Groupe travail "Coordination"

CR réu 07/02 :

Faire un listing des référents pour les contacter et les inviter a commencer des groupes de travails.

Buvettes et restauration : Alio et Nathan :

Nombre de bénévole : +/- 15 personnes :

-        2/3 pers stand restauration (bénévoles + public)

-        3 pers buvettes

-        Team Cuisine en amont : Préparation à l’Etuve ?

Idée des jetons comme monnaie, est ce qu’on garde l’idée ? à Oui, réutiliser ce de l’année dernière et pas d’échange d’argent donc plus sûre.

Alio doit contacter les Elvis platinés pour les gobelets et le lave-vaisselle.

Com’ : Alio et sarah

Travail sur la nouvelle affiche sur CANVA, proposition à faire fin février.

Quel Lieu ? :

Proposition de départ : tout au jardin d’Assas au peut être Calcaire, Bourillou et Lucie Aubrac en plan

Quel spectacle ont besoin d’être au Bourillou ? avons-nous besoin d’autant de salle ? à Non.

Demander Lucie Aubrac et Jardin d’Assas. à Sarah va en mairie.

Si double lieu, Double buvette ?

Matériels :

Alio s’occupe :

-        De faire les demandes

-        Voir avec la mairie sur la nécessité d’avoir les techniciens pour les deux jours.

-        Faire les demandes de débit de boisson.

Demande d’Alio : ne veut pas s’occuper des clés le jour J.

Finance :

Voir qu’elles subventions nous demandons pour le festival et ne pas oublier de les invités.

Programmation :

Réunion prévu vendredi 09/02 avec jen, flo et sarah.

Ahah c'est noté dans le CR ! Je ne veux AUCUNE clé lors du festival ! Pas même celle de chez moi c'est clair ?

Aussi j'ajouterai au CR qu'il faut que

• Le groupe Technique et le groupe Scéno établissent la liste des besoins matériels à demander aux Services Techniques dès qu'ils le peuvent

• Le groupe sécu, prévention, et infirmerie établissent la liste des outils RDD, affiches, fascicules, et autre qu'il faudra demander aux partenaires dès que possible

CR du 14/02 :

• mission : Coordo :

  • Impots / Mécénat

  • demander à Seb pour logement

  • Appeller Chateau d'Assas lundi 19/02 pour demander la réservation des jardins, du jeudi matin au lundi soir. (04.99.64.26.62)

  • demander que le parking de l'école soit ouvert samedi après-midi et dimanche toute la journée

  • faire la demande à la mairie pour le blocage de route pour marzouk en fonction de ce que la prog à décider

CR du 23/02 :

Resto :

• nath épaule nathan

• idée de plat unique ? ou un diff le midi et le soir du samedi et le dimanche que des galettes ?

• biocoop :

  • fruits et légumes pertes gratuits.

  • sec : prix coutant

  • accès au catalogue grossiste

• demander aux foodtrucks les quantités vendues l"année dernière + crépière à Este Nile

buvette :

• révoir + de gingerzom. Peut être kéfir en fût.

• rajouter le panaché

• stand jeton + consigne à l'entrée du jardin.

• penser à faire la demande de débit de boisson.

sécurité:

• aller chercher des bouchons d'oreilles / prévention addiction--> contacter la Draille + LPB / prévention VSS /éthylotest / infokioske

• prévoir un temps de briefing des bénévoles + fiches de protocoles.

communication :

• jet pour affiche top ! des petites modifs.

• Avoir finir affiche et programmation pour envoyer à l'imprimerie avant le 10 Mars

• mettre en place une communication FB avant le festival

• faire un devis à le BA COM

Scéno

• Ok pour l'arche mais penser la secu

• installé lumière et poteaux pour voilage

• demander à Omerle des éléments de scène

gestion technico- technique de l'évènement : PEC par la Coordo

Financement

• demander une coffre ou réfléchir à une solution de stockage de la thune.

• subvention : appeler la DRAC --> dossier + RDV, GARD, CCPV, Jen voit pour les impots et les mécénats.

Programmation

• programmation quasiment validé.

• documents quasiment récupérer de tout les artistes.

• demande en cours au prés de la mairie

Super nouvelle !!!!! concernant la récupération des fruits et légumes c'est tout le mois d'Avril !!!!! youhouuuu célébration !!!!!

To do List mois de MARS :

• recontacter Carmen des Elvis pour confirmer le matériel: gobelet, station de lavage, crépière, lave vaisselle : Sarah. Numéro ds mailo coordo

• contacter les techniciens pour leur dire qu'on a un budget global de 600euros sur Viva vivant, que la musique c'est que le samedi : @Alio

• vérifier les conditions d'utilisation de la Yourte avec la compagnie Amarente : Jen

• faire un tour de tout les groupes pour voir si ils ont besoins d'aide dans leur mission

• préparer soirée bénévole : Sarah

• demande de subvention : alio, @Jen sarah.

• envoyer les affiches + flyers à l'imprimerie : alio et sarah.

• faire demande pour les spots de pub : alio

• demander à l'étuve si on peut cuisiner dans leur locaux la semaine de viva vivant: alio

• demander matériel tech : table, chaise, eau, bar, barnumS, banc, grilles d'affichages : alio

• question sur les toilettes : elvis et demander à Amo si on en mets d'autres.

• faire la demande de débit de boisson : alio.