point régulièrement sur la page fb? Cela pourrait donner envie aux gens de s'impliquer.

Par ailleurs je viens de mettre huit mille ans à composer ce message et je peux à peine le corriger, ce qui est chaud pour mon OCD. Honnêtement je viens parce que Labo GN me tient à coeur et que je pense qu'on doit tous s'impliquer pour faire vivre le projet mais je sais que ce sera un frein pour moi. Après tant mieux, ya qu'à voir je viens de parler 20 lignes pour ne rien dire, une vraie politicienne.

Bref, bisous

Coucou, c'est quoi exactement "Litiges et conflits" ? Est-ce que c'est par rapport à des entités extérieures (lycée, mairie, fournisseurs...) ou par rapport aux participant-e-s pendant LaboGN ?

De mémoire, c'était plutôt par rapport aux participant·es, les litiges avec les autres partenaires étant normalement gérés par les responsables en charge de ces partenaires (ou l'équipe coordinatrice)

Oui, c'est ce que dit Rémi !

J'ai vu qu'il n'y avait personne en charge du Grand Jeu. Ca me tente bien de préparer quelque chose sur le sujet, je me suis inscrit sur le fichier. Je vais réfléchir à un concept de base avec comme principes fondamentaux:

-du fun pour les participantes et participants

-du fun pour les organisatrices et organisateurs (limiter le temps de préparation, maximiser l'amusement)

-que tous le monde puisse participer, sans que cela soit obligatoire

-vous faire rêver

A un moment, j'aurais sans doute besoin d'un peu d'aide. Je vous tiens au courant.

Je voudrais proposer la création d'un mandat, celui de gestionnaire du planning.

La personne qui s'en chargerait animerait d'abord une discussion pour poser les différentes deadlines (il y a une colonne pour ces dernières dans le fichier des mandats mais on ne l'a pas remplie) puis serait chargée de rappeler aux un-e-s et aux autres ce qu'iels ont à faire.

Perso, j'ai de plus en plus de troubles de la mémoire à cause de ma maladie et je serais rassurée si quelqu'un-e pouvait me sonner le rappel au cas où j'oublierais quelque chose.

oui c'est une bonne idée. C'est un truc que j'ai tendance à faire en général, mais j'ai beaucoup d'autres choses à penser en ce moment et donc pas beaucoup de disponibilité d'esprit pour m'y tenir cette année. Est-ce que quelqu'un-e se sent de le faire ?

Hello, j'ai réalisé en discutant avec Juliette cette semaine que j'avais pour mandat de faire la coordination orga, ce que je n'ai pas fait du tout jusqu'à présent, mea culpa. Le stress étant un peu retombé de mon côté, je vais pouvoir reprendre cette tâche dès la semaine prochaine

Il reste encore plusieurs mandats à pourvoir. J'envisage d'en parler sur la nouveau groupe FB pour essayer de trouver des volontaires pour tout ce qui est logistique.

Il y a quand même "relation fédéGN (assurance)" qui devrait plutôt être géré par un-e membre du collège dirigeant, et qui a déjà été géré par @leila2 jusque là en fait.

Il y a aussi la "com équipe", que je veux bien prendre en charge si on m'explique de quoi il s'agit.

Enfin il y a "retour et couverture", je ne sais pas s'il vaut mieux que ce soit quelqu'un-e du collège dirigeant ou si ça peut être quelqu'un-e d'extérieur qui s'en charge.

Salut, comme dit dans le sujet Matériel je suis volontaire pour le mandat "Gestion de la Blackbox".

J'en profite pour signaler qu'il faudrait peut-être prévoir un mandat "Gestion Informatique sur site" regroupant gestion du parc informatique mis à disposition par le site pour le séjour (Salles info ? PC dans les Salles ?) et gestion de la connectivité internet (soit mis à disposition par le Site via WIFI, soit par nos propres moyens). Si il devais être crée je me porte également volontaire pour ce mandat.

Bonne idée. On va attendre d'ici demain au cas où des membres du collège dirigeant aurait quelque chose à y redire, puis je créerai la ligne dans le docs de mandats. Ensuite ce qui serait bien après l'évènement et d'ici l'année prochaine, c'est que tu créés une fiche de mission sur le même modèle que les autres pour ce nouveau poste.

Pas de wifi sur le site, mais il y a une salle info et des ordis dans plusieurs salles...

@romainferet1, j'ai créé le mandat "Parc informatique et connectivité internet" dans la section Gestion et j'ai mis ton nom.

Houston, we have a problem.

Fanny a été inscrite comme responsable de la publication du programme par quelqu'un-e d'autre, elle n'était pas au courant, et elle ne peut pas le faire car elle a très peu accès à internet.

Il faut donc un-e nouveau/elle responsable de la publication du programme. Je me suis mise en aide, au départ je pensais surtout pour la relecture, je peux faire plus, mais je n'ai pas les compétences pour assumer entièrement cette tâche. Il faudrait au minimum que quelqu'un-e m'explique ce qu'il faut faire et me dise quel imprimeur contacter.

C'est moi qui l'avait inscrite, parce qu'il me semblait qu'elle m'avait dit ok pour les graphismes. Mais quand je l'ai recontactée récemment, c'était pour parler des goodies, et j'ai sans doute pas reparlé du programme pour vérifier, et du coup dans ma tête elle allait faire les deux.
Désolée :/
J'ai pas de compétence en graphisme qui puisse dépanner. On a pas d'imprimeur attitré donc on verra qui peut aller imprimer quand ce sera fini.
Dans le programme, il y a traditionnellement les noms des personnes qui organisent, les règles de fonctionnement de la semaine, le programme avec descriptif des activités + planning, et des fois des bonus (mais c'est pas important)

Edit : je viens de vérifier, elle m'a dit assez récemment qu'elle était ok pour bosser sur le graphisme du livret. Du coup j'ai peut-être mal compris quel était le problème ?

Je n'ai pas de competence pour le graphisme mais je peux m'occuper de la mise en page et je bosse professionnellement avec des imprimeurs, je peux donc gérer ça aussi...

Fanny fournit les graphismes, mais c'est tous les autres trucs indiqués dans la fiche de mandat qu'elle ne peux pas faire à cause de son manque de connexion à internet.

d'après ce que je comprends Fanny nous fournit le BAT et ensuite quelqu'un d'autre se charge de le faire imprimer c'est ça ? Si oui et si tu as des contacts avec des imprimeurs Jérôme, ça te va de te charger de l'impression ?

Non, d'après ce que j'ai compris, juste les graphismes pour les goodies et la couverture du programme. @oaken , c'est bien ça ?

Je pense, j'ai transmit toutes les discutions que j'ai eu avec Fanny. Je sait pas ce qui a été vu avec elle en amont.

En fait, si on regarde la liste des tâches, Fanny est sur le graphisme, et pas du tout sur la publication du programme, qui représente beaucoup plus de choses. Mais clairement, si je peux gérer la mise en page et trouver l'imprimeur, il y a pas mal de choses sur la fiche de poste que je ne pourrais pas faire... J'ouvre un post spécial pour le programme

Je me suis inscrit comme aide à Nadia pour l'accueil du dimanche. J'arriverai dimanche dans la matinée.

Comme dit pendant l'AG, cette semaine je vais créer un questionnaire destiné aux responsables de mandats pour compléter les fiches de mission et créer celles qui manquent. Avant de l'envoyer je vous le soumettrai ici pour que vous me disiez si vous voyez des choses à ajouter