LaboGN 2020 vs Covid 2019

Je pense que les circonstances actuelles nous contraignent à réfléchir à la viabilité de LaboGN 2020. Pour le moment, le contrat avec le site n'a pas été signé et les inscriptions ne sont pas lancées, donc nous avons les mains libres.

De ce que j'ai cru comprendre (mais c'est très dur de s'y retrouver avec toutes les infos contradictoires qui circulent), la pandémie a des chances d'être endiguée en quelques mois, même s'il restera des foyers d'infections. LaboGN est prévu dans un peu moins de 6 mois.

Est-ce qu'on prend le risque de lancer l'organisation de l'événement en ne sachant pas s'il ne risque pas d'être interdit si jamais la pandémie persiste ?

Si on lance l'organisation, comment l'assurance de la FédéGN nous coure-t-elle au cas où nous soyons obligés d'annuler ?

Enfin, et pour moi ce n'est pas la moindre question : est-ce qu'il n'y a pas un risque que les gens ne s'inscrivent pas tant que la pandémie durera, ce qui poserait un problème comptable pour tous les frais à avancer ?

Hello !

Pour le coup, je pense que vu la très faible taille de l'effectif, son caractère isolé / clos, mais également sa dimension privée (ce n'est pas un évènement ouvert au public), LaboGN n'a quasiment aucune chance d'être interdit.
Il me semble que la prise de risque est très faible, et que, par ailleurs, si ça devait arriver, des modalités de remboursement exceptionnelles pourraient peut-être s'appliquer (en soi, ielles pourraient pas non plus louer à d'autres).

Tant qu'on a rien signé, ça ne pose pas forcement de problème, une fois qu'on a des devis, on peut faire le budget et même lancer la premiers partie des inscriptions, ce sera possible que ce soit un peut moribond. Si on ne peut pas l'organiser, on peut rembourser.
à voir si on peut rajouter la clause Covid 2019 sur les contrats.
On peut aussi lancer des tickets à 0 euros pour voir qui est 'sur' de venir et pas juste intéresser qui feront office de réservation.

Alors la location du site doit être validée en Juin.
Pour les devis fournit par les prestataire cuisine, je pense qu'on peut leur demander d'attendre un peu pour valider le devis. Pour les mêmes raisons que le site, je pense qu'ils auront sans doute des événements annulés, plus que des événements prévus entre temps.
Je suis d'avis d'attendre tout de même les deux semaines de confinement minimum avant de lancer quoique ce soit, ça nous donnera déjà une vision de ce que pourrait être les prochains mois, mais aujourd'hui, je n'ai pas l'impression que les événements prévus cet été sont annulés (par exemple, les ventes de billets des nuits de fourvière à Lyon en Juin/Juillet ont ouvert hier et les places partent).
Si vraiment, au final, l'épidémie n'est pas endigué, je pense qu'on aura des recours.

Hello.

En effet on est dans une situation sans précédent où autant la prudence nous conduirais à annuler/reporter un événement arrivant dans les 2 prochains mois, autant à plus longue échéance c'est l'inconnu total.

Si d'un point de vue purement médical il est quasi-certain que le pic de la pandémie soit passé à la date retenue pour LaboGN et très probable que cette épisode soit totalement derrière nous, un contre-coup psychologique traduit par des mesures politiques contraignantes "par principe de précaution" pourrais perdurer pendant l'été.

Il est clair également qu'en lançant nos inscriptions dans les prochaines semaines/prochains mois les ex/futurs laborantins ne vont pas être en capacité de se projeter (tant en terme de calendrier qu'en termes financiers) dans un événement cet été.

En bref je serais en effet pour limiter au maximum l'exposition financières de l'association au risque d'annulation :
- Négocier pour ne pas payer des arrhes ou engager des frais de réservation à courte ou moyenne échéance (a voir avec le loueur du site mais je pense que l'on peut être totalement transparent avec eux sur le fait que si l'événement est annulé on coule financièrement l'association).
- Soit reporter l'ouverture de la billetterie et ouvrir à la place un sondage, soit la maintenir et ouvrir parallèlement ce sondage : Ce sondage permettrais aux ex/futurs laborantins de signaler leur disponibilités et intention de s'inscrire à l'édition 2020 (sans être en capacité de payer aujourd'hui dans le cas ou la billetterie est ouverte en parrallèle).

Ok, voici un plan à partir des différentes propositions :

• On attend deux semaines avant d'ouvrir les inscriptions pour y voir plus clair.
• On négocie avec le site et l'équipe cuisine soit de ne pas verser d'arrhes avant août, soit de mettre dans le contrat que les arrhes seront remboursées au cas où l'événement serait annulé à cause de la pandémie.
• Ce qui permettra, au moment d'ouvrir les inscription, de garantir le remboursement des PAFs en cas d'annulation de l'événement.

Je suis contre les billets à 0€ car même si les gens sont sincères au moment où iels les prennent, iels auront ensuite plus facilement la tentation d'annuler pour des raisons qui n'ont rien à voir avec la pandémie et cela pourrait nous poserait des problèmes de trésorerie.

En revanche, je propose d'augmenter un peu la PAF pour constituer un fond garantissant le remboursement des gens qui seraient sous mesure de confinement individuel au moment de l'événement.

Autre "Risque" que je vois arriver qui pourrais inciter certains laborantins à ne pas venir : La diminution possible du jour de congés cette année :
* Source dans la presse : http://www.leparisien.fr/economie/coronavirus-l-employeur-pourra-imposer-6-jours-de-conges-payes-pendant-le-confinement-21-03-2020-8284935.php
* Exemple perso : Même avant que celle loi passe c'était déjà négocié à l'amiable par certains employeurs : Mon employeur (une entreprise de services du numérique) a 40% de ses consultants (je ne suis pas concerné) qui ont vu leur mission arrêtés par leur client finaux (du fait du ralentissement de l'activité et de l'impossibilité de mettre en place du télétravail) ce qui sans mesure menacerais la pérennité de mon employeur, du coup les RH on déjà incité les collègues concernés a pauser leur RTT pendant la période de confinement (les forcer serais bien entendu illégal dans l'état, c'est pour l'instant sur la base du volontariat). J'imagine que plusieurs seront peut-être dans des cas similaires.

En effet. Cela m'incite d'autant plus à faire le budget prévisionnel sur une base de 50 pax plutôt que les 70 habituels.

J'ai contacte les deux cuistots qui nous ont renvoyé un devis, en demandant aussi pour quel nombre de personnes ils ne s'engagent plus.
Pour l'un, le devis reste valide jusqu'au 15 juin, pour l'autre, un peu quand on saura, en gros il est valide et on lui dit quand on sait. Pour le premier, il se déplace pour 40 personnes mini, pour le deuxième, peu importe.
En ce qui concerne le site, ils nous ont pas donné de date limite pour payer les arrhes. On préfère éviter de les contacter en ce moment, car ils sont sans doute sous l'eau.
Disons donc qu'on peut attendre encore, peut-être même jusqu'à début mai. Mais faut bien communiquer dessus. Car plus on retarde, plus il est possible que d'autres personnes supposent que laboGN n'ait pas lieu et prévoit autre chose...

Oui, tu as eu raison de communiquer sur FB pour faire savoir où on en est des réflexions, histoire que ce ne soit pas silence radio total.

Comme toi je trouve dommage qu'on soit si peu à prendre les décisions mais l'impossibilité d'aller sur Framavox depuis un téléphone (ou depuis certains, je ne sais pas) semble être vraiment quelque chose qui nous bloque.

Je ne pense pas qu'il faille abandonner Frama qui est un outil quand même vachement adapté mais il faudrait peut-être plus utiliser FB, même si pas mal de gens n'y sont pas ça permet quand même d'avoir plus de sons de voix.