Gouvernance coopérative : proposition de modèle de fonctionnement

Accrochez-vous bien, bouclez vos ceintures de sécurité, ça risque de secouer !

Aujourd'hui on va faire fumer vos cerveaux en réfléchissant à un fonctionnement pour notre coopérative.

Attention c'est long !

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Il me semble que notre système d’implication basé sur le volontariat doit être flexible, inclusif et encourager une participation progressive, en tenant compte de l’envie et du temps disponible de chaque membre. Voici une proposition de fonctionnement pour une gouvernance coopérative avec des collèges et catégories basés sur ce principe.

Principes généraux

Adhésion initiale ouverte :

• Toute personne (physique ou morale) souhaitant rejoindre la coopérative commence par une adhésion de base (sociétaire).

• Lors de cette première adhésion, les membres choisissent leur niveau d’implication souhaité (expliqué ci-dessous), mais ils peuvent à tout moment évoluer vers un autre niveau selon leur engagement.

Flexibilité et progression :

• Le système permet à chacun d’évoluer selon sa disponibilité ou ses aspirations.

• Chaque catégorie d’implication offre des droits de participation aux décisions, mais ces droits augmentent avec le niveau d’engagement.

• Les membres peuvent monter en engagement, ou se retirer temporairement/revenir plus tard, en fonction de leur disponibilité ou intérêt du moment.

Collèges pour regrouper les participants :

Chaque niveau d’implication constitue un collège qui regroupe les membres aux rôles et droits similaires.

Droits de vote différenciés :

• Tous les membres (dans chaque collège) conservent un droit de vote de base pour les décisions stratégiques majeures (changement de statut, grandes orientations).

• Les décisions plus opérationnelles sont réservées aux membres plus impliqués ou spécialistes, suivant leur niveau d’engagement.

Modèle d’intégration progressive (Onboarding)

L’intégration doit permettre aux nouveaux membres de découvrir la coopérative progressivement et de choisir leur niveau d’implication :

1. Accueil et découverte :

   -Présentation de la gouvernance et du fonctionnement (par des documents ou vidéos accessibles et réunions).

   -Adhésion en tant qu’Observateur.

2. Participation à un premier projet :

   -Proposer un projet ou contribuer à un projet existant.

   -Devenir Contributeur Ponctuel si souhaité.

3. Implication croissante :

   -En fonction de l’intérêt, intégrer les groupes de travail réguliers.

   -Rejoindre le Collège des Acteurs Actifs si l’engagement est constant.

4. Responsabilités et leadership :

   -Les membres actifs peuvent, au fil du temps, prendre des responsabilités supplémentaires.

   -Intégrer le Collège des Responsables ou devenir facilitateur de projet.

Collèges d’Implication :

1. Collège des Veilleurs (Minimum)

   • Description : Ce sont les membres qui veulent s’impliquer très peu ou pas du tout, mais qui souhaitent suivre l’évolution de la coopérative et être au courant des grandes décisions.

   • Implication :

     • Recevoir les informations majeures (newsletters, invitations aux AG).

     • Pas d’implication active requise.

     • Rôle : Ils peuvent voter uniquement sur les décisions stratégiques majeures lors des Assemblées Générales (changement de statut, élection de représentants, fusion, dissolution).

   • Qui est concerné ? : Les utilisateurs finaux (festivaliers, adhérents), les lieux partenaires ayant peu de temps, certains financeurs publics/privés.

   • Droits :

     • 1 vote pour les décisions majeures uniquement.

   • Risque : Moins d’influence dans les décisions opérationnelles.

2. Collège des Contributeurs

   • Description : Membres qui s’impliquent ponctuellement selon leur disponibilité et leurs compétences, mais sans engagement constant.

   • Implication :

     • Participer à certaines réunions ou projets spécifiques (ex : développement technique, événement ponctuel).

     • Ils apportent des idées ou des propositions, mais sans suivre tout le processus décisionnel.

     • Rôle : Voter sur les décisions stratégiques et certaines décisions opérationnelles liées à leur champ d’expertise (projets spécifiques).

   • Qui est concerné ? : Lieux culturels qui ne peuvent s’engager que ponctuellement, contributeurs techniques, bénévoles intermittents, certains partenaires institutionnels.

   • Droits :

     • 1 vote pour les décisions majeures.

     • Participation ponctuelle aux décisions opérationnelles selon leurs projets (par exemple, une mise à jour technique).

   • Risque : Manque de suivi ou de continuité dans les projets.

3. Collège des Participants

   • Description : Membres qui s’impliquent régulièrement dans les discussions, les groupes de travail ou les projets de la coopérative. Ils sont au cœur des activités quotidiennes.

   • Implication :

     • Présence régulière dans les groupes de travail, les comités mensuels, et participation à la prise de décision opérationnelle.

     • Proposer et porter des projets.

     • Rôle : Voter sur les décisions stratégiques et opérationnelles (choix techniques, développement de projets, partenariats).

   • Qui est concerné ? : Structures partenaires engagées (lieux, collectivités), membres bénévoles plus actifs, salariés, développeurs techniques, contributeurs réguliers.

   • Droits :

     • 1 vote pour toutes les décisions stratégiques et opérationnelles.

     • Accès privilégié aux groupes de travail.

   • Risque : Charge de travail plus importante, besoin d’engagement continu.

4. Collège des Responsables (Maximum)

   • Description : Ce sont les membres les plus impliqués qui ont des responsabilités clés dans la coopérative. Ils facilitent la coordination et la mise en place des projets, assurant la dynamique des activités.

   • Implication :

     • Responsable de coordonner et de faciliter les initiatives, y compris l’animation des groupes de travail.

     • Ils jouent un rôle central dans la gestion opérationnelle et s’assurent que les décisions prises sont mises en œuvre.

     • Rôle : Assurer le suivi des projets et aider à résoudre les problèmes.

   • Qui est concerné ? : Les cofondateurs, responsables techniques ou opérationnels, certains salariés dédiés, contributeurs ayant un rôle formel.

   • Droits :

     • 1 vote pour toutes les décisions.

     • Droit de proposer des initiatives et valider des projets sur des questions urgentes ou opérationnelles.

   • Risque : Charge importante, besoin de rester motivé et impliqué sur la durée.

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Pour rappel : Les catégories sont des niveaux d'engagement individuels, tandis que les collèges sont des groupes structurés qui permettent d'organiser la gouvernance.

En résumé :

• Collège = Qui tu es (organisation interne).

• Catégorie = Ce que tu peux faire (droit de vote, participation)

On sait connaît désormais les principes du sociétariat, on sait comment accueillir de nouveaux membres et à quels collèges ils peuvent prétendre. Comment traduire cela en vote ? En définissant les catégories (ils sont similaires aux collèges alors on va leur mettre des numéros)

Catégories de Vote :

1. Observateurs (Catégorie 1) :

   • Rôle : Participants passifs, suivent l’activité, mais n’ont pas de rôle actif dans les projets.

   • Accès aux votes : Peuvent donner leur avis dans tous les votes, mais leur voix est pondérée faiblement (consultatif).

   • Poids du vote : 1 point par vote.

2. Participants ponctuels (Catégorie 2) :

   • Rôle : S’impliquent dans des projets de manière ponctuelle, sans un engagement fort à long terme.

   • Accès aux votes : Participent aux décisions opérationnelles et aux votes stratégiques avec un poids de voix modéré.

   • Poids du vote : 2 points par vote.

3. Acteurs Actifs (Catégorie 3) :

   • Rôle : Investis dans la coopérative de manière régulière. Ils participent aux projets et à la gestion courante.

   • Accès aux votes : Ont accès à tous les votes, y compris les décisions stratégiques et opérationnelles.

   • Poids du vote : 3 points par vote.

4. Facilitateur (Catégorie 4) :

   • Rôle : Pilotes des projets clés ou partenaires essentiels qui investissent pleinement dans la coopérative. Ils sont responsables des orientations stratégiques.

   • Accès aux votes : Ont un poids important dans toutes les décisions majeures (nouveaux projets, partenariats stratégiques, décisions financières).

   • Poids du vote : 4 points par vote.

Les collèges et catégories doivent être différents pour répondre à certains cas d'usages par exemple : Un financeur ou partenaire public qui investit dans la coopérative. Ce partenaire n'intervient pas dans les réunions opérationnelles ni dans la gestion quotidienne, mais il a un rôle important dans les décisions stratégiques (ex : nouvelles branches de la coopérative). Son engagement au quotidien est minimal, mais il a des droits de vote sur des décisions clés à cause de son rôle stratégique. Il est donc dans une catégorie faible d’implication, mais un collège de haute responsabilité.

Un partenaire qui a joué un rôle clé dans la création de la coopérative, mais qui a réduit son implication avec le temps. Il continue à être dans le Collège des Responsables, car il conserve un rôle dans les décisions stratégiques majeures (changement de statut, nouvelles orientations), mais son engagement opérationnel est maintenant minimal, donc il est dans la catégorie des observateurs.

C'est presque terminé courage !

Si tu as été attentif tu auras remarqué que j'ai attribué un poids à chaque catégorie de vote. C'est une proposition. En fait deux modèles sont possibles :

Le premier c'est celui que j'ai présenté plus haut : les votes sont limités aux catégories

Votes par niveau d’engagement

1. Décisions stratégiques majeures (ouverture à toutes les catégories) :

   • Changement de statut juridique, vente de la société, fusion, dissolution.

   • Grandes orientations (nouvelles branches, partenariats structurants).

   • Tous les membres, quels que soient leurs niveaux d’implication, votent sur ces questions.

2. Décisions opérationnelles (réservées aux catégories 3 et 4) :

   • Modifications techniques.

   • Développement de nouveaux outils.

   • Décisions budgétaires quotidiennes, recrutement, projets spécifiques.

   • Seuls les membres plus impliqués (Contributeurs Actifs, Facilitateurs) votent ici.

Le second c'est un modèle où tous les membres peuvent voter sur toutes les décisions, mais le poids de leur vote est ajusté selon leur catégories.

• Observateurs : Peuvent participer à toutes les consultations et donner leur avis, mais avec un faible impact.

• Contributeurs ponctuels : Leur voix a plus de poids que celle des observateurs, mais moins que ceux qui sont plus impliqués.

• Acteurs actifs : Leur vote a un impact important, car ils participent régulièrement à la vie de la coopérative.

• Porteurs de projets/Partenaires principaux : Ils ont le plus d’influence, car ils s’investissent pleinement et portent des responsabilités stratégiques.

Exemple de Pondération dans un Vote :

Imaginons un vote sur une nouvelle fonctionnalité de l'application TiBillet :

1. 30 Observateurs votent → 30 votes pondérés à 1 point = 30 points.

2. 20 Contributeurs ponctuels votent → 20 votes pondérés à 2 points = 40 points.

3. 15 Acteurs actifs votent → 15 votes pondérés à 3 points = 45 points.

4. 10 Porteurs de projets/Partenaires votent → 10 votes pondérés à 4 points = 40 points.

Résultat final :

• 30 points des observateurs.

• 40 points des contributeurs ponctuels.

• 45 points des acteurs actifs.

• 40 points des porteurs de projets.

Le total serait donc de 155 points. Le résultat du vote serait décidé en fonction de la majorité pondérée de ces points.

Il est aussi possible de rajouter un niveau de précision

1. Décisions opérationnelles courantes (ex : modification d'une fonctionnalité technique mineure) :

   • Ouvert à tous.

   • Majorité simple (plus de 50 % des points).

2. Décisions stratégiques importantes (ex : nouveau partenariat, réorientation du projet) :

   • Ouvert à tous, mais nécessitant une majorité qualifiée (ex : 66 % des points).

3. Décisions majeures et structurelles (ex : changement des statuts, vente de la société) :

   • Ouvert à tous avec un vote pondéré, mais nécessitant une super majorité (ex : 75 % des points). 

Mille mercis pour votre infaillible attention et dans le prochain épisode : garde-fou, changement de catégories, groupes de travail et fréquence de réunion.

une pomme de terre cadeau pour cette long lecture et si vous n'avez rien compris je vous fait un podcast.