Budget de l'association

On a 90€ de recettes pour l'asso. J'ai mis l'adhésion à la FédéGN et les frais du site internet sur le budget de l'événement. Restent donc sur le budget de l'asso : la création de l'asso et les frais bancaires.

Bonsoir.
On a enfin reçu les documents attestant de la validation du compte en banque.

Vous trouverez les n° IBAN et BIC dans les infos pratiques de l'asso (https://docs.google.com/document/d/1hOEjCcSNzc5K7cowE17RMzZx7O7yj_1pIQVXPtupMpM/edit?usp=sharing)
Le RIB ici en .pdf : https://drive.google.com/open?id=1Ay2Wv8JhYj1KsUQ91vxpkf4n8Enakndt
Et les relevés de comptes dans le dossier suivant : https://drive.google.com/open?id=1ugxjGsswQzvywLZvVkHtl2E3EIclK0Sh
Le chéquier devrait arriver demain ou dans les prochains jours.

J'attends votre avis sur le fait de laisser à disposition les identifiant et mot de passe de connexion au module de gestion en ligne du compte bancaire - https://www.labanquepostale.fr/associations.html (question de sécurité, de facilité d'utilisation collégiale, toussa).
N'hésitez pas si vous avez des questions. Bisous.

Je propose que seules deux ou trois personnes aient accès au compte bancaire et que ce soit considéré comme un mandat.

Ce qui me fait penser que laisser les identifiants d'Hello Asso sur le doc en ligne est aussi dangereux vu qu'il y a pas mal de fric dessus.

C'est pas dangereux, y a rien moyen de faire de cet argent pour l'instant, comme on avait pas le RIB le compte n'est pas encore validé.

Moi j'aime pas vraiment l'idée que seules 2-3 personnes y ait accès, je pense bien sûr que ce n'est pas à mettre sur le framapad pour autant, mais le faire sur le doc google auquel les membres du collège dirigeant ont accès, et elleux seul·e·s, ça me semble cohérent avec notre mode d'organisation.

Moi je trouve que le mandat de trésorier avec accès aux comptes c'est bien (et accompagné de minimum 1 ou 2 suppléants) et renouvelé à l'issue d'un vote tous les ans. on n'a vraiment pas besoin de tous y avoir accès je pense

Si j'ai confiance en tout le monde ici, je n'ai en revanche aucune confiance en la sécurité de Google Drive et je trouve dangereux d'y laisser, même dans des docs à accès restreint, des infos permettant de manipuler de l'argent.

Par ailleurs, si trop de personnes ont accès au compte en banque, il y a le risque que plusieurs fassent des trucs dessus en même temps, voire fassent le même truc en même temps (genre un virement fait deux fois), que tout soit très confus et qu'on arrive à des fausses manip qui nous mettent à découvert.

De la façon dont je comprends le fonctionnement collégial, ce sont les décisions qui sont prises par toutes et tous, pas l'exécution des tâches, et utiliser le compte en banque pour moi c'est de l'exécutif.

Sinon, pour HelloAsso, la question que je me pose en termes de sécurité est la suivante : si quelqu'un-e d'extérieur-e et malveillant-e récupérait nos identifiants, est-ce qu'iel pourrait entrer le RIB de son choix sur le site et récupérer l'argent ? S'il y a un système de sécurité pour empêcher cela, alors pas de soucis, mais si ce n'est pas le cas il faut enlever les identifiants de Google Drive.

Pour Hello Asso, il ne suffit pas du tout d'envoyer un RIB, il faut aussi d'autres documents de l'asso donc je pense que ça va.

Plusieurs postes exécutifs peuvent avoir besoin d'accéder aux comptes et infos bancaires :
- inscriptions
- gestion du site
- logistique
- goodies
- publication du programme
- ...

Perso, je pense que c'est bien mieux que chacun·e et chacun puisse le faire en autonomie en fonction des besoins de son mandat plutôt que de créer un poste de trésorerie. Pour moi, une personne dédiée à la trésorerie, ça crée une tâche purement administrative, ça rajoute un niveau entre les personnes et l'action, ce qui est pour moi à l'inverse de ce vers quoi on essaie de tendre.

Est-ce qu'on lance un vote pour décider ?

Si on retient ta proposition, il faudra quand même trouver une solution au problème de sécurité. Il ne faut pas que les identifiants soient écrits sur quelque chose de piratable. Ma proposition : on désigne deux ou trois référent-e-s qui ont les identifiants écrits chez eux sur du papier et dont on met les numéros de téléphone sur le doc commun. Si quelqu'un-e a besoin d'accéder au compte, iel téléphone à l'un-e de ces référent-e-s pour qu'iel les lui communique oralement.

Je comprends ton point de vue Leïla, mais je pense qu'il faut vraiment donner un mandat de trésorier à quelqu'un de précis (voir deux ou trois éventuellement).
Tenir des comptes, ce n'est pas forcément évident, alors si il y a plusieurs personnes en même temps, ça devient franchement très casse gueule, et ça risque de vite être le bordel, de ne plus savoir où nous en sommes.

Et j'ajoute qu'un mandat de trésorier ayant la responsabilité d'établir le bilan financier de l'événement, tout autant que le bilan financier de l'asso me paraît tout à fait indispensable. C'est la seule et unique raison pour laquelle, pour ma part, je proposais de créer une association. Gérer ses tâches mandatées en autonomie, soit, mais si ça implique de dépenser de l'argent je trouve ça quand même bien qu'il y ait le filtre d'une équipe de trésorerie qui centralisera les tickets de caisse et autres et qui pourra établir des comptes rigoureux.

Pour récapituler, qui aurait besoin d'avoir accès au compte ?

• Le personne en charge de la comptabilité. ça, a priori, c'est moi puisque je m'occupe des budgets de l'asso et de l'événement actuellement.
• La personne en charge des inscriptions, pour vérifier que les transferts se font bien depuis HelloAsso et gérer d'éventuels remboursement. Leïla ?
• Une ou plusieurs personnes en charge des dépenses, pour effectuer les virements.

Pour moi, il n'est pas du tout nécessaire que ce soit lea comptable qui soit en charge des dépenses, du moment qu'on communique entre nous. Je verrais bien deux personnes à ce poste :
- Une qui soit en relation avec les gros prestataires (le lycée, le personnel, les assos qui nous ont fait une avance). @jarimlafourche ? @oaken ?
- Une qui se charge de régler les achats divers (programme, goodies, matos...). @batistecarpinetty ? @linettedukolkhoze ?

Mais si personne n'a envie de s'y coller et qu'on part sur une restriction de l'accès au compte, je peux m'en charger (je ne vous cache pas que je ne suis pas super motivée, mais bon, je sais que je suis une des personnes qui dispose le plus de temps libre ici). Il me faudrait cependant un-e suppléant-e pour quand je ne suis pas dispo.

Désolé, je suis rentré tard hier soir.

En ce qui me concerne, je pense qu'il est important de prendre en considération que la philosophie de notre association et son organisation la rend quand même assez vulnérable via le web. Rien par Framavox, tous nos documents et numéros de compte sont déjà accessibles à la planète entière (coucou les gens !)

Concrètement, on fait quoi depuis LBP @ccess 24 ?
- on consulte l'état du compte
- on peut y télécharger les relevés mensuels
- on peut y trouver le RIB
- on peut mettre en place des virements vers les destinataires de notre choix (compter 48h ouvrés pour la validation de l'autre compte - ça peut être n'importe qui : les impôts comme un particulier)
- on peut ensuite faire des virements occasionnels à ces destinataires

Si vous souhaitez que tous les membres du Collège Dirigeant aient accès aux informations bancaires - ce qui a du sens, je suggère de plutôt passer par une sauvegarde physique des informations :
- l'identifiant et le mot de passe sont transmis par téléphone et chaque membre du CD qui souhaite les avoir les note chez lui ou elle dans ses documents LaboGN, afin d'éviter les traces écrites en ligne. En cas de perte, j'ai toujours les documents originels si besoin de toute façon.
- En revanche, si tout le CD a accès à tout moment au compte bancaire pour y faire des opérations, ça me paraît essentiel d'avoir un minimum de rigueur sur la transparence de ce qui s'y fait afin d'éviter les doublons. Il suffit d'en parler comme ça se fait ici depuis le début, pas grand chose de plus (avoir une sorte de log des actions entreprises : "coucou, ce soir je rentre le collège truc dans les destinataires." "ola, demain matin je fais un virement au traiteur machin pour la bouffe...")
- Cela étant dit, je rejoins @zandera, @jarimlafourche et @luciechpt sur la nécessité de créer un mandat de trésorerie afin de gérer les tâches relatives à la gestion financière de l'association.

Là, j'attends encore le chéquier et je vais redemander à ma conseillère comment faire en sorte que d'autres personnes puissent le signer (à priori, ça implique un rdv physique pour faire la signature mais je vais essayer de négocier une signature numérique)

@zandera : j'en ai pas follement envie mais si besoin je peux te suppléer sur la tâche de trésorerie.

J'ai lancé la procédure d'authentification de notre compte Hello Asso, j'espère que ça passera avec les docs du premier coup. Ensuite on pourra récupérer l'argent !

C'est bon, l'asso est authentifiée !

Salut à tous, je viens de m'identifier sur le groupe, je prends encore connaissance de son fonctionnement. Je souhaite me rendre utile pour LaboGN 2018 et vous propose mon aide sur la gestion budgétaire. Je ne sais pas si je suis au bon endroit pour le proposer, mais au moins, je me lance ;)

En fait il y a deux budgets : celui de l'asso et celui de l'événement LaboGN 2018. Ici c'est la discussion sur le budget de l'asso qui ne contient que les frais relatifs à son fonctionnement. Je pense que c'est plutôt la gestion budgétaire de l'événement qui t'intéresse.

Je t'ai invité sur le Google Drive relatif à l'événement. Va dans "Mandats et fiches de missions" puis dans "Mandats 2018" : il y a la liste de la plupart les tâches à se répartir. Ton aide est la bienvenue sur la gestion budgétaire car perso je n'ai aucune qualification particulière en la matière et je stress un peu de faire des erreurs.

Le budget est dans le dossier du même nom, le doc s'appelle "LaboGN 2018 - Budget prévisionnel". Côté dépenses, il nous manque encore une info : les charges du personnel exactes. @jarimlafourche s'est occupé de nous créer un compte Chèque emploi associatif et on attend que l'adhésion soit effective pour connaître le montant précis des charges.

Bonsoir.
On en est où des personnes qui souhaiteraient avoir accès au compte ?
Vous avez des dispos cette semaine pour un appel téléphonique pour vous transmettre les identifiants (en ce qui me concerne, je suis plutôt disponible entre 13h et 14h) ?

J'ai créé une page dédiée au suivi des actions effectuées sur le compte et j'ai lancé un vote du collège dirigeant pour décider qui a accès au compte.

Concernant le mandat de trésorerie, pour le moment j'ai le mandat "budget" et j'ai l'impression que cela recouvre la même chose, à savoir tenir les comptes à la fois de l'événement et de l'asso, mais je ne suis pas une pro en comptabilité alors il y a peut-être quelque chose qui m'échappe.

@luciechpt et @llex se sont proposés comme suppléant-e-s mais Lucie n'a pas très envie. Alex de son côté n'est pas membre du collège dirigeant, or il a été évoqué ici l'idée que seuls ces derniers auraient accès au compte. J'ai donc mis dans le sondage la proposition que des personnes mandatées non issues du collège dirigeant puissent avoir accès au compte.

Le choix majoritaire du vote est : des personnes mandatées issues du collège dirigeant.

La question est maintenant : qui demande un mandat ? Quelques propositions :

• Responsable du budget : moi (en fait j'ai déjà récupéré les codes pour pouvoir tenir le budget à jour mais je ne ferai pas de transactions tant que mon mandat n'aura pas été validé).
• Suppléant au budget : @llex , pour pouvoir avoir accès au compte, il faudrait que tu adhères à l'asso (prix libre de 1€ minimum, 5€ conseillé) et soit ainsi membre du collège dirigeant. Est-ce que tu es d'accord ? ça se passe ici : https://www.helloasso.com/associations/labogn/adhesions/adhesion-a-labogn
• Responsable des inscriptions : @leila2, si jamais il y a besoin de faire des remboursements par exemple.
• Les responsables de divers achats, par exemple @linettedukolkhoze qui est en charge des goodies.
• Contact site, personnel et assos qui ont avancé de l'argent : @jarimlafourche.

Vous n'êtes pas obligez de demander un mandat et de faire les virements vous-même depuis le compte. Si vous n'avez pas envie de vous en occuper, vous pouvez me demander de le faire, j'ai pas mal de temps libre.

Il manque un ou deux trésoriers pour gérer ça, c'était ce que se proposer de faire Alex il me semble, et Lucie à contre coeur. En gros une ou deux personnes qui chapotte un peu les dépenses générales de l'ensemble...

pour moi le responsable du budget est de fait trésorier donc c'est le rôle de Zandera suppléée effectivement par Alex et éventuellement moi si c'est absolument indispensable

Oui, je dis "responsable budget" parce que ce sont les termes employés dans la liste des mandats, mais pour moi c'est la même chose que trésorier/ère. Je tiens déjà à jour les comptes à la fois de l'événement et de l'asso, je peux facilement chapeauter les dépenses.

Je réagis un peu tard parce que j'avoue que pas mal de choses m'échappent. Je prends le train en route et du coup j'ai l'impression d'être à la rue sur pas mal de sujets, aussi prendre une place dans le collège dirigeant me paraît au-dessus de l'implication dont je suis capable en ce moment (pas par manque d'envie, mais par manque de temps).

J'ai proposé mon aide pour la gestion de l'événement LaboGN, parce que j'ai senti un besoin sur la gestion budgétaire et que ma copine (qui vient à LaboGN aussi) s'y connaît en comptabilité. Moi-même je n'ai aucune compétence particulière si ce n'est ma bonne volonté!

Du coup j'aurais besoin que soit précisé le rôle de trésorier.e / gestionnaire budgétaire de l'événement et/ou de l'asso et qu'on définisse avec @zandera et @luciechpt, voire avec tout le monde, quelles sont les choses qui peuvent m'être déléguées, là où il y a besoin d'aide. Par exemple, peut-être que je n'ai pas besoin d'avoir un mandat pour effectuer des opérations sur les comptes si mon rôle se borne à établir le bilan comptable.

Je n'ai rien contre le fait d'adhérer à l'asso ou devenir un membre du collège dirigeant, pour moi c'est juste que ça dépendra de ce qu'il faut que je fasse, et pour l'instant ça m'échappe!

Le plus important je pense dans le rôle de suppléant-e au budget, c'est de pouvoir prendre ma place si je suis indisponible.

Les tâches ne sont pas encore clairement définie puisque c'est notre première année.

Pour le moment, ma principale activité est de tenir à jour les feuilles de compte des budgets de l'événement et de l'asso en entrant les recettes et les dépenses. Ces feuilles sont dans le Google Drive. Les dépenses sont encore assez rares, mais pour les recettes il y a toutes les inscriptions que je suis de près.

Quand les différents achats vont commencer, notre rôle, en plus de cette tenue à jour des comptes, sera de :
- Rappeler aux responsables des différentes dépenses quel budget leur est alloué.
- S'assurer que les dépenses ont bien été validées par un vote du collège dirigeant (faudra faire des tires groupés pour éviter d'avoir 500 votes différents), et ensuite faire le virement bancaire si la personne responsable de cet achat n'a pas demandé un mandat d'accès au compte.
- Réajuster les postes de dépense du budget si besoin : certains postes ont été surestimés et seront sans doute inférieurs, la différence pourra être basculée vers d'autres postes. On a aussi un peu de marge pour augmenter certains postes si c'est nécessaire, même s'il est important de garder la plus grande part de cette marge pour couvrir les imprévus. Ces ajustements devront évidemment être validés par le collège, (là aussi on essayera de faire un tir groupé quand on y verra plus clair).

Il faudra aussi à un moment donné rembourser l'argent qui a été avancé par des individus ou des assos. Pour les individus, comme ce sont des petites sommes, je pense m'en occuper dès que les inscriptions seront closes. Pour les assos, il s'agit des 3000€ d’arrhes versées au site, il faut voir avec elles si on les rembourse rapidement ou si on attend après l'évènement.

Il y aura sans doute encore d'autres choses à faire dont je ne me rends pas encore compte, moi non plus je n'ai aucune compétence particulière.

Dans tout ça, faut voir si t'as envie de prendre certaines choses à ta charge. Tu peux aussi juste vérifier les choses derrière moi pour être sûr que je n'ai pas fait d'erreurs (c'est toujours utilse d'avoir un second coup d'oeil), ce qui te permettrais au passage d'être à jour pour le cas où il y aurait besoin de me remplacer.

Adhérer et être membre du collège dirigeant, cela ne veut pas dire s'engager à être présent tout le temps ni à suivre tout ce qui se passe sur Framavox. Sur les 12 membres actuels du collège dirigeant, on doit être moins de la moitié à suivre tout ce qui se passe, les autres se concentrent sur les sujets qui les concernent et/ou viennent faire un tour sur Framavox quand iels ont du temps. Chacun-e fait comme iel peut mais plus on est nombreux/ses, moins il y a de travail pour chaque.

Ok, merci pour ces précisions. Maintenant que c'est plus clair, je veux bien rejoindre le collège dirigeant et bosser en binôme avec toi sur tous ces points. Le mieux serait peut-être qu'on s'appelle un soir pour discuter avec les documents sous les yeux? Comme ça je rentrerai concrètement dans le sujet. Avant mercredi ça va être chaud pour moi par contre.

Jusqu'à jeudi c'est chaud pour moi aussi mais on pourra voir ça après.

La banque vient de nous prélever 13,50€ d'agios, parce qu'on a été a découvert. Pourquoi est-ce qu'on a été à découvert ? Parce que la banque a prélevé les 9,79€ de frais de tenue de compte avant qu'on ait eu le temps de verser de l'argent sur le compte, avant qu'on ait fait quoi que ce soit avec le compte en fait...

@batistecarpinetty va aller leur dire ce qu'on en pense.

C'est quelle banque ? (simple curiosité)

Banque Postale