Rencontres Heureux Cyclage 2024 à Nantes

Salut ! Le Cargo de l'Heureux Cyclage vient à Nantes le premier week-end de février. Iels nous ont transmis leur liste de besoin pour ce week-end, je la mets ci-dessous, on pourra en discuter au prochain copil !

"Nous (collégiale et RG) débarquerons donc le 1er weekend de février à Nantes pour le CARGO pré-rencontres ! l'idée, comme à chaque fois est d'être accueilli par un atelier local. voici (en un mail un peu long et générique les types de besoins pour ce weekend). Je vous enverrai en janvier (2 semaines avant maximum) les nombres exactes de personnes et des besoins formulés plus précisément. En attendant, voici déjà un petit récap' des points principaux à prendre en compte :

I - NOS BESOINS

A - Couchages.

- Quelques lits chez l'habitant.e à partir du jeudi soir souvent, le plus gros des troupes arrivant le vendredi soir et repartant le dimanche après-midi. promis en janvier, la liste exacte du nombre de personnes par jour.

Vous pouvez déjà prendre en compte que le CARGO est composée de 10 admin et que les 3 salarié.es ainsi que des RG, on peut donc vite se retrouver à une vingtaine ou plus

! B - Vélos

. - des vélos pour les personnes qui ne peuvent pas ramener leur vélos avec elles - nombre exact dans le "mail logistique"

- 0 antivol (pour ça, chacun.e se débrouille !)

C - Matos.

- des chaises et des tables

- 2/3 salles différentes si possible (pour nos travaux en groupe, notamment quand RG et collégiale travaillent séparément)

- Connexion internet à laquelle tous nos ordis vont pouvoir se greffer :)

D - Temps off.

Questions de notre part :     Y a t-il une possibilité le vendredi soir lors de notre arrivée de se retrouver à l'atelier et de convier vos adhérent-e-s et/ou bénévoles ? Ça nous permet de vous rencontrer, de passer un bon moment ensemble et de vous remercier de nous accueillir ! Souvent on fait un repas des régions (chacun.e amène quelque chose de chez ellui).   

  Vous avez un resto, un bar, un concert ou tout autres choses à nous suggérer pour le samedi soir ? Vous êtes au top !     Là c'est un point sensible : la collégiale adorerait prendre le temps de visiter un peu la ville en vélo, mais elle a souvent du mal à trouver ce temps là dans son emploi du temps. Si vous organisez quelque chose - 30 min. max - on serait vraiment super content.e, mais ça risque quand même de tomber à l'eau en fonction du programme. Donc... peut-être penser à quelque chose de simple et voir au dernier moment ?

E - Les repas

- Un repas le samedi midi -> à organiser avec vous -> pour max 10eu/personne et e, général végétarien) - Un repas le dimanche midi -> nombre de personnes à confirmer en fonction des heures de départ de chacun-e - Des verres, petites cuillères, bouilloire, cafetière et autres ustensiles nécessaire aux petits déjeuners [La prise en charge se fait par LHC évidemment (via achats directs ou remboursement).]

II - LE DÉROULÉ

Concrètement, on arrive à des horaires divers mais généralement tout le monde essaie de faire en sorte d'être là pour boire un coup et manger un bout avec vous le vendredi soir à l'atelier.

Le samedi matin comme le dimanche matin, on se charge de s'amener nous-même le petit déj, dès 8h30 et on veille à rendre les lieux tout propre en partant. On débute les hostilités à 9h précise !

La journée du samedi est longue pour nous, on a souvent beaucoup de points à traiter en plénière. Cela dit, on travaille rapidement en petits groupes de travail, d'où la demande d'avoir (si possible) 2 salles voire 3 ! On en aurait besoin au moins jusque 19h, voire 20h-20h30 mais pas au-delà (on est pas fou non plus !). Le samedi soir on se détend un peu et chacun-e gère son heure de coucher.

Le dimanche matin on commence tout aussi tôt que la veille et on essaie de se faire un repas comme le samedi, "fait maison" si on le peut. On aura un temps en plénière en début de matinée mais qui ne durera probablement pas plus d'une demi-heure ou une heure, ensuite on se répartira en groupes de travail, dans différentes salles si possible.

Le dimanche après-midi, les départs sont échelonnés en fonction des villes où l'on rentre. Normalement le dimanche soir il n'y a plus personne sauf exceptionnellement. Vos bénévoles peuvent assistes aux réunions s'ielles le souhaitent pour voir comment cela se passe. Notamment pour ce CARGO avec l'orga des RN on fera suivre un ODJ qui permettra de faire un temps RN ensemble, peut être même me vendredi... à voir ensemble N'hésitez pas à me recontacter si besoin, à très vite !

Laure"

@Timtim J'ai relu la page des rencontres (un peu tardivement désolé), j'ai quelques petits retours :

- le jeudi soir : l'accueil ne sera pas à Vélocampus, le repas partagé aura lieu au Pignon, l'accueil sera aussi sûrement la-bas (?) pour ne pas faire pédaler les particpant-es pour rien

- pour dimanche midi, on avait parlé d'un potentiel brunch, le pique nique en mars je sais pas si c'est très confort mais je ne sais plus quel est l'autre option

- Trop bien pour la carte Umap ! On aura pas besoin du Pôle étudiant donc on peut le retirer :)

- Dans la partie saccoche : ajouter un vêtement à sérigraphier s'il y a un stand de sérigraphie

- Est ce qu'il y a moyen de faire que les liens s'ouvrent dans un nouvel onglet ? sur le questionnaire ça a marché en ajoutant target="_blank"

-Dans la liste des rencontres, les 16èmes apparaissent à la fin je sais pas si ça se change et si on peut le faire remonter

Est ce qu'on peut le mettre en ligne étant donné qu'il est cité dans le questionnaire qu'on va activer très bientôt ?

@Timtim Salut, j'ai créé le lien pour le hello asso, je l'ai indiqué aussi à la fin du questionnaire : https://www.helloasso.com/associations/velocampus/evenements/rencontres-de-l-heureux-cyclage-2024

@Célia Ok merci pour les infos ! j'ai mis le lien du tableau et du formulaire d'inscription dans la page. Il reste encore les infos sur les tarifs, celui permettant l'équilibre, les infos sur les horaires/lieux d'acueil, et surtout le lien helloasso pour le paiement des inscriptions.

@Timtim Hello ! Pour le lien du tableau il est là : https://lite.framacalc.org/i4rv0dff5e-a4np / si tu veux ajouter la carte aussi voici le lien : http://u.osmfr.org/m/983529/ ) et pour le lien du questionnaire ludo a créé un raccourci : https://rencontres.heureux-cyclage.org (on testera qu'il marche toujours une fois le questionnaire activé), Bonne journée ! Et oui ce serait bien qu'on fasse la magik cambouïk, la question et les explications sont intégrées dans le questionnaire :)

Pour accéder à la page de l'HC, si on vous demande mail/mdp, mettre : t.clerc.f@gmail.com / b4U3xLhLNCVsm4iJ

Salut tout le monde !

J'ai bossé sur la page de l'événement sur le site de l'HC, voilà à quoi cela ressemble en prévisualisation (elle n'est pas encore publiée) : https://www.heureux-cyclage.org/les-16emes-rencontres-de-l-heureux.html?var_mode=preview

Il me manque encore les infos/éléments suivants pour la finaliser :

• l'affiche des rencontres (Arnaud doit me l'envoyer demain)

• le tableau final du programme (j'ai mis le temporaire en attendant)

• les docs de l'HC pour l'AG (je vois avec elleux directement)

• les lieux et horaires d'accueil (à définir ensemble au prochain COPIL)

• les liens limesurvey et helloasso pour les inscriptions (il faudrait rapidement mettre en place le lien helloasso d'inscription ; comme c'est Vélocampus qui réceptionne tout ce qui est finances, est-ce que c'est vous qui vous en occupez ? je peux le faire sinon)

• A-t-on fixé les trois tarifs 80/60/30 ? Quel est le montant nous permettant l'équilibre ?

• est-ce qu'on met en place une édition de magik cambouïk cette année ?

• le lien du tableau pour mutualiser les trajets (Célia je ne retrouve pas le lien peux-tu me le donner ?)

A++ !

Merci beaucoup Célia !!

Bonne vacances :-)

Olivier,

pour l'Atelier
de réparations Collectives ( https://ateliercoopchantenay.wordpress.com/ )

adatrepcol.olivier@gmail.com

30
boulevard de Chantenay

44100 Nantes

>
Les horaires de permanences de l'atelier ( https://ateliercoopchantenay.wordpress.com/latelier/nos-horaires/ )

>
Permanences électrique et électronique/ ( https://ateliercoopchantenay.wordpress.com/latelier/nos-horaires/permanences-electrique-et-electronique/ )

>
Séances du groupe réparation des machines a coudre/ ( https://ateliercoopchantenay.wordpress.com/groupe-reparation-des-machines-a-coudre/ )

Le 22/12/2023 à 14:58, Célia (via
Framavox) a écrit :

Hello, voici le CR d'hier, bonnes vacances !

@Atelier de réparations collectives merci pour les retours, je modifie le questionnaire ! Pour la question sur "-Ajouter et ajuster les tâches remontées lors des copils de décembre", on doit faire remonter à la commission bénévole d'ici jeudi les différents besoins de nos commissions, je pensais les relister dans cette partie du questionnaire, pour que les participant.es prennent un rôle lors de leur inscription

Quelques suggestions d'ajustement :

• Proposer l'hébergement le dimanche soir serait judicieux pour favoriser et mesurer la participation aux activités du dimanche ? Peut-être en précisant que c'est une option, sous réserve...

• J'aurai introduit les Entre-sorts, comme le Magik Cambouik dans le questionnaire, par un "appel à l'animation des Rencontres", sous forme d'animations... et sans limité ces interventions aux soirées, au contraire ouvert à tous les temps exceptés ceux de travail, pour permettre aux idées les plus loufoques d'émerger ;-)

  Ça pourrai donner :

  "Appel à Entre-sorts, pour les Rencontres :

  Toi et/ou ton groupe avez un truc à dire, à montrer ? Il n'y a (aura) pas d'ateliers sur ton thème de prédilection ? Ou vous voulez juste nous partager un truc drôle ?

  Faites-en un entre-sort(*), que vous pourrez improviser à plein de moments/endroits des Rencontres : dès l'accueil du jeudi, aux petits déjeuners, repas des midis et soirs, juste avant ou après l'AG, voire même le dimanche en parallèle de nos animations...

  Si tu/vous êtes motivé.e.s, indiques-nous quand (et combien de fois) tu envisages de te "produire".

  (*) une intervention impromptue de quelques minutes, pas plus de 15 il faut que ça reste un petit format, sans logistique de notre part !

  SÉCURITÉ : Nous disposerons de petites scène sur les lieux des soirées, mais il sera impossible d'improviser des raccordements électriques ou d'autres préparations préalables à l'Entre-sort.

  Tout doit être autonome et, surtout, garantir la sécurité des personnes alentour.

  Note : il faudrait un.e contact au COPIL, pour piloter ces interventions et faire le lien avec les lieux concernés, pour qu'ils soient à minima informés, voire qu'ils informent également les participant.e.s, si c'est souhaité.

• Dans les Tâches qu'aimerai effectuer l'inscrit.e, je ne suis pas sûr de comprendre la formule "-Ajouter et ajuster les tâches remontées lors des copils de décembre"

  Est-ce qu'on fournit cette liste quelque part et qu'on leur demande de compléter, mais au 18 février ce sera peut-être un peu tard ?

• Par contre, j'ajouterai bien une option de plus, libre, où l'inscrit.e pourrait nous suggérer d'autres tâches qui la.e motive.

• Dans la liste des choses à emmener, j'ajouterai un peu de boissons locales, en plus de la spécialité culinaire, parce que l'an passé c'était vraiment très sec pour beaucoup, qui n'avaient pas compris qu'il n'y aurai rien à boire (ni même payant)...

• Un peu directive ou sèche, j'aurai formulé la dernière phrase du mail aux membres d'ateliers, comme suit :

  "Si jamais cette jauge est dépassée, dans un souci d'équité, nous pourrons être amenés à effectuer une répartition représentative de l'effectif des membres de chaque atelier, et donc d'annuler la tienne. Dans ce cas, nous, ou ton atelier de référence reviendrons vers toi pour nous en expliquer. Merci d'avance, le cas échéant, de ta compréhension."

À bientôt.

Olivier

Hello !

Voici le sondage que l'on compte envoyer pour l'inscription (pour l'instant au format word, on le transfera sur LimeSurvey dans un deuxième temps), est-ce que vous avez des retours à faire dessus, des choses qu'on aurait oubliées de demander dedans, ou des choses à retirer ? Merci pour vos retours :)

Hello

Voici le CR d'hier soir, hésitez pas à compléter si j'ai oublié des choses !

Ci-joint le budget consolidé détaillé

Le dossier de demande de subvention a été envoyé à Nantes Métropole vendredi dernier (dernier délai). En pièce jointe : une présentation des rencontres, le planning en cours d'élaboration, le budget des rencontres

@Atelier de réparations collectives Merci :)

Effectivement, le voici

Salut ! Est qu'on pourrait avoir ici la mise à jour du fichier avec les différentes commissions et les bénévoles qui en font partie svp ? Je crois qu'Olivier @Atelier de réparations collectives tu l'avais sur ton PC ?

Hello :) Le CR de jeudi dernier :

Hello !

L'ODJ pour ce soir, n'hésitez pas à ajouter des choses !

En pièce jointe, le budget des rencontres modifié suite au copil du 21/10

Est-il possible de publier le budget prévisionnel à jour sur ce fil ? Merci !

Hello !

Le prochain COPIL aura lieu le 16 novembre à 19h

ODJ :

• Retour des commissions sur leurs avancées

• Rétroplanning

• Autres ? (date et fréquence de COPIL 2024?)

Est ce que d'ici là les commissions peuvent remplir le tableau rétroplanning ? Est-ce qu'il y a des choses à ajouter ?

A bientôt !

Salut de la Drôme, Est-ce Ok pour tout le listing emmargement d'être ajouté à la liste mail "rencontres@heureux-cyclage.org" ?

Hello !

Je mets le CR de la réunion de samedi en pièce jointe, n'hésitez pas à compléter !

Je mets aussi le lien vers le retroplanning refait sur google doc pour qu'il soit plus facilement modifiable : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cLPl7hf94DhEuf0PfzXXrrCRpkb6lrMr1qV46rWfNHg/edit?usp=sharing

En pièce jointe le document de travail pour le budget des rencontres LHC 2024

Hello !

J'ai commencé à faire un rétroplanning pour pouvoir mieux suivre l'avancement des différentes tâches, on pourra le modifier/compléter samedi ou par comission si vous voulez. Le lien pour le framacalc :https://lite.framacalc.org/f5o69dtv0k-a3uc et je joins aussi la version Libre Office et le modèle envoyé par l'HC qui avait été fait pour Moulins et qui à servi de base à celui-ci.

La liste d'émargement, partagée en ligne, à mettre à jour à chaque COPIL : https://lite.framacalc.org/emmargement-copil-a3tl

Voici les documents de base pour notre organisation : un compte rendu/prise de notes et un tableur pour les commissions. J'ai rassemblé ce qu'on s'était dit hier sur le tableau commissions. N'hésitez pas à modifier la mise en forme dans chaque onglets pour que ça colle avec vos besoins :)

Annie-Claude nous fait parvenir un tableau d'organisation de l'événement

Le même émargement en tableur...

@Olivier NariooEt l'emargement correspondant

Voici le CR du 1er COPIL des Rencontres 2024, désolé du délai.

Ce sont les notes, rapidement remises en formes, mais pas relues..., n'hésitez pas ;-)

En pj, le compte-rendu de la réunion « Rencontres LHC 2024 » du jeudi 24-08-23