Système d'inscriptions aux activités

De mémoire, il avait été demandé une année (ou même l'année dernière au briefing du début) de se limiter en nombre de jeu et activités lors de la 'première' inscription hors activité qui se fait tout les jours ou sans max de participants.
J'avais trouvé ça bien et frustrant.
Frustrant : faire des choix c'est chiant, risque qu'il n'y est plus de place dans une activité qu'on voudrait faire qu'en même
Choix: choix des priorités pour la semaine, laisse de la place disponible pour d'autre, évite des annulations
Pas de restriction par la suite:
- jeux ou activités nouvelles qui se remplisse vite

Quelqu'un peut si ça avait été évoqué au briefing du début? Je ne me souviens plus.

De mémoire, les différents fonctionnement qu'il y a eu sur les différentes éditions:

-Les inscriptions ouvertes pour toute la semaine dès le premier jour, on s'inscrit à ce que l'on veut: tout se rempli très vite sur toute la semaine, des personnes font beaucoup d'activités, d'autres se retrouvent souvent sans activité.

-Les inscriptions s'ouvrent pour le jour d'avant, juste après le petit déjeuner: les choses vont mieux, chaque jour une nouvelle chance de pouvoir faire des activités. On a pu constater un phénomène de rush tous les jours, et parfois devoir jouer un petit peu des coudes pour s'inscrire aux activités.

-Il me semble que l'on a eu le principe de s'inscrire à ce que l'on souhaite, avec tirage au sort, mais je ne me rappelle plus bien, avec la possibilité de pouvoir s'inscrire en parallèle à plusieurs choses en même temps, mais qu'une seule à places limitées, si l'on n'était pas pris sur un jeu. C'était un peu le bazar pour les organisateur·trice·s. Notamment quand du coup certains et certaines se sont retrouvé·e·s à ne plus avoir assez de personnes sur leurs activités alors qu'à un moment, c'était plein.

-Il y a eu le principe de limite à 1 ou 2 inscription par jour sur des activités à place limitée, et la possibilité de se mettre "en file d'attente" sur d'autres activités à places limitées. Ca limite un peu le rush, sans l'éliminer complètement. Ca laissait encore du flou pour les activités, surtout les jeux, pour les organisateur·trice·s dans les cas où il y avait des personnes "en file d'attente". Parce que du coup, soit la personne ne s'inscrivait à rien d'autre sur ce créneau, en prenant le risque de ne pas avoir d'activité, soit la personne s'inscrivait à plusieurs 'file d'attente' ou à une activité à place illimité en même temps, et faisait en fonction des places finalement disponibles.

-Il y a eu une mise à jour de la dernière règle je crois, disant ceci: on s'inscrit le jour d'avant sur les activités en suivant cette règle. Le jour J, s'il reste des places disponibles, et que l'on est en file d'attente ou qu'il n'y a personne en file d'attente, on peut s'inscrire à ce que l'on veut. Dans certains cas, les organisateur·trice·s ne savent donc qu'au dernier moment s'iels ont le nombre adéquate de personne.

Quelle que soit la méthode, les différentes remarques que j'ai pu entendre au fils des années demandent un système qui remplirait ces conditions:

-permettre à chacun·e de participer à des activités de manière équitable (il y a aussi l'accessibilité là-dedans)

-permettre aux organisateur·trice·s d'avoir de la visibilité le plus en amont possible

-permettre aux activités nouvelles/expérimentales d'exister (Il y a eu par exemple des cas de bons jeux organisés plusieurs fois par an, plusieurs années de suite, qui, captant de nombreuses personnes, et entrainant l'annulation de plusieurs autres activités/jeux nouvelles, surtout passé la première moitié de la semaine. La remarque ayant été formulée étant d'être vigilant par rapport à ça, LaboGN se voulant une semaine pour expérimenter et explorer).

-permettre à des activités de se rajouter au fur et à mesure de la semaine, pour laisser libre court à l'énergie créatrice de LaboGN.

-faire attention à ce que la création d'activités nouvelles dans la semaine respectent les autres règles et le travail fait en amont par les organisateur·trice·s qui ont préparé des choses dans le programme

Je me suis senti un peu vieux en écrivant tout ça ^{^}

S'il y a des gens avec des compétences techniques et la motivation, on peut proposer un système de répartition automatique. Pour que ça fonctionne, on peut envisager de découper en deux :

• Pour les évènements prévus dans le programme en amont, les gens expriment leurs souhaits en amont et on fait tourner un algo qui répartit au mieux les places.
• Les changements faits sur place (désistements, annulations, nouvelles activités) se font de manière désordonnée, comme c'était déjà le cas l'année dernière, ce qui n'est pas entièrement satisfaisant mais on peut pas tout régler d'un coup d'un seul c'est pas grave.

Perso je peux travailler à la conception de l'algorithme, mais je ne pourrai pas gérer seul son implémentation.

On a plusieurs fois évoqué la possibilité d'utiliser l'informatique pour ça (notamment quand Mathieu et Elise avaient créé le réseau social du labo je ne sais plus en quelle année). Mais à chaque fois on s'est heurté à plusieurs problématiques : la première est celle du réseau internet, globalement nul à chier tous les ans (je me rappelle pas ce qu'il en était l'année dernière d'ailleurs), la deuxième est le souhait d'une partie des laborantin·e·s (j'en fais partie) de passer une semaine majoritairement déconnectée et de ne pas avoir à avoir leur téléphone sur eux en permanence, la troisième est celle de l'équipement : comment on garantit que tout le monde est équipé pour pouvoir s'inscrire en ligne aux activités ? (ce qui, par ailleurs, peut aussi générer des inégalités puisque ceux qui ont un super smartphone seront plus réactifs que ceux qui sont obligés de se connecter via les postes du lycée), la quatrième : comment concilier un système d'inscription papier et un système d'inscription numérique > ou alors on oblige les orgas de nouvelles activités à les annoncer uniquement via numérique ? Bref, je trouve que dans l'idée c'est cool, mais concrètement en pratique je ne vois pas comment on peut arriver à une solution vraiment satisfaisante

@luciechpt : toutes ces problématiques sont liées à ce qui se passe sur place, hors, l'idée est d'utiliser la solution informatique en amont.

mais dans ce cas ça suppose que le système d'inscriptions pour les trucs ajoutés sur place est différent ? Or ça représente quand même au moins 50 % du programme.

on garde le système actuel sur place, les activités étant ajoutés à n'importe quelle heure.
Et un système informatique, pour avant labo gn proposant par exemple 2 ou 3 choix avec ordres, de préférence et qui fait une distribution automatique et tirage au sort+pondération.
Après il faudra le répercuter sur les feuilles affichés.

ça équilibre un peu le départ mais il y a toujours un risque de frustration suivant sa chance ou pas, mais cette partie se discute à l’algorithme

[[EDIT : Cross-post avec @cessil , avec qui je suis d'accord.]]

Oui, mais je n'ai pas de solution à proposer pour ces 50% là.

Ce que je propose, c'est de générer algorithmiquement un programme "tel qu'il est prévu au jour 0", et de laisser le même fonctionnement bordelique que l'an dernier pour les trucs qui changent sur place (pas que j'adore ce fonctionnement, mais je n'en vois pas de meilleur pour gérer les changements).

Alors, oui, ça ne règle pas tous les problèmes, mais c'est quand même une amélioration par rapport à l'existant.

Ok, je suis pour qu'on essaye de toute façon parce que y a pas grand chose à perdre il me semble (et potentiellement du positif à connaître ton programme du labo à l'avance et à créer une sorte d'engagement), par contre j'ai zéro compétence pour aider à ça :D