Pour info, c'est Cécile qui s'était inscrite comme responsable du mandat inscriptions pour l'édition 2019 :)

Le formulaire de l'an dernier est toujours consultable sur Hello Asso, ça peut être une bonne base à reprendre, mais il faudrait y ajouter la question des préférences de couchage, que j'avais oubliée l'an dernier.

Pour les PAF solidaires, j'ai pas de meilleures idées que ce qu'on avait fait l'an dernier pour l'instant, à savoir une possibilité de s'inscrire pour un tirage au sort de places solidaires (et garantie d'une place tarif normal si pas tiré·e au sort), et d'avoir des places plus chères pour que les personnes qui peuvent et veulent financer des places solidaires puissent le faire, avec possibilité de don supplémentaire sur une base de PAF de base + X euros.

Je suis pour reprendre le système de PAF solidaire de l'année dernière, qui avait été très bien accueilli. Dans ce qu'il faut rajouter au formulaire d'inscription il y a aussi si les gens acceptent ou non d'être pris en photo. Normalement (mais sans certitude) ça doit figurer dans la fiche de mission. J'insiste là dessus, mais c'est vraiment important qu'on mette à jour ces fiches de mission et qu'on s'en serve pour gagner en temps et en efficacité.

Autre question, est-ce que l'on est prêt à augmenter la PAF pour tout le monde afin de rendre le site accessible à quelques personnes à mobilité réduite ?

C'est difficile de dire précisément de quelle augmentation on parle, ni pour combien de personnes pour le moment. En toute première estimation, je dirais que l'on parle d'une augmentation de la PAF entre 20€ et 30€ par personne, pour entre 1 et 3 places accessibles.

Alors, avec un calcul plus précis que l'année dernière (car j'ai le coût réel des cuistots), j'arrive à une PAF de 210 euros, en ne comptant que le site et les repas. Au vu du budget de l'année dernière, il faut ajouter 30 euros en plus pour couvrir les autres dépenses (c'est à la louche), soit une PAF global de 240 euros (pour une nuit de plus, c'est plutôt cohérent par rapport au 220 euros de l'année dernière).
Si on ajouter 30 euros pour l'accessibilité, ça fait 270 euros.
En ajoutant la PAF solidaire, on peut facilement atteindre les 300 euros. Reste à voir si c'est acceptable.
Pour l'accessibilité, si on part sur ça, que fait-on si finalement nous n'avons aucune personne concernée ?

Moi je trouve que ça commence à faire vraiment cher et pour prendre cette décision j'aurais besoin d'avoir plus de détails : ces coûts ils correspondent à quoi ? concrètement qu'est-ce que ça permettra de faire niveau accessibilité ? En effet qui serait concerné·e ? Bref une augmentation de 20 à 30 €/ pers. en plus du reste ce n'est quand même pas rien (parce que du coup ça se répercutera aussi sur le prix des places solidaires et déjà c'est une somme à sortir)

Concernant la partie accessibilité, j'ai créé une discussion spécifique sur le sujet, avec des pistes de solutions techniques, pour lesquelles j'ai contacté une entreprise spécialisée pour avoir une idée des prix. Pour le moment, se ne sont que des pistes.

Pour l'accessibilité, je ne sais pas combien de personnes ça concernerait, mais je trouve que ça ferait une augmentation vraiment significative de la PAF et je trouve ça chaud perso.

Je serais plutôt pour accepter qu'on a eu une mauvaise info qui fait qu'on est dans cette situation cette année alors qu'on pensait que ce serait bon, et de faire passer en priorité le fait d'avoir un site accessible l'an prochain pendant les grandes vacances, en mettant un mot là-dessus dans la prochaine comm pour que des sites puissent être cherchés dès à présent.

J'ai affiné un peu les solutions techniques et les calculs. Ils restent provisoires, mais ça donne vous donne un peu plus d'éléments. Je viens de mettre les explications, contraintes et détails dans la partie accessibilité. En terme de budget, c'est vrai que cela n'est pas neutre. Je n'ai aucune idée si l'on peut avoir des aides sur ce type de sujet. En admettant que non: en synthèse:

1 PMR: 1130€ -> +16,5€ par PAF pour 70 PAF

2 PMR: 1730€ -> +25€ par PAF pour 70 PAF

3 PMR: 2465€ -> +35€ par PAF pour 70 PAF

Hello,

1 - Perpétuer la PAF solidaire

2 - Intégrer une cession de droit à l'image dès l'inscription

Dans l'idée c'est plus simple à gérer mais ces documents signés ayant déjà un faible poids juridique avant le RGPD je pense qu'une simple case à cocher n'a juridiquement plus aucune valeur aujourd'hui. Il faudra au moins l'accompagner des mentions adéquates, comme tout le reste de notre traitement de données d'ailleurs. Je peut potasser le sujet d'ici la mise en place du formulaire.

[..] évoquer le contexte de la capture de l’image (la sortie classe de neige, la fête d’entreprise, etc.) ainsi que la nature de ses utilisations envisagées (diffusion interne, mise en ligne sur un site Internet public, etc.), il convient, dans un souci de bon respect de la réglementation, de faire apparaître dans cette autorisation, entre autres, l’identité précise de l’auteur de l’exploitation (responsable du traitement), de la durée de conservation des données, ainsi que la liste et les modalités des droits que tiennent les personnes concernées de cette réglementation – en fonction, ainsi qu’indiqué précédemment, de la base légale retenue pour le traitement.

3 - Accessibilité PMR

Pour moi, vu les tarifs que tu avance @mathieulabiche on est face a un dilemme complexe parce qu'il oppose l’accessibilité des personnes PMR à l'accessibilité financière : Si on ne fait rien pour l’accessibilité des personnes PMR on les exclus de fait de l'événement mais si on fait augmenter la paf de tout le monde de 20€ ou plus on exclus de fait de l'événement les participants pour qui la P.A.F., même solidaire et déjà très élevée pour leur budget (ce sujet avais de mémoire été d'ailleurs évoqué à l'AG).

Par conséquent je suis opposé à l'idée que l'accessibilité PMR soit financé au détriment de accessibilité financière et j'aimerais une solution où les 2 soient possibles. En d'autres termes plutôt qu'une augmentation de toutes les places (y compris solidaires), je suis pour maintenir les P.A.F. solidaire à leur prix actuels quitte à augmenter d'autant plus le tarif normal.

En fonction de la deadline que vous désirez mettre pour établir les tarifs, on peut également imaginer d'autres solutions :
* Consulter (rapidement) les membres de l’association & anciens participants via un sondage anonyme pour savoir combien seraient prêts à payer leur P.A.F. plus cher pour financer un accès PMR, et pour combien de personne ça serais problématique.
* Relancer (de mon côté) ma demande de financement à la FédéGN en appuyant sur le motif des frais à engager pour l'accès PMR.

L'argument de privilégier l'accessibilité financière au détriment de l'accessibilité physique est un argument tout à fait acceptable. C'est un choix à faire sur ce que l'on considère le plus important. Je dis ça sans sous-entendu, les deux choix sont complètement acceptables. Je continue à creuser pour que les deux soient le moins possible antinomique.

Je veux bien Romain que tu te renseignes auprès de la FedeGN pour de l'aide sur la partie accès PMR.

Sonder les anciens et anciennes participants et participantes pour savoir s'ils préfèreraient avoir une PAF un peu plus élevée pour ouvrir quelques places pour les personnes à mobilité réduite, ou avoir une PAF moins élevée et ne pas en ouvrir, pourquoi pas.

Pour répondre aux questions sur comment est-ce que l'on gère le fait qu'au final aucune personne à mobilité réduite ne s'inscrive ou comment savoir si cela pourrait intéresser quelqu'un. Je pense que c'est très difficile de sonder à l'avance. Ce que l'on sait c'est que des personnes à mobilité réduite, il en existe dans l'univers du GN, et pourraient donc vouloir venir à LaboGN. On aurait toutefois la possibilité, avec le système habituel du paiement en deux fois, de gérer ce genre de choses, en demandant aux personnes à mobilité réduite de s'inscrire avant le déclenchement de la seconde partie des places. Mettons que nous prévoyons 3 places, avec le budget pour l'équipement complet et qu'au final il n'y ait qu'une seule personne à mobilité réduite qui s'inscrive, et qu'en discutant avec elle on se rende compte que nous n'avons pas besoin de tous le matériel mais seulement d'une partie. On revoit le budget à la baisse, et on baisse le prix des secondes parties de paiement et des places ouvertes plus tard.