Adhésions à l'association

Pour le moment, l'adhésion est à tarif libre, 1€ minimum, 5€ conseillés. Donc je ne pense pas que le fric va être un problème, c'est juste qu'il faut au plus vite qu'on ait des adhérents pour que nos décisions soient légales par rapport à nos statuts.

Sinon j'aime assez l'idée de commencer l'année en octobre. Même s'il ne s'agit que de gestion administrative, c'est quand même plus simple si elle est alignée sur l'organisation de l'événement.

Voilà, vous pouvez adhérer en ligne !

https://www.helloasso.com/associations/labogn/adhesions/adhesion-a-labogn

Pour cette année, ce sera donc valable jusqu'à fin septembre.
Dites-moi, mais à moins d'un retour sur un aspect problématique dans le week-end, je propose de l'intégrer au site web sur la page de l'asso, et de partager directement le formulaire sur le groupe Labo-GN Horizontalité Concrète.

Il y a un problème je pense sur le formulaire.

A mon sens, il faudrait plutôt que 2 adhésions, une seule, avec aussi une possibilité de faire des dons sans adhérer... là, c'est étrange. D'autant plus qu'un membre adhérent peut également être membre bienfaiteur (vu que ce statut est sur décision du collège dirigeant si je me souviens bien).

Après, c'est pas bien grave !

J'ai fait comme ça parce que la possibilité de don sans adhésion, j'ai pas trouvé comment faire. Je pense que ça peut pas se faire avec une campagne d'adhésion (ce qui a du sens) mais après peut-être.
Et ça empêchera pas de nommer bienfaiteurs ou bienfaitrices les personnes adhérentes qui auront filé plus de 15€ :)
(mais c'est pas très propre, ce sera mieux l'année suivante)

en fait, de base, en dessous, il propose de faire un don ;)

Oui mais c'est en plus de l'adhésion, il faut avoir fait l'adhésion quand même, non ?

apparemment, oui... en attendant, c'est pas bien grave anyway

petite question : pourquoi on demande l'activité des gens ? parce que très honnêtement moi ça me fait chier de devoir écrire "sans emploi" et je me demande un peu ce que l'asso en a à foutre. C'est indispensable ?

Hm, on l'avait dans les infos du tableau des membres que j'ai repris, et je crois qu'on avait discuté de ce qu'il fallait demander à l'oral, mais je sais plus pourquoi c'est là.

C'est parce que c'est demandé par les services de l'état quand ils demandent la composition de la direction de l'assocation.

Ah ben du coup vu que tout le monde est la direction, on en a bien besoin ^{^}
Merci pour le rappel Rémi !

ok

Bonsoir.
Oui, c'est une obligation légale pour pouvoir inscrire ces personnes en tant que "membre de la direction collégiale" :confused:

Leïla, est-ce que tu pourrais soit me donner accès au détail des adhésions sur Helloasso, soit remplir la page Recettes du budget de l'association stp ? https://docs.google.com/spreadsheets/d/13-3tGcQAoAKwRbPihA9d5Tx8I9Uw4JFe0laZmax6SDA/edit?usp=sharing

Tout le monde peut avoir accès au détail des adhésions en allant sur le compte Hello Asso, toutes les infos pour y aller sont sur le doc info pratique, comme pour les autres trucs :)

Après la bataille, je découvre donc l'existence de ce document fort utile :-D

Bonsoir.
Une question : qui récolte les adhésions pour le moment ? C'est HelloAsso qui garde les thunes en attendant que l'on ait un compte ou c'est autre chose ?

Oui, c'est Hello Asso qui garde les thunes jusqu'à ce qu'on ait fait valider notre compte avec les infos bancaires, entres autres.

C'est ça, et après ils reversent une fois par mois ce qui a été perçu le mois précédent. Il faut en général que ça atteigne une certaine somme, mais je ne suis pas sûr de ça

Bon, ok, le coup de l'adhésion libre, c'est efficacement incitatif. Mais purée, pour la tenue des comptes, ce serait quand même vachement plus simple si l'adhésion était de 5€ fixes et le reste versé en dons.

Hello, j'ai récupéré la boîte des nouvelles cotisations. Je me propose de 1/ faire un virement à LaboGN pour éviter d'avoir à me galérer à la banque. 2/ envoyer un mail de confirmation aux nouveaux membres du collège dirigeant avec tous les liens utiles pour qu'ils puissent nous rejoindre dans les discussions ici. Si pas d'objection je ferai probablement ça mardi

Hello, en fait j'ai envoyé les mails ce matin. Je ferai le virement de 92 € dans 72h le temps d'enregistrer le RIB de l'asso sur ma banque en ligne.

Par contre je me pose une question sur la date de validité des cotisations que nous avons recueillies sur place. Sur le lien Hello Asso, il est indiqué que les cotis sont valables jusqu'au 30 septembre 2018. Je sais qu'on en avait déjà discuté mais ça me semblerait plus logique que les cotisations courent de l'événement à l'événement finalement. Les participants qui ont payé leur cotis samedi l'ont fait pour participer à l'orga de l'événement de l'année prochaine je pense. Ça vaudrait donc le coup de mettre à jour la page d'adhésion Hello Asso, qu'en pensez-vous ?

Jusqu'au 30 septembre, on est encore sur le bilan de l'événement de cette année, donc je pense qu'il faut que les 13 adhérents de la première vague le soient jusque là pour qu'on puisse finir d'effectuer nos mandats respectifs. Et comme les nouveaux ont adhéré pour l'orga de 2019, je propose de faire commencer leur adhésion à ce moment là, tout en leur donnant voix au chapitre si des questions en rapport avec 2019 sont posées avant cette date.

Ce qui implique que les adhérents précédents doivent réadhérer pour l'année prochaine, c'est ça ?

oui

Je viens de procéder au virement de 92 € sur le compte de LaboGN : cela correspond aux cotisations collectées en liquide pendant l'AG. @zandera je te laisse checker qu'il est bien arrivé

Est-ce que tu pourrais aussi me scanner la liste qui a été remplie samedi stp ?

je n'ai pas de scanner mais j'ai créé un nouvel onglet dans le document "membres" dans le drive avec la liste de toutes les personnes qui ont payé leur cotis pour 2019, ça te suffit ? Tous les montants ne sont pas indiqués sur le papier et je ne suis pas sûre que ce soit bienvenu de les diffusés de toute façon.

il y a deux personnes qui ont mis leur nom dans la liste sans payer leur cotis, je leur ai fait le même mail qu'aux autres avec tous les liens plus le lien de paiement hello asso.

C'est vrai que ce n'est pas très pertinent de diffuser qui a donné combien. Ce qui ouvre une autre question qui me tracasse depuis un moment : actuellement, les codes d'accès à HelloAsso sont dans le Google Drive de l'asso, qui est censé être accessible à tous les membres. Sur HelloAsso, on peut voir qui a payé combien, accéder à plein de données personnelles, et aussi faire des modifs sur les billetteries. Comme pour le compte en banque, je pense qu'on ne devrait pas laisser les codes d'accès sur internet, pour des raisons de sécurité et de préservation des données. Je pense que seules les personnes ayant un mandat nécessitant d'accéder à HelloAsso devraient avoir ces codes.

Voir mes propositions dans le sujet "Sécurité de l'information". Je peux mettre en place des éléments pour sécuriser tout ça avec la ou les personnes devant avoir accès à ces infos.

Il faudrait créer un nouveau formulaire d'adhésions sur Hello Asso pour 2019 allant du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019. J'ai essayé de copier le formulaire d'adhésion qui existe actuellement mais je n'ai pas réussi et je ne suis pas très à l'aise avec Hello Asso. @leila2 je crois que c'est toi qui t'en étais occupée ? Pourrais-tu le faire pour qu'on puisse ajouter le lien au mail de remerciements stp ?

Voilà, c'est fait : https://www.helloasso.com/associations/labogn/adhesions/adhesion-a-labogn-jusqu-a-septembre-2019

Par contre, je trouve que c'est pas opti d'envoyer un mail aux gens avec ce lien s'ielles peuvent pas s'inscrire avant le 1er octobre, j'ai peur qu'ielles oublient. Est-ce qu'on devrait pas la faire commencer plus tôt, l'adhésion ?

Aussi : j'ai oublié ce qu'on doit faire administrativement avec les personnes nouvellement inscrites, on doit les déclarer via quoi déjà ? Faudrait un mandat avec une personne qui fait ça une fois par mois min sur toute l'année.

Ah oui je n'avais pas pensé au fait que du coup c'était pas actif avant. Est-ce qu'on peut l'activer avant mais indiquer que la validité de l'adhésion c'est du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019 ?

Pour ce qu'il y a à faire avec les nouveaux adhérents je ne me souviens pas non plus, mais dans le doc membre il y a des cases en rouge dont les infos sont importantes pour je sais plus quoi

Visiblement ça fonctionne déjà comme ça :)
Je viens de tester en payant mon adhésion pour 2018-2019.

Aux membres du Collège Dirigeant de l'année dernière, pensez à payer votre cotisation à l'asso si ce n'est pas encore fait pour pouvoir participer aux prises de décision : https://www.helloasso.com/associations/labogn/adhesions/adhesion-a-labogn-jusqu-a-septembre-2019

Excuse moi par avance, je préfère demander trop de précision que de faire confiance a mes souvenirs probablement boiteux : Ceux qui ont payé lors de l'AG lors du dernier LaboGN sont-ils concernés ?

Celles et ceux qui ont payé lors de l'AG ont adhéré pour cette nouvelle année du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019. Elles et ils ne sont pas concernés par le message de Lucie ci-dessus.

Wooh, je viens de mettre à jour le tableau des membres, nous sommes 33 cette année à ce jour :)
Vous êtes pas mal de membres de l'an dernier à ne pas avoir renouvellé votre adhésion, pour rappel vous pouvez le faire ici : https://www.helloasso.com/associations/labogn/adhesions/adhesion-a-labogn-jusqu-a-septembre-2019

Les personnes concernées sont : Nadia B, Cécile P, Lucie C, Batiste C, Juliette L, Rémy J, Hortense H, Lille C, Alexandre BS. Si vous voulez recevoir les mails de comm interne et participer à l'orga 2019, pensez à réadhérer :)

Je ne sais pas trop où poster ça, mais je suis soucieuse quant au fonctionnement de l'asso dû au nombre élevé de personnes du collège dirigeant qui ne prennent pas part aux discussions ni aux processus de décision. Si on n'atteint pas le quorum aucune décision n'est valide a priori, je me trompe ? Ce qui fait qu'il y a un vrai risque de blocage des processus de décision (je veux bien être rassurée là-dessus si je me trompe). Par ailleurs j'ai le sentiment que beaucoup des personnes qui ont payé leur adhésion à l'asso laboGN attendent de voir si elles pourront effectivement participer à l'édition de cette année avant de s'engager dans l'organisation, or ça ne peut pas fonctionner de cette manière. On a besoin de gens qui s'engagent en amont de l'événement et ma crainte c'est que ce soient toujours les mêmes qui s'y collent. Par exemple @leila2 a décidé de s'occuper du budget pour l'instant parce qu'il faut le faire alors qu'elle est déjà engagée sur d'autres mandats. Je trouve vraiment que c'est un problème dont il faut discuter. En tout cas cela génère chez moi beaucoup de frustration (ce qui fait que cette dernière semaine je n'ai pas été très présente ici parce qu'un peu saoulée).

Pour ta question sur la partie décision, les statuts de l'association indiquent bien qu'il est nécessaire qu'au moins la moitié + 1 des membres du conseil dirigeant prenne part aux décisions:

"Article 12 – Prise de décision et vote du Collège Dirigeant
Chaque élu·e au Collège Dirigeant détient une seule voix par vote. La présence de la moitié
plus un au moins des membres du Collège Dirigeant est nécessaire pour la validité des
délibérations.
Les décisions, sauf celles concernant la radiation d’un·e membre, sont prises par
consensus. Les modalités du scrutin par consensus sont détaillées dans le Règlement
Intérieur.
Pour être adopté, le Règlement Intérieur doit faire l’objet d’un vote du Collège Dirigeant."

Il sera sans doute nécessaire de réfléchir à une mise à jour pour que ça ne soit pas aussi bloquant, surtout pour les prises de décision en ligne.

On peut aussi se dire que si une demande de décision n'arrive pas à mobiliser au moins 50% des membres du collège dirigeant, c'est qu'elle ne suscite pas assez d'intérêt.

Pour moi l'adhésion à l'asso LaboGN doit tout de même entraîner un devoir d'expression au moment des prises de décision, au moins pour répondre "je n'ai pas d'avis", on ne peut pas se contenter, à mon sens, d'un renoncement à certaines prises de décision parce qu'elles ne susciterait pas assez d'intérêt. Ne pas s'exprimer même pour dire "je m'abstiens" ça ne nous dit rien.

J'ai discuté avec deux-trois personnes de cette question d'implication : il y a l'idée que beaucoup de personnes sont motivées après la semaine Labo-GN, parce qu'encore dans l'énergie du moment, mais que l'implication dans le temps long est plus compliquée. C'est peut-être un truc qu'il faudrait faire conscientiser au moment de l'AG, et expliquer l'engagement minimal.

Pour les statuts, je pense qu'il faudrait les changer. Je pense qu'à la place du quorum, il faudrait inscrire un truc type "durée minimale pour une prise de décision" + "obligation de prévenir les membres du collège dirigeant par mail". Parce que là ça me semble pas fonctionnel, et qu'on avait l'enjeu que Labo-GN puisse favoriser la prise d'initiative et le fait de faire, donc la nécessité du quorum me semble aller à l'encontre de ça, et créer seulement des contraintes bureaucratiques.

Si y a moyen de modifier ça avant la prochaine AG, je pense qu'on devrait le faire.

C'est le problème grlobal de toutes associations. LaboGN ne fait pas exception. Je ne vois pas vraiment de solutions pour palier à ce problème. Etant une activitée bénévole, elle passe souvent après pas mal d'autres activitées.
Effectivement, supprimer le quorum est une solution. On s'impose une chose que même les débutés de notre belle chere république ne s'impose pas. Donc la solution : durée + rappel par mail semble la meilleure solution...
Quant aux mandats non pourvu, là aussi je ne vois pas d'autres solutions, malheureusement :/

Pour info, je rappelle que seuls les membres du collège dirigeant peuvent prendre part aux décisions. Je dis ça, car je vois que plusieurs personnes ont voté pour ouvrir l'accessibilité aux PMR sans être membres du collège, c'est à dire sans avoir payé leur cotisation de 1 euro minimum...
Ce qui risque de fausser le débat, même si ces personnes peuvent bien évidemment participer aux discussions... J'invite donc les personnes ayant voté d'entrer dans le collège dirigeant, car elles semblent plus investies que d'autres n'ayant pas répondu :)

On pourrait ajouter dans les statuts qu'une décision ne serait valide qu'avec un quorum minimum OU une durée de décision minimale. Comme ça, on aurait le choix. Si par exemple on devait avoir besoin de prendre une décision rapidement, ça resterait possible, en mobilisant les gens.

Je vais faire une relance pour la décision sur l'accès PMR, on est presque au quorum. A la fin, je vérifierai les votes de tous le monde avec la liste des membres du conseil. Je suis juste parfois embêté par que j'ai la liste avec Nom, Prénom et mail, et sure framavox les gens utilisent un pseudo. Pour la plupart des personnes, je m'y retrouve, mais pas toujours, je ne connais pas tous les membres du conseil dirigeant.

Hello ! Je viens d'adhérer mais je voulais préciser qu'il est écrit qu'en tant qu'adhérent.e on peut " être nommé·es administrateurs ou administratrices ". Est-ce possible de ne pas vouloir l'être ? Je veux dire, j'ai déjà de lourdes responsabilités dans d'autres assoc ( ce qui m'a valu bcp de souci il y a quelques années ) et je ne souhaite pas être admin ou responsable de quoique ce soit ... vu que c'est un collège dirigeant, tous les adhérents sont-ils responsables à part égales ? merci de votre réponse !

Quand tu adhères, tu fais automatiquement partie du collège dirigeant, et à ce titre tu devrais prendre part aux décisions collectives. Au-delà de ça, c'est toi qui décides à quel point tu veux t'impliquer dans l'organisation de l'événement, prendre un mandat, etc...

Merci Leila, c'est ce que j'avais compris, mais ma question portait plus d'une point de vue "légal" sur les responsabilités. Dans une asso de verticalité traditionnelle, tu peux faire partie du CA et être décisionnaire / impliqué mais pour la loi ne sont responsables ( financièrement, légalement etc ) que les membres du bureau. Pour ici, la responsabilité est-elle la même pour tous ? (ma question peut sembler bête mais la différence est de taille pour moi)

La responsabilité (légale) est la même pour tous les membres du collège dirigeant, qui doivent être régulièrement déclarés en préfecture comme les dirigeants/dirigeantes de l'association.

Bon ben si je l'avais compris je ne me serais pas inscrite alors (pour des raisons légales liées à mon statut et des problèmes que cela pourrait engendrer, j'ai failli aller en prison pour cela il y a quelques années) mais on va dire que c'est bon pour cette année. My bad, j'aurais du mieux me renseigner.

Je pense que pour les personnes qui ne souhaitent ni participer aux décisions qui nécessitent un quorum et donc un minimum d'implication sur Framavox, ni être soumis à la responsabilité légale, il faudrait plus mettre en avant la possibilité de faire un don pour aider au fonctionnement régulier de l'asso (frais divers, constitution d'un fond de trésorerie qui permettrait d'être autonome notamment pour payer les arrhes). Tout en rappelant qu'il n'y a pas besoin d'être adhérant·e pour participer aux discussions et s’investir dans l'organisation, il n'y a que les prises de décision soumises à un vote qui sont réservées aux membres du collège dirigeant. Je pense que l'an dernier nous n'avons pas été assez clairs sur ces points.