ENVOI de Mails /livraison : Quoi ? Qui ? À qui ? Comment ?

je commence avec des exemples à travailler :

. Lancement de la commande : JULIEN - à tous les adhérents - par sendinblue ???

. Mobilisation Magny : ROBERT - à tous les référents - par google group ???

• Confirmation de l'envoi de la commande: xxx (Isabelle?, Isabelle?) - à tous les adhérents - cagette + liste de diffusion?

Tout d'abord une question : qd on reçoit un message de Cagette aujourd'hui (de Julien ou IW), à qui est il envoyé? aux référents ou à tous les inscrits?

• Lancement des cdes : Je ne suis pas ok pour envoyer des messages aux adhérents pour le lancement de chaque commande et encore moins pour les informer qu les camions sont en route.
  La comm aux adhérents doit rester exceptionnelle (convocations, newsletter, projets).
  Le lancement des commandes (dates, produits) doit être envoyée aux référents : n'y a t il pas triplon entre Cagette, googlegroupe et sendinblue?

• Envoi des cdes : Après la commande et avant l'arrivée des produits, on peut aussi donner des nouvelles aux référents (produits non disponibles ou en moindre qté) avec le même canal de diffusion.

• Mobilisation Magny: aujourd'hui j'utilise googlegroupe vers les référents (et les autres inscrits dans la liste de diffusion).

Le googlegroupe permet une interaction avec la possibilité donnée aux gens de répondre.

bonsoir
le mail que j'ai envoyé pour donner la procédure d'adhésion n'était qu'à destination des référents. Eux seuls l'on reçu.
Isabelle

Je ne suis pas favorable à un mail supplémentaire pour informer que la commande est partie.
il y a déjà celui de Robert qui invite à Magny, celui des adhésions, celui de l'organisation des lieux.
Si Cagette confirme que la commande a bien été prise en compte alors je pense que c'est suffisant.
Pour Fatima c'est lié à sa fonction pour le suivit des factures et paiements c'est une com interne à notre groupe de travail.

Si tu penses Julien que cette info doit être mise à disposition ce serait alors sur le site... un encart statut de la commande : en cours sur cagette // fermée, en préparation // en cours d'acheminement ..?..?

Il faut inciter au maximum à aller chercher les infos sur le site pour que cet outils devienne vraiment vivant et que les adhérents se l'approprient.

Isabelle, je rebondis sur ton message et relance la discussion en prenant en compte les retours d'Isabelle P., d'Isabelle W. et de Robert.

Nous avons trois outils:
- la * liste de diffusion * permet des communications de "plusieurs à plusieurs" (c'est à dire avec la possibilité de répondre à tous).
- la * messagerie cagette* et l'* outil newsletter sendinblue * permettent des communications de "1 à plusieurs" (sans possibilité de répondre à tous, mais avec la possibilité de répondre à l'envoyeur). Sur cagette on ne peut envoyer de messages qu'aux responsables de groupe, e pas à tous les adhérents.

J'essaye de résumer les besoins et l'outil qui semble plus adapté:
- Ouverture de la commande: c'est une simple information, qui ne nécessite pas d'échanges... Donc cagette est l'outil ad hoc. Cette information est aussi envoyée sur la liste de diffusion, car elle contient parfois plusieurs adhérents de chaque groupe: c'est une sécurité quand par exemple le référent de groupe est en vacances.
- Rappel que la commande va fermer: sur cagette. C'est une piqure de rappel, parfois utile.
- Confirmation que la commande a été prise en compte: nous sommes d'accord que c'est fait en automatique par cagette, donc pas besoin d'outil
- Informations sur les produits disponibles: là encore c'est une simple information donc cagette est un outil adapté.
- Communication des lieux: géré par les RLD
- Procédure d'adhésions: c'est une information donc c'est plus adapté à la messagerie cagette
- Mobilisation Magny: s'il n'y a pas besoin de réponse et que c'est principalement destiné aux référents de groupe, ca pourrait passer par la messagerie cagette
- Informations sur événements ("qui veut aller voir le film de D.Marchais à Bagnolet", etc), partage de caisses, etc: ca peut inciter à répondre et la liste de diffusion est adaptée...
- Invitations officielles (AG,...): pas besoin de discussion, donc sendinblue est adapté, d'autant plus que sendinblue permet d'envoyer des mesages en masse.
- Lettres d'information, projets: sur sendinblue?

Y a t'il d'autres besoins?

Bises

Bonjour Isabelle

sendinblue était initialement prévu pour envoyer des convocations (1 ou 2 fois par an) et/ou des communications à tous les adhérents, par exemple la newsletter. Celà demande une mise à jour 3/4 fois par an. C'est simple à gérer de façon bénévole.

Les listes d'adhérents par lieux: cela veut dire créer 5 autres listes et en gérer la mise à jour. C'est donc un tout autre temps qu'il faudrait y consacrer. Ca n'est pas possible avec les resources dont on dispose.

Enfin, la liste des responsable de groupes, avec leur lieu de distribution, est dans un google sheet qui est mis à jour à chaque création de groupe, tu peux copier les adresses depuis ce fichier. Pas besoin de sendinblue pour envoyer -100 messages...

bises

Merci Julien pour ces réponses
Mais créer ces listes sur sendinblue permet une pratique plus collective et avec cet outils on peut utiliser des messages archivés qui se partagent se transmettent, pour prendre le relais entre RLD par exemple. Est-ce que tout le monde sait où trouver le google sheet dont tu parles ? Créer une dynamique de travail collectif ferait du bien au groupe.

On a dit que c'était Isabelle + Isabelle (cf retro planning)

Voici les characteristiques des outils:
* sendinblue permet d'envoyer des messages en masse (1500+)
* cagette permet d'envoyer des messages aux référents de groupe mais pas à tous les adhérents (100)
* la liste de diffusion permet d'envoyer des messages seulement aux inscrits (150). Note: il y a une liste d'inscrits, tous les référents y sont, à moins qu'ils ne se soient désinscrits o). On ne maitrise donc pas trop bien.

Historiquement j'ai envoyé le message d'ouverture des commandes sur la liste de diffusion ET sur cagette:
* car le référent peut ne pas voir le message par cagette
* il y a parfois sur la liste de diffusion plusieurs personnes par groupe, et au moins l'un d'entre eux verra l'ouverture o)
* l'effort n'est pas énorme

Une rationalisation, pour donner plus de poids au site, qui contient déjà toutes ces infos, et ce dès le début de l'année, pourrait etre:
* l'ouverture des commandes s'annonce seulement sur cagette
* la liste de diffusion sert aux infos variées: événements, partage de caisses, etc.
* sendinblue sert aux convocations urbi et orbi