🤔 ORDRE DU JOUR réu. CC 5 - 11 avril 2022

• Points infos et identification des points de débat :

  • finance

  • Retour des GT (Notamment GT OrgAtelier : état d'avancement du circuit des chutes, bâche de la benne)

  • Quinzaine des salariés (notamment : fiche de poste Olivia et Benoît, circuit actuel de facturation, liste des factures en souffrance ; contrat benne ; communication apéro agora et atelier a la mano)

Pour une meilleure lisibilité, question qui a été débattu lors de la réu. du 28 mars. Il est recommandé de copier la dernière liste de propositions d’ordre du jour. De la coller ensuite dans son propre message, et d’ajouter ou de demander à retirer un point.

Ça nous évitera de remonter le fil de discussion pour savoir quel sont les points adoptés.

• finance

• Retour des GT (Notamment GT OrgAtelier : état d'avancement du circuit des chutes, bâche de la benne)

• Quinzaine des salariés (notamment : fiche de poste Olivia et Benoît, circuit actuel de facturation, liste des factures en souffrance ; contrat benne ; communication apéro agora et atelier a la mano)

• AJOUT - Accueil de résidents – 40’ mini.

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Développement :

Suite à la discussion : « Urgent !! Proposition d'accueil d'un pro en forfait établi du 4 au 8 avril 2022. », il me semble que nous devons définir un cadre de fonctionnement pour l’accueil de résident. Cette discussion fait partie des cas concrets pour établir les prérogatives ou fonctionnement du CC.

Une fois le cadre ou protocole adopté par le CC, le ou la salariée en charge de l’atelier pourra répondre sans avoir à consulter le CC. Il me semble que la gestion des emplacements n’est pas de son ressort (CC), une fois les règles définis.

Les questions auxquelles nous devons répondre :

• Combien de résident pro bois la Mco peut accueillir, production Mco comprise ?

• Quel est le matériel mis à disposition ? Box, établi. Faire un état des lieux.

• Localisation des emplacements (plan) ?

• Organisation du stockage des matériaux et travaux en cours.

• Capacité à refuser une demande par manque d’espace disponible.

• Mise en place d’un planning pour les espaces temporaires.

• L’occupation des espaces par des pros permanents est-il un objectif ?

• Affichage d’un plan précis, identification des postes.

Point info : Demande de subvention CARSAT pour l'obtention d'un gerbeur tout électrique + matériel facilitant le déplacement de charges lourdes. A travers cette subvention, la MCo doit bénéficier de zones de stockage certifiées.

Voici le CR de ma pris de note, je laisse les présents me faire leur retours avant d'en faire le CR final.

Bonne lecture.

Présents : Claire Duflos , Olivia Liesse(Hôte),Vincent Zancanaro , Yoann Lapeyronie(Secrétaire), Yannick Pirod. Pas de maître du temps désigné.

Rappel de l’ordre du jour : 

1. Point financier

2. Retour des GT (Notamment GT OrgAtelier : état d'avancement du circuit des chutes, bâche de la benne)

3. Quinzaine des salariés (notamment : fiche de poste Olivia et Benoît, circuit actuel de facturation, liste des factures en souffrance ; contrat benne ; communication apéro agora et atelier a la mano)

4. Accueil de résidents – 40’ mini.

5. Point info : Demande de subvention CARSAT

1) Point financier : 

Un point financier est présenté via l’outil de suivi de la trésorerie utilisé par Olivia et Benoît.

Quelques chiffres :

Au mois 8 de l’exercice 5 la MCo est bénéficiaire de ~ +7 000,00 €

Le mois de mars est moins bon que les précédents seulement :

23 388,00 € de CA pour 25 999,00 € de charges

Attention la trésorerie est à : 38 036,00 € il y a toujours 87 792,00 € de créance à récupérer.

Interrogations sur la place des subventions dans le calcul du CA, pour l’insertion la MCo reçoit un font pour l’insertion et une aide au poste, explication de ce qui est compris dans les charges d’exploitation.

Détail du fichier de suivi rempli par Benoît et Olivia.

Possibilité d’avoir une lisibilité plus simple par l’intermédiaire de graphiques pour voir l’évolution du CA 

→ A faire par le GT Finance pour le prochain CC.

Données à partager entre membre du CC  : Détail des rentrées d’argent “suivi financier”

Transmission Pierre L : 

Proposition : Mettre à disposition un ordinateur à la MCo avec tous les fichiers à disposition pour pouvoir imprimer quand les salariés ne sont pas présents et récupérer la liste de inscrits + Impression des livrets de formations par un imprimeur en quantité et en amont.

Validation par le conseil un ordinateur est disponible au bureau.

2) Retours des Groupes de Travail :

1. GT Insertion :

Fiche de poste validée par Cécile Jeanjaques de la DDETS

La fiche sera diffusée chez des ACI et chantier d’insertion, passerelle, ERCA, Gammes, etc …

Aparté : Cécile Jeanjacque cherche à recruter des personnes dans le CA de la Fédération des entreprises d'insertion.

Travail effectué par Olivia : Dossier de demande de financement rempli par Olivia pour une subvention de 15 000 € pour le fonctionnement : salaires ,charges autres que investissement. 

Remise de rapport à la DDETS, paperasse diverse concernant l’insertion à la MCo.

1. GT Finance :

Créances clients triées par domaines d’activités, par montants et par dates, 5 clients relancés :

Sur les chantiers rajouter des indications sur où en est la facturation, les acomptes et l’encaissement.

→ A faire par Yoann

Le travail de suivi est long et fastidieux, car il faut exporter les données et faire beaucoup de saisie. 

Deux outils : Un logiciel de facturation (MEG) un logiciel de saisie de type excel pour suivre les paiements dans le détail et transmettre l’info de Benoît à Olivia et inversement.

Des logiciels de suivi de trésorerie et de relance client existent : (debitoor, agicap, efygr, … ) vérifier la compatibilité des logiciels, est-ce que la comptable connaît un outil pratique de suivi. Étudier le manuel de MEG.

Question des politiques de paiements : 

exemple : 

• Tous les abonnements à l’année sont facturés sous forme de prélèvements bancaires automatiques mensualisés, 

• payer dès la facturation, 

• appliquer des majorations si retard de paiement, 
  

→ A faire par Olivia et/ou GT Finance propositions à valider pour les politiques de paiements.

Question de la Priorisation de la tâche de recouvrement : 

Ressentie : La priorisation s’avère difficile à mettre en place face à l’afflux des urgences du quotidien, de plus la tâche de rappel est lourde à porter au quotidien.

Propositions pour organiser le travail :

Organiser le temps de disponibilité au téléphone, à l’accueil, etc…

Il faut que Olivia et Benoît puissent être indisponible à autre chose pour se concentrer sur la tâche.

Proposer des créneaux ouverts au public à définir, sur rdv, horaires d'accueil, s’y tenir.

1. GT Aménagement :

Le GT s’est réuni une fois, une somme de propositions sont disponible sur le Framavox concernant les point ci-dessous :

• Politique d'accueil des pros, 

• réflexion à propos du stockage à la MCo, réfléchir à qu’est-ce qui doit être stocké.

• Propositions pour instaurer des règles de rangement, et des affichages dans l’atelier pour l'entretien, le nettoyage et le rangement.

1. GT Communication :

Pas besoin de refaire le site internet juste l’améliorer :

• problème de référencement,

• pas de prospectus et flyers chez les fournisseurs pour aiguiller les pros, 

• pas de page sur les pros et résidents sur le site

→ cela a été fait par Benoît, voir page du site : “Les artisans de la MCo”.

→ Ainsi qu’une page sur les fabrications de la MCo voir ici.

Propositions : acheter une base de données pour envoyer de la publicité aux pros ou voir avec la Chambre des Métiers ?

Groupe Comm va optimiser le site internet, poids des images, etc…

1. Point de méthodologie : 

Tout ce qui a été dit était très intéressant pour la transmission du pont financier et les retours des GT, cependant il est quasi 20h et nous n’avons on a pas encore abordé la quinzaine des salariés ni les points de l’odj.

Proposition : Faire un groupe de travail RH avec pour mission de définir les fiches de poste pour pouvoir faire un résumé concis de la quinzaine des salariés.

Proposition : le conseil coopératif en tant que superviseur, on partage les problématiques et on y réfléchit ensemble.

Création du groupe de travail RH avec rédaction des fiches de poste :

CD et YL.

3) Points de fin de réunions à traiter :

1. Olivia souhaite se verser une partie de la dette sociale que la MCo lui doit, pour une somme de 900,00 € qui est une partie de la somme restante, le conseil donne son accord pour le versement.
   

2. La MCo répond souvent en tant qu’expert pour des porteurs de projets, la question se pose de la rémunération de ces missions, faire un devis pour la demande du fablab Vallée de l’hérault.
   

3. Atelier d'affûtage à planifier pour le mois de mai.

Fin de la réunion à 20h30, des regrets sont exprimés en regard du fait que les mêmes personnes sont le plus souvent présentes ou représentées et que le CC de 11 membres n’est pas réuni.

👍 Juste peut-être mettre les prénoms plutôt que les initiales. Plus facile à identifier pour les personnes ne connaissant pas ou peu les membres du CC.

rectifié