Budget 2018

A l'heure actuelle, le cuisinier responsable dit qu'on peut l'engager sur deux semaines, pour pouvoir passer tout sur une semaine... Mais je rappellerai l'établissement demain pour voir avec eux ce qui se fait normalement...

J'ai créé le document de budget et j'y ai entré les infos que j'avais : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksevrCUCcbQEPkvOwCy8QVEzKJw-9EtQc2HYQ3MgcRw/edit?usp=sharing
Je me suis basée sur les dépenses de 2016 pour faire une première estimation de quelques consommables bien identifiés.
Il manque encore sans doute des tas de lignes, n'hésitez pas à les ajouter ou à me les signaler.

Question du jour : qu'est-ce qui va dans le budget de l'événement et qu'est-ce qui va dans les frais de fonctionnement de l'asso ?
Liste non exhaustive des postes de dépense a priori concernés : achat d'un nom de domaine, hébergement du site internet, frais de création de l'asso, adhésion FédéGN, ouverture d'un compte bancaire et frais bancaires.

Selon moi : l'adhésion va dans les frais de l'événement, le reste dans les frais de l'asso. Mais j'ai pas d'opinion forte sur le fait de faire passer certains frais de l'un à l'autre (l'hébergement du site internet par exemple, ça se discute).

Bon, j'ai reçu un mail du site pour avoir l'attestation d'assurance (chose que j'ai pu transmettre) les conventions (je n'ai pas compris ce que c'était je lui ai demandé) et l'accompte, et là, je suis un peu plus embêté car pour le moment, si j'ai bien suivi, nous n'avons pas encore de compte en banque.
RAJR est ok pour prêter une partie de l'accompte (qui s'élève en gros à 3300 euros) et il me semble que eXpérience aussi ?
Du coup, on fait quoi, deux chèques avec le chéquier des deux assos ? Un seul chèque via une des deux assos ? Ou alors, si on a le chéquier de laboGN, le faire directement, et j'envoie pour RAJR un chèque au préposé, et pareil pour eXpérience

si on a déjà le compte en banque je pense que c'est mieux de le faire avec le chéquier de LaboGN. Qu'en est-il @batistecarpinetty ? Sinon on fait deux chèques

Bonsoir.
Le mail que tu as reçu semble reprendre ce que j'ai reçu au courrier (je copie-colle de l'autre fil de discussion, pas trouvé le moyen de faire un lien, déso) :

"Une enveloppe du lycée Auguste Aymard contenant 4 exemplaires de la convention d'occupation de locaux, ainsi que la facture d'arrhes à régler avant la fin du mois [de mars] Je scanne les documents genre de suite et je vous les mets en ligne sur le Drive. Les conventions sont à remplir, signer et renvoyer avec la photocopie de l'attestation d'assurance, ainsi que "la partie assurance de la convention remplie (n°de police, compagnie) La facture d'arrhes s'élève à 3381,53 euros. Je vous laisse voir avec l'une des deux assos disposées à avancer les frais pour la mise à disposition de cette somme ?"

En ce qui concerne le compte en banque, il n'est pas encore créé : il me fallait l'attestation de création au Journal Officiel avant de pouvoir finaliser la démarche.
J'ai rendez-vous jeudi 16 mars à 15h avec ma conseillère pour finaliser les démarches (normalement j'ai tout désormais : facture élec, statuts, carte ID et JO). Suite du feuilleton vers 16h jeudi donc.

Du coup, plutôt deux chèques pour payer les arrhes (je ne connais pas les délais de traitement de La Banque Postale mais je ne pense pas que l'on aura le chéquier de l'asso à temps pour envoyer ensuite le chèque d'acompte avant fin mars en Auvergne).

J'ai mis dans le Drive tous les documents scannés reçus relatifs au contrat avec Auguste Aymard : https://drive.google.com/drive/folders/1tRT_jgL_Kxe8lqTgIJKC9pUFFKUlXZRY

Quid de la black box ? Comment cela se passait-il les autres années ? Est-ce qu'il y a du matos à acheter ?

A voir ce qu'il reste dans le matos LaboGN si on le récupère...

Sur un autre sujet, j'ai mis des valeurs un peu à la louche dans diverses catégories histoire d'avoir un projet de budget cohérent... ça fait une PAF prévisionnelle de 220€. Je pense qu'on peut couper dans des postes de dépense, mais au moins, ça fait une ref

Il n'y a quasi pas de matos blackbox à LaboGN, c'était soit du matos Wargs, soit du matos eXperience, soit du matos RAJR et je pense que Romain F. a aussi ramené quelques trucs pour la blackbox parfois mais sans certitude. On peut considérer que l'asso doit se constituer son stock propre au fil du temps mais depuis le début l'événement compte beaucoup sur l'aide et le matos des assos de GN donc je pense que c'est important qu'on continue au maximum dans cette voie (sinon je ne vois pas comment on pourra faire des PAF pas hors de prix). On ne doit pas oublier que c'est un événement associatif et que la dimension cartons et ficelles fait partie du truc. Si on voulait un événement pro avec du matos de folie ce serait pas le même budget et ce n'est pas ce qu'on veut il me semble.

Rémi : j'ai reréparti (à la louche aussi) les sommes que tu as ajouté entre matériel consommable et matériel durable. Parce que bon, j'espère qu'on ne va pas avoir que des poubelles à la fin, ce ne serait pas très écolo.

Lucie : ok, super, tu me rassures. J'avais peur que les années précédentes on ait utilisé du matos de Baptiste et Pascal sur lequel on ne pourrait pas compter cette année.

Avec la nouvelle répartition, on peut tabler sur environ 100€ pour la black box, de quoi investir dans des multiprises et rallonges pour brancher ce qu'on va nous prêter, cela me parait le truc indispensable pour commencer.

Pour le moment on a donc une référence de départ de 220€ pour la PAF, mais je pense qu'il y a moyen de la descendre à 215€ voir 210€, entre les charges des cuisiniers qui devraient être plus basses, et en réduisant un peu les budgets matos qui sont quand même bien supérieurs au modèle de 2016. N'oublions pas qu'on a 5% de marge de sécurité (plus de 800€ pour le moment), on peut se permettre de faire des estimations un peu plus serrées à mon avis.

Est-ce vraiment utile d'investir dans du Matos pour une Black Box ?
Si c'est le cas, autant investir dans des trucs que les assos n'ont généralement pas, je pense notamment à des pieds ou des ponts pour l'installation des lumières. D'une part cela permettra une meilleure sécurité dans la Blackbox, et en plus, ce sera des trucs qu'on ne va pas trouver au sein des assos.
Je suis pour continuer à utiliser le matos des associations.

Pour le moment, on a 100€ de prévus pour la black box plus une réserve de 150€ de matos durable divers. Je ne me considère pas compétente pour juger à quoi ils seront le plus utiles. J'ai parlé des multiprises parce qu'on en a toujours besoin, mais de la façon dont je vois les choses, ce sont les personnes en charge de la black box qui préconiseront les achats à faire en fonction de ce qu'elles auront pu emprunter à des assos et de ce qui manquera.

Là j'avais abordé la question pour savoir s'il fallait prévoir un gros poste de dépense, mais puisque ce n'est pas le cas, on peut repousser la clarification des petites dépenses à un peu plus tard, quand les choses plus urgentes auront été réglées.

Ok, le compte est créé. Ça devrait prendre une quinzaine de jours, le temps de faire valider les documents et d'activer le reste.
Le chéquier devrait donc arriver début avril.

@batistecarpinetty , tu peux me donner les frais bancaires qu'on les ajoute au budget de l'asso stp ?
https://docs.google.com/spreadsheets/d/13-3tGcQAoAKwRbPihA9d5Tx8I9Uw4JFe0laZmax6SDA/edit?usp=sharing

Coucou.
C'est 4,50€ mensuels. J'attends le retour de ma conseillère pour le confirmer.

Pour la blackbox, je pense que ce sera aux/a le responsable/s de la black box de dire si il y as des besoins en matos, mais par exemple je pense qu'entre Jérome (RAJR) et moi on doit avoir de quoi en monter 2 ou 3...

Si ça vous intéresse de voir où on en est, j'entre les détails des inscriptions au fur et à mesure dans le budget : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksevrCUCcbQEPkvOwCy8QVEzKJw-9EtQc2HYQ3MgcRw/edit?usp=sharing

On en est donc à 58 inscrits dont : 17 places participatives, 28 places normales et 13 inscriptions pour de tirage au sort. Il y a aussi eu 4 dons.

Le financement du tarif solidaire par les places participatives et les dons s'élève actuellement à 410€. Donc à l'heure actuelle, non seulement toutes les places solidaires demandées sont financées, mais en plus elles s'élèveraient à 188,5€ au lieu de 200€ si les choses restaient en l'état.

Top !

Helloasso nous a envoyé un mail pour nous dire que 7513€ avait été reversé sur notre compte en banque.
Est-ce que c'est l'un-e d'entre vous qui en a donné l'ordre ?
@batistecarpinetty tu peux surveiller que l'argent arrive bien sur notre compte stp ? (il me semble que pour le moment tu es le seul à avoir les identifiants).

Bonsoir. Pour l'instant, le virement n'a pas encore été reçu.
Tu fais bien de rappeler que nous n'avons pas terminé de régler la question de l'accès au compte (je remonte la discussion sur l'autre post :) )

En fait, Helloasso verse tous les mois ce qui a été perçu les mois précédents dès que le compte est certifié. Personne n'a a donné l'ordre, c'est l'argent récolté par les pafs. Rien d'anormal donc :)

C'est bon le virement a été reçu. On peut commencer à rembourser les personnes qui ont fait des avances.

Point compta.

De l'événement :
- Nous sommes 72 participant-e-s (je ne compte pas Nicolas Pinel qui n'a plus donné de nouvelles depuis lundi).
- Il ne manque plus que les deuxièmes paiements des deux personnes qui ont demandé un délai.
- Il nous manque encore le montant final des charges. Pour le moment, on utilise dans le budget l'estimation haute de 100%.
- Même avec cette estimation haute, nous avons actuellement une marge de 1728€, soit presque 11% de notre budget prévisionnel final de 15960€.
- Sur cette marge, il faudra en garder au moins la moitié comme marge de sécurité. Mais on peut augmenter certains postes de dépense ou en créer de nouveaux.
- Par exemple, on n'a pas encore de budget goodies prévu (à part les eco-cup). On attend les propositions de @linettedukolkhoze pour voter ce poste de dépense.

De l'asso :
- Nous sommes 13 membres du collège dirigeant.
- Budget a priori non déficitaire avec 120€ de recettes et 98€ de dépenses prévisionnelles dont 54€ déjà effectuées.

Du compte en banque :
- Il y a 7503€ sur le compte en banque, le reste est sur HelloAsso et sera viré autour du 10 juillet.
- Avec cet argent, nous pouvons rembourser les personnes qui ont fait des avances individuelles, à savoir : @remisan, @leila2 et @batistecarpinetty. Personne n’émet d'objection à ce que je les rembourse maintenant ? Il s'agit de petites sommes (137€ au total).
- La question de remboursement des 3382€ d'arrhes avancées par RAJR et eXpérience se pose aussi. Est-ce que nous le faisons maintenant pour solder nos comptes au plus vite ou bien est-ce que nous attendons soit juillet, quand nous aurons reçu le deuxième virement d'HelloAsso, soit après l'événement, afin d'avoir un coussin de trésorerie ? @luciechpt, @jarimlafourche, vous qui représentés les deux assos en question, qu'en pensez-vous ?

Moi je serai plutôt pour rembourser eXperience et RAJR dès maintenant. Leur prêt n'a pas à être utilisé comme coussin il me semble.

Je suis d'accord, d'autant plus qu'on s'était engagé à rembourser avant juillet il me semble...

Merci Cécile !

Juste un point pour @linettedukolkhoze : je pense qu'on pourrait se passer de voter un budget goodies et laisser Pauline, qui en est responsable, gérer ? Ça raccourcit quand même le processus, et comme il va falloir faire des commandes dont je n'ai aucune idée du délai de livraison, j'imagine que ça peut être pas mal :)

@leila2 : dans les statuts, il me semble qu'il est spécifié que toutes les dépenses doivent être validées par le collège. En validant un budget d'ensemble pour les goodies qui soit éventuellement un peu gonflé pour laisser une marge de manoeuvre, c'est déjà une simplification.

Par exemple, @linettedukolkhoze avait évoqué 4€ par tête (sans compter les éco-cups car celles-ci sont déjà comptées dans le budjet à hauteur de 180€). On peut voter dès maintenant un budget de 6€ par tête, soit 438€ en plus des 180€ initiaux, avec ça Pauline sera tranquille.

Ok. Envoyez-moi les RIBs de RAJR et d'eXpérience sur la boite de l'asso svp.

Au fait, combien RAJR et eXpérience avaient prêtés chacun exactement ?

là comme ça je ne me rappelle pas mais l'info doit être qlq part sur frama. Je vais dire à Vincent de t'envoyer notre RIB avec le montant de notre prêt

RAJR : 1691.03 euros
eXpérience : 1690.50 euros

Merci Jérôme. Le virement RAJR est en cours.

@remisan, @leila2 et @batistecarpinetty, pensez aussi à envoyer vos RIB sur la boîte mail de l'asso qu'on vous rembourse les frais que vous avez avancé.

Quoi que Batiste c'est peut-être plus simple que tu te fasses un chèque vu que tu as le chéquier. On te doit 44€ pour la création de l'asso.

Le virement eXpérience est en cours aussi. Les deux devraient arriver à destination dans les prochains jours.

Ayant repris le dossier "programme papier" je vois le budget alloué : 260 euros pour disons 80 programmes.
Ca me parait très léger. Je vais appeler demain pour avoir une idée de tarifs, mais j'ai peur que ce soit limite...
D'ailleurs, je n'ai plus de version antérieur du programme, si quelqu'un l'a en version PDF, je suis preneur, pour m'aider à la mise en page des miens, et j'en ai aussi besoin pour connaître le nombres de pages approximatives...

On devrait augmenter ce budget-là, je sais pas comment c'était l'an dernier mais d'autres années on avait eu des prix d'amis donc c'est pas réaliste là je pense.

j'ai retrouvé des PDF du programme de l'année dernière dans mes mails, je les ai mis dans le dossier LaboGN 2017 du drive

Je n'ai pas accès au dossier labogn 2017 :(

pardon en fait c'était un dossier perso, je vous l'ai partagé

C'est le tarif de l'an dernier, on s'est contenté de reporter. Cela peut être augmenté, mais faut que ça reste dans la même échelle de prix. Disons 350€ max.

Si le budget programmes augmente beaucoup, je pense qu'on sera obligés de rogner sur le budget goodies. Jérôme, tiens-moi au courant rapidement stp que je puisse tenir Pauline informée.

J'ai retrouvé le PDF de LaboGN 2016 mais je n'ai pas trouvé le dossier LaboGN 2017 alors je l'ai mis dans le dossier Programme.

Pour 2016, j'en avais eu pour 216€ pour 80 exemplaires, 32 pages (NB) + 4 couverture (couleur), @jarimlafourche je peux te filer les infos de l'imprimeur, par contre, il est sur paris et il faudra que qqun puisse aller les récupérer

J'attends les tarifs de l'imprimeur avec qui j'ai l'habitude de travailler. J'avais en tête des programme entièrement en couleur, j'étais donc étonné par les prix. En N&B j'aurai peut-être de meilleurs taraux

là j'ai sous les yeux les programmes de 2015, 2016 et 2017, ils sont tous en noir et blanc à l'intérieur

Oui, j'ai demandé une tarification en N&B pour l'intérieur et la couverture en couleur.

J'ai le devis pour les programme :
80 exemplaires, 40 pages (N&B à l'intérieur, et couleur pour les couvertures) : 264 euros TTC, donc on est bien dans le budget alloué. A voir si nous aurons vraiment que 40 pages à l'arrivée ou pas (vu le nombre d'activitée proposées, j'ai peur qu'on en est plus...)

Bon je mets 300€ dans le budget pour qu'on soit tranquille.

J'ai fait les contrats pour les cuisiniers et le ménage. Je ne peux pas encore éditer leur fiche de paie, car le boulot n'est pas fait, mais j'ai enfin pu faire la simulation. Comme je ne suis pas sûr de moi à 100%, il faudra sans doute prévoir un petit réajustement, mais on a déjà une idée plus précise du coût pour nous (sur une base de 42h à 13euros net/h, donc manque 18h, au black)
- salaire net : 546 euros
- salaire brut : 697.14
- salaire brut + charge patronale : 967.41
Cette dernière ligne est, si j'ai bien compris (mais je peux me tromper) ce que l'embauche d'un cuisinier va nous coûter. Multipliez par 2 pour le deuxième. Pour le ménage on a :
- salaire net : 325
- Salaire brut : 414.95
- salaire brut + charges : 575.82
La simulation informe que cela ne tient pas forcément compte de tous les volets sociaux... Je ne sais pas ce que ça veut dire. Mais je pense que cela nous donne une bonne idée générale du coût de revient de ces embauches...

Ok, on est donc vraiment pas loin de ce qu'on avait prévu, juste un peu en dessous...

320€ en dessous quand même, ce n'est pas rien du tout, par rapport au reste de notre budget où la plupart des postes de dépense sont entre 50 et 300€.

Je voudrais créer une ligne "autres volets sociaux" pour ne pas avoir de mauvaise surprise mais je n'ai aucune idée de combien mettre dessus. 100€ ça suffirait ? Si ça n'entre pas dans la simulation, ça ne doit pas représenter une somme dingue je me dis.

J'ai demandé à ma copine, qui a l'habitude d'éditer des fiches de paie, de combien pouvait être le montant des autres volets sociaux et si on le saurait au moment de payer ou plus tard. Je vous tiens au courant dès que j'ai sa réponse.

En fait cest surtout que cest pas evident a comprendre cette simulation car je n'avais pas repéré au debut les charges patronales.

Franchement, il vaut mieux partir sur la simulation haute, la formulation "La simulation informe que cela ne tient pas forcément compte de tous les volets sociaux" me fait penser qu'il reste probablement des trucs à payer en plus, probablement pas 300€, mais sait-on jamais, ce serait vraiment con de se retrouver dans le rouge pour ça...

Je suis de l'avis de Rémi.

Effectivement ce n'est pas si simple et on risque de ne pas avoir les réponses tout de suite, donc autant partir sur la simulation haute, et se garder les 300€ de côté pour prévoir l'imprévisible.

Voici la réponse beaucoup plus complète de ma copine :
"Ce qui peut se rajouter c'est la mutuelle obligatoire selon le contrat mais vous ne devriez pas en relever.

Éventuellement sur la retraite les questions de prévoyance/obsèques mais c'est vous qui choisissez (Ce sera à voir avec AG2R).

La médecine du travail qui n'est pas prise en compte et normalement obligatoire sauf si les personnes que vous embauchez l'ont passée dans les 5 dernières années. Ils doivent (pour bien faire) vous ramener leur certificat d'aptitude. Elle se paie à part et en direct avec l'organisme. (Si vous ne le faites pas... il n'y a pas mort d'homme).

La cotisation à la formation selon celle que vous choisissez et cette cotisation dépendra de votre convention collective. Si vous n'en avez pas, elle sera basée sur le code du travail et donc assez basse. Elle se paie une fois par an donc ce sera en février/mars prochain.
Le taux d'accident du travail, lui aussi peut-être variable en fonction de votre activité

Vous allez aussi bénéficier de la réduction générale des cotisations (ex loi fillon) qui viendra faire baisser le montant des charges. Normalement ils le prennent en compte dans le calcul mais si ce n'est pas le cas sur votre simulateur... vous aurez donc une bonne surprise. Je trouve des sommes moins élevées que ce dit Jérôme donc....
Vous n'aurez pas de grosses surprises entre la simulation et ce qu'il y aura à payer. Juste la formation que vous allez payer l'année prochaine et qu'il faudra bien penser à provisionner.

Autre question, par qui faites-vous faire les salaires ?"

Une petite question, que je ne sais pas où mettre d'autres, et comme cela va impacter (légérement) le budget, autant le mettre ici :
A-t-on prévu les portes noms ? Les avons nous gardé d'une année sur l'autre, ou faut-il les prévoir ?

Il faut déjà voir s'ils sont dans la caisse de matos que Pascal va nous refiler. @romainferet1 doit bientôt le voir il me semble.

Sinon on a un budget fournitures et papeterie qui peut être revu à la hausse.

Petit point budget : outre les 820€ de marge de sécurité minimale, il nous reste un peu plus de 500€ non alloués qui peuvent servir pour des dépassements de budgets ou des achats auxquels on n'avait pas pensé, comme les portes-noms ou du matériel de ménage.

PS : j'ai compté 300€ pour les "autres volets sociaux" comme vous l'avez conseillé.

@llex je continue la conversation à propos des modes de paiement commencé dans "Installation du samedi" ici ( https://framavox.org/d/1erSlZBM/installation-du-samedi ).

@jarimlafourche est-ce que tu sais quand est-ce qu'il faudra payer le reste de la location du site et le salaire du personnel, et sous quelle forme ? En particulier, est-ce que les cuisiniers vont nous demander de régler la partie au black en liquide ?

@batistecarpinetty quel est le plafond journalier pour les virements stp ? Je n'ai pas trouvé cette information sur le compte en ligne.

@zandera du coup comment fait-on? Je retire les sous pour les cuistots et je prépare les sommes à virer sur mon compte histoire qu'elles soient dispo au besoin?

J'aurais bien aimé avoir les réponses de @jarimlafourche et @batistecarpinetty avant mais bon, on n'a plus trop le temps. Donc : je veux bien que tu retires 468€ en liquide stp. Mais pas besoin de préparer les autres sommes, on se débrouillera avec les moyens de paiement de l'asso, au pire Lucie imitera la signature de Batiste.

Désolé,
Alors pour les salaires, de toutes façons, je vais devoir gérer les volets sociaux une fois le travail effectué, donc par virement ou par chèque, après le travail, ce sera bon.
Pour la partie au black, oui, je pense que du liquide, c'est le mieux. N'avait-on pas évoqué l'idée de payer avec l'argent du bar, pour éviter les entrées et sorties étranges ?
Pour le site, je vais sans doute payer après, donc faudra que Batiste envoie un chèque une fois la facture reçue...

C'est vrai qu'utiliser le liquide reçu pour le bar permettrait de rendre ça plus discret, mais dans ce cas on se retrouverait avec le problème du moyen de paiement au moment de régler le fournisseur de boissons. Là, si on fait le virement à Alex, cela sera noyé au milieu des différents virements de remboursements qu'on fait aux uns et aux autres, et si on devait se justifier, on pourrait dire que c'est un défraiement pour du transport, c'est invérifiable.

C'est OK pour les 468€.

Impec. Pense à prendre un RIB demain que je te fasse le virement immédiatement.