Tâches et mandats 2019

Je suis en train de compléter des fiches de mandat (pas forcément celles sur lesquelles j'étais), et arrivée à celle de la relation avec la Fédé, qui est vide, je me suis questionnée : personne n'était écrit comme référent·e en relation dans le fichier mandat 2018 (j'avais payé l'assurance en début d'année par défaut, mais je ne gérais pas le truc). Du coup à priori, personne n'a contacté la Fédé pour déclarer les participant·e·s. :/
Tant mieux qu'on en ait pas eu besoin du coup, mais ça c'est un truc qui est passé sous le radar et qui craint.

Je vous confesse que quand je vois le tableau Mandats 2019, j'ai très envie d'y mettre mon nom mais JE NE DOIS PAS. C'est la frustration :(

Est-ce que du coup ce n'est pas intéressant de mettre la déclaration des participants sous le mandat des inscriptions?

Est-ce que chaque participant devait avoir une assurance Fedé GN pour participer à labo GN?

L'assurance fédé n'était pas obligatoire pour participer non (moi je ne l'ai pas par exemple). Ça peut être bien effectivement de placer cette responsabilité sous le mandat inscriptions

Est-ce qu'on relance la machine pour 2019 ? Car pour le site, faut s'y prendre tôt, à commencer par savoir si on rechoisit le même site ou non :)

Je suis quasi pas dispo jusqu'au 16, mais je pense que c'est une bonne idée !

Je vais recommencer à être dispo et ce serait effectivement bien de relancer la machine rapidement ! Le site est effectivement prioritaire

Ça vaut le coup peut-être de lancer une com' (RS + ML) pour appeler les gens à faire des recherches de site en fonction du cahier des charges (probablement à revoir sur certains points). En ce qui me concerne je trouve que le site était un peu cher, même s'il était bien, et le paiement séparé des cuisiniers est pour moi rédhibitoire donc je suis pour chercher mieux (quitte à le choisir quand même si on trouve pas)

Hello ! Finalement mon année 2019 ne prend pas la tournure que je croyais. Je vais adhérer au Collège Dirigeant dans la semaine et je me suis rajoutée sur le tableau des tâches. Je vais commencer une com' active (au plus tard le 9 mars) pour que les gens se portent volontaires pour les différentes missions. Peut-être cependant qu'en lançant les inscriptions rapidement ce sera plus facile de mobiliser ?

Bonjour!
L'an dernier je m'étais proposé de gérer le budget de l'asso et de l'événement pour l'année 2019. Malheureusement j'ai moins de temps que je ne pensais et je ne vais pas pouvoir assumer cette charge supplémentaire. J'ai quand même récupéré quelques infos et Zandera, qui s'est occupé de ce poste l'année dernière, erre encore parfois dans les murs ^{^} donc un relais est possible. Du coup, j'appelle ici des candidatures pour remplir ce poste important!

Bonjour,

Je viens ici après avoir discuté avec un autre membre pour exposer une proposition pour inciter les gens à prendre des mandats. En effet, le travail qui a été fait avec entre autre les fiches de missions est vraiment très bien mais ça ne me permet pas de me sentir légitime à prendre un mandat que je n'ai pas encore fait. J'ai personnellement besoin d'une transmission plus organique (c'est le prof qui parle :p) et je pense que ça pourrait débloquer beaucoup de chose si dans les fiches, ou ailleurs, on pouvait avoir le contact de personnes ayant déjà fait ces mandats afin que celle-ci puisse nous former un minimum. Bien sur, il faut pour cela demander à ces personnes si elles sont ok pour donner leur contact et ensuite voir quelle dispo elles auraient pour transmettre les compétence. Je pense que moi ça me débloquerai car j'ai trop peur de me lancer dans un mandat sans être sûr d'y arriver (alors qu'en vrai je me débrouillerai surement...).

Je pense aussi proposer un moment transmission de compétences à laboGN mais ce sera un autre sujet :).

je vote pour

moi aussi

ok pour moi

Idem!

Je trouve que c'est une très bonne idée.
Du coup je propose que les personnes qui voient ce message et qui sont ok pour mettre leurs contacts aillent modifier directement les fiches de missions des postes qu'ielles ont occupé par le passé. Je vais le faire de ce pas pour moi.

Je propose de prendre le mandat Grand événement avec le projet suivant : faire une version simplifiée, plus ludique et adaptée au grand nombre de mon jeu Danses d'une nuit d'été. Qu'en pensez vous ?

J'ai aussi pris les mandats "Bénévoles au quotidien" et "Dortoirs".

J'ai remarqué que les mandats "Bibliothèque" et "Ludothèque" n'avaient pas été fusionnés comme cela avait été évoqué. Les deux nécessitant le même type de fichier et d'organisation, ce serait plus simple. Je peux communiquer avec la ou les personnes qui souhaitent prendre ces mandats pour transmettre mon retour d'expérience. @nadiaalienordhels et @nadia4 ?

Je suis d'accord qu'il faut fusionner ces deux mandats. Tu peux supprimer une des lignes sur le tableau et fusionner les deux fiches

Hello ! Ok pour moi pour une team Nadia pour gérer ludothèque et bilbiothèque ! je vais m'enlever du covoiturage par contre car je me rends compte que je n'aurai rien le temps de gérer AVANT l'event à part quelques mails et un ou 2 tableaux. Et preneuse de tes conseils Zanderya ou de ceux de Nadia pour aider sur cette gestion
Je suis ok ac les danses d'une nuit d'été en grand event aussi :)

Il me faut un titre différent, d'autant que je pense exclure les séquences dansées obligatoires qui risquent de rebuter du monde. Jeux d'une nuit d'été ?

rassures moi, on pourra quand même danser ? :P

Oui, ce sera encouragé, mais pendant les actes, a priori je vais enlevé les interludes basés sur la danse des 5 rythmes. La façon dont je vais réorganiser tout ça n'est pas encore claire mais en gros je me dirige vers la mise en place de plusieurs activités en parallèle pendant certaines phases du jeu, afin de laisser le choix.

Il faudra indiquer de prendre des vêtements souples.

Festivités d'une nuit d'été ?

Trop de syllabes, rime intérieure, je n'aime pas comment ça sonne.

D'ailleurs, une question : qui pense venir dès le samedi pour la mise en place du site ?
Personnellement, j'ai prévu de venir, simplement parce que je suis en lien avec le site, et que je vais récupérer les clefs. Je serais donc avec Sandra. Mais qui sera là aussi ? J'ai noté dans le budget une dizaine de personne. Ce qui me semble largement suffisant !

Je suis complètement autonome pour le moment donc je peux venir. Mais si certain.e.s ont plus besoin que moi (ou qui viennent à plusieurs par voiture), je laisse la place.

J'avais libéré mon samedi pour venir aider, donc réponse identique à celle de Maxime : je viens s'il y a besoin, si c'est complet pas de problème ! ^{^}

Je peux venir aussi.

Moi je veux bien en être des de samedi.

Je n'ai rien de prévu Samedi, je peux venir avec plaisir si besoin

Je pense que pour déterminer qui vient, en plus de qui est peut et veut, il faudrait aussi optimiser ça en fonction des mandats. En effet, il y a certains mandats pour lesquels il est bon d'arriver un jour en avance et d'autres pour lesquels ce n'est pas important.

Je peux également venir pour installation dès le samedi.
Vu l'heure à laquelle on a fini avec Romain l'année dernière pour l'informatique (en étant tous 2 arrivés le dimanche), il me parait plus que pertinent que nous arrivions la veille pour le mandat informatique :)

Je suis en charge du mandat installation il me semble. J'ai l'intention de tout préparer en amont pour que ma présence ne soit pas indispensable et que d'autres bénévoles aient toute la documentation à dispo pour pouvoir installer sans se poser trop de questions. À titre perso j'ai pas hyper envie de venir le samedi, mais ça va aussi dépendre des possibilités de covoiturage.

Et je rebondis sur ce que dit @aureliem il serait bon qu'on anticipe pour nous efforcer au maximum d'acheminer le matos le samedi comme les black box, le PC orga/imprimante, etc.

Je pense sérieusement venir dès le samedi, pour au moins gérer l'aspect accessibilité. Installer ce qu'il y aura besoin d'installer, et tout bien préparer pour que le site soit complètement opérationnel dès le dimanche.

Je pense aussi venir le samedi avec Maxime pour les questions de design social et spatial et du coup des décisions de type qu'est-ce qu'on installe où et comment :) (y compris des nouveautés).

Il reste un certain nombres de mandats non pourvus.
Je pense qu'on pourrait s'adresser à tou·te·s les inscrit·e·s de cette année pour demander si des bénévoles sont ok pour s'inscrire sur des mandats.
Si quelqu'un·e se sent de faire un mail aujourd'hui... sinon je le ferais peut-être demain.

Edit : mail envoyé

Hello, je m'étais mise en responsable sur plusieurs mandats, mais j'ai énormément de travail dans mon nouveau boulot et malheureusement peu de perspectives que ça se calme en juillet. Je vais avoir du mal à tout faire, surtout que j'aimerais bien proposer des items au programme dont idéalement un jeu pas encore écrit. Je ne sais pas où en est la création du groupe facebook privé pour l'édition, mais je pense qu'il est urgent de le faire pour inciter les participant·e·s 2019 à s'investir dans les mandats.

il est en cours

Hello ! (c'est mon premier message par ici, alors vraiment : bonjour ! :slight_smile: )
Je me suis inscrit à LaboGN pour la première fois cette année, je ne me sens pas tellement d'animer un atelier... alors pour contribuer je me suis dit que je pouvais filer un coup de main du côté des mandats ! Je ne sais pas trop comment ça marche (on s'inscrit et... c'est tout ?) mais je veux bien aider par exemple sur la gestion des bénévoles au quotidien ? Enfin, voilà : je suis dispo un peu en amont et je suis motivé pour filer un coup de main, comment ça se passe ? :grin:

Welcome, tu s'inscrit directement sur le mandat qui te plaît, pour filer un coup de main c'est dans la colonne petits mains. La fiche du mandat décrit les tâches, si tu as d'autres questions, n’hésite pas à la poser

Bonjour,
Je vais partir en vacances, à priori sans réseau et sans téléphone du 8 au 16.
Je voulais porter à l'attention du groupe avant qu'on avait toujours personne pour faire le graphisme et la mise en page du programme : ça va devenir une tâche vraiment urgente après la fermeture des propositions du programme le 15.
Ce serait bien de chercher à recruter pour ces postes.

Je vais faire un mail aux participant·e·s pour dire qu'on a besoin de plus de gens qui s'engagent sur les mandats ce week-end

Je comptais faire une relance par mail sur le programme de mon côté, ne pourrait on pas faire d'une pierre de coup pour ne pas spamer ? Voilà ce que j'ai écris pour le moment, n'hésitez pas à commenter:

Labo GN, c'est dans 43 jours !

Bonjour à tou·te·s,

Nous sommes le 06 Juillet et labo GN aura lieu dans maintenant 42 jours. Ce courriel a pour but de vous relancer sur les sujets que sont: les mandats, le programme et le planning.

En effet, plusieurs mandats ne sont pas encore pris et en particulier certains qui demandent du travail en amont comme le graphisme du programme. Pour rappel, labo GN se veut avant tout horizontal et tout·e participant·e. est légitime à prendre un mandat, même si c'est sa première venue à labo GN. Vous trouverez la liste des mandats ainsi qu un descriptif de ceux-ci via les fiches de mission ici

Par ailleurs, de nombreuses activités ont été proposées et intégrées au programme, merci aux personnes qui s'investissent d'ors et déjà, c'est grâce à vous que labo GN sera ce qu'il sera. Pour celleux hésitant encore, il est toujours possible de proposer des activités. La date limite est fixée au 15 juillet et nous ne sommes limités que par le nombre de salles disponibles.

Pour rappel, pour proposer une activité, il vous suffit de remplir le formulaire et ensuite d'intégrer votre activité au planning. Vous êtes tout.e.s légitimes à proposer une activité !

Merci pour votre lecture !

Je viens de voir ça sur mailchimp, je modifie direct dans le brouillon si besoin

@maximev1 j'ai fait des corrections dans le mail, ajouté deux trois phrases pour insister sur le fait que c'est vraiment important que les gens aident et proposent des trucs et ajouté des liens de contacts s'ils ont des questions. Notamment celui du groupe FB au cas où tout le monde n'aurait pas eu l'info.

Voici un récap des arrivée le samedi:

samedi
Jarim
Sandra
Marie Musicaa
Cessil
Guillaume
Aurélie M
Mathieu Labiche
Leïla
Maxime

Est-ce qu'il y a du changement?
Je viendrai si c'est nécessaire. Je ne peux pas porter de charge donc j'éviterai de déplacer des meubles/matelas (enfin j’essaierai... )
Il faut que je prévois le covoiturage depuis Paris du samedi ou du dimanche.

Je vais bosser sur le mandat installation aujourd'hui c'est-à-dire préparer un document centralisant les besoins humains et matériels pour qu'on puisse faire le point sur qui doit être présent ou non.

Si vous avez besoin, je peux voir pour venir le samedi pour aider.

Bonsoir, j'ai décidé d'annuler ma participation à l'édition 2019 de LaboGN, les mandats sur lesquels j'étais inscrite sont donc vacants. Concernant les mandats "gestion des bénévoles au quotidien" et "rangement et départ" j'ai un peu avancé et envoyé toutes les infos aux personnes inscrites en petites mains. Le planning des tâches ménagères est fait il n'y plus qu'à affiner certains détails, cela ne devrait pas trop poser de problème : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1artL10Cwpy1IZ_CpFNz12qOOC3ZCuENA6lT1UEEc2YY/edit?usp=sharing

Pour le mandat "J-1 et installation" j'avais commencé un document mais que je n'ai pas eu le temps d'avancer : https://docs.google.com/spreadsheets/d/17bXioqnaUCHhpMrFcidwdIITmuN8Vx4iyt1lSGtlm1A/edit?usp=sharing

Je ne m'étais pas encore occupée de l'accueil.

Tout ce que j'ai fait pour LaboGN est rangé dans les documents partagés sur le google drive, il suffit d'aller fouiller dedans. Je ne souhaite plus être sollicitée pour des questions sur l'organisation de l'événement ou l'association.

Pour information. Leïla et moi travaillons pas mal ces deux derniers jours et j'ai envoyé pas mal de messages pour gérer les mandats ou les transférer aux petites mains. Ca ressemble clairement à de la coordination orga mais je n'ai qu'une semaine de libre et ensuite je pars en vacances donc je ne me met pas officiellement sur le mandat.

Par ailleurs vous le savez, il y a pas mal de choses à faire et l'horizontalité ça demande à ce que chacun.e se sentent légitimes à prendre des décisions pour les mandats et s'investisse, personnellement ça m’embêterai beaucoup qu'un petit groupe se retrouve à gérer une majorité de mandats par dépis...

L'an dernier, juste après LaboGN, je voulais me proposer pour la coordination. Certaines circonstances ont fait que je me suis retirée totalement de l'organisation pendant un temps. Ces circonstances sont maintenant écartées mais hélas c'est trop tard : je suis sur le point de déménager, je n'ai plus le temps de me plonger dans les archives de Framavox et de contacter tout le monde pour savoir où on en est.

Je peux cependant vous servir de petite main multitâche si vous en avez l'utilité sur tout ce qui relève de l'organisation en amont (sur place, avec mon handicap je ne peux pas faire grand chose).

Déjà, dites-moi quels sont les postes clés qui sont réellement à pourvoir (le fichier "mandat" ne renseigne pas sur quelles tâches sont vraiment avancées ou pas), je peux faire chasseuse de tête.

Si tu te sens de faire une méga liste des trucs à faire en fonction des timing ça peut être génial. De mémoire qui doit gérer quoi quand, car on approche de la date et on va avoir du mal à tout gérer à l'arrache. Ca permettrai aussi aux responsables de mandats de voir ce qu'iels doivent faire et aussi aux gens ne sachant pas quoi faire de visualiser ce qu'il reste à faire.
Je crois qu'en théorie le fichier mandat est fait pour ça mais là en terme de tâches pures ça me semble un peu flou. Après c'est ptet une mauvaise idée mais je propose.

Là j'ai commencé à contacter des gens pour remplir les mandats vides. Je vais aussi contacter tous les mandataires pour savoir où iels en sont, si iels ont besoin d'aide, etc. Cela permettra déjà d'y voir plus clair. Mais avec mon emploi du temps de fou des prochaines semaines je ne sais pas si j'arriverai à faire ça proprement. Avant de faire un rétro-planning pour LaboGN, je crois qu'il faudrait que je fasse mon propre rétro-planning de maintenant à fin août :-D

Ok, j'ai pris le mandat de l'accueil jour 1 !

J'invite toutes les personnes qui se sont proposées pour venir le samedi à rejoindre la conversation que j'ai créé sur ce thème : https://framavox.org/d/ZNAsXKj5/installation-du-samedi

Coucou, j'ai besoin d'une personne pour m'aider avec le mandat Coordination pour une tâche bien précise : l'organisation de l'AG le samedi matin. En effet, avec ma santé, je ne peux pas garantir d'être en état de m'en occuper.

Voici ce que je pressens que cela impliquera :
- Pendant la semaine, prendre note de toutes les questions qui émergent quant à l'organisation.
- Prévoir un squelette d'ordre du jour assez large pour pouvoir y inclure de nouvelles questions et y intégrer celles déjà notées. Traditionnellement, le premier point abordé est le bilan financier, même s'il ne sera pas complet à ce moment là.
- Le samedi matin, préparer le foyer en faisant un grand cercle de chaises.
- En début de séance, demander qui veut bien être secrétaire.
- Il est également possible de transmettre le rôle de président·e de séance si quelqu'un·e le demande.
- Ensuite, faire un tour de table table pour demander aux personnes présentes quelles questions elles veulent inclure dans l'ordre du jour et les répartir par thème dans le squelette qui a été préparé à l'avance.

tu n'as pas un grand succès. Je me dis que vu le peu de réaction sur Frama, les gens doivent être en vacances. J'avais peut-être envie de reprendre ce mandat pour le prochain laboGN (c'est encore une grosse hypothèse), mais je ne suis pas sûr d'avoir du temps pour prendre des notes sur ce laboGN-ci. Mais si tu trouves personne, je pourrais te seconder rapidement...

La prise de note je peux la faire en fait. C'est surtout pour assurer le samedi matin où j'ai besoin de quelqu'un, il y a une chance sur deux que je pédale dans la semoule à cause de la douleur ou de l'asthénie.

Ca je peux faire, j'ai déjà gérer pas mal d'AG :)

Je pense que on peut décider ça sur place. Je veux bien me désigner mais je n'ai aucune idée de mon état samedi matin ^. Je note dans un coin de ma tête en tout cas :)

Salut, je sais que j'arrive "après la bataille" si ce n'est "après la guerre" ma vie perso m'a laissé malheureusement aucun temps pour m'impliquer dans la préparation de l'événement depuis des mois à mon plus grand dam.
Je vois que le poste de Responsable Parc informatique et connectivité internet est vacant. Je peut vous proposer de le prendre si il le faut. Vu cette demande tardive je comprendrais bien entendu un refus.
Je rapporterais dans tous les cas dans mes bagages tout l'équipement réseau qui m'a servi l'an dernier et je serais comme toujours à disposition de l'équipe et des participants sur cette thématique si ils le désirent.
J'arriverais tôt dimanche avec Benoît.

A très bientôt !

Notre sauveur