ODJ CC n°32 - Mercredi 25 Janvier 2023

Proposition d'ODJ :

• Débat : Cadrage des services pro quand plusieurs personnes partagent un FTC ou un FE. Stagiaire, sous traitance, apprenti et salarié.

• Suivi AlterVenture : premier rdv du jeudi 19/01 : Thème la communication coopérative non violente.

Cadrage des services : formations pro avec des prestataires extérieurs.

Organisation générale

Publication mensuelle de la situation financière.

Présent.e.s :

CONSEIL AU COMPLET : Pierre LE NY, David GARD, Lisiane FERNANDEZ, Christophe DUBOIN BIDET, Yoann LAPEYRONIE, Thierry GRAS, Yannick PIROD, Olivia LIESSE

Nouvelle durée des réunions : 1 heure

Hôte : David

Maitre du temps : ?

Récolteur : Olivia

Intro : Yoann LAPEYRONIE, nouveau président

 « J'aimerais commencer cette première réunion du CC avec cette nouvelle équipe en vous parlant du collectif, de la communication entre nous membres du CC, de l'organisation et bien sûr des objectifs de la MCo.

Nous membres du CC nous avons des objectifs pour sortir la MCo de sa situation financière, qui est difficile, par la croissance, c'est une performance et c'est l'objectif de la MCo. Pour atteindre cet objectif de performance nous devons nous appuyer sur le collectif et la prise de décisions collectives :
- Nous avons besoins de l'intelligence collective pour les décisions qui demandent nos diverses et multiples compétences, les décisions qui seront issues de ce type de prise de décisions seront mûres et puissantes mais prendront du temps.
- A quelques occasions il y aura des décisions qui demanderont une forme d'autorité, parce que la situation de crise et de prise de décisions rapide l’exigera, mais espérons le, ce sera rarement le cas.

Le collectif :
Objectif personnel pour le CC, une équipe de pro, qui se soutient les uns les autres, qui se fait confiance, dans la bienveillance : en quelques mots veiller au bien-être des uns et des autres.
Veiller à ce que chacun se sente heureux d'être ici ensemble ? Prendre du plaisir à travailler ensemble.
Mon idée du collectif, j'ai envie qu'on aille tous le plus possible dans cette direction.

La communication :
Aucun d'entre nous n'aime la réunionite, pour que l'intelligence collective soit mise en place il nous faut nous mettre dans des conditions de travail optimales.
Nous sommes des être humains avec chacun nos états d'âmes, être "EN" réunion nous demande véritablement d'être "DANS" la réunion, cela demande un état de concentration particulier, cela demande de s’exprimer au groupe en faisant un effort pour être compris par tous.
Nous avons donc établis des méthodes de prise de parole inspirées de la communication non violente et de la prise de décision collective :
- Éviter les jugements et les reproches
- Parler avec intention (pour faire avancer le sujet, ne pas redire ce qui a déjà été dit)
- Une seule personne parle à la fois et s'exprime pour être entendue par tous.

L'organisation :
Avant la réunion :
Les ODJ de chaque réunion sont soit choisis soit en fin de réunion, soit proposés sur le framavox. Chaque sujet doit être qualifié, prioriser : décision / débat / info, et quantifié en temps, exemple :
- Débat (30 min) rémunération des membres du CC
Si il y a plus de propositions de sujet à l'ODJ que de temps disponible dans la réunion, on vote en début de réunion les sujets importants et urgent à traiter en premier, puis si les sujets suivant doivent être traités en prolongeant la réunion ou en les reportant à la réunion suivante.
NB : Certaines décisions/débat/infos peuvent se faire directement via les autres outils à notre disposition, groupe Whatsapp, mails, framavox, appels téléphoniques.

Pendant :
L'heure c'est l'heure, les réunions commenceront à l'heure prévue et finiront à l'heure également sauf urgence.
A chaque début de réunion 3 rôles qui tournent seront distribués :
- l'hôte : il a le rôle d'animation de la réunion, de suivre l'ODJ, de distribuer équitablement la parole, de recentrer le débat la prise de parole sur les sujets abordés.
- Le maître du temps : il surveille l'horloge pour s'assurer que le temps de la réunion est bien utilisé
- le récolteur /secrétaire qui prends des notes pour faire un compte rendu du CC.
- L'attribution des tâches à accomplir se fait via un tableau de bord, l'attribution d'une tâche doit se faire en accord avec celui qui en prend la charge, un objectif de temps pour accomplir la tache doit être établi à cette occasion. Le tableau de bord doit servir à contrôler que la tache ai bien été accomplie.

Après la réunion :
Le CR de réunion est publié sur le framavox, excepté pour certains sujets, le travail du CC est mis à disposition à la transparence des associés de la MCo via le framavox.
Ceux qui ont pris en charge des tâches à accomplir doivent s'en acquitter et en rendre des comptes dans les délais impartis.

Les objectifs :
Toute cette organisation est mise en place à des fins d'efficacité :
- Être efficace pour traiter les sujets
- Être efficace pour établir les priorités, ce qui est important et urgent doit être traité tout de suite, ce qui est important et non urgent doit être planifié.
- Être efficace pour déléguer les tâches à accomplir et mettre en place un suivi.
- Être efficace pour communiquer, en transparence et en confiance
- Être efficace pour bien travailler ensemble et avec plaisir dans la bonne entente et la bonne humeur.
Nous sommes dans une entreprise, nous avons des objectifs personnels divergents, mais la MCo, son développement, son épanouissement est notre objectif commun et nous en avons la responsabilité ».

 Réactions sur le discours :

-          Propositions :

o   mettre des valeurs sur les sujets reconnus « prioritaires »

o   définir un responsable et un suppléant (référents) sur chaque pôle de thématique : professionnels, recherche de financements, fabrication, RH, communication, etc…. et que chaque pôle rende des comptes à chaque réunions. Que chaque réunion ait le même odj, un odj fixe en préambule. Que chaque pôle définisse une prospective, qui sera validée par le conseil.

o   Crainte par rapport au temps qui peut être alloué par les professionnels dans cette organisation.

Les propositions de pôle :

-          1/ Fabrication / Centre de formation et formation aux particuliers : (R) Yoann, (S) Lisiane

-          2 /Location espaces / location machines : (R) Lisiane, (S) Yoann

-          3 /Insertion /subvention / Politique de la Ville : (R) Olivia, (S) Pierre

-          4 /Marketing / Communication : (R) David, (S) Yannick

-          5 /Compta, administration (point financier, contrats et juridique) : (R) Christophe, (S) Thierry

-          6 /Ressources Humaines : (R) Yoann, (S) Pierre

-          7 /Gestion (stratégie) : (R) Yoann, (S) David

-          8 /Facturation, impayés : (R) Christophe, (S) Olivia

Intervention Thibaut :

-          4 faces et calibreuses, il souhaite les acquérir et les installer à la MCo. Il peut les mettre à disposition des utilisateurs dans l’atelier. Sous quelles conditions ? Réponse attendue au 8 février 2023.