Com' interne - processus de décision

Suite au lancement d'un vote par @mathieulabiche et à la question soulevée par Alexandre sur la manière dont on s'assure, au sein du Collège Dirigeant, que tout le monde est au courant qu'il y a un vote en cours, je vous propose que l'on discute ici des process de com' interne à mettre en place. Je copie le message initial d'Alex juste en-dessous

Alex disait : Les statuts et le RI détaillent le processus décisionnel, mais honnêtement, le lire est une chose, l'appliquer en est une autre. Quand j'ai lu les statuts et le RI j'avais tout compris et j'étais d'accord avec tout ce que j'ai lu. Puis j'ai observé des processus de prise de décision sur Framavox par exemple, et il y était demandé une participation d'au moins la moitié des membres pour que le vote soit valide. Ca ne m'a pas choqué parce que j'étais d'accord, par principe, avec les status rédigés avant mon arrivée, et je ne me suis même pas posé la question : "est-ce que le processus décisionnel respecte ce qui est écrit dans les statuts?" Mais aujourd'hui, après les avoir relus et avoir vécu des processus de prise de décision, je me pose des questions qui pour moi sont fondamentales : dans le cas d'un vote à distance, qu'est-ce qu'on fait de ceux qui ne s'expriment pas? Qu'est-ce qu'on fait de ceux qui ne sont pas au courant qu'une décision est en train d'être prise? Qu'est-ce qui est mis en place pour informer les membres du conseil dirigeant qu'un vote est en cours?

Ces situations-là ne sont pas détaillées dans le fonctionnement de la prise de décision. Pourquoi considérerait-on que tous les votes non exprimés sont défavorables? Comment fait-on pour distinguer les votes défavorables des votes non exprimés? Pourquoi n'enverrait-on pas un mail à tous les membres du conseil dirigeant quand il y a une décision à prendre par vote à distance? Que fait-on pour éliminer la discrimination des outils numériques? Ce sont des questions qui ne se posent pas lors d'une AG physique car les gens présents peuvent s'exprimer ou ne pas s'exprimer puisqu'ils savent qu'un processus décisionnel est en cours. Mais ça me gêne énormément qu'on empêche des gens de prendre part aux décisions simplement parce qu'ils n'étaient pas là au bon moment si on n'a pas au moins fait l'effort de leur donner la possibilité de s'exprimer.

Je sais que ça rajoute du boulot et que c'est pénible de devoir courir après les uns et les autres pour recueillir les suffrages, qu'ils s'expriment ou non. Mais dans les status il n'y a rien à ce sujet et ça, ça me gêne énormément. Parce que lorsqu'on parle de consensus, ça veut dire que tout le monde est impliqué. Et si je ne sais pas quelles décisions sont en train d'être prises, je ne peux pas m'exprimer alors que j'aurais peut-être des choses très pertinentes à dire sur le sujet ou que je mettrais mon veto. Il faut qu'on détermine comment sont soumises les décisions au vote à distance, en plus de la méthode de suffrage, sans quoi les votes n'ont aucune valeur.

Pour qu'un vote soit le plus légitime possible, il est important qu'il représente le plus de personnes possibles. Pour que le plus de personnes possibles se sentent impliquées dans le projet associatif, il est important qu'elles se reconnaissent dans les décisions qui sont prises.

Les statuts indiquent de plus que pour qu'une décision soit prise, il faut qu'au moins la moitié plus un des membres du collège dirigeant participent au vote.

Il nous faut parvenir à allier efficacité dans le processus de décision et implication la plus importante. Je propose ces quelques principes de fonctionnement:

-Lorsque quelqu'un demande une prise de décision, il ou elle choisit une durée pour la prendre entre 3 jours et 2 semaines en fonction de l'urgence de la décision à prendre. Privilégier 2 semaines quand c'est possible.

-Quelqu'un peut voter "contre" s'il ou elle estime que la durée est trop courte.

-Il ou elle envoie un mail à l'ensemble des membres du collège dirigeant pour les informer qu'une décision doit être prise.

-Tous les membres du collège dirigeant sont priés de s'exprimer, même en indiquant simplement ne pas avoir d'avis sur le sujet. Toujours laisser la possibilité d'exprimer une voix "sans avis".

-Si au bout de la durée de la prise de décision il n'y a pas au moins la moitié plus un des membres du collège dirigeant à s'être exprimée, de fait la durée de la prise de décision doit être allongée, et un nouveau mail envoyé.

-Si lorsque l'on arrive à la fin de la durée de la prise de décision, qu'il y a au moins la moitié plus un des membres du collège dirigeant à s'être exprimé, mais que quelqu'un estime que par rapport à l'importance de la décision il n'y a pas eu assez de votes exprimés, il ou elle peut voter "contre" en demandant d'étendre la durée.

Le plus critique dans cette proposition c'est qu'elle indique une responsabilité en tant que membre du conseil dirigeant, on est tenu de s'exprimer pour les prises de décision.

Nous sommes le premier octobre, nous démarrons donc une nouvelle "année", avec un nouveau collège dirigeant. La question que je me pose: est-ce que l'on traite d'abord ce sujet sur les prises de décision avant de commencer à prendre de nouvelles décisions ? Ou est-ce que l'on peut commencer à prendre de nouvelles décisions et l'on s'en sert comme retour d'expérience pour traiter ce sujet ?

Dis autrement, est-ce que l'on fait: théorie -> pratique ou expérience -> théorie ?

La machine se remettant en marche, je relance ce sujet, sur notre processus de prise de décision pratique. Si je devais synthétiser la question initiale, je dirais ceci: "Comment peut-on faire, dans notre processus de décisions collégial, pour à la fois s'assurer d'inclure le plus de monde possible dans les prises de décisions (en prenant en compte les contraintes matérielles et temporelles des personnes) tout en restant simple et efficace dans le processus ?".

J'imagine qu'il pourrait y avoir un premier mail pour expliquer aux membres comment paramétrer son Framavox et ainsi recevoir les notifications (au minimum les votes).
Et en parallèle faire un travail d'éclaircissement des réseaux sociaux de l'asso (puisqu'il me semble que c'est une problématique qui avait été abordée). Une fois les réseaux sociaux uniformisés et attribués à quelques adhérants motivés, on pourra les utiliser pour transmettre les infos de vote. Qu'en dites-vous ?

(PS : quels sont aujourd'hui les réseaux sociaux au nom de l'asso connus ?)

Pour l'instant il existe plusieurs groupes facebook : un groupe LaboGN 2018 (Horizontalité concrète) dont la ligne est confuse sur lequel l'asso a la main, un groupe LaboGN sur lequel l'asso n'a pas la main, des groupes liés aux éditions précédentes qui n'ont pas vocation à avoir de vie post édition. Et c'est à peu près tout.

Voilà ce que je propose : lorsqu'une prise de décision épineuse s'annonce (la question de l'accessibilité ainsi que la question du documentaire actuellement sur lesquelles il va falloir rapidement trancher) on ouvre un fil de discussion dédié avec l'outil de vote par propositions (?). Ne peuvent voter que les membres du Collège, mais peuvent intervenir en commentaire sur le fil tous celleux qui le souhaitent. On informe par mail les membres du Collège Dirigeant recensés de l'ouverture de cette prise de décision et de la date limite (combien de temps pour acter la chose ? 1 semaine ? 2 semaines ?) en mettant le lien vers la discussion framavox. Je peux m'en charger, cette fois en tout cas, je pense que ça fait partie du rôle de maintenance de l'asso dont parlait @leila2 . Cette responsabilité là peut aussi avoir pour rôle de recueillir d'éventuelles réponses par mail pour les porter à la connaissance de tout le monde sur frama pour enrichir le débat (?). Pendant toute la durée de la prise de décision on fait une à deux relances mails pour inciter les gens à aller s'exprimer. En parallèle je pense qu'il faut aussi communiquer ouvertement (sur fb et via ml ) pour dire aux non membres qu'un débat est en cours et que s'ils veulent y participer il faut qu'ils soient membres du Collège. Est-ce que ces idées vous semblent bonnes ?

Je trouve que c'est bien. J'ai envie de rajouter que dans la philosophie, à moins qu'il y ait une urgence, c'est mieux de déclencher le processus de décision quand on a déjà échangé un minimum sur le sujet.

Pour le temps de prise de décision, je pense que c'est bien de se dire que la norme, ça soit 2 semaines pour décider. Si on se retrouve dans une situation critique avec une décision très urgente à prendre, il est possible de proposer moins, mais il faut essayer de se retrouver le moins possible dans ce type de cas de figure. De plus, si jamais un·e membre du Collège estime que la durée laissée est trop courte, iel a toujours la possibilité de l'exprimer et de demander une extension de période en expliquant pourquoi.